OA 系統(tǒng)在企業(yè)管理提升中的重要作用

OA 系統(tǒng)是信息技術(shù)深入發(fā)展的重要產(chǎn)物，在各行各業(yè)應(yīng)用越來(lái)越廣泛，尤其在企業(yè)管理中發(fā)揮著重要作用，極大地提升了企業(yè)管理的成效。為此，本文以O(shè)A 系統(tǒng)為研究切入點(diǎn)，翔實(shí)論述此系統(tǒng)的基本情況，深入剖析OA系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理產(chǎn)生的重要作用，深刻闡述OA 系統(tǒng)在企業(yè)管理過(guò)程中的具體應(yīng)用，并嘗試從不同角度提出OA 系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用的重要趨勢(shì)，以期為我國(guó)企業(yè)高效管理提供些許有益思路。

現(xiàn)階段，企業(yè)管理越來(lái)越朝著信息化方向發(fā)展，為了提高管理科學(xué)化水平，OA 系統(tǒng)逐漸被引進(jìn)企業(yè)管理中，并受到企業(yè)管理人員的高度重視。目前，OA 系統(tǒng)在企業(yè)管理中不斷應(yīng)用，應(yīng)用范圍不斷拓寬，其具有的重要優(yōu)勢(shì)不斷凸顯，既為企業(yè)管理提供了新的數(shù)字化辦公環(huán)境，也有效提高了管理成效，同時(shí)極大地降低了企業(yè)在管理層面所需的成本。

一、企業(yè)OA 協(xié)同管理系統(tǒng)的基本情況

OA 管理系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用范圍不斷拓寬，辦公自動(dòng)化越來(lái)越成為企業(yè)管理的重要趨勢(shì)。對(duì)OA 系統(tǒng)的操作性定義加以分析，可以得知此系統(tǒng)以信息技術(shù)為基本依托，以工作流概念為重要基礎(chǔ)，將工作流涉及的基本概念進(jìn)行了深入剖析，并在各個(gè)概念之間建立起一定的聯(lián)系，借助工作流共享相關(guān)信息，進(jìn)而提高企業(yè)整體工作成效。

二、OA 系統(tǒng)在企業(yè)管理提升中的重要作用

（一）有助于提高規(guī)范化管理水平

企業(yè)管理需要提高規(guī)范化管理水平，為企業(yè)有序健康發(fā)展提供重要保障。傳統(tǒng)企業(yè)管理模式在應(yīng)用過(guò)程中不斷暴露不同程度的問(wèn)題，尤其是人工操作導(dǎo)致管理效率低下且成本較高的問(wèn)題亟待解決。OA 系統(tǒng)的應(yīng)用為企業(yè)管理提供了規(guī)范化管理方式，有助于幫助企業(yè)構(gòu)建更加規(guī)范的管理模式，以特定的管理制度和機(jī)制為依據(jù)，嚴(yán)格按照操作指示運(yùn)行OA 系統(tǒng)，從而有效規(guī)避了很多由人工操作帶來(lái)的不必要風(fēng)險(xiǎn)，確保管理工作有序、規(guī)范地進(jìn)行。

（二）有助于提高效率化管理水平

如何提高效率化管理水平已然成為企業(yè)管理不得不重視的重要內(nèi)容，是企業(yè)運(yùn)作中需要著重考慮的問(wèn)題之一。效率是影響企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝的重要因素之一，特別是企業(yè)的內(nèi)部管理效率，往往決定著企業(yè)管理的整體成效。在符合企業(yè)發(fā)展規(guī)范的前提下，企業(yè)將規(guī)章制度有效落于實(shí)處，在提高管理便捷性的同時(shí)實(shí)現(xiàn)人性化管理，由此才能真正提高效率化管理水平。OA 系統(tǒng)可以使企業(yè)管理實(shí)現(xiàn)在線管理，尤其可以對(duì)工作審批、檔案整理以及文件流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行終端管理，操作人員可以選擇任何時(shí)間和場(chǎng)所在移動(dòng)終端上進(jìn)行操作。

（三）有助于提高跨區(qū)域管理水平

跨區(qū)域管理是OA 系統(tǒng)應(yīng)用的重要優(yōu)勢(shì)，一些企業(yè)員工需要長(zhǎng)時(shí)間在外地出差，或者將分屬機(jī)構(gòu)或部門設(shè)置在其他地區(qū)，迫使企業(yè)不得不加強(qiáng)異地管理。受地域條件制約以及時(shí)間限制，很多工作流程都無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)高效完成。OA 系統(tǒng)的應(yīng)用有助于解決跨區(qū)域管理的問(wèn)題，借助移動(dòng)終端進(jìn)行審批和決策打破了時(shí)間和空間帶來(lái)的局限。

（四）有助于提高素質(zhì)化管理水平

員工是企業(yè)的基礎(chǔ)，員工的素質(zhì)則是企業(yè)發(fā)展的根本動(dòng)力之一。OA 系統(tǒng)融匯了現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的許多方面，對(duì)于員工來(lái)說(shuō)是提高其知識(shí)技術(shù)水平、激發(fā)其創(chuàng)造性的有效工具。部分企業(yè)在實(shí)施OA 系統(tǒng)的過(guò)程中，員工不僅可以更好地了解企業(yè)章程，做到嚴(yán)于律己，也可以增強(qiáng)其與各部門成員之間的聯(lián)系，從而營(yíng)造和諧的企業(yè)氛圍。

三、OA 系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用的核心功能

（一）工作流管理

在OA 系統(tǒng)中，工作流是最為重要、基礎(chǔ)、核心的功能之一，企業(yè)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公管理必須要重視對(duì)工作流的管理。工作流與OA 系統(tǒng)中的各大引擎都有著密切的關(guān)系，此系統(tǒng)將企業(yè)管理劃分為不同的模塊，在每一個(gè)大模塊下設(shè)置了不同的小模塊。除了關(guān)注工作流的整體運(yùn)轉(zhuǎn)情況之外，還要充分兼顧各個(gè)模塊及子系統(tǒng)的擴(kuò)展能力。

（二）知識(shí)管理

“知識(shí)管理”是一個(gè)統(tǒng)稱的概念，是OA 系統(tǒng)的重要功能。此項(xiàng)功能主要用于對(duì)企業(yè)的文件資料進(jìn)行流轉(zhuǎn)處理，以系統(tǒng)收文管理為例，為了清晰展示OA 系統(tǒng)收文管理的具體應(yīng)用。OA 系統(tǒng)的收文和發(fā)文管理模塊還具有編輯的功能，并且操作者可以實(shí)施轉(zhuǎn)發(fā)、共享等行為，可以將顯性知識(shí)和隱性知識(shí)進(jìn)行統(tǒng)籌管理。

（三）操作界面

OA 系統(tǒng)的操作界面是企業(yè)向用戶展示管理模式的重要窗口，各大企業(yè)應(yīng)充分重視對(duì)操作界面的管理，既要為用戶提供良好的視覺(jué)體驗(yàn)，也要對(duì)個(gè)人辦公空間進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置，為用戶提供人性化的操作渠道。緊緊以用戶需求為重要依據(jù)，既要便于用戶瀏覽和發(fā)布，也要為提供查詢和編輯的功能，為用戶辦公提供極大的便利。

（四）應(yīng)用擴(kuò)展集成

在信息技術(shù)支撐下，各種類型的應(yīng)用軟件不斷涌現(xiàn)，如何對(duì)此類應(yīng)用軟件進(jìn)行高度整合并將其應(yīng)用于OA 系統(tǒng)中，越來(lái)越成為企業(yè)管理的重點(diǎn)內(nèi)容，這就要求企業(yè)管理的OA 系統(tǒng)具備相應(yīng)的應(yīng)用擴(kuò)展集成能力。企業(yè)可以借助WEB 服務(wù)器完善以工作流為基礎(chǔ)的公文流轉(zhuǎn)流程，尤其要注重提高交互接口和調(diào)用接口的集成能力。

四、OA 系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用的重要趨勢(shì)

（一）大力加強(qiáng) OA 系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)化建設(shè)

OA 系統(tǒng)是企業(yè)管理模式的重要組成部分，受市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、市場(chǎng)環(huán)境變化、企業(yè)內(nèi)部控制等多方面因素影響，此系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中具有很大的不確定性。與此同時(shí)，系統(tǒng)本身的多變性也會(huì)影響系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。各企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)知OA 系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中存在的各種不確定性，深入剖析影響這種不確定性產(chǎn)生的主要因素，從內(nèi)部和外部環(huán)境著手，加強(qiáng)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建設(shè)水平，充分結(jié)合企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)情況對(duì)OA 系統(tǒng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)化建設(shè)，并利用企業(yè)運(yùn)行技術(shù)對(duì)OA 系統(tǒng)加以改進(jìn)和完善。

（二）不斷優(yōu)化OA 系統(tǒng)建設(shè)機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)

各企業(yè)的管理層應(yīng)以O(shè)A 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)為重要指導(dǎo)，對(duì)OA 系統(tǒng)建設(shè)機(jī)構(gòu)成員進(jìn)行合理配置，不斷優(yōu)化OA系統(tǒng)運(yùn)行中的人員結(jié)構(gòu)，組建骨干組織，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、核心功能技術(shù)研究以及操作指導(dǎo)培訓(xùn)等內(nèi)容。與此同時(shí)，各領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)對(duì)各部門工作進(jìn)行考核，并結(jié)合考核情況及時(shí)做出調(diào)整?，F(xiàn)階段，OA 系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用的水平不斷提升，形成了不同的工作機(jī)構(gòu)，主要包括領(lǐng)導(dǎo)小組和實(shí)施小組，在此兩個(gè)小組相互輔助和配合之下，OA 系統(tǒng)運(yùn)行更加有序化和科學(xué)化。各機(jī)構(gòu)管理者還應(yīng)合理配置人員力量，做好人員層析分布工作，確保各機(jī)構(gòu)之間實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，進(jìn)而最大限度降低OA 系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中存在的阻力。

（三）有效實(shí)現(xiàn)OA 系統(tǒng)功能升級(jí)

OA 系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用越來(lái)越呈現(xiàn)出高靈活性、強(qiáng)擴(kuò)展性、高集成性的特點(diǎn)，也是未來(lái)OA 系統(tǒng)應(yīng)用的重要趨勢(shì)。結(jié)合OA 系統(tǒng)應(yīng)用的重要特點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)圍繞管理內(nèi)容不斷升級(jí)OA 系統(tǒng)功能，將采購(gòu)、生產(chǎn)以及銷售等多個(gè)環(huán)節(jié)的信息統(tǒng)一集中于此系統(tǒng)中，大力增強(qiáng)此系統(tǒng)的擴(kuò)展性和集成性。利用OA 系統(tǒng)處理企業(yè)管理過(guò)程中的綜合信息，包括技術(shù)研究、經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、文檔資料等，并能及時(shí)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，為各個(gè)管理部門提供可供參考的信息資源，以此不斷提高企業(yè)的管理水平，幫助企業(yè)準(zhǔn)確預(yù)測(cè)市場(chǎng)變化趨勢(shì)，進(jìn)而逐漸提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

自動(dòng)化辦公越來(lái)越成為企業(yè)管理的重要方面，OA 系統(tǒng)在企業(yè)管理提升中應(yīng)用表現(xiàn)出巨大的優(yōu)勢(shì)，在信息技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的趨勢(shì)下，企業(yè)OA 系統(tǒng)不斷承載著新的內(nèi)涵，功能實(shí)現(xiàn)不斷升級(jí)。企業(yè)在應(yīng)用OA 系統(tǒng)進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)不斷革新管理理念，為用戶提供智能化、人性化的服務(wù)平臺(tái)，為企業(yè)員工提供業(yè)務(wù)交流、信息共享的網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，進(jìn)而提升自身的管理成效。