加強國有企業辦公室精細化管理的措施與策略探討

胡雪莉

（中鐵十七局集團第三工程有限公司，河北 石家莊 050200）

國有企業創新發展必須走精細化管理之路。而國有企業精細化管理的探索可以從辦公室工作的改革入手。辦公室作為國有企業綜合性的工作部門，與其他部門溝通密切，工作事務繁雜。通過實施精細化管理，能夠帶來其工作效率的提升，工作流程的簡化，并為企業其他部門開展精細化管理提供借鑒，逐漸在國有企業內部形成精細化管理的文化和風氣，推動國有企業整體精細化管理水平的提升。

一、精細化管理概述

精細化管理既是一種管理理念，也是一種創新的管理模式。精細化管理建立在常規管理基礎上，是對常規管理不足的優化，其追求的是最大限度地減少管理所占資源，獲得最佳的管理預期，追求管理目標達成的最佳化。對于國有企業來說，精細化管理的執行與落地具有現實必要性。以精細化管理理念統籌辦公室工作，更是國企內部改革與辦公室管理高效化的現實要求。精細化管理的落地需要改變傳統的常規固化管理模式，也需要在精細化管理執行中正視現存問題，積極解決問題。

二、國有企業辦公室實施精細化管理的意義

1.提高工作效率

辦公室作為國有企業職能服務的主要部門，其承擔著較為繁重的工作任務，很多事務處理起來往往沒有具體頭緒，這也導致工作沒有輕重，工作低效。從傳統常規的辦公模式中解放出來，走精細化管理之路，可以從紛繁的工作中快速地找到突破口，梳理好工作思路，按照既定思路高效地處理各項業務。依據精細化管理來指導辦公室工作，既能有效規避工作處理中的漏洞與失誤，也能潛移默化地對辦公室工作人員起到行為約束的積極作用，使得辦公室工作人員能關注工作效率和質量，抓重點，抓關鍵，分清事務的輕重緩急，高效高質地完成工作。而精細化管理配合績效考核，能帶來國有企業辦公室工作氛圍的優化，調動起辦公室員工工作積極性。這些都將使國有企業辦公室的工作效率得到實實在在的提升。

2.簡化工作流程

國有企業規模較大，人員眾多，一項工作的開展可能需要多個環節的審批，而也在一定程度上導致辦公程序冗雜。精細化管理則是對冗長繁瑣的工作流程進行重新梳理，基于辦公室工作開展的實際需求，建立高效運作與精簡化的工作流程。辦公室的工作可能與各個部門都有關聯，因此其流程的精簡更為必要。人事考勤、財務報銷等都可以在精細化管理理念下得到流程的簡化。工作流程的簡化配合工作的細化分解，原本龐雜的工作被細分為小模塊，然后分配到人，避免了人浮于事，也實現了責任到人，更規避了工作人員相互推諉的現象。而工作流程的簡化也調動起員工工作的積極性，使得各項審批及時，帶來國有企業的高效運營。

三、國有企業辦公室精細化管理存在的不足

1.缺乏明確有效的管理目標

對于國有企業來說，管理目標越明確，其管理的導向性作用發揮就越徹底。當前，國有企業對辦公室工作實施精細化管理的認知還停留在淺層次階段，這也導致其精細化管理目標不明確，使得精細化管理的貫徹阻力重重。主要表現為各項管理內容模糊，管理實效發揮不足，管理方式轉變不到位，管理監管缺失等。很多辦公室工作人員雖然認可精細化管理，卻仍習慣于傳統的工作模式，思想與行動不匹配，導致精細化管理難以切實落實下去，更無法依據精細化管理理念將辦公室工作內容做到精細化的梳理與分解。

2.缺乏完善的精細化管理制度

制度是精細化管理落地的保障，而制度的缺失或者不健全又是國有企業辦公室工作開展中存在的主要問題。辦公室本身就對應復雜的行政工作，工作交叉，內容多元，這更需要制度的保障與約束。建立完善的精細化管理制度，才能有效解決辦公室工作人員責任心不強、工作效率不高，個人意識較為渙散的問題。以制度為導向、為保障、為約束，防止有些工作人員責任推諉，工作怠慢，以完善的制度讓精細化管理更富動力。

3.部門溝通協調明顯不足

國有企業部門多，業務工作開展更需要各部門的配合、協調、合作等。就辦公室工作來說，其職責是上傳下達，因此對應的業務口也最多。如果精細化管理中缺乏對職工的職責明確劃分，缺乏各部門的有效配合，那么精細化管理的效果也將大打折扣。當前，很多辦公室工作人員對自身的崗位職責認知不清楚，且部門之間的溝通明顯缺位，無法形成精細化管理的完善閉環系統，影響到辦公室總體乃至國有企業整體的辦公效率。合作溝通不及時，不到位，辦公室的工作開展都將舉步維艱，更談不上精細化管理帶來的高效運作。

四、加強國有企業辦公室精細化管理的措施與策略

1.完善制度建設，讓精細化管理更有保障

對于辦公室工作精細化開展來說，必須提供完善的精細化運行機制，以帶動辦公室各項工作的有效落實，借助制度的不斷完善，讓精細化管理內容成為員工固化且認可的工作習慣，一旦習慣養成，精細化工作的大格局就建構完成。制度建設是多方面的，又是事無巨細的。具體來說要結合辦公室工作的實際制定相應的管理制度和方法，在制度健全的同時，配合管理流程的優化，帶來辦公室工作內容的責任明確，進而促進工作效率和質量的提升。制度的建立健全要著眼于員工精細化工作理念的強化，除了靠員工的自覺，更需要外在的約束。因此，制度建設也必須配合量化考核，以此提升員工對精細化理念的貫徹積極性，也讓精細化管理工作得以有效落實。制度建設不是形象工程，其是針對辦公室管理內容、員工工作職責、精細化管理落地實施等的各項具體說明，通過個體的精細化管理，使得工作自覺性調動和主觀能動性發揮，帶來辦公室工作中精細化管理的落地。

2.獎懲同行，做好辦公室工作的綜合性統籌

對于國有企業來說，辦公室扮演著綜合協調者的角色，這意味著其工作多具綜合協調性，因此在精細化管理執行的過程中更要加強對辦公室行政工作的綜合性管理。對細節性問題要做好記錄，方便后期的查閱、參考與檢查。例如，出勤制度、請假制度、崗位說明書的更新等，都要準確記錄在案，事無巨細，讓一切工作都有源頭可查，有資料可參考。綜合性統籌的重中之重應該是每個工作人員工作內容的明確、工作職責的履行到位。需要及時引入個人績效考核評價機制，端正辦公室員工的工作態度，自覺履行好個人職責，以精細化管理理念統籌個體工作，保持高昂的工作積極性，在辦公室內部營造精細化、高效化工作的氛圍。可以以季為單位，進行工作人員工作態度、工作效率、工作貢獻度等的考察，對于表現突出的員工給予相應的表彰和獎勵；對于工作馬虎，工作效率低的員工進行處罰，以考核與激勵機制讓精細化管理成為員工自覺性的行為，也真正統籌于國有企業辦公室工作的方方面面。

3.構建良好的國有企業文化，提升員工素質

國有企業文化是國有企業價值觀的呈現，而良好的國有企業文化能傳遞正確的價值觀念，使得國有企業內部充滿正能量。精細化管理理念本身就是正向的國有企業文化和價值觀，其與文化建設同行，在國有企業內部形成提效率，重質量的良好風氣，也讓精細化管理更好地實施。辦公室的精細化管理推行與國有企業文化緊密結合，打造精細化的特色國有企業文化，讓辦公室員工樹立精細化管理意識，創新精細化工作思維，自覺主動地用精細化的管理方法帶來工作實效的提升。當員工處于精細化的工作文化氛圍中，其也會自覺地審視自身工作的不足，自覺地學先進，爭先進。文化建設的核心是技能交流和素質培養。技能側重能力，而素質側重工作責任心，這些都是辦公室精細化管理實施的基礎。國有企業應盡可能地為員工創設交流分享的機會，實現高效工作思路、技巧的共享。同時，也要強化責任心教育，借助講座、培訓等，讓員工認識到工作的責任要求，保持較強的責任心，高質高效地完成工作，這本質上就是精細化管理貫徹的體現。而當部門具備了責任心強，技能突出的優秀員工隊伍，其必然帶來辦公室精細化管理實效的發揮，也在國有企業內部形成精心化管理的良好風氣，對其他員工產生巨大的感染力，帶動國有企業的整體精細化管理。

五、結束語

國有企業作為社會主義市場經濟的主要構成，在新時期，其正處于轉型發展的關鍵階段，而轉型發展更需要其輕裝上陣，因此精細化管理理念的滲透和精細化管理模式的實施勢在必行。辦公室作為國有企業形象的窗口，也作為國有企業發展中起綜合協調作用的主要部門，其任務繁雜，精細化管理的落地更為迫切。立足于國有企業發展實際，認識到精細化管理的價值，調動起國有企業精細化管理的自覺性，將帶來國有企業內部風氣的改善和內部凝聚力的強化，更好地推動國有企業的轉型發展。