信息化背景下檔案管理工作存在的問題及優化措施

水利部海河水利委員會引灤工程管理局 張曉芳

一、導言

檔案管理工作在多年的發展中很難受到人們的重視，因此發展速度受到了不利影響，發展難度也較大。檔案是對歷史的記載，而且還有一部分檔案中記錄的信息十分重要，因此國家應該更加重視對檔案的管理。現如今，大部分地區的檔案管理工作仍然是人工管理，無論是收集檔案，還是對檔案進行管理都是以人工的形式進行，人工的工作方式可能會導致管理檔案的過程中出現失誤，無法有效保障檔案的安全。想要提高檔案管理工作的質量，發揮檔案管理的作用，負責檔案管理工作的部門應該加強信息技術與檔案管理工作的結合，使用信息技術解決檔案管理工作中遇到的各種問題，而且相較于傳統的管理方式具備更多優勢，有利于促進信息的共享。

二、信息化背景下檔案管理工作的特征

基于新時代背景下，可以明顯地看到檔案管理工作也正在朝著信息化的方向發展，這一舉措使得檔案管理工作具備以下兩方面的特征：第一，管理對象發生了轉變，以數字檔案為主。新時代視閾下，以往傳統的紙質檔案逐漸被電子檔案所取代。據相關調查顯示，當前大多數單位的檔案管理都以電子檔案為主。與傳統紙質檔案有所不同，電子檔案具有一定的虛擬性且具備多種功能，如復制功能、拷貝功能以及壓縮傳輸功能等。第二，檔案管理核心方向有所轉變，現已從保管儲藏向收集利用方向轉變。在以往的檔案管理工作中，紙質檔案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量時間以及人力的消耗下完成的，且工作效率還非常低下。而信息化時代的到來，傳統紙質檔案已轉變為電子檔案，檔案管理工作人員只需要充分利用網絡信息技術就能夠實現檔案信息的收集、整理與儲存等工作，大大提升了檔案管理的工作質量和工作效率。

三、檔案信息化管理的優點

（一）提高辦公效率

在傳統的檔案管理工作中大多數工作都會通過人力解決，導致所有的工作人員都承受著非常大的工作壓力，無論是資料的收集還是整理只能依靠人工的力量，因此在工作人員工作的過程中可能會出現失誤，甚至可能會造成檔案丟失的情況，在進行檔案記錄工作的過程中，部分工作人員可能會因為字跡問題導致信息誤解情況，因此，曾經的檔案管理工作是非常復雜、困難的，錯誤出現的頻率較高。在將信息化技術應用于檔案管理工作后，該項工作不僅流程變得更加簡單，而且不管是收集檔案還是對檔案進行分類等都得到了簡化，讓工作人員的檔案管理工作變得更加輕松，并且還有效提高了工作效率。

（二）方便資源共享

傳統檔案管理工作中對檔案進行查閱是十分復雜的一件事，要求工作人員對檔案進行逐個查找，很難在短時間內就找到所需文件，工作內容復雜且困難，因此信息查閱工作效率非常低，所以信息共享也很難實現，許多信息都因為查找困難而不能發揮任何作用，是十分浪費的。而使用信息化技術對檔案進行管理，可以把所有檔案按照不同種類分別進行儲存，檔案管理變得更加條理，檔案管理中的各項工作都變得更加簡單了，人們能夠在網絡平臺上獲取需要的文件，對各種信息數據都可以非常快的獲得，實現資源共享。

（三）有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性

負責檔案管理的工作人員有時需要向個別部門傳遞他們所需要的文件，傳統的文件傳遞大多是使用郵政系統，需要較長時間，而且可能會受到多種突發因素的影響，引起各種事故，比如文件丟失或損壞等，因此這是非常危險的一個選擇，會給各部門的工作造成非常大的影響。在使用信息化技術進行檔案管理工作后，文件傳遞則變得十分簡單，可以直接使用網絡向對方進行傳遞，不僅速度快，而且安全性更高。

四、信息化背景下檔案管理工作中存在的問題

（一）工作意識存在問題

隨著時代的發展，我國檔案管理工作內容和工作形式也發生了一定的改變與創新，雖然大多數單位都引入了數字化信息技術與設備來開展檔案管理工作，但由于部分檔案管理人員其思想意識中還是沒有明確認識到檔案管理工作的重要性，從而導致在日常檔案管理工作中常常出現檔案信息漏填或填寫不規范的現象，且由于管理人員傳統思想的作用和專業培訓的缺乏，使得部分檔案管理人員只會利用信息技術進行檔案整理和歸檔等工作，對相關單位檔案管理工作的開展與創新造成了嚴重影響，并在一定程度上阻礙了檔案管理工作的信息化建設。

（二）基礎設施建設不完善

眾所周知，信息化時代背景下，檔案管理工作的信息化建設需要借助各種專業的信息化技術與設備來進行，但由于大部分單位或機構資金有限，無法支持各種檔案管理輔助性設備的購入，從而導致其日常檔案管理工作缺乏相應的信息化技術與設備作為支持，使得檔案管理人員信息化建設進程較為緩慢。雖然部分檔案管理單位或機構進行了各種專業化信息技術設備的購入，但由于檔案管理缺乏專業的信息化技術知識，而信息技術人員對檔案管理工作也缺乏一定的專業知識，進而導致檔案管理人員無法利用信息技術設備進行檔案管理，而信息技術人員所開發的檔案管理軟件也無法滿足檔案管理信息化建設的實際需求。

（三）檔案管理機制不健全

通常情況下，在檔案管理工作中常常會出現以下兩種情況：第一，檔案運輸；第二，檔案換機構進行管理。這兩種情況地出現在一定程度上加大了檔案管理工作的難度，具體表現為職責劃分不明確以及缺乏良好且有效的檔案管理措施。首先是職責劃分不明確，據相關調查顯示，當前我國大多數檔案管理單位都沒有完善的檔案管理制度，因此，常常出現檔案在運輸或換機構管理的過程中出現信息重復收錄的情況，這種情況不僅會造成人力資源的浪費，還會在一定程度上造成檔案信息資源的浪費。其次是有效檔案管理措施的缺乏。因檔案管理制度的缺乏，導致部分單位或機構在日常檔案管理工作中只是簡單地將檔案進行堆放與存儲，等到需要使用檔案時再進行轉遞或移交，而有關檔案的整理都是在臨時有需求時才會進行。

五、信息化背景下優化檔案管理工作的具體實施措施

（一）形成檔案管理信息化意識

隨著時代的快速發展，以往傳統的檔案管理方式已無法滿足新時代背景下檔案管理工作的實際需求。因此，在當前的檔案管理工作中，必須要注重數字信息化技術與設備的應用，并在此基礎上進行檔案管理信息化工作意識。作為一項基礎服務工作，檔案管理工作的良好開展對各單位或機構自身的發展有著重要意義。基于信息化背景下，檔案管理工作的開展在借助信息化技術的同時還應將其進行充分體現。首先，相關領導人員應對檔案管理人員進行信息化檔案管理意識的培養；其次，領導人員應注重檔案管理機制的制定與完善，從而為后續檔案管理信息化建設提供幫助；最后，提升檔案管理人員專業技能與綜合素質。不僅要讓檔案管理人員牢固掌握該怎樣開展檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性，還應組織檔案管理人員通過參加培訓或自主學習等方式來進行信息技術的學習。還有一點更為重要，那就是做好人才入門關，在人員選聘的過程中，盡量尋找既具有專業檔案管理知識又具有一定專業技術與信息技術的人才，這樣不僅能夠充實檔案管理隊伍，還能夠有效提升檔案管理工作的效率與質量。

（二）加大檔案管理信息化建設資金與硬件投入

確切來說，信息化檔案管理建設是一項復雜且長期的工作，并不是立刻就能夠成功的，是需要大量時間、資金、人力資源以及各種信息化技術設備的投入才能夠保障的。在實際檔案管理工作中，相關檔案管理部門應與國家相關部門進行深入溝通與協商，以此獲得專項財政資金撥款用于檔案管理信息化建設。除此之外，檔案管理部門可以充分發揮社會公眾的力量，引進社會資金來促進檔案管理工作信息化建設。當然，在實現檔案管理信息化建設的過程中，相關檔案管理人員還需要注意檔案管理人員的配置，除了基本檔案管理專業人員之外，要注重技術人才的引進。與此同時，在引進技術人才的基礎上也要加強內部人員培訓再教育工作，以此來促進檔案管理人員以及信息技術人員技能水平以及檔案管理水平的提升。

（三）建立檔案管理信息化制度，提升檔案信息安全管理水平

在實現檔案管理信息化建設的同時，相關檔案管理人員需要明確一點，即檔案信息安全。如果不能夠保障所有檔案信息的安全，那么各單位為檔案管理工作付出的努力則會歸之于零。為保障檔案信息化安全，相關檔案管理人員可以結合國家相關法律文件來制定檔案管理信息化建設制度，例如，可以結合國家新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》來進行檔案管理信息化建設制度的制定與完善，以此來保障檔案資源信息安全。對那些尚未取得授權、通過非法途徑獲取相關檔案信息資源的用戶進行嚴厲懲罰，必要時追究其法律責任。

六、結語

總而言之，信息化時代背景下，檔案管理工作的信息化發展與建設是必然趨勢，也是時代發展的必然結果。因此，在日常工作中，各檔案管理單位或機構都應該結合自身檔案管理實際情況，積極采取有效解決措施，注重信息化技術與設備的引進與應用，從而才能夠促進檔案管理信息化建設的良好發展。