物業管理企業內部控制存在的問題及解決措施

梁景輝

（廣州市煤建有限公司，廣東 廣州 510630）

隨著對美好生活的追求，人們更加關注物業管理行業的發展，物業管理企業在新時代迎來了發展機遇。但是，在目前競爭激烈的市場環境中，物業管理企業普遍存在現有的內部控制管理水平無法滿足擴大經營需求的問題，導致企業發展空間受阻。面對新挑戰，物業管理企業需通過完善內部控制管理體系、提高管理人員的專業素質等方式改善經營狀況，實現企業的可持續發展。

一、物業管理企業加強內部控制的必要性

1.物業管理企業內部控制現狀

目前，部分物業管理企業仍沒有建立完善的內部控制體系，從而導致內部控制的效果不佳，經營管理出現漏洞，阻礙了企業的發展。另外，部分企業即使建立了內部控制制度，但由于物業管理從業人員整體素質不高，內部控制管理意識不強，相關人員在執行制度時熱情不高，往往只是流于形式，甚至刻意鉆制度的漏洞，內部控制無法從根本上起到監督的作用。

2.加強內部控制的必要性

內部控制對于企業而言，是防范經營風險的重要基礎。因此，物業管理企業加強內部控制管理，在一定程度上可以提高抵抗市場風險的能力，降低出現損失的概率，從而有效保護企業的資產安全。與此同時，物業管理企業通過加強內部控制管理可以提升自身管理水平和預見能力，更好地推進公司戰略和經營計劃，最終實現可持續發展。由此可見，物業管理企業要想在激烈的競爭中突圍而出，加強內部控制管理是必不可少的。

二、物業管理企業在內部控制中存在的主要問題

1.企業管理層對內部控制建設的重要性認識不足

我國物業管理行業仍處于發展階段，該行業的從業人員普遍薪酬待遇不高，素質參差不齊。部分企業管理者對內部控制建設的重要性認識不足，簡單認為物業管理行業的業務單一，相關收入與成本相對固定，只需要建立最基本的公司制度和設置工作崗位，企業就能運作順暢。正是因為企業管理層不重視內部控制的建設，導致企業的內部控制工作流于表面、形同虛設，企業內部管理過于松散，缺乏必要的監督，影響了企業的發展。

2.企業內部控制體系不健全

由于企業的管理層對內部控制建設不夠重視，企業并沒有建立完善的內部控制體系，造成日常經營管理出現漏洞，直接影響到企業的生存和發展。另外，部分企業的管理層簡單認為公司的內部控制體系都是大同小異，便出現了直接照搬其他單位、其他行業內部控制體系的不良現象，導致內部控制體系偏離實際運營需要，在運作時適應性較差、應用效果不佳。再有，由于目前內部控制體系自動化程度不高，大部分環節仍需要依靠人工操作。而且物業管理從業人員流動性較強，容易造成內部控制體系在某些時間段運作脫節，為業務經營埋下隱患。

3.企業預算管理不完善

物業管理企業預算管理不完善，造成企業無法制定科學、合理的預算目標，經營方向脫離公司發展戰略。其主要原因是：第一，管理層簡單認為物業管理行業業務單一，收入和成本相對固定，所以不需要編制預算；第二，預算編制沒有調動全員參與，僅僅由財務部閉門造車，容易使預算目標偏離實際經營情況，造成預算過高或預算松弛，達不到預算管理應有的效果；第三，在執行預算的過程中沒有及時進行數據分析與業務監控，預算管理人浮于事，最終預算目標沒有得到落實；第四，每月、每季或每年年終時沒有對預算執行情況進行分析和考核，預算目標的完成情況沒有得到合理的評價，獎懲機制不明確。

4.企業內部控制監督機制缺失

目前，大部分物業管理企業都設置了基本的內部控制體系，但往往忽略了內部控制的監督機制，從而導致企業日常的監督和檢查流于形式、以偏概全，內部控制監督缺乏合理性和完整性。與此同時，企業的內部審計工作得不到管理層的重視和支持，內部審計人員嚴重不足，內部審計制度缺失，導致必要的監督工作無法正常開展，企業容易出現徇私舞弊現象。

三、加強物業管理企業內部控制的有效措施

1.提高全員內部控制管理意識

內部控制的執行離不開企業員工的了解和認可，尤其是企業的管理層，更需要提高內部控制管理意識。為此，物業管理企業可委托中介機構定期對管理層員工進行系統性的內部控制管理培訓，提升其綜合管理能力。同時，企業應對各項內部控制管理制度、操作流程做好宣傳和解釋，并建立與之相適應的企業文化，讓基層員工認可企業的管理行為并自覺執行相關內部控制制度，形成良好的工作氛圍。

2.進一步完善內部控制體系

物業管理企業應根據實際的經營情況，完善企業內部控制體系，科學、合理設置組織架構，嚴格按照不相容的崗位和職務相分離原則進行定員定崗，避免出現徇私舞弊等違法現象。以收款管理為例，收款崗與記賬崗的設置應嚴格遵守不相容的崗位和職務相分離原則，內部監督部門應不定期進行實地查賬，避免出現資金被私自截留的現象；同時，企業應建立應收款管理臺賬，合理制定催收方案，提高物業管理費收繳效率，保障企業正常運營的現金流。

此外，物業管理企業可以借助信息化物業管理系統來完善內部控制體系。通過信息化系統設定各項工作業務流程，企業可以清晰地掌握日常運營情況和相關數據并對此進行分析，以實現對業務風險點的實時監控。

3.完善預算管理

首先，物業管理企業應建立科學、高效的預算管理組織架構。預算管理組織架構主要包括三個層面。第一，預算管理決策機構。該機構是實施預算管理的法定決策機構，負責對預算管理過程中涉及的重大事項作出決定，包括股東會、董事會、預算管理委員會和企業經理層。第二，預算管理工作機構。該機構是預算管理的日常工作機構，具體負責預算管理的組織領導和日常工作，主要包括預算的編制、審核、控制、分析、調整、考核等，一般由財務部擔任該角色。第三，預算管理執行機構。該機構主要由具體編制和執行預算管理的公司、部室組成，根據權責范圍，可分為投資中心、利潤中心、成本中心、費用中心和收入中心。

其次，物業管理企業應重視預算編制。財務部作為預算管理的工作機構，應組織、指導各業務部門開展預算編制工作。同時，財務部可實地了解每個項目的具體情況，選取“增量預算法”“項目預算法”等方法編制財務預算，以此提高預算編制的合理性和可操作性。

再次，物業管理企業應通過預算分解、成本管控等方式加強預算執行管理，確保日常經營不偏離預算標準管理。比如，在預算分解方面，財務部可按照各板塊的組成情況將財務指標分解為各項收入指標、費用指標以及利潤指標等，經公司經營班子審定后由人事部向各部門、公司下達年度考核指標，達到層層落實、強化預算管理體系的效果；在成本管控方面，針對運營成本繁、雜、多的特點，物業管理企業可運用作業成本法對各類業務活動進行資源動因和作業動因分析，找出耗費成本的源頭，并制定有效的措施對運營成本進行控制，具體操作如下：①首先對物業管理過程中涉及的資源能耗進行分類，例如：可以分類為水電費、辦公費、維修費、保潔費等。②結合企業機構設置劃分作業中心，例如：可以劃分為行政管理作業、公共設施維護作業、衛生保潔作業、安全管理作業等，并對應確定資源動因。③確定成本對象，一般可以選擇按項目或部門作為對象進行成本對比，并可以從中找出差異、分析原因以及落實責任。④根據不同的項目、部門對間接成本的進行歸集，加上直接成本后即可計算出總成本。⑤通過分析各項作業活動，企業可以區分出增值作業和非增值作業。對于沒有價值增值的作業，企業可以采用諸如外包、戰略聯盟等方式，使各項作業活動達到價值增值的最大化。

最后，物業管理企業應完善績效考核機制，于月度、季度或年度終了后，重點對預算完成情況做階段性考核。結合物業管理服務的行業特點，企業可以將各項預算成本節約額或節約率作為各部門的考核指標，相關成本項目的占比可根據具體業務做相應的調整。通過建立績效考核機制，員工的服務意識、責任意識都會有所提高，企業的經營效益也隨之增加。

4.健全內部控制監督機制

隨著部分物業管理企業開始向集團化方向發展，企業的所有權與經營權相互分離，因此，健全內部控制監督機制就顯得尤為重要。物業管理企業可以圍繞以下幾個方面開展內部控制監督工作：首先，企業的組織架構應當設置內部審計部門，明確內部審計部門的職能和權利，并維護其開展內部審計工作的獨立性。其次，根據企業的業務規模及成本效益原則合理配備專業的審計人員，并可針對具體內部審計工作制定相應的績效考核指標。最后，完善企業內部審計制度、行為準則等，明確內部審計人員的工作權限和工作流程等，使內部審計人員在開展工作時有章可循。

四、結束語

物業管理行業未來的發展前景十分廣闊，但同時也面臨著一系列的挑戰。因此，物業管理企業要想實現可持續發展，除了繼續提高服務質量外，還需要做好內部控制管理、降低運營成本、完善績效考核及內部監督機制，為企業的飛速發展創造有利的條件。