數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性分析

劉冬梅

[摘 要]伴隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)顯露出了它的諸多弊端。檔案管理的信息化不僅可以有效提高工作效率，而且還可以降低出現(xiàn)誤差的概率，降低檔案管理維護(hù)的成本，培養(yǎng)職工的責(zé)任感以及主人翁意識(shí)等，也更加符合現(xiàn)代化的科技管理理念。

[關(guān)鍵詞]技術(shù)；高效；便捷

中圖分類號(hào)：C962 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）23-0072-03

隨著數(shù)字化信息應(yīng)用的進(jìn)步，以及醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院?jiǎn)T工的檔案信息存儲(chǔ)已經(jīng)成為一個(gè)不容忽視的問題。醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院日常管理工作的重要模塊，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不再符合現(xiàn)代化的醫(yī)院管理流程，所以利用新型的數(shù)字化信息進(jìn)行人事檔案管理是一個(gè)重大的技術(shù)性突破，可以突破傳統(tǒng)的管理模式，更好地滿足醫(yī)院以及病患的需求，促進(jìn)醫(yī)患關(guān)系的和諧穩(wěn)定，讓醫(yī)院的運(yùn)轉(zhuǎn)流程更加高效，更加精準(zhǔn)，更加快速[1]。

（一）什么是傳統(tǒng)的人工醫(yī)院檔案管理

人事檔案管理是在傳統(tǒng)的人事部門或人力資源管理部門中的活動(dòng)中所產(chǎn)生的。人事檔案管理的主要目的是記錄和反映醫(yī)院工作人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、個(gè)人技能、社會(huì)關(guān)系等多方面的數(shù)據(jù)和信息，以便于后期對(duì)人員的管理，以及后期對(duì)每位醫(yī)院?jiǎn)T工的審查評(píng)定的公平公正性的保證[2]。其對(duì)于每一個(gè)組織和每一個(gè)部門的發(fā)展都具有極其重要的意義，是我們進(jìn)行日常管理的重要組成部分。因此，人事檔案具有保存的價(jià)值和意義。但是隨著科技的發(fā)展以及我們對(duì)于更加高效的管理方式的需要，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不再適合現(xiàn)代化工作效率的發(fā)展要求了，為了工作開展得更加順利、便捷和高效，必須轉(zhuǎn)變現(xiàn)在的人事檔案管理方法，開創(chuàng)一種新的管理思維、新的管理方式[3]。

傳統(tǒng)的人工醫(yī)院檔案管理，顧名思義就是指醫(yī)院中的各種信息的管理，是完全由人工進(jìn)行的操作，耗時(shí)耗力，而且很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，有許多都是手寫的個(gè)人檔案[4]。而醫(yī)院的人事檔案主要就是記錄醫(yī)院的各種工作人員的個(gè)人情況和社會(huì)情況，如某位醫(yī)生或者醫(yī)護(hù)人員以及其他工作人員的學(xué)歷、有著怎樣的社會(huì)經(jīng)歷、工作情況如何、思想品德是否優(yōu)秀、當(dāng)下的工作及職務(wù)以及工作中曾取得的獎(jiǎng)勵(lì)、有過什么樣的違規(guī)行為等等，這些對(duì)于每一家醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)流程來說都極為重要，是醫(yī)院工作中不可忽視的重要任務(wù)[5]。

（二）傳統(tǒng)的人事檔案管理的弊端

首先，很多醫(yī)院內(nèi)部所采用的人事檔案管理方法還是人工管理，由專業(yè)人士手寫檔案。由于傳統(tǒng)的人工手寫記錄檔案工作效率低，而且容易出現(xiàn)各種各樣的錯(cuò)誤，比如在填寫人事檔案的時(shí)候，出現(xiàn)字跡模糊或者字跡潦草的現(xiàn)象，很容易影響后期的查閱以及考證，在后期進(jìn)行翻閱以及審核的時(shí)候也可能出現(xiàn)丟失或者模糊信息等情況，對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理造成極大的麻煩[6]，并且傳統(tǒng)的人事檔案管理大多是紙質(zhì)版的，不利于儲(chǔ)存、搬運(yùn)，即使在儲(chǔ)存條件良好的情況下也會(huì)產(chǎn)生一定的儲(chǔ)存費(fèi)用和運(yùn)輸費(fèi)用。因此，改良傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理是我們接下來的工作中的重點(diǎn)內(nèi)容[7]。

其次，在目前的大多數(shù)地區(qū)中，由于受到傳統(tǒng)的檔案管理方式和形式等方面的影響，很多醫(yī)院的檔案管理采用的還是紙質(zhì)檔案的模式，紙質(zhì)檔案的管理模式相對(duì)而言比較落后，而且也不便于儲(chǔ)存和審查，在管理工作中，也比較容易出現(xiàn)丟失或者受損的情況，給醫(yī)院的管理人員造成工作壓力，甚至?xí)o相關(guān)的職工帶來非常嚴(yán)重的負(fù)面影響，因此，積極創(chuàng)新檔案管理模式和檔案管理方法是非常有必要的。我們應(yīng)該積極利用現(xiàn)代化的管理軟件和信息系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理方法，簡(jiǎn)化工作人員的工作歷程，以方便后續(xù)的檔案管理工作。

在現(xiàn)代化公共事業(yè)不斷邁向新階段的歷史背景下，越來越多的企業(yè)的檔案管理工作都開始從傳統(tǒng)的統(tǒng)紙質(zhì)形式慢慢向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。

與傳統(tǒng)的人事檔案工作相比，數(shù)字化信息管理具有高效、快捷的特點(diǎn)，僅僅通過簡(jiǎn)單的檢索就可以查閱到我們想要得到的信息，避免了查閱批量紙質(zhì)文件的麻煩，節(jié)省了時(shí)間。如果將其用于人事檔案管理中，可以極大程度地發(fā)揮它的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處。并且利用數(shù)字化進(jìn)行醫(yī)院的人事檔案管理，避免了比較麻煩的搬運(yùn)以及儲(chǔ)存工作，在轉(zhuǎn)接相關(guān)材料的時(shí)也更加便捷、快速、高效。試想一下，如果我們要將一套傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理材料進(jìn)行轉(zhuǎn)移，那么可能需要把幾百公斤的資料搬運(yùn)到另外一個(gè)城市，不僅需要花費(fèi)一定的運(yùn)輸費(fèi)用，還要承擔(dān)一定的運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)；而使用數(shù)字化進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理的話，就可以避免掉這些麻煩。如果想要更改某位職工的信息，在數(shù)字化信息管理方式下，只需要在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行操作就可以，這比傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方便得多。

利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行人事檔案的管理方法，在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的現(xiàn)代社會(huì)中，已經(jīng)成為許多公司企業(yè)甚至是個(gè)人的首要選擇。數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的人事檔案管理，能提高檔案的應(yīng)用率，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。除此之外，數(shù)字信息化管理在管理保存方面也具有優(yōu)勢(shì)，不用擔(dān)心防潮防蟲的問題。

運(yùn)用現(xiàn)代化的信息手段來管理檔案，可以直接對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行刪改，節(jié)省了大量的查閱時(shí)間。在需要查找特定的內(nèi)容時(shí)，可以通過搜索關(guān)鍵詞來查找人員相關(guān)數(shù)據(jù)，調(diào)出檔案后直接進(jìn)行修改即可，極大減少了翻找檔案的時(shí)間，提升了工作效率，減少了出現(xiàn)錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)。并且信息化人事檔案屬于電子檔案的管理，不需要占用過多的空間進(jìn)行儲(chǔ)存，也不需要浪費(fèi)太多的人工進(jìn)行整理，為科室省去了不少的費(fèi)用。采用硬件處理、云端備份的方法，能夠突破壽命限制，延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間。即使硬件損壞，我們也可以通過云端備份來恢復(fù)，避免造成損失。此外，還可以采用加密技術(shù)，對(duì)一些重要的檔案進(jìn)行加密處理，保障檔案的安全性和醫(yī)院檔案的隱私性，根據(jù)職務(wù)和職責(zé)劃分權(quán)限，不同的人員權(quán)限不同，在系統(tǒng)內(nèi)通過賬號(hào)權(quán)限等級(jí)的形式分級(jí)下達(dá)權(quán)限，不同階層以及不同職位的工作人員可以有選擇性地對(duì)檔案進(jìn)行查閱和更改。例如，人事管理員可以按照實(shí)際需要去修改檔案，領(lǐng)導(dǎo)干部可以查閱相關(guān)人員檔案，而普通職工只能查看自己的檔案，這樣大大提升了工作的安全性和便捷性。

隨著科技的發(fā)展，會(huì)有越來越多的醫(yī)院轉(zhuǎn)變他們的人事檔案管理方式，由傳統(tǒng)過渡到現(xiàn)代，由煩瑣進(jìn)化到簡(jiǎn)單。

世界上沒有任何的事情是完美無缺的，數(shù)字化的人事檔案管理雖然具有很多優(yōu)勢(shì)，例如高速、高效、簡(jiǎn)潔等，但同時(shí)也具有很多的不足之處需要我們不斷改進(jìn)和提升，其中最重要的是信息安全問題，這也是眾多數(shù)字化領(lǐng)域面對(duì)的一個(gè)大挑戰(zhàn)。

隨著網(wǎng)絡(luò)以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的人開始熟悉網(wǎng)絡(luò)，這其中也有很多人會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行不法行為，想要借此牟利或者損害他人的權(quán)利以及隱私。因此，我們?cè)诶脭?shù)字化信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院的人事檔案管理時(shí)，需要加強(qiáng)數(shù)字化信息管理的安全管理工作。

雖然與紙質(zhì)的文檔文件相比，利用數(shù)字化信息技術(shù)進(jìn)行管理的人事檔案不容易遭到人為或是環(huán)境因素的影響，但是容易被人盜取和進(jìn)行不法利用，造成檔案的丟失和泄露。因此，針對(duì)此類問題，醫(yī)院必須肩負(fù)好加強(qiáng)數(shù)字化信息管理工作，將人事檔案進(jìn)行多次備份，防止出現(xiàn)丟失的問題，同時(shí)，對(duì)重要的文件進(jìn)行加密處理、對(duì)病毒進(jìn)行有效查殺、阻擋黑客的侵襲以及其他不法分子的信息盜取。

與此同時(shí)，各大醫(yī)院也必須加強(qiáng)自身的內(nèi)部建設(shè)以及提升員工的思想建設(shè)，為全體員工灌輸數(shù)字化信息技術(shù)檔案管理的意識(shí)，讓醫(yī)院的全體人員認(rèn)識(shí)到數(shù)字化人事檔案管理的重要性以及其安全的重要性，從而讓他們自覺做到維護(hù)數(shù)字化信息管理人事檔案的任務(wù)，只有醫(yī)院的全體員工上下一心、齊心協(xié)力，才能夠做好醫(yī)院的人事檔案管理從傳統(tǒng)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，從而使后續(xù)的工作能夠順利進(jìn)行。

（一）將傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化融合

在醫(yī)院日常的人事檔案管理工作中，合理利用數(shù)字化技術(shù)改革傳統(tǒng)的檔案管理方式。但是傳統(tǒng)的檔案管理方式和管理系統(tǒng)是數(shù)字化管理得以實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)，因此為了使數(shù)字化人事檔案管理與傳統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)相契合，就需要在傳統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)上，建立新型的管理方法和管理模式，將二者逐步融合。首先，需要不斷學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)和相關(guān)的操作知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)技術(shù)的認(rèn)知，一旦人事檔案管理系統(tǒng)朝向數(shù)字化檔案管理模式傾斜，那么醫(yī)院整體的管理工作也會(huì)朝向數(shù)據(jù)化的模式發(fā)展，也就需要相關(guān)的管理員能夠嚴(yán)格把關(guān)工作流程，使管理系統(tǒng)得到有序轉(zhuǎn)變。

（二）制定有效的管理制度

在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，建立有效的管理制度，不僅對(duì)管理工作的有效開展起到?jīng)Q定性的作用，而且還可以規(guī)范具體流程。紙質(zhì)檔案的管理受到很多方面的限制，其內(nèi)容需和相關(guān)的數(shù)據(jù)表相互對(duì)應(yīng)，才能夠保障數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠。如果在數(shù)據(jù)錄入的過程中不能保證數(shù)據(jù)對(duì)照的精準(zhǔn)性，將會(huì)嚴(yán)重影響到后續(xù)的工作質(zhì)量，甚至還有可能造成重大的工作誤差，

（三）整合醫(yī)院檔案數(shù)字化原始資源

科技高速發(fā)展時(shí)代，檔案管理工作的模式也應(yīng)該朝向更高端的方法發(fā)展，通過對(duì)現(xiàn)有資源的整合，促進(jìn)資源高效利用，具體到數(shù)字化檔案管理，第一要實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院館藏?cái)?shù)字化管理，第二是館藏化管理社會(huì)化資源。

醫(yī)學(xué)館藏?cái)?shù)字化管理中應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況結(jié)合各館藏研究方向等建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中納入相關(guān)信息，以得到系統(tǒng)化的管理。這就需要醫(yī)院首先把現(xiàn)有的紙質(zhì)版檔案收集起來進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)處理，在數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行明確的標(biāo)注和具體的分類，使其便于查詢和整理，方便館藏之間和工作人員查詢、研究、共享。針對(duì)醫(yī)院的一些聲像資料的處理，例如照片檔案和錄音檔案等，可以選擇把原有聲像資料及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，圖片可以通過掃描儀轉(zhuǎn)換為電子版圖片，或者直接拍照存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)。為防止檔案遺漏、丟失，還要設(shè)立調(diào)閱制度，調(diào)閱之前需經(jīng)過審核和簽字之后才可調(diào)閱。

隨著科技的不斷發(fā)展，對(duì)于醫(yī)院來說，將傳統(tǒng)的人事檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)闃O具現(xiàn)代化的數(shù)字化信息人事檔案管理是極具有發(fā)展的必要的，也是極具有時(shí)代精神的，是醫(yī)院后期努力轉(zhuǎn)變的方向。相較于傳統(tǒng)的人事檔案管理，數(shù)字化人事檔案管理具有節(jié)約人力、節(jié)約財(cái)力的優(yōu)勢(shì)。因此，有關(guān)部門應(yīng)重視數(shù)字化人事檔案管理的應(yīng)用，促進(jìn)該技術(shù)能夠盡快融入到醫(yī)院的人事檔案管理工作之中，從而不斷提升醫(yī)院的人事檔案管理水平，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

[1] 劉冷杉. 數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2018（03）：145.

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[3] 鄧翠萍. 數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2020（02）：93.

[4] 何陽(yáng)晨.公立醫(yī)院人事檔案信息化管理的路徑探析[J].經(jīng)濟(jì)管理文摘，2021（16）：109-110.

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