企業檔案管理信息化的發展策略

文｜貟曉燕

（作者單位：陜西延長石油豐源有限責任公司）

在社會不斷進步、科技不斷發展的同時，對企業檔案管理全面性、便捷性、準確性等提出了更高的要求，為了使企業檔案管理工作擁有更高的質量和效率，保證企業平穩發展，企業必須轉變檔案管理思路，提升檔案管理信息化建設速度，保證企業健康發展。在新形勢下，提升企業檔案管理信息化程度，是企業優化檔案管理工作的重要途徑，也是企業可持續發展的必然要求。

一、企業檔案信息化管理

企業檔案信息化管理是指，利用計算機為主的智能化手段計劃、組織、協調和指揮企業檔案管理。企業檔案信息化管理平臺，則是由計算機軟硬件、網絡及其他設備組成，以及多媒體、信息通信網絡技術應用，實現企業檔案信息數字化傳遞、程序化處理，從而為企業檔案提供標準化、規范化管理系統。一言以蔽之，企業檔案信息化管理平臺，是由硬件設備與軟件工具共同組成的，企業檔案信息資源與企業公共信息傳遞系統相結合，而形成的計算機服務平臺。企業檔案信息化平臺作為信息化建設的重要手段和內容之一，也是實現企業檔案信息化管理的一項基礎性工作。加快推動企業檔案信息化管理平臺建設，是適應信息化時代企業檔案管理的必要舉措，對提升企業檔案管理能力和水平具有積極的現實意義。

二、企業改革背景下企業檔案管理創新的重要性

（一）促進管理現代化

在企業深化改革發展背景下，企業在檔案管理創新方面要給予充分重視，從整體上提升現代化管理的質量水平。檔案管理作為企業管理中的重要組成部分，對企業可持續發展有著很大的影響。為能真正促進檔案管理的質量提升，需要企業管理者能從創新的角度出發，融入新管理理念和高新技術，與時代發展的要求相契合，從整體上提升企業檔案現代化管理的發展進程，在這一基礎工作方面得以強化，才能真正提升檔案管理的質量水平。企業檔案管理創新發展是企業現代化管理發展的重要體現，通過實現檔案管理創新目標，也能影響和促進企業其他業務的發展。

（二）提高企業競爭力

企業的檔案是企業生存發展的重要資源，將檔案管理工作按照相關要求進行落實完善，才能真正促進企業的可持續發展，為企業市場競爭力的提升起到積極作用。企業檔案記錄著企業生產經營管理中，各項重大活動的原始情況，也是企業發展中積累管理經驗和創新發展歷程的珍貴資料。通過做好這些記錄性資源的管理，能從整體上提升企業發展的質量，促進企業競爭力有效提高。同時，企業檔案也是企業深化改革的重要證明，能夠對提高企業管理水平起到參考作用。所以，創新檔案管理機制，能夠為企業的可持續發展打下堅實基礎。

（三）提高檔案管理規范化

檔案管理是企業管理工作中重要內容之一，現代市場經濟對企業發展的要求愈來愈高，企業在實際發展過程中，應從不同的角度出發，設計更優化的管理方案，從而促進檔案管理的質量提升。結合現代化的技術以及新的管理思維，創新檔案管理的模式，能促進企業檔案管理的規范化發展，為企業的可持續發展打下堅實基礎。

三、企業檔案信息化建設對策

（一）提升檔案管理意識

檔案管理人員的自身素質，很大程度上能夠決定，企業檔案管理信息化建設工作的成效。所以，企業應該努力建設一批有職業道德、有技術能力、有創新能力的檔案管理人才隊伍。首先，要提升檔案管理人員的職業道德水平和責任意識。其次，需要根據實際工作對檔案管理人員，開展信息化建設培訓，從而使他們的專業知識和實踐能力得到提升。最后，需要加強檔案管理人員的計算機能力，保證他們能夠熟練掌握相關的辦公軟件。想要實現檔案管理信息化，除了需要對人才隊伍建設進行加強外，還需要對相關人員的檔案管理意識進行加強，使他們對檔案管理工作進行充分重視的同時，努力提升自身的檔案管理能力，利用企業內部人員的協同合作，使企業檔案管理信息化建設的速度和質量進一步提升。

（二）健全信息化檔案資源體系

企業要在存量和增量兩個方面不斷豐富企業信息化檔案資源內容，健全企業信息化檔案資源體系結構。一方面，利用第三方專業技術和設備，加快館藏紙質檔案、聲像檔案等數字化信息采集，做好企業存量檔案信息化。另一方面，要切實做好增量檔案信息化工作。按照檔案信息化建設的規范、標準和要求，從企業檔案資料的信息化收集、鑒定、整理、編目、歸檔等，嚴格按照信息化標準規范進行全程信息化管理。

（三）培養檔案管理人才

在檔案的開發與利用過程中，要將信息技術、大數據等先進技術利用其中，才能夠提升企業檔案信息化管理水平，強化企業檔案資源的作用與價值。因此，企業要做好現代化檔案管理人才的培養，組織開展專業培訓，確保檔案管理人員有能力對海量的檔案信息進行管理，并靈活利用各種信息技術。此外，還要通過專業技能培訓、理論知識探討講座等方式，組織檔案管理人員進行專題培訓，提升對檔案資源的開發與利用水平。與此同時，要嚴格把關檔案崗位人員招聘，可以嘗試與高校建立人才培養合作關系，對口開展人才定制培養。

（四）注重信息化檔案技術應用

加快推進信息化技術在企業檔案管理中的應用，切實發揮信息技術在企業檔案管理中的應有作用。例如，加大計算機、信息網絡技術的應用，不斷提升企業信息化水平，將計算機信息技術應用于企業檔案統計、檔案編研分析，提升企業檔案信息技能水平。注重局域網、數據庫平臺，以及互聯網、物聯網技術的應用，加大企業檔案信息交流及網絡互聯互通，實現企業檔案信息共享。引入電子密鑰，身份訪問認證，以及特殊存儲介質等技術，加大企業檔案安全防護技術水平。

（五）完善檔案信息化管理安全管控

隨著信息技術的快速發展，先進的信息技術促進了各行各業的信息化建設，實現了管理方面的網絡化與數字化。但信息化也逐漸暴露出一定的漏洞，對于企業的信息安全造成威脅。眾所周知，企業檔案涉及到諸多企業商業機密以及商業信息，要想保證信息的安全，避免商業機密外泄，則需要注重完善檔案信息化管理安全管控，在當前這個過程當中，企業除了要注重完善相關管理制度以外，還需要注重發揮出信息技術的優勢，采取信息化的管控手段。企業管理者必須高度重視信息化建設安全工作，建立健全網絡安全管理制度，加大信息化建設的投入，加強網絡安全技術防范措施，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數據的安全。另外，在網絡信息化時代，網絡可以實現多點互聯，但是網絡也存在一定的風險，由于網絡空間中存在大量的病毒、黑客等，檔案信息關系到個人的隱私，因此在實施檔案的信息化建設時，要做好安全管理，一方面避免電子檔案信息被黑客盜取，另一方面避免檔案在管理的過程中出現數據損壞或者流失的問題，及時修復和還原檔案的數據信息。但是一些病毒在對檔案管理信息系統進行攻擊時，會造成檔案信息數據的破壞或者丟失，并且在檔案沒有備份的情況下容易流失，在流失或者損壞以后通常也難以修復和還原，因此需要檔案管理部門，針對信息管理系統進行升級和完善，從而增強檔案信息系統管理的安全性與可靠性。

（六）突出信息化檔案資源利用

企業檔案信息化建設的最終目的之一是要依托信息化技術，不斷提升企業檔案資源的綜合利用，滿足企業發展的現實需要。一方面，要加強企業檔案目錄數據庫建設，結合企業檔案管理實際工作需要，開發出符合企業檔案管理的標準化應用系統，加快檔案目錄錄入，為企業檔案資源利用提供可靠保障。此外，要根據企業檔案內部不同部門、不同人員以及不同崗位職責，設置相應的檔案查詢權限，便于檔案信息資源的查詢、檢索、下載、利用和在線閱讀等等，發揮企業檔案信息化利用價值，為企業發展壯大提供寶貴信息支撐。

企業檔案管理信息化建設工作擁有很強的綜合性，企業應該與自身的戰略發展相結合，對檔案管理信息化建設問題進行充分考慮。在開展相關工作的過程中，不僅需要企業領導的有效支持，檔案管理人員也應該對自身的管理觀念進行不斷更新，對檔案管理工作中存在的客觀規律進行深入探索，同時與先進的信息技術相結合，發揮人才優勢，對企業各部力量進行充分運用，推動企業檔案信息化建設。