如何實現企業辦公室管理精細化

文｜王丹竹

（作者單位：中國石油撫順石化公司辦公室）

辦公室管理工作開展是企業日常經營管理的一部分，也是保證企業穩定工作的前提條件，這就要求企業能夠根據自身情況制定科學管理措施。

隨著企業的不斷發展，越來越多的人逐漸對企業辦公室人員的工作水平進行了高度關注。企業辦公室人員的工作水平進行有效的提升，不僅可以確保企業管理工作的順利開展，還可以提高實際的辦公室工作效率和質量，進而為企業帶來更大的經濟收益。但是，目前我國許多企業辦公室人員的工作水平依然有所欠缺。所以，對提高我國企業辦公室人員工作水平的策略進行深入的探究，是十分必要的。

一、新常態下企業辦公室管理的必要性

新常態發展背景下，企業辦公室管理的必要性。第一，在社會的快速發展中，各個企業之間的競爭逐漸激烈，企業如果想要在激烈的市場競爭中，實現自身更好發展，那么需要企業將自身優勢與價值發揮出來。實際上企業之間的競爭就是人才的競爭以及技術的競爭。在此背景下，通過落實辦公室管理工作，促使每一位工作人員正確認識自身工作，在未來工作中，端正工作態度，提升工作質量與工作效率。第二，通過辦公室管理，在一定程度上，確保企業能夠在社會市場中樹立良好形象。辦公室管理水平，在一定程度上反映了企業實際發展水平。企業要想更好發展，需要各項工作的順利進行。在辦公室工作開展中，通過管理及時發現辦公室工作中存在的問題與不足之處，給出相應調整措施與解決措施，促使辦公室內各項工作能夠順利實施。企業能夠良好運作，在社會市場中樹立良好形象，那么企業的產品將會得到社會市場更多重視與關注，創造更多經濟效益與社會效益。

二、企業辦公室管理存在的問題

（一）辦公制度不夠完善

任何企業單位當中的各個部門都必須要有相應的規章制度，才能夠保證各個部門的工作得以順利高效地開展，從而更好地為企業做出服務。而管理制度的合理性以及完整性，則是保證辦公室管理工作順利開展的一個重要條件。從現狀來看，部分企業在實際運行的過程中缺乏一個完整的辦公制度，這使得辦公室管理工作的實際質量以及效率都不高。甚至部分企業單位并沒有結合辦公室管理工作的性質，來制定一個有別于其他部門的規章制度，所施行的制度也和其他部門大同小異，缺乏良好的針對性，同時實用性以及操作性都不夠強，這對企業辦公室管理工作的高效開展產生了極為不利的影響。

（二）管理人員能力有待提升

在企業辦公室管理工作中，管理人員在其中發揮著不可替代的作用，如果管理人員能夠對自身工作有深入了解，同時具備較強管理能力與綜合素質，那么管理工作也將會有序進行。但實際上，有很大一部分管理人員，意識不到企業辦公室管理工作的重要作用。忽視管理工作，對于當前廣泛使用的大數據技術以及云計算技術等，沒有進行合理應用，影響管理水平的進一步提升。

（三）機構設置不統一以及功能定位不規范

任何一個組織的辦公室機構都是本組織履行職能的重要載體，辦公室的組織結構和崗位設置，都是為了能夠影響本組織的工作成效。目前，部分企業辦公室職能機構設置不夠統一，功能定位也不規范。大部分組織和單位的辦公室沒有獨立設置，都是包括黨委辦公室或工會職能，有的甚至于加入人力資源管理職能中，嚴重影響了辦公室職能的定位方向，造成工作人員身兼數職，一個人要承擔多種責任問題，職能管理的目標定位非常不明確，導致相關人員工作很難抓到重點。有的單位的辦公室雖然有很好聽的名稱，例如綜合管理以及管理辦公室，但是實際職能只是負責后勤服務和接待職能，不能適應新形勢變化下組織或單位對辦公室的要求，辦公室職能管理出現職能缺位和錯位的現象。

三、企業辦公室管理精細化的思路和對策

（一）注重提升管理者對精細化的重視程度

對于管理者來講，其對企業正常運行能夠產生至關重要的作用，其屬于企業發展方向的制定者以及引領者，唯有企業管理者擁有良好的管理精細化意識，才可以保證企業辦公室管理工作實現精細化管理，才能夠切實有效地制定出相應的制度以及規定，同時對各項制度以及規定的確切實施做好監管工作。因此，注重不斷提升企業管理者對企業辦公室管理精細化的重視程度，屬于實現企業辦公室精細化管理的一個前提條件。

（二）提升管理人員素養。

第一，企業可以適當為管理隊伍注入新鮮血液，結合管理崗位實際情況，引進更多管理人才。在人才招聘中，要根據實際情況，對招聘時間、招聘崗位、崗位工作內容以及薪資待遇等作出明確規定。這樣才能確保招聘到的人才，符合企業崗位工作，在進入企業后，可以在最短時間內適應崗位工作，不需要企業方面花費更多時間精力對其進行培養。

第二，定期做好管理人員教育培訓工作，在實際教育培訓期間，要將工作重點放在管理能力的培養與提升上。確保管理人員在教育培訓過程中，掌握更多管理技巧與管理知識，對于自身管理工作能夠有全面認識與了解，意識到該項工作重要性，這樣才能在未來工作開展中，發揮自身專業能力。對于教育培訓的內容，要進行及時考核，通過考核可以掌握管理人員學習情況以及學習態度，并將考核納入日常考核當中，與薪資掛鉤，確保管理人員能夠重視教育培訓工作。

第三，為確保管理人員能夠始終保持飽滿的工作熱情，對在辦公室管理工作中表現較好的工作人員，企業方面可以適當給予其獎勵。獎勵可以采用不同方式，比如，物質或者提供升職機會等，將管理人員工作積極性調動起來，使得提升辦公室管理水平。創建高素質管理隊伍，為企業辦公室管理工作開展打下良好基礎。

（三）圍繞企業發展戰略，做好三大主要任務

大多數辦公室的工作內容都具有繁瑣具體的共性。一方面要負責處理企業的文件、組織安排企業的一些事務和會議以及負責傳遞企業的一些重要信息，另一方面還要負責接待外來訪客以及處理企業領導吩咐的一些事情等等。現在還有部分中央企業辦公室，在承擔了辦公室共性職能后，還要負責管理董事會日常工作、黨的建設、車輛管理等等很多其他的職責。這樣辦公室承擔的工作任務既要辦文、辦會，還要辦事。第一，辦文。辦公室工作人員一方面要負責企業公文的起草、收發、流轉、歸檔，起草企業年度工作計劃和工作總結，另一方面還要負責企業領導重要講話的起草和修改，同時還要負責企業文檔的管理、相關資料的整理、政策研究以及信息調研等等。第二，辦會。辦公室工作人員不僅要負責企業各種會議的組織和籌備工作、準備會議所需的一切資料、發布會議的通知以及布置會議現場，同時還要負責會議的接待工作、負責整理會議記錄以及為整個會場提供服務等等。第三，辦事。辦公室工作人員必須要加強企業各項規章制度的建設，以及單位中一些日常所涉及到的相關事物的處理，對于企業的重大決定要進行一定程度的監督查辦，有的企業還要同時負責企業的對外宣傳、檔案的管理工作、計算機網絡的維護，來訪接客等等。

（四）在信息技術支持下更新管理方式，使管理方式跟上時代步伐

隨著信息化時代的到來，先進的信息技術已經在人們生產生活的各個領域得到了廣泛的運用。信息技術在企業辦公室管理工作中的應用，不但為管理工作帶來了新的生機活力，也極大提升了工作的效率，使管理工作跟上了時代發展的腳步。例如，辦公室可以建立內部的微信、QQ 群，不但可以滿足辦公室員工的工作交流，還可以通過群將最新的指示和工作要求傳達給各個部門。同時，在新時期，不少企業都十分注重企業文化的塑造和員工的工作體驗，辦公室還要承擔起活躍各部門氣氛、聯絡彼此間感情的責任。辦公室的管理工作并不代表要停留在嚴肅、刻板的模式中，輕松活躍的環境更利于促進員工的工作效率，也讓企業內部變得更加團結。因此，辦公室可以通過抖音、短視頻的方式將工作中有意思的內容記錄下來，許多精神的傳達也可以通過趣味短視頻的形式完成，使員工更容易接受信息內容，也讓辦公室管理工作更具有時代性特征。

國有企業作為社會主義市場經濟的主要構成，在新時期，其正處于轉型發展的關鍵階段，辦公室作為國有企業形象的窗口，也需要改革創新，對此還需要加強辦公室工作精細化管理，以提高企業日常辦公水平，營造良好的內部環境。