論辦公室秘書如何更好發揮參謀助手作用

文｜詹 宇

辦公室擔負著為領導決策和全局服務的重要職責。隨著管理 提升活動的深入推進，對辦公室工作提出了新要求，給辦公室秘書能力也帶來了新挑戰。主要體現在：一是管理扁平化，對技能全面性要求更高；二是決策數據化，對參謀精準度要求更高；三是政務信息化，對工作時效性要求更高。為此，成為一名新時代合格的參謀助手，要從三個方面下功夫。

一、強化學習，提升自身能力

辦公室秘書不僅要懂本專業基礎工作，還要對企業其他業務了然于心。特別是當前各種新思想、新技術、新方法不斷涌現，需要與時俱進、不斷學習、及時掌握。面對新形勢新挑戰，辦公室秘書只有不斷學習，提升自身的理論水平和業務能力，才能永立時代潮頭，出色發揮作用。

（一）要與時俱進學

做好參謀當好助手，不能甘于墨守成規。要充分運用好權威報紙、網絡等媒介，第一時間準確收集掌握國家政策、上級精神、行業動態等相關信息，提煉后提供領導參考，為領導及時準確做決策奠定基礎。要注重搜集各類報紙、網絡、電視等媒介信息，提取有價值內容，準確及時地把握所處形勢，提出有針對性有價值的意見和建議。要不斷優化自身知識結構，拓展學習內容，拓寬學習領域，研讀政治、經濟、科技、法律等與企業發展相關知識，努力成為一專多能的多面手。

（二）要結合實際學

一是深入開展調研。毛澤東同志在《反對本本主義》一文中指出“沒有調查研究就沒有發言權”。沒有調研，就會出現文難以載道、決策與實際“兩張皮”現象。可見，調研結果對領導決策起著至關重要的作用。因此，無論工作如何繁忙，也要開展有深度、有針對性的調研，積極向機關其他職能部門了解情況溝通信息，帶著領導關心、員工關注的焦點問題深入基層，深入群眾了解真實情況，掌握真實準確的資料，起草帶有數據分析、情況透徹的報告，為領導處置問題、謀劃發展提供可靠的參考和建議。二是了解服務對象。在多讀書的同時更要多讀人，只有清楚領導思維習慣、工作習慣和生活習慣，才能提供更好服務；只有全面了解各部門的工作職能、任務，才能更好為機關服務；只有深入了解基層的熱點、難點、關切點，才能更好為基層服務。

二、找準定位，提升服務水平

成為領導的得力助手，必須找準自身定位，只有清楚干什么、怎么干、什么時間干、干成到什么程度，才能提高服務質量。

（一）發揮好“參謀部”作用

以文輔政是辦公室秘書發揮參謀助手作用的重要渠道，是當好領導“參謀部”的直觀體現。文字材料的寫作包括領導講話、會議紀要、各類工作報告等方方面面。文字起草水平對外代表一個企業的形象面貌，對內體現著公司層面部署，具有“代言人”和“指揮棒”的作用。因此提高文稿質量是辦公室秘書的基本要求。要提高文字水平，應該做到“四個堅持”。一是堅持準確把握實際情況、領導思路。文稿起草是要將決策部署轉化現實生產力的手段，不應口無遮攔、隨感而發，而要符合企業實際，符合工作需要，符合上級精神，符合領導意圖。二是堅持把握好文稿起草的高度。起草文稿時要注意調整自己的角色，學會“身在兵位，胸為帥謀”“不在其位、學謀其政”，站在企業全局的高度、領導思考問題的角度來謀篇布局，抓住工作重點和關鍵要素闡述問題。三是堅持與時俱進學習。學習是提升文稿起草水平的基石，要平時廣泛收集素材，圍繞文稿主旨深度加工，使文稿起草通俗易懂、言簡意賅、符合實際。四是堅持自主創新。創新是起草文稿的靈魂。必須敢想，敢于突破理論的、體制的條條框框，有創新性思維，超前性意識。文稿所確立的主題應當在深刻領會中央精神、上級部署基礎上，表達出起草者的新認識、新感受，有獨特的思想、獨到的見解，給人以新的啟示。文稿既可以“原始創新”，也可以“集成創新”，根據領導要求和特定需要，選準角度、另辟蹊徑，力求寫出新意、寫出特色。

（二）發揮好“智囊團”作用

作為參謀助手，不能僅滿足于領導出題目，秘書做文章，簡單地當“傳聲筒”。要圍繞企業全局工作超前思考謀劃，做到領導尚未謀劃時超前謀劃、領導不清楚的超前了然于心、領導沒有作出要求的超前有所行動。一是立足“超前”，深刻分析內外部面臨的形勢的變化，超前研判未來發展趨勢和走向，結合本企業工作實際，為領導提供準確的決策建議。二是抓住“重點”，緊緊圍繞企業發展面臨的問題、領導關心的熱點問題、基層反饋的焦點問題和職工群眾要求的難點問題，深入細致地研究，準確地幫助領導做判斷、出主意、謀良方，供領導作出正確的決策。

（三）發揮好“服務員”作用

習近平總書記指出：“圍繞中心、服務大局是黨辦的主要職責”。辦公室秘書要有良好的服務意識，把服務貫穿于工作始終。一是要有良好的服務形象，待人處事熱情周到，如實反映基層的意見，更好地協調好領導、部門、基層之間的聯系。二是要強化服務的全面性，對領導、部門和基層做到事前、事中、事后服務到位，各個環節都不能缺位。領導作出決策之前，要廣泛收集所需要的各種情況和各類資料，注重超前謀劃、超前了解、超前研究，拿出多套可行方案向領導匯報，為領導提出有價值、可操作、有針對性的參考意見和建議；在領導作出決策后，著重跟蹤各項部署決策在執行過程中的執行情況，把監督檢查貫穿整個執行始終，創新督辦方式方法，對重點工作持之以恒監督，拿出不達目的不罷休、不拿勝利不收兵的決心和意志督促工作的落實。

（四）發揮好“信息員”作用

信息是領導作出決策的重要依據，如同領導的“耳目”。要千方百計通過各種渠道擴大信息資源，準確掌握第一手資料，全方位了解各項工作進展。要注意從材料中篩選信息，講話中理清信息，會議中捕捉信息，及時收集整理，提高信息的針對性和時效性，從而向領導反饋最重要、最有價值的實效信息。要加強信息篩選和分類，從中找到具有鮮明特征的普遍性、系統性、傾向性信息，善于總結經驗和發現問題，提高信息的利用價值。

（五）發揮好“協調員”作用

一分部署，九分落實。綜合協調能力和督查督辦水平是辦公室秘書發揮參謀助手作用的重要標準，是領導職能的有效延伸，是協助領導抓好各項工作落實的最有效最直接的途徑。辦公室秘書要不斷提升綜合協調和督查督辦能力，發揮好“協調員”作用。

三、錘煉意志，提升素質品格

辦公室工作任務多、責任重、節奏快、要求高，為此辦公室秘書要不斷錘煉意志品格，不僅要有本事、能干事、會干事、干成事，也要耐得住寂寞、忍得住疲憊、坐得住板凳。

（一）保持良好態度

做好包羅萬象的工作，最重要的是要有良好的工作態度。要把樂于奉獻作為必備的職業精神，腳踏實地，客觀嚴謹做好每個細節。要培養淡泊名利情操，既要做有為才有位的努力，又要做有為而無位的思想準備。要吃得苦受得累，不僅要甘于為領導一心一意服務，而且要甘于為各部門服務，為基層單位服務，做到在工作中奉獻，在奉獻中快樂，在快樂中收獲。

（二）強化責任意識

責任成就事業、決定成敗。認真負責既是做好辦公室工作的必然要求，也是辦公室秘書必須具備的基本素質。面對艱巨繁重的任務，要以強烈的事業心和高度的使命感，把全部精力投入到工作中，兢兢業業、腳踏實地、真抓實干，做到敬業守責、盡心盡力，不搭花架子，不做表面文章。要敢于直面問題，矛盾面前不躲閃，挑戰面前不畏懼，困難面前不退縮。樹立辦公室工作無小事理念，時刻如臨深淵、如履薄冰，把嚴格、縝密、高效貫穿辦文辦會辦事全過程，精細每項工作，把好每道關口，于細微之處見精神，在細節之間顯水平。

（三）提高政治素養

打鐵還需自身硬。一名合格的秘書，必須時刻加強自身修養，努力做到“五不”：一不自恃。不能認為在領導身邊工作而有所依仗、有恃無恐，更不允許濫用領導和辦公室的名義謀取個人私利。二不自負。克服優越感，防止對基層干部群眾盛氣凌人、頤指氣使、發號施令。三不自詡。防止自我表露、吹噓炫耀，特別是涉及領導個人的工作和生活，不能隨意張揚，妄加評論；對內部機密，更應守口如瓶。

綜上所述，辦公室秘書只有明確自身職責，站在時代發展的角度，馳而不息提高自身素質和思想意識，不斷提升工作質量，才能以更好姿態、更高水平發揮領導參謀助手作用。