適用企業的數字檔案中心建設可行性分析

文｜劉 寧

企業檔案是企業自身發展的歷史記錄，是不可或缺的信息資源和重要資產，是企業資產的重要組成部分。21世紀是高度信息化的時代，企業數字化檔案室對于企業檔案信息資源進行有效整合，可充分發揮檔案資源的作用，對于企業做大、做強，傳播企業文化，具有非常重要的意義。

近年來，隨著計算機的普及以及網絡的應用，各級數字化檔案館（室）應運而生。企業的快速發展迫切要求檔案部門能夠跨區域、全時段提供優質的檔案檢索利用服務。在這種情況下，企業必須加大檔案數字化步伐，形成網絡檔案資源，按照企業需要提供優質檔案服務。

一、現狀分析

企業檔案數據集中管理，能保證檔案信息的完整，能滿足不同角度、不同層次的開發和利用。尤其是在檔案的開發利用方面多下功夫，對檔案信息資源進行開發利用，以提高企業經濟效益為原則，開發與保管相結合，檔案人員要熟悉所管范圍及相關業務，提高檔案信息利用率。

目前，集團公司和各個下屬單位采用的是分散式部署的方法。檔案數據沒有互聯互通，各自負責各自公司的檔案數據，造成了集團公司對下屬單位檔案的管控力不足的現象。檔案數據管理分散、領導多頭，不利于檔案數據的統一規劃和協調管理，不利于檔案信息資源的開發和利用。各下屬單位積累的檔案資料，由自己保管，雖然暫時用起來方便，可隨時間推移，人員變動，使一些重要的檔案資料因保存方式不對而造成的文件損壞或丟失，會給今后查閱工作帶來困難。各公司根據自身制定相應的檔案規范，這也造成了各公司之間的檔案樣式不同。各公司檔案數據各自獨立，沒有集中管理，不利于領導的科學、正確決策，不利于對檔案資源的綜合管理、加工、篩選、編研和傳遞。更不能取得經濟效益和社會效益。

二、建設企業數字檔案中心的必要性

（一）檔案工作的基本原則

新修訂的《檔案法》，明確了檔案工作實行“統一領導、分級管理”原則，新增加的檔案信息化建設章節，規定了企業應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化。推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。因此，企業檔案集中管理，檔案資源共享利用，已成為企業檔案管理的當務之急。

（二）企業自身發展所需

近年來，信息技術不斷發展，檔案信息電子化形式多樣，不受時空限制，逐步形成共享性特征，檔案信息資源大融合和共享趨勢也逐步顯現，對檔案進行集中管理，是時代的必然。因此，集團公司也應緊跟時代發展潮流，充分利用電子信息技術平臺，建立集團公司檔案信息網絡，規范檔案管理，優化檔案管理流程。

三、企業數字檔案中心的優勢

（一）有利于擴大收集范圍，豐富檔案資料的內容

擴大收集范圍，使館藏的范圍廣泛，內容豐富、結構合理，成為名副其實的“保管檔案的基地”。對那些資料送交檔案保存做出明確界定，提出具體要求，防止檔案散失。

（二）有利于加強集團管控能力，規范檔案管理

檔案數據集中管理可以通過賦權的方式，使得集團公司人員可以隨時查看下屬單位的檔案數據，這樣集團公司人員就相當于兼職到下屬單位辦公，能準確獲取相關檔案信息，加強對各個下屬單位的指導及管控。

（三）有利于檔案數據齊全完整，避免數據丟失

集團公司檔案數據集中管理，可以降低檔案分散管理造成的遺失、損壞、收集不全、查找不便等問題，改善分散管理導致的資料零碎、無序的狀態，可以更加全面系統地反映出集團公司全部工作活動和整個歷史全貌。當下屬單位的檔案服務器發生故障時，而本地又沒有做備份，那么就可以通過集團公司的檔案數據，找回數據避免檔案數據的丟失。

（四）有利于加強集團基礎工作，維護集團權利

檔案的前身是文件材料、它們產生于集團的生產、技術、管理等各項活動，高度分散于各下屬單位。這些內容豐富的文件不僅是集團各項工作的歷史記錄，也是集團發張的條件和依據。加強文件歸檔，使之成為檔案并集中管理，是集團維護歷史和促進發展的需要，是集團加強基礎管理的自身需要。特別在市場經濟條件下，集團文件材料蘊涵著大量聲場、技術知識和經營信息，很多內容涉及知識產權，加強集中管理，對防止泄密、失密、維護集團權益，無疑具有重要意義。

（五）有利于檔案的有效利用，實現資源共享

檔案管理的根本目的是利用。實行檔案數據集中管理，可對集團公司檔案資源進行有目的、有組織地開發利用，通過整理、加工，及時、準確地為各部門提供不同類型的信息資料，真正實現檔案為中心工作服務，實現集團公司內部信息資料共享。

（六）有利于檔案工作統一規劃，形成整體合力

檔案分散在各下屬單位自行管理，雖列入各下屬單位辦公室職責范圍，但因人員編制緊張，檔案人員往往身兼數職，無法投入主要精力從事檔案工作。而檔案數據集中管理可實現檔案工作的重心上移，減少各下屬單位人員編制，可以較好地解決這個問題。

（七）有利于檔案從業人員管理，提高操作規范性

因近年國有企業機構改革，各下屬單位本部定員壓減，專職檔案員，特別是有從業資格證、有經驗的檔案員轉崗，新任檔案員接續不利，缺乏檔案專業知識和檔案管理經驗。如果實行檔案數據集中管理的方式，集團公司就可以查看到各個下屬單位制作的檔案數據，從而監督、指導下屬單位新任檔案員，提高檔案數據管理的規范性。

（八）有利于檔案全過程管理，保障檔案信息安全

檔案資源的形成，是文件資料全生命周期的過程管理。集團公司通過OA 辦公系統，形成電子文件的全過程管理，避免了文件被修改或刪除；通過與電子檔案系統的鏈接，實現文檔一體化，打破文件與檔案的界限，使檔案提前介入文件生命周期；通過在OA 系統嵌入歸檔范圍、采集時間及保管機構，保證了電子檔案的原始性、安全性和可持續利用。

四、企業數字檔案中心建設初探

企業數字檔案中心就是從企業集團整體出發，建立多層級、跨地域的由成員單位單個個體數字檔案館組成的數字檔案館群體，以達到實現數字檔案館群體中個體之間檔案信息資源共享的目的。為達此目的，企業集團群體數字檔案館就要遵循“頂層設計、統一標準、試點引領、分步推進”的建設思路，通過建設達到從企業集團整體出發，在分層基礎上建成縱向一體化的群體數字檔案中心。

（一）實施策略

為與集團公司分級管理與縱向管控結合的管理特點相適應，集團公司數字檔案中心建設也需要“縱橫結合”。一方面構建橫向管理，通過分級構建檔案管理系統，實現總部與下屬單位在本級機關檔案管理的定位與職責，滿足管理和業務發展要求；另一方面，構建縱向流通，通過檔案資源上下貫通的收集方式，滿足集團公司總部與下屬單位各個層次之間的信息共享需求。因此，集團公司數字檔案中心建設應采取“集中管控，分布構建”的實施策略。

（二）實施方案

1.集團公司方面

升級集團公司檔案系統，將集團公司單全宗的檔案系統升級成為多全宗的檔案系統；在集團公司檔案系統中新增下屬單位相應的檔案類型、基礎設置等，使其與下屬單位檔案系統的設置保持一致；設置集團公司檔案系統中人員賬號的權限信息，讓集團公司相關人員賬號能夠查看到各個下屬單位的檔案數據；調整集團公司檔案系統的數據庫，使其支持自動與下屬單位檔案系統的數據保持同步；在集團公司服務器上部署《檔案數據接收系統》。

2.下屬單位方面

升級檔案系統，使其與集團公司的檔案系統版本保持一致；調整數據庫結構，使其支持自動與集團公司的檔案系統數據同步；在下屬單位服務器上部署《檔案數據上傳系統》。

3.其他工作

根據企業檔案系統特點，需二次開發《檔案數據接收系統》《檔案數據上傳系統》。

（三）方案特點

（1）部署靈活。對互聯網的要求相對較低，只需服務器端有固定的WEB IP 地址，其他客戶端只需要能連接互聯網即可。

（2）數據安全。集團公司及各個下屬單位的數據庫、FTP 無須暴露在互聯網。