石油單位干部人事檔案管理數字化信息系統建設研究

文｜陳 燕 童秀琴

目前，我國經濟社會發展逐漸進入新階段，石油行業也開始面臨市場競爭。在這種情況下，為盡可能完善內部運營與管理體系，石油單位需要重視干部人事檔案的科學管理。通過將數字化技術整合至管理流程內，可以利用信息化系統實現高效率、高質量管理目標，對于石油單位未來人事管理具有重要意義。本文主要針對石油單位應用數字化信息系統管理干部人事檔案進行深入研究，以供參考。

在新時代背景下，干部人事檔案對于內部運營活動的重要性逐漸凸顯。石油單位需要積極應對行業變化，并致力于開展數字化革新活動，使信息系統能夠取代傳統人事檔案管理體系，達到提升工作質量的目標。通過分析當前管理現狀并明確數字化信息系統的概念與應用價值，可以為石油單位建設相關體系提供重要參考，具有正面影響意義。

一、石油單位管理干部人事檔案現狀簡析

（一）應用軟件存在兼容性問題

當前，石油單位針對干部人事檔案進行管理的過程中，往往會出現軟件開發缺陷問題或通用性問題，最終導致實際管控效果不理想，甚至無法達到人工干預級別。干部人事檔案的管理需求在區域不同或單位運營狀態不同的情況下，可能會產生一定程度的差異。雖然大部分石油單位在數字化革新趨勢影響下，已經開始逐步應用信息系統進行處理。但由于在開發過程中沒有充分考慮軟件的通用性與可靠性，導致實際部署的數字化管控系統無法正常應用，容易引發檔案保存不當甚至丟失等問題。此外，由于通用程度較差，石油單位與其他單位之間仍然需要進行兼容性處理，否則可能會導致傳輸受阻甚至識別出錯等問題，嚴重影響干部人事檔案管理效率。

（二）管理規范化程度不足

干部人事檔案相對于普通檔案存在一定程度的復雜化特征，由于環境條件或工作成本限制，一部分石油單位沒有注重檔案的標準化處理與規章制度建設。在這種情況下，實際檔案管理效果可能會受到不良影響，最終導致丟失或無法追溯等情況出現。此外，一些檔案管理人員存在缺乏職業精神或業務能力不到位問題，這些因素都會對干部人事檔案的管理造成負面影響，不利于未來進一步展開相關工作。

（三）管理模式過于陳舊

目前，一些石油單位仍然處于傳統人事檔案管理模式下。此類模式主要應用計算機平臺硬盤或光盤進行存儲，沒有考慮到后續數字化共享需求，同時也沒有為查詢工作提供便利條件。這種經典體系雖然安全性較高，但整體檔案管理難度較大、成本消耗較多，同時不利于后續管理工作展開。因此，傳統干部人事檔案管理實質上已經不再適用于當前石油單位運營環境，需要及時采取革新措施進行處理。

（四）工作團隊專業素養不到位

目前，負責干部人事檔案管理工作的團隊往往存在專業素養不到位的負面問題。受限于老齡化或人才素質影響，石油單位推行數字化信息檔案管理方式可能會受到一定程度的阻礙，無法正確部署相關策略。信息化操作流程對于人員的專業素養具有一定程度的要求，若沒有滿足相關標準，有可能導致操作失誤問題出現，引發干部人事檔案外泄、丟失，不利于保障石油單位人事管理工作正常展開。

二、數字化檔案系統概念作用探究

目前，信息技術在社會中的應用價值逐漸得到了廣泛重視，其能夠在各行各業得到科學部署，全面提高工作效率與質量，降低基礎成本消耗，實現經濟價值增長目標，石油單位同樣也不例外。在石油單位日常運營過程中，其需要處理大量干部人事檔案信息。若檔案管理出現問題，便會對后續進一步工作造成不良影響。在傳統檔案管理條件下，執行日常管控工作需要消耗大量人力成本，同時也會導致工作時間增加，不利于石油單位人事部門正常展開管理工作。部分單位從事檔案管理工作的人員較少，容易出現處理失誤的負面問題，因此干部人事檔案管理的難度相對較高。通過在石油單位應用數字化信息系統，構建干部人事檔案管理體系，能夠使相關信息得到精確處理，為查詢、整理、歸類活動提供重要支持，進而形成完整、客觀的數字化檔案存儲庫。同時，數字化檔案系統基于權限體系構建，可以通過專業管理方法，實現安全有序應用目標。常規情況下，人事檔案包括報表、管理信息、重要記錄等內容。干部人事檔案相對于一般檔案對于原始記錄的重視程度較高，同時其還需要從后續追溯角度出發，確保能夠為相關活動提供具有參考意義的信息。通過采用數字化技術構建檔案管理系統，可以為干部人事自動化管理體系提供重要支持。在數字化調控狀態下，相關模塊能夠自動生成應用資料，并進行分類處理，同時在實際應用階段，數字化干部人事檔案系統還可以從篩選排序角度出發，進一步強化石油單位對相關信息的管控質量，從多個層次上提高整體控制效果。除此之外，數字化檔案管理系統具有無紙化特性，其能夠使石油單位擺脫傳統內容處理方式，為現代化革新與發展提供基礎條件。因此，數字化檔案管理系統在當前石油單位管理干部人事信息過程中屬于較為關鍵的發展趨勢之一，其可以解決傳統體系下存在的諸多問題，有利于強化管理質量，為后續工作效率與檔案安全性提升夯實環境條件，具有正面影響意義。

三、石油單位干部人事檔案建設數字化信息管理系統方式研究

（一）提高系統兼容性與規范性

為實現數字化信息管理目標，石油單位應當從軟件平臺角度入手，結合干部人事檔案管控需求，對其進行科學改進與優化。為避免兼容性出現負面問題，石油單位應當根據中央組織部提倡相關信息，結合信息結構基礎標準，構建干部人事檔案管控平臺。通過此類方式，規避數據結構與共享互通層面存在的兼容性問題。此外，軟件處理人事檔案信息的方式也應當充分考慮兼容性。例如文本、視頻、圖片需要采取通用格式，盡可能避免二次轉換問題出現。同時，系統標準也應當進行適當改進，確保后續接入共享平臺能夠達到高效率、高質量管控目標，使石油單位能夠充分利用數字化信息管理系統。

（二）積極采用先進技術解決方案

在構建數字化信息管理系統的過程中，石油單位需要注重應用先進解決方案，避免技術過于陳舊，導致后續升級成本增加或管控出現錯漏問題。通常情況下，干部人事檔案管理需要應用數據庫、多媒體處理、互聯網兼容等數字化模塊。在建立相關數據庫的過程中，應當采用分布式架構，盡可能強化其應用效率，避免在調取檔案時出現延遲過高或加載不完全等問題。同時，還需要注重多媒體信息的存儲與處理方式。建設階段可以從大流量、高并發角度入手，確保信息調用流程能夠順利展開，防止系統由于壓力過大導致負面問題出現。在掃描相關檔案的過程中，可以采用高清晰設備進行操作，使干部人事檔案能夠得到正確處理，提高后續數字化管理效率與質量。

（三）完善相關建設規劃

數字化信息系統建設階段，石油單位需要從干部人事檔案管理需求角度出發，綜合考慮相關建設方案，避免執行階段出現不合理問題。例如，根據石油單位內部情況與運營狀態，分析建設周期與資金投入需求。同時，還應當對網絡架構部署進行綜合研究，確保數字化信息系統的基礎功能可以得到正確運行。在建設系統時，石油單位需要及時錄入干部人事檔案內容，并在規范、制度化框架下，設置科學處理條例，保證相關檔案的安全性。此外，系統建設需要注重測試工作。通過對其進行預測試，能夠最大限度降低實際投入運行后出現不良問題的概率，有利于強化人事檔案管理效果。

（四）注重部門建設工作協調

干部檔案信息內容通常涉及到石油單位內部多個部門，對于實際運營活動具有不可忽視的影響。因此，為盡可能強化系統建設效果，應當結合部門實際情況，通過研討會議等方式，探索數字化信息管理方案應當具備的基礎功能。同時，這一途徑還可以為系統提供定制設計方向，有利于界定各部門之間對于檔案的應用權限與管理義務，從而大幅提高檔案管控效果，對于后續進一步展開建設活動具有指導性意義。

（五）規范數字化系統建設

為科學建設數字化檔案應用系統，石油單位應當從相關管理條例角度入手，確保職工能夠明確數字化管理工作需要遵循的基礎細節。通過此類方式，使數字化檔案系統達到最佳應用效果，盡可能降低出現不良問題的概率。在這一過程中，石油單位需要對系統的內在邏輯進行科學設置，明確主要操作流程，進一步提高干部人事檔案管理效率。同時，石油單位還需要鼓勵職工人員自發探索數字檔案系統應用方式，并將漏洞提交至管理層，為檔案管理改革添磚加瓦。

（六）注重系統體系建設

通常情況下，數字化信息管理系統運行需要涉及諸多環節，包括制作、傳送、歸檔、存儲、銷毀等。這些環節在傳統條件下可以根據職工經驗進行處理，但在數字化系統中則必須按照規范條件執行，才能夠達到正常操作目標。因此，石油單位需要建立科學規章應用體系，使職工可以明確干部人事檔案的數字化管理規律，并結合實際業務情況，對存儲與后續環節進行規劃，從源頭提高整體工作效果。在當前石油單位運營條件下，數字化檔案系統的應用需要在長時間內維持與紙質檔案的共存狀態。此類狀態有可能會導致諸多問題產生。因此，石油單位需要依靠規章制度展開過渡，確保干部人事檔案信息化管理體系能夠正常落實。

（七）科學整理干部人事檔案

為踐行數字檔案系統體系，石油單位需要進一步整理干部人事檔案，從根源層面強化管理效果。在這一過程中，石油單位需要將干部人事檔案信息整理為數字化文檔，同時采用多樣化文件類型，豐富數字檔案系統存儲內容，為后續進一步應用夯實基礎條件。例如，將檔案分為文本、圖片、視頻等多個基礎類型，并采用不同的數字化格式保存。這些格式各自存在不同的技術優勢，在應用過程中需要結合實際情況進行探索，確保整體收集效果達到理想標準。同時，石油單位還需要鼓勵各個部門結合實際工作情況，對干部人事檔案進行科學整理，實現理想管控目標。通常情況下，數字文檔具有易修改、易復制的基礎特征。因此，石油單位需要注重保護措施的應用，通過設置讀取修改權限等措施，避免管理工作出現意外情況，提高檔案處理質量。

（八）建設科學可靠系統流程

在建設數字干部人事檔案管理系統時，石油單位機構需要結合實際標準，展開統一化處理活動，確保數字檔案能夠得到科學整理與歸檔。同時，石油單位還需要結合實際情況，對信息的管理標準進行規劃，包括檔案質量標準、歸檔需求、卷宗基礎劃分體系、分類細節等。通過此類方式，使干部人事檔案能夠按照規范完成有序處理，避免數字檔案系統出現混亂問題。在實踐工作中，石油單位相關人員應當按照預定原則與應用措施，對干部人事檔案進行科學整理，包括分類、程序、編目處理等。待相關流程結束后，即可進行存儲處理，使其能夠傳輸至數據庫內部，實現備份目標。在長期應用數字文檔管理系統時，石油單位需要做好歸檔途徑的分類，并按照內部部門統一規定進行處理，避免出現混淆問題。同時，為確保干部人事檔案管理安全性符合需求，還需要對網絡處理途徑進行嚴格管控，并對檔案信息的真實性與可靠性進行核查，強化整體管理質量。在這一過程中，若條件允許，則需要對干部人事數字化檔案的實際可讀性與保密級別展開科學鑒定，防止出現篡改文檔的負面問題。

（九）注重人員隊伍專業素養建設

以往，石油單位管理層對干部人事檔案的管理工作重視程度不夠，因此相關職工的操作技能往往不受到重視。然而，全新的數字化檔案管理系統對于人員操作技能要求較高，同時還需要其具備良好的專業知識。因此，為實現建設數字檔案管理體系的目標，石油單位需要從根源層面出發，探索數字檔案管理人員隊伍的建設方式，確保相關工作能夠正常開展，避免由于實際管理操作出現負面情況。在這一過程中，石油單位可以通過定期組織培訓等措施，使人員相關技能得到充分訓練，提高計算機操作應用水平。同時，還需要從人員考核角度出發，對數字檔案管理技能與知識水平進行全面考核，確保數字檔案管理體系能夠維持正常運轉，保障干部人事檔案管理效果。

石油單位針對干部人事檔案進行管理的過程中，數字化屬于重要發展方向之一。通過明確數字化信息管理系統的建設與部署途徑，能夠為石油單位提供重要參考信息，使干部人事檔案得到科學管理，降低不良問題出現概率，實現理想處理目標。