學校檔案管理存在的問題及優化路徑

唐欣

[摘 要]作為原始記錄資料，檔案能夠真實反映學校的變遷及發展情況，并在提高教育教學質量、促進學校可持續發展中發揮重要的作用，同時學校檔案管理也是整個教育教學管理工作中不可或缺的組成部分。但現階段不少學校檔案管理工作中普遍存在著管理方法單一、管理理念落后以及管理人員綜合素質不高等問題，對提高學校檔案管理水平以及促進教育工作的高效開展造成了阻礙和制約。文章就加強學校檔案管理的重要性，以及現階段學校檔案管理中存在的問題進行分析，并對加強和優化學校檔案管理工作的有效策略進行探討。

[關鍵詞]學校檔案管理；信息化建設；技術防護

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）23-0084-03

隨著教育事業的快速發展，學校檔案管理工作日益復雜化，管理工作中存在的問題也不斷凸顯，尤其是學生信息更加繁多、瑣碎，為了更好地應對學校教育發展及管理水平提高的要求，為廣大師生學習提供便利，需要提高對學校檔案管理工作的認識，使其真正成為現代學校建設中的重要內容。另外，隨著互聯網技術及計算機技術的不斷普及，在新時代背景下，學校檔案管理需要對信息技術等先進技術加強引進和融合，同時采取必要手段和措施，對檔案管理工作進行創新和優化。

（一）及時總結學校教學及發展經驗

通過學校長期形成的各類檔案資料，能夠對學校的教學活動進行客觀反映，同時也能夠為后繼教育活動提供大量參考資料。教師可充分利用檔案資源，對教學模式和教學方法進行合理調整，使教學質量進一步提高，同時學校能夠通過檔案研究，對管理中存在的問題進行及時了解和掌握，制定更有針對性的解決措施，使學校管理力度進一步強化。其次，檔案還能夠在學校各類評估評先工作中發揮重要作用，對學校各階段成果進行全面展示[1]。另外，對學校檔案加強管理，能夠使教師更全面地了解和掌握學生的重要基礎信息，在此基礎上制定更有針對性的教學方案，同時有利于教師對學生的思想動態進行及時把握，并加強師生之間的交流，對提高教學質量起到有效促進作用[1]。

（二）提升學校工作效率

學校檔案管理有利于學校對教師實際教學工作進行及時了解，對學生的學習態度及學習狀況進行及時把握，對提高學校教育管理工作有著舉足輕重的現實意義。在檔案管理過程中，通過對教學管理等檔案的分類管理和保存，其中包括各學期的教學工作計劃、班主任工作手冊、教學工作總結、備課組工作記錄等，通過班級學生情況的實時記錄，以及教學工作過程的真實反映等，能夠及時發現和解決學校當前教學及管理中存在的問題。通過檔案管理，能夠加強教師與學生、學校之間的聯系，通過檔案能夠真實反映學生與教師在學習和教學過程中存在的問題，有利于學生教育工作效率的有效提升。

（三）對教育事業改革發展起到積極促進作用

隨著社會經濟建設的快速發展，教育改革的持續深化極大促進了學校的現代化建設和發展。同時，學校為了進一步推動自身可持續發展，需要借助檔案的真實記錄及全面反映，使學校能夠對自身存在問題以及制約學校發展的難題進行及時了解和掌握，從而進一步促進學校教育改革的有效落實。

（一）相關人員檔案管理意識淡薄

由于學校長期以來主要以教學為主，對于檔案管理的重要性缺乏認識，不少學校對于檔案管理工作仍停留在收集和整理學校信息層面，將學校工作重點集中于學習及學術研究，而忽視了學校的其他管理工作。同時，因檔案管理工作與學校研究、學習沒有直接的聯系，也造成學校廣大教職工對檔案管理工作缺乏足夠的重視。其次，一些學校存在思想觀念陳舊、思想封閉、工作保守等問題，因認識局限性，對檔案管理工作缺乏足夠重視，其主要體現在：在檔案管理中通常采用收集學校歷史資料，檔案未按照相關標準進行科學分類；部分學校運用互聯網網絡進行資料檢索、查詢以及借閱時，未充分發揮其優勢和功能等，對檔案實際管理和運用造成一定制約和影響；檔案管理自上而下缺乏有效的評估考核機制，檔案工作人員積極性不高，對檔案管理工作效率提升以及檔案資源有效開發利用造成不利影響，甚至造成資源嚴重浪費[2]。

（二）檔案管理人員綜合素質不高

在不少學校校檔案管理工作中，檔案工作人員采用兼任的形式，不僅缺乏專業知識和技能，同時在檔案管理方面投入精力較少，檔案管理隊伍處于較為松散的狀態，即使有的學校采用直接招聘管理人員的方式，但由于工作人員普遍存在綜合素質不高的問題，導致檔案管理工作無法順利、有序開展，檔案資源開發利用率較低，無法在學校可持續發展中發揮重要作用和價值。

（三）軟硬件設施投入力度不足

在學校對檔案管理工作缺乏重視的情況下，檔案管理中相關軟硬件設施也受到一定影響，不僅設施配置不齊全，部分設施落后、老化，使設備功能和作用無法正常發揮。隨著信息技術及互聯網技術的快速發展，學校檔案管理的信息化建設受到廣泛關注和重視，要求在軟硬件設施配備上加大資金投入力度，但不少學校因經費不足等原因，相關設施設備無法滿足檔案管理工作要求，使檔案管理水平無法得到切實提高。

（一）檔案管理意識增強

由于現階段學校檔案管理中，領導人員、檔案管理部門以及教師等對檔案管理工作的重要性缺乏足夠認識，無法保障檔案管理工作順利、高效開展，所以首先需要增強相關人員的檔案管理意識[2]。在實際工作中，學校應加大宣傳力度，對檔案管理工作進行優化，使檔案管理開放意識、創新意識以及服務意識等不斷增強，同時也使廣大教職工對檔案管理在學校發展中的積極作用和重要性加深認識，使全體人員能夠積極參與及配合檔案管理工作，從而有效消除檔案管理工作中存在的各種消極因素及管理障礙，為檔案科學、高效管理的實現奠定堅實的基礎，有效提升檔案管理水平。如在具體檔案管理工作中，學校可定期組織宣傳活動，使檔案管理人員及教師對檔案管理的作用有更清晰的認識，更加了解檔案的重要性，從而有效增強其檔案管理意識，有效提升檔案管理質量和效率。

（二）檔案管理制度建立健全

在學校檔案管理中，應首先根據國家相關法律法規，對自身檔案管理各項制度進行健全和完善，包括工作制度、日常管理制度、內部規章制度、獎懲制度等，使制度內容盡可能詳盡，并對檔案工作目標及職責范圍予以明確。其次，學校應對檔案收集、歸檔制度等進行科學制定，使檔案工作更加科學化、嚴格化、規范化，使檔案材料的保存及利用價值得以充分發揮，使檔案管理水平有效提升。另外，在檔案管理規范化過程中，檔案管理制度還應包括以下內容：檔案人員應根據檔案管理制定對檔案進行定期檢查；保持檔案管理室的干凈、整潔；非檔案管理人員未經許可不能進入檔案管理工作區域；等等。通過檔案管理相關規章制度的健全和完善，使規范化、制度化的檔案管理工作得以實現。

（三）檔案管理方式創新

隨著信息技術的快速，對學校檔案管理工作提出了新的要求和發展方向，通過加強信息化、數字化建設，不斷創新檔案管理的手段和方式，使檔案管理及服務水平有效提升。在實際檔案管理過程中，需要對傳統的管理理念進行更新和轉變，積極引入網絡技術、信息技術以及計算機技術等先進技術，開發和建設相關的軟硬件系統，通過電子檔案、檔案信息數據庫的建立，對集檢索、開發、利用等多功能于一體的檔案管理系統進行科學構建，有效促進檔案管理信息化建設，使檔案信息查詢的準確性得以保證的同時，最大程度節約查找時間，有效提升檔案工作水平及管理信息化水平。

（四）檔案人員素質提升

檔案管理人員綜合素質和專業水平直接關系著整個檔案管理工作的高效性、科學性。因此學校與檔案管理部門應重視對檔案人員綜合素質的提高，首先可通過專業檔案管理人員引入和聘用的方式，加強對專業化檔案管理隊伍的建設，盡可能減少教師兼任檔案人員的現象。其次，學校應通過定期組織和開展專業培訓活動，組織員工系統、全面學習專業檔案知識，了解和掌握信息化技術、計算機技術等技能及先進工作方法，進一步熟悉工作流程和規范，從而有效提升檔案人員的專業能力及綜合素質，使其工作能力不斷強化，檔案管理工作更加高效、科學[3]。

（五）物理與技術防護強化

隨著信息技術及網絡技術的發展，檔案信息安全問題也受到關注和重視，同時檔案管理工作也面臨著更具復雜性、模糊性、隱蔽性、滲透性的安全風險問題。為了確保檔案信息的安全性和完整性，需要采用更具針對性的安全管理措施，通過物理及技術防護手段的合理運用，加強檔案信息的安全管理，使檔案信息收集、整理、保管、利用等各環節的安全性得以有效保障。

作為檔案信息安全管理的重要前提和基礎，物理防護是在檔案信息管理及發展良好的情況下，對檔案信息的完整性和安全性予以保障。在實際管理工作中，相關管理部門及工作人員應對檔案信息的物理防護不斷完善，對檔案信息安全管理自然環境進行有效構建，其中包括硬件系統的物理防火墻。首先學校需要對投檔案管理工作設備設施加大投入力度，對現有的工作設備進行更新和完善，對高運行、高配置、儲存容量較大的設施設備進行合理配置，如計算機、打印機、掃描儀等設備，同時應確保設備運行穩定、功能完善，其中存在的安全漏洞能夠得到及時修復[3]。另外，學校應對檔案信息資料的各種保管設施及設備進行優化和完善，確保檔案信息載體能夠與檔案保管技術標準和要求相符合，避免出現檔案信息破損、丟失等現象。另外，學校和檔案部門還應加強對檔案安全監控系統的重視，安裝防火與防盜自動報警系統、檔案室環境檢測系統，加大檔案信息安全管理力度，有效消除外部環境中不利因素所造成的危害。

在信息化時代背景下，檔案人員還應加強對電腦病毒侵入等問題的重視，為了避免病毒侵入，導致數據泄露、丟失，進而導致學校遭受重大損失的情況出現，需要加強技術防護力度，進一步提高檔案信息安全管理水平。首先，需要構建檔案信息安全智能系統，有效解決檔案管理過程中出現的各種信息存儲、非法訪問等安全問題。同時需要建立檔案信息生成控制系統，通過合理運用各種技術，使檔案信息內容的安全性、原始性得以保障。其次，需要科學構建檔案信息安全檢測系統和自動反病毒立體防御體系，以保障檔案信息安全。另外，需要加強對檔案信息自動備份系統建設的重視，避免出現檔案信息破損或丟失的情況。最后，需要構建檔案信息利用及控制系統，科學設置檔案信息的使用權限及安全密級。如檔案管理信息系統一旦出現非法侵入時，系統能夠啟動自動鎖定程序，對外來侵入地址進行檢索，并及時進行清除，在清除安全威脅后，系統重新啟動正常運行，從而保障系統的安全，使檔案管理安全化得以實現。

隨著教育事業的快速發展，學校檔案管理工作的重要性日益凸顯，為了確保學校可持續健康發展，更好地應對時代及社會經濟發展要求，學校需要加強對自身檔案管理工作中存在的問題分析，從領導人員及管理人員入手，增強其檔案管理意識，并提高廣大教職工對檔案管理的重要性認識。另外，需要通過健全完善管理制度、創新管理方式、提升檔案人員綜合素質以及強化防護手段等措施，有效推進檔案管理的信息化、規范化、安全化、安全化建設，切實提升檔案管理水平，充分發揮促進學校教育水平提升和可持續發展中的作用和價值。

[1] 張芳， 阿地力·多力坤. “互聯網+”視域下高校檔案管理存在的問題與優化路徑研究[J]. 現代商貿工業， 2020，41（23）：56-58.

[2] 張曉輝. 淺談高校檔案管理面臨的問題及改革路徑[J]. 幸福生活指南， 2019（12）：165.

[3] 杜泉貞. 高中學校檔案管理的優化路徑探析[J]. 辦公室業務， 2019（19）：150-151.