ERP管理信息系統在企業中的運用探討

劉雪巍

(煤炭科學技術研究院有限公司，北京 100013)

ERP(Enterprise Resource Planning)，通常將其簡稱為企業資源計劃、企業資源規劃。ERP理念誕生之初，其代表的是一類管理理念，多用作企業內部的供應鏈優化，與MRPⅡ相比，其整體管理范圍得到進一步擴大[1]。關于ERP，基本理論是將企業業務流程當作關系十分緊密的供應鏈，以此作為基礎把企業內部各個子系統進行關聯，進而讓內部供應鏈當中的全部環節，諸如采購、計劃、分銷等均能夠囊括在其中，由此企業便可以進行統籌化管理，讓企業整體的管理效率、水平得以提升。ERP作為綜合管理系統，其有十分成熟化的軟件產品作為技術支持，由此也被看作是企業內部業務的管理信息平臺，在借助內部網絡的基礎上把企業所涉及的全部業務流程關聯起來。

一、ERP管理信息系統的概念

ERP管理信息系統有十分強大的信息技術作支撐，使用此系統的主要目的是把企業所有方面的資源通過科學化管理的方式進行把控[2]。使用此系統能夠最大程度上提升企業資產管理水平，構建起規范、高效的管理流程，讓設備擁有更加合理化的生命周期管理方式。這樣一來，借助ERP能夠很好地進行資源配置，也是企業實現信息化管理的重要方式。目前，ERP系統在我國范圍內一共有三個發展階段，即啟動—探索—成熟。當下來看，納入先進化的ERP管理理念，構建相應的管理信息系統，借助信息技術推動產業化的進一步發展，成為當下傳統企業進行改革發展的重要方式。

二、ERP管理信息系統的內容與實施的意義

1.ERP管理信息系統的內容

ERP作為一種綜合化的企業信息管理系統，直接囊括企業當中的信息、物質與資金等各類資源。借助標準化的業務流程，其能夠很好地將物流、信息流以及資金流進行綜合，進而更好地幫助企業開展日常工作。應用ERP系統企業能夠使管理具有統一性、完整性、先進性。[3]ERP系統直接把關于采購、銷售、庫存、生產等方面的內容囊括于供應鏈當下，這樣一來，其能夠很好地從資金核算方面確保資金流入和流出的統一，進而幫助財務人員進行財務工作的追溯，也能對企業經營進行有效控制與科學決策。

2.ERP管理信息系統實施的意義

當下是經濟與信息技術飛速進步的時代，此種狀況下企業的內部資源無法滿足市場競爭的各項要求，由此便需將參與經營的供應商、客戶等主體均放置于供應鏈當中，以此來進行資源的整合，在良好處理供應商與客戶兩者主體關系的基礎上，更好地匹配市場資源，優化企業競爭力。此種市場競爭，涉及的不單單是企業和企業兩個主體間的關系，同樣也關系到企業供應鏈的發展。ERP系統可以對企業數據庫進行有效的管理，在系統的支持下管理者能夠實時把控公司情況，同時還可通過精準化的計算管理供應鏈中的采購、銷售等環節。ERP系統可以很好地整合各類資源，在提升不同部門間關聯程度的基礎上，讓內部的財務、人力、信息等各類資源綜合在一起，為企業日常的生產經營提供保障。ERP系統不僅能夠提升系統性能，同時也能夠把控整個經營過程，確保業務的開展中，各項工作按照標準進行，針對高出預算的內容發出警報，這樣一來也能夠更好地提升企業優化措施的速率，在減少成本支持的基礎上通過增強對財務的管理，提供真實財務數據，來確保資金安全。

三、ERP管理信息系統在企業中的應用分析

1.供應鏈管理中的應用

目前生產企業面對競爭激烈的市場，傳統模式的弊端變得越來越明顯，企業要借助ERP系統實現對供應鏈的信息化管理，是十分有效的途徑。供應鏈管理是提供采購管理、銷售管理、庫存管理和供應商協同等業務的管理功能，幫助企業全面管理供應鏈業務，該系統即可獨立運行，又可與財務會計、成本管理和資產管理等系統結合使用，構成更完整更全面的一體化企業應用解決方案。采購管理能提供從采購申請、合同到產品入庫的業務管理功能，支持供應商、商品名稱、價格、批號等采購業務處理。銷售管理能提供從計劃訂單、出庫、開具發票和回款等業務管理功能，支持商品名稱、價格、數量和贈品等銷售業務處理。它們能對企業實現采購和銷售業務全過程的信息流、資金流和物流進行有效管理和控制。供應商和采購如不能有效共享信息，就會影響采購效率，增加采購成本和庫存成本，對產品質量和交貨周期的控制難度增大。供應商協同管理系統集采購、合同、訂單、物流和質量為一體，為企業與供應商建立信息溝通渠道，實現數據互通，提升交互效率，打造雙贏局面，同時達到優化企業采購成本、付款周期、庫存周轉率、營運資金占用以及生產周期的目的。

2.財務管理中的應用

ERP管理信息系統屬于一類管理工作，對于企業的財務管理來講十分重要。[4]財務管理是核心系統，改善了企業會計核算的業務流程，同其他系統能夠相互集成，強調業務流程財務信息的收集、分析和控制，更全面地提供財務管理信息。財務管理的對象是企業現金流，以企業價值最大化為目標，是企業運營效果的衡量和體現。以ERP系統在企業預算中的管理為例，ERP系統更注重的是財務分析、預算、計劃及控制，其中最主要的是在事前進行計劃、事中進行把控、事后進行反饋，同時也能夠很好地為企業的全面預算提供支撐，讓企業進一步明確自身在采購、費用、生產和消費方面的狀況。ERP系統還具備滾動預算編制功能，對于多個預算方案也是可以直接進行把控的。

3.成本管理中的應用

ERP管理信息系統一個很大的特點便是高度集成，利用此特點，管理者能夠實時查看系統當中每一項業務的具體信息狀況，同時也可以很便利地知曉原材料交付、資金轉入等各類情況。依據ERP管理信息系統，企業可以把控生產成本的具體利用，同時也能夠把控員工、部門的具體工作效率，掌握供應鏈上所有環節的具體運營情況。因為生產成本信息自身的高度集成化，所以其也能夠為企業進行成本環節的管理與優化。而實時可查看的倉儲物流信息，則能夠讓企業更好地知曉資源利用狀況，減少資源浪費狀況的出現，進而減少各類成本支出。由此可見，ERP的成本管理效用是很高的。

四、企業使用ERP管理信息系統存在的問題

因為經濟發展、計算機技術等各類因素的作用，導致中國企業在ERP系統方面的整體應用時間偏晚、應用水平偏低。不過從當下的應用狀況分析，能夠發現雖然已有相當多的企業實施了該系統，但是從應用范圍和應用質量上還有待提高，有些企業在使用該系統的時候仍然存在較多的問題。

1.ERP管理信息系統在建設上和企業的業務結構不匹配

一般來講，企業在ERP核心方面的內容掌握程度是偏低的，僅僅是一味地進行ERP系統的使用，這樣的方式導致管理人員不能很好地了解企業發展實際，同時也因為對其各類功能的不了解，而為企業帶來其他一些問題，比如發揮的價值不高、所應用內容和企業的業務流程狀況不符等。[5]就實際來看，此系統并不一定完美匹配企業的實際經營與業務狀況，而在使用的基礎上還可能造成工作流程更復雜、工作效率降低，資源浪費增大等狀況的出現。這樣一來，企業內部管理人員便需按照實際，在綜合了解、把控ERP管理信息系統的基礎上進行商討，看其是否與企業實際相匹配，是否有必要將此系統納入企業管理當中，因為單純地關注速度、形式而不注重實際的狀況均會造成最后難以發揮系統在企業中的作用，造成企業不必要的損失。

2.缺乏運營ERP管理信息系統人才，人員理念需提高

在現今社會，嚴重缺乏系統管理人才，尤其是對于企業的配套系統來講更是缺少。由此，部分企業會將此部分直接進行外包，但是這樣的方法也會造成很多問題出現，比如涉及商業、技術機密性質的內容是沒有辦法進行保障的，而外部人員對企業的狀況了解甚少，這樣一來所開發得到的系統便無法匹配企業實際，自然也無法發揮相應的優勢，從而造成的狀況是企業管理模式、經營模式沒辦法進行良好把控，這對于綜合優化管理運營水平來講也是無益的。此外，企業的多數管理者思想需要更新，ERP系統管理人才應是側重企業內部了解業務并懂經營的管理人才，這樣才能在ERP建設過程中將具體業務和系統工作流程結合起來。總而言之，ERP管理信息系統在企業內部的綜合使用，必須由管理人員與使用人員對其進行分析與認知，這樣才可確保ERP管理信息系統整體的高效化應用。

3.ERP管理信息系統使用過程不重視數據管理

ERP管理信息系統實施成功的關鍵因素之一就是數據的規范化和準確性，但是從一些企業ERP使用情況來看，并不重視數據管理，導致我們經常會看到由于數據管理不善而使企業面臨諸多問題。例如：BOM數據和物料數據不準確，導致業務進展困難；不按規則維護物料數據，導致系統報錯；數據維護不及時，導致賬實不符；等等。這樣希望通過ERP應用提高效率和效益的目標也就成了一句空話。基于此數據的質量是ERP系統實施的基石，系統的有效運行依賴數據的準確、及時和完整性，數據的準備和錄入也是ERP實施過程中工作量最大、要求最細致的一項工作。

五、優化企業ERP管理信息系統的對策

1.完善業務流程與日常監控，構建適應企業的ERP管理信息系統

ERP管理信息系統具有很多類業務功能，所以企業進行具體應用的時候必須首先掌握不同模塊的功能使用方法，系統的構建一定要結合企業自身的業務實際，由此借助個性化的管理方式來提升企業整體的實力。ERP系統能夠綜合聯系起內部不同的數據模塊信息，所以能夠很好地把企業內部不同環節的業務流程進行綜合把控，進而構建起統一化的信息安全結構。除此之外，系統還可實時把控企業的具體經營狀況，在進行信息把控、協調的基礎上，方便企業管理者及時調整管理決策。系統要求確保信息準確及時安全的傳遞，不可忽視人員操作，所有人員都要按照規則進行工作，避免信息泄露，這些對于ERP系統日常信息監測確保系統完善性和準確性最為重要。

2.培養經營人才，加強企業管理者和員工的培訓

ERP管理信息系統，其應用功能齊備，能否發揮系統的作用依賴于企業的人才配置。要合理構建適應企業經營模式與企業結構的系統，實現企業高效運營，必須培養企業經營人才，同時不斷加強企業管理者和員工的培訓。ERP系統常常涉及采購管理、生產管理、銷售管理、成本管理、財務管理等諸多內容，這對管理者提出了更高的要求，現在企業管理者無論是管理理念還是管理能力方面都存在一定程度上的欠缺，為了彌補這個短板，就必須加強對企業管理者的業務培訓。管理水平的提高要從以下兩個方面著手：一方面，要加強對管理者的理論指導和學習培訓，盡快改變他們的管理理念；另一方面，讓創新型人才承擔起公司的管理職責。ERP管理信息系統作為企業生產經營的重要手段，具有增強業務數據的準確性、減少誤差、提供嚴謹的內部監管服務等功能。為了正常發揮這些優勢和功能，要配置專業的經營人才，不能讓企業管理由于經營人才缺失而失敗，通過不斷提高經營人才的專業素質，讓他們在具備一定實際業務能力的同時又具備系統運營方面的專業知識。同時不定期地對員工進行培訓，操作人員在熟悉操作手冊的基礎上，保證專業能力一直處于更新的趨勢，得以保證企業正常發展，承擔起企業發展責任。

3.加強資源整合，優化運營模式，重視數據

ERP管理信息系統是現代企業日常運作的必備工具，具有強大的應用功能。是否可以充分發揮該系統的作用，取決于企業是否擁有強大的資源整合能力、優化經營能力以及管理能力。資源整合是企業戰略調整的手段及企業經營管理的日常工作，就是要獲得整體的最優，把企業內部彼此相關但卻彼此分離的職能，把企業外部既共同參與又擁有獨立經濟利益的合作伙伴整合成資源配置。企業通過組織和協調對不同內容、不同種類、不同結構的異質資源進行識別與選擇、汲取與配置、激活和有機融合，使其具有較強的系統性和價值性，并創造出新的資源。

企業運營模式主要對象是生產運營過程和運營系統，在此過程中配以合理的管理手段，目的是通過創新的運營模式在有限的資源和時間里取得利益最大化。企業要充分利用信息技術手段，企業資源計劃、物料需求計劃和制造資源計劃等現代技術手段給企業運營帶來了新的模式，信息化程度已經成為企業綜合競爭力的一個指標。ERP系統主要作用是對企業全部信息的整合，而信息的載體和表達都要通過數據來完成，在項目實施過程中，數據的準確性和完整性是最為重要的，將會影響系統數據的計算。系統中的數據應口徑一致，保持唯一性和共享性，集中并規范，對已錄入系統中的數據進行再次審核和檢查。

六、結論

綜上所述，企業管理必須匹配ERP管理信息系統的績效，這樣才能夠在綜合把控不同階段各自特征的基礎上，掌握技術、非技術等各類影響因素的狀況，進行系統之間的完美匹配。此外，ERP管理信息系統的實施受多方面因素影響，將管理理念與信息技術相結合，同時離不開管理者與業務人員的有效參與，ERP系統的選擇、正確的實施方法、實施后的維護工作，這些都是決定ERP實施成敗的主要因素，如果都能落實貫徹，一定會在很大程度上提高系統的實施成功率。最后，企業在實際的管理過程中需要以ERP管理信息系統為基礎來產生經濟效益，當然對于系統中存在的問題以及潛在的風險，企業需要不斷地加強識別，發揮系統的有效性。ERP管理信息系統涉及企業各業務流程，要進行科學合理的規劃，在技術不斷變更與創新的過程中，建立起有創新特色的管理機制，提高企業核心競爭力。