制造業采購業務審計的難點及對策

李 鴿

(北京廣利核系統工程有限公司，北京 100000)

采購業務是制造企業生產經營的基礎性工作，在采購時常常會出現一些漏洞與問題，想要有效提升企業內控與財務管理水平，需要注重采購業務審計工作，以防發生資金浪費問題。制造企業不斷完善和優化采購業務審計工作，可以暴露貪污腐敗問題，對內控弱點與不足進行揭露，能夠有效避免虛假采購、虛假付款、虛假出庫等行為，有效保證采購業務合理性、合規性。因此，在工作中，企業需要結合實際情況，深入分析當下采購業務審計難點，并制定科學合理的解決對策，對采購業務進行完善與規范，構建完善的采購業務內控制度，盡可能規避風險，控制生產經營成本，促進企業更好發展。

一、制造業采購業務審計的難點

1.審計規章制度有待完善

最近幾年，雖然制造企業得到了迅猛的發展，采購業務審計工作也逐漸規范，但是仍然有部分企業的審計制度缺乏規范性，審計工作標準和程序規范不夠嚴謹。因為沒有工作操作標準，導致審計工作水平難以得到有效提升，也無法嚴格履行國家審計標準內容[1]。例如：審計人員沒有根據采購物資種類，分類與對比采購審計合同；在修改合同時沒有和采購部門之間進行有效交流，等等。在這樣的工作習慣下，審計工作混亂無序，不規范不專業，難以提升企業經濟效益，實現管理目標。

2.審計部門獨立性相對較差

審計工作最為關鍵的一個特征就是獨立性，但是現階段在很多企業的部門組織架構中，審計部門都是由管理層領導，其需要監督評價領導從事的經營活動，還需要被管理層領導，導致獨立性較差，在審計時難以實現公正客觀，導致審計結論不夠可靠和完整。

3.審計人員專業性有待提升

隨著制造企業不斷發展，生產規模逐漸擴大，采購數量與次數不斷增加，隨之審計部門的責任也越來越多，這就需要審計人員具備會計和審計等多方面財會類知識。但是在實際招聘與錄用審計人員時并沒有進行細致安排與周密考察，很多審計人員都沒有接受過系統的培訓，知識儲備單一，沒有系統學習審計理論，缺乏審計思維，審計職業判斷力較低，嚴重影響到了審計工作水平[2]。

4.采購業務審計方法較為簡單

現階段，在很多企業中，審計工作都是停留在財務審計階段，側重于財務會計報表和相關經濟指標，很少利用經營過程分析技術，在信息技術應用方面也停留在Word和Excel，審計方法與技術落后簡單，難以有效應對風險。

二、制造業采購業務審計的對策

1.對采購業務審計相關制度進行完善

第一，對已有采購業務審計制度進行完善。隨著制造企業不斷發展，采購項目變得越來越多，很多企業都已經制定了采購審查辦法，具體規定了采購種類、審計方案編制、采購價格符合等內容。但是，很少有企業把物資驗收、供應商資質選擇合理性審查、采購付款等相關要求進行規定。因此，在實際工作中，企業管理層需要基于現有的審查辦法，添加物資驗收、供應商資質選擇合理性審查、采購付款等相關要求。此外，應利用簡潔明了的形式，表述清除采購程序和采購過程審計重點項目[3]。第二，新建采購業務審計制度。現階段，很多企業審計工作內容較為陳舊、不成體系、規定較為籠統，很難實質性指導采購審計工作的實施。因此，在企業需要在完善現有審計辦法的基礎上，不斷結合業務需求和實際情況，新建審計管理辦法。例如，物資采購合同歸檔整理方法、供應商選擇合理性審查方法、審計底稿和報告管理辦法等，進而保證采購業務審計制度化和體系化。第三，制定采購業務審計配套制度。想要有效提升采購業務審計水平，需要由完善的審計制度作為指引，還需要有一套和其配套的制度和政策。例如，審計人員繼續教育培訓計劃、審計人員職業道德規范具體調理、采購審計質量評估指標、審計日記賬辦法、審計結果執行辦法等，進而保證采購業務審計可以實現有序、高效的開展，充分發揮出審計的職能，輔助企業更好地開展管理工作。

2.優化審計部門設置和人員聘用工作

制造企業采購業務審計的獨立性是非常關鍵的，而其獨立性主要體現在兩個層面。一是行政關系獨立。就是審計機構設置模式和在企業組織架構中的地位，需要獨立于業務管理部門，只有處在獨立和理想的位置，才可以基于客觀、全局角度，對企業運營進行有效管控，對企業管理者管控風險客觀需求進行滿足。二是審計人員獨立職業判斷。就是審計過程和審計結果獨立于主觀意志，不會被審計人員情緒所影響[4]。

現階段，大部分制造企業審計機構都是隸屬財務部門，獨立性較差，在這樣的組織架構形勢下，其他部門人員認為提供審計證據不屬于自身的工作范圍，不愿意花費時間配合審計工作，以至于審計過程和審計結果收到影響，難以對企業問題和風險進行及時反饋。因此，在實際工作中，企業應結合當下人員組織結構，優化審計部門設置，以董事會為首，下設內部審計部門和總經辦，總經辦下設業務部門和職能部門。這樣的機構設置有助于股東、高層、部門的信息交流，保證交流流暢性，可以使各級了解信息內涵，也有助于審計后期跟蹤和信息反饋改進。與此同時，在執行財務制度和日常管理工作中，通過這樣的機構設置，可以實現快速有效反應，提升審計工作專業化和日常化，充分發揮出監督和支持決策作用。

此外，為了保證審計人員職業判斷獨立，企業在審計人員任命方面需要貫徹落實嚴格的準入制度，以防自己審自己的情況出現。與此同時，不要對和審計事項、被審部門有矛盾和利益的人員進行任用，進而保證審計人員獨立性、客觀性。

3.注重采購業務審計隊伍建設工作

在制造企業采購業務審計工作中，審計人員的專業勝任能力直接影響到審計工作情況，影響著審計計劃、審計方法、審計程序利用的科學性與合理性。最近幾年，隨著制造企業的不斷發展，經營業務變得越來越復雜，規模不斷擴大，采購金額與數量也在不斷增加，這對于審計人員的知識水平、技能水平提出了更高的要求，需要不斷進行學習，強化自身審計專業技能與綜合素質，深入研究采購流程管理和市場行情[5]。

首先，企業可以定期開展審計人員培訓和教育活動。現階段制造業形勢、國家相關政策、采購審計方法等發展較快，在面對該種環境，審計人員涉獵的領域逐漸變得廣泛，要求審計人員具有較高審計能力。因此，在實際工作中，企業應注重內部業務培訓和后續教育，促使審計人員可以對企業所在行業和所處大環境情況進行了解，能夠更好地對采購中審計風險進行把控，保證審計效率。與此同時，企業還需要注重對審計人員的職業道德教育，促使審計人員可以嚴格根據相關準則和規章制度開展工作，注重對審計人員的審計信息技術技能教育，促使審計人員可以對審計軟件系統、大數據信息平臺進行熟練應用，進而有效提升審計業務和數據統計以及分析工作的質量。

其次，貫徹落實交叉崗位跟班學習制度。第一，企業可以定期安排審計人員進入到采購部門中進行跟班學習，促使審計人員可以近距離和采購業務進行接觸與感受，對采購流程、業務要點、市場現狀、主要風險來源、控制情況進行了解。采購業務審計涉及一些敏感問題，想要降低內耗，審計部門應打破傳統查處問題的審計理念和居高臨下的審計模式束縛，利用參與性審計策略，避免放任自流和越俎代庖，堅持原則性和靈活性，獲取采購部門理解與支持。在采購業務中，審計人員可以把每個環節應注意與防范的風險提示給采購人員，對采購業務流程進行完善，利用雙向溝通，和采購人員形成良好的關系，一起對措施可行性進行分析，促使審計成果可以快速轉化成為經濟效益[6]。第二，企業可以定期安排采購人員進入到審計部門進行學習，利用采購審計項目實踐，促使采購人員深入了解采購審計工作，幫助其樹立風險管理意識，使其可以理解與支持審計工作。通過這樣的措施，不僅可以有效保證審計與采購工作的順利開展，還可以營造良好的企業文化氛圍，促進各個部門之間的關系。

4.對信息化審計技術技能進行引入

在信息時代背景下，若制造企業可以充分利用信息技術的優勢，那么可以有效提升自身的競爭力。在企業管理中，尤其是制造企業，采購業務審計涉及到物資流轉的整個階段，渠道繁多，涉及面廣泛，審計工作難度較大，但是若企業可以靈活利用信息技術，創建審計業務平臺，可以有效提升審計效率。結合采購業務審計特點，審計人員需要對當下市場中相對完善的審計軟件進行熟練掌握，挑選出符合本企業采購審計的模塊，進行使用。例如，在固定模塊中，對統一規范的合同示范文本進行導出，可以對網絡平臺加以利用，和供應商創建合同網上簽審系統，網絡管理合同的操作運行。除了這些基本審計程序，企業可以結合自身實際情況，嘗試創建完整、開放的審計法律法規查詢系統，進而確保采購業務審計的每個環節都是合法合規的，這樣不僅便于審計人員隨時進行糾偏，還可以保證提出的審計意見有法可依，保證審計報告的權威性。此外，企業可以對云審計進行推廣應用，采購部門人員、審計部門人員可以利用云存儲功能，在固定的網絡服務器中保存各種數據資料，如供應商信息、市場變動、物資情況等，審計人員可以通過云技術，在云端對這些信息進行直接獲取，有效節省精力和時間，提升審計效率和質量[7]。

5.對采購業務審計的內容進行完善

首先，對供應商選擇的合理性進行審查。在制造企業采購業務審計工作中，對供應商選擇合理性進行審核是非常關鍵的一個環節，審計人員應通過穿行測試、現場拜訪、實地調查、貨比三家等形式，對供應商選擇是否合理進行確定。在該過程中，除了分析數據，最為主要的就是供應商實地調查。在具體審計工作時，可以利用PDCA循環模式，涉及計劃、實施、跟蹤、效果評估這幾點。在開展該項審計業務時，審計人員應重點關注以下風險，且嚴格根據相關審計程序開展工作。第一，針對供應商選擇依據單一，沒有比質比價多項選擇風險，審計人員在審計時需要做好詢問工作，詢問采購人員選擇供應商時選擇了多少家作為備選，考慮哪些因素進行選擇；并且應獲取同期同批次供應商樣品說明書，結合供應商報價單、合同、評估單，對供應商選擇合理性進行評估。第二，針對供應商虛假報價風險，審計人員在審計時需要做好詢問工作，詢問采購人員對供應商候選確定的標準；基于候選供應商提供的樣本質檢報告，對運輸距離等其他因素進行全面考慮，對報價進行比較，對是否存在異常情況和關聯關系進行評估；對采購人員接受與處理供應商報價進行觀察，對采購人員是否盡可能避免和發現舞弊進行審查[8]。第三，針對供應商調整后期批次采購價格風險，審計人員應對采購人員是否對物資市價波動情況進行實時監控；對不同時段采購憑證進行抽取，對憑證中采購價格和當時市場價是否存在顯著差異進行復核，如果存在顯著差異，需要對緣由進行查明；對管理層進行詢問，是否分離采購定價職權與供應商選取職權；對相關規定進行查詢，對其是否實現有效監督進行評價。第四，針對沒有創建供應商回訪制度風險，審計人員應對管理層進行詢問，是否定期回訪供應商和落實；獲取供應商回訪意見單，對其能否對供應商供貨質量、期限、能力等真實反映進行審查。

其次，對采購合同審計進行規范。在審計采購合同時，審計人員需要對供應商資料進行獲取，對供應商違約和檔案管理混亂風險進行關注。在具體工作中，審計人員需要對合同簽訂程序規范性、合法性進行審查，是否堅持貨比三家原則開展市場調查，是否了解供貨商履約能力與信譽，是否在必要時現場考察供貨商，是否經過組織法律部門和財會部門評審草簽合同，等等。此外，審計部門需要對經辦部門關系進行正確處理，其中包括生產制造部門、后勤倉儲部門、技術部門。在實際審計工作中，需要讓這些部門參與到審計工作中，對經辦人和部門的看法、建議進行聽取，避免主觀臆斷與濫用職權的情況。

最后，開展采購后續審計工作。后續審計可以實現全過程監管采購風險。因此，審計部門應詳細規定和說明后續審計計劃，進而保證后續審計順利實施。第一，通過面談、觀察、詢問等形式，對被審部門采購審計回復情況進行了解，對是否具有書面回復、回復充分性進行查看。第二，對采購審計建議采納和落實情況進行審查，審計人員應對被審部門執行采購審計決定的進展進行掌握，對審計報告中建議可行性和是否可以實現預期效果進行了解。針對整改問題不到位、沒有進行整改的，審計人員需要對原因進行分析，明確責任且上報到管理層。第三，對采購審計建議進行分析評估[9]。第四，對審計記錄進行撰寫，并對審計報告進行出具。第五，整理歸檔，整理歸檔采購審計文件和資料，以便于后續查詢參考。

三、結語

總而言之，在新時代背景下，在制造企業采購業務中加強審計工作是非常重要的，不僅可以有效提升采購活動合理性和合規性，還可以有效控制經營成本，為企業帶來更多的經濟效益。現階段，由于受到多種因素影響，制造業采購業務審計還存在一些問題，嚴重影響到了企業的長遠發展。因此，在實際工作中，企業應給予采購業務審計工作足夠重視，優化采購審計相關制度，優化審計部門設置和人員聘用，注重審計人員培訓和教育，貫徹落實交叉崗位跟班學習制度，引入信息化審計技術，審查供應商選擇合理性，加強采購合同審計和采購后續審計，進而從根本上提升采購業務審計水平，為企業內控和財務管理工作打下良好基礎，促使企業長期穩定發展。