淺談企業物資采購成本控制與風險因素管控

李 鴻

(中海油能源發展采辦共享中心，天津 300452)

物資采購是企業業務的重要組成部分，這關系到企業的生產是否正常以及能否實現企業的戰略目標，對企業的生存發展有著非常重要的影響。隨著市場經濟改革的不斷深化，我國的各個行業都在迅速發展，而且已經逐漸走出國門，走向世界。作為唯一擁有所有工業門類的國家，我國各個行業之間都有著緊密聯系。同時，在市場化改革的發展趨勢之下，各企業均面臨著前所未有的市場競爭壓力，這就需要企業順應時代的發展，以改革促進步，提升市場競爭力。

一、企業物資采購成本控制概述

在大多數企業中，物資采購部門在企業整個生產與發展的過程中居于不可或缺的地位，負責著企業內部所有的物資采購工作。而物資采購管理亦是企業管理系統之中的重要一員，物資采購管理主要體現在以合理的控制手段來控制采購成本，為企業的經濟利益提升提供保障。但受多方因素影響，物資采購成本常會因市場信息、價格、物資數量及采購策略等因素而增加，因此，企業物資采購管理部門應采取科學、合理的管理手段應對上述因素所帶來的的不良影響，控制企業采購成本，優化企業物資采購管理職能，進而提升企業的綜合核心競爭力。從這個角度來說，采購成本控制是所有企業都非常重視的一個關鍵因素。

其次，我國的快速經濟發展給企業帶來了越來越大的壓力，企業的采購需求和生產周期正在不斷縮短，采購物資成本控制對企業發展產生的影響越來越大。如果企業可以有效地控制物資的采購成本，則可以提高經濟效率，增強其在市場環境中的核心競爭力。雖然在當前的市場環境下，處于不同地區，或者說主要業務處于不同地區的公司所面對的物資采購成本有著根本上的不同，但是不可否認的是，對所有企業來說，物資采購成本控制都直接影響著企業的生存和發展，企業必須不斷改善其物資采購管理模式，降低物資采購成本。

二、物料采購成本管理的重要性

物資采購成本管理是企業增加利潤的重要途徑。企業的主要目的就是創造利潤，其最終目標是實現價值最大化。企業獲得利潤的有效途徑一直都是通過降低成本和增加銷售額來實現的。但是，對于某些企業而言，銷售額不會在短期內實現里程碑式的提升，實現利潤的唯一途徑就成了削減成本。或者說，只有削減成本才能有效提升銷售額。而隨著銷售額的增加，企業又可以在物資采購中占有更加主動的地位，從而進一步節省成本，提高利潤，由此形成良性循環。

物料采購的成本管理是企業抵抗競爭壓力的重要依靠。企業在發展過程中必然要面臨很多阻力和壓力。例如，企業必須與同行業的競爭對手展開市場爭奪，實現企業的利潤，保護其員工的利益以實現整體增長。但在現在社會分工越來越細的情況下，有時企業之間是一種競爭與合作共存的關系，所以在控制成本時又要保持一種平衡，以降低風險為最主要的目的，又不能將壓力一味向外轉移。所以，為了在企業面臨巨大壓力時沖破圍困，必須加強成本控制，以使企業的利潤最大化，實現其業務合理發展的最終目標。

三、企業物資采購成本控制面臨的主要問題

1.購買過程的問題

在企業物資采購管理中，采購流程設置和成本管理之間存在明顯的聯系。比如計劃和審查，就是企業物資采購過程中所必須面臨的問題。不規范的采購過程不利于企業的發展。相關研究表明，不少企業生產物資的分配主要基于分散采購，而不是根據企業的實際情況進行的集體采購。這種采購方法可以加快某些物資的分配，但會造成大量浪費并增加企業生產成本。這同時也說明這些企業缺少有效的監督和約束，容易出現腐敗等問題。

2.采購方式的問題

在企業物資采購過程中，采購方式對企業的成本管理有一定影響。從當前主要的企業物資采購情況來看，不少企業的采購部門常用的采購方式是訂單、合同和招標，不同采購方式之間存在一定差異。不合理的采購方式會對公司的成本管理產生負面影響。例如，辦公室中經常使用的辦公物品，生產車間的少量零件和特殊設備一般都要按訂單生產，因為數量少，定制化強。這種方法很簡單，但是一旦出現問題，也會帶來非常嚴重的影響。

3.采購人員的問題

對于一家企業的采購部門和財務部門的負責人而言，他們與企業物資采購成本之間有著非常密切的關系。如果企業的采購人員缺乏專業的采購知識，缺乏比較和處理數據的實際分析能力，缺乏特定的談判技巧以及不能遵循嚴格的談判流程，則一定會影響公司的采購業務。當企業的物資采購管理未在實際運營條件下進行并且未制定詳細的采購計劃時，就會出現采購效率低下的問題，只能靠相關人員的具體工作去進行調整和彌補。

四、企業物資采購風險因素

上述問題的存在，導致了企業物資采購過程中存在風險因素。物資采購是企業運營的必要部分，物資采購可以是企業生產經營所需的原材料和設備，此種物資的合理采購可以大大降低企業的成本，提高企業的生產經營效率。但是，這些物資的采購通常又會成為企業生產和運營中的薄弱環節，因為有的工作人員可能會在企業物資采購的過程中濫用權力以謀取個人利益。總之，采購風險通常是指企業在物資采購過程中面臨的一系列意外情況。當發生這些意外情況時，會給企業帶來一定的損失，從而影響企業的順利采購并可能導致運營中斷。

1.合同風險

合同風險是指當企業運營發生變化時，必然會影響物資采購計劃的制定和執行，并降低計劃的可行性，導致采購合同已經不能適應當前的情況。這必然會違反采購計劃的最初目標。本質上，這是市場風險與企業發展需求不一致，企業內部沒有有效的監督管理，合同不符合有關規定，協議不明確或者缺少相應條款，導致企業面臨違反合同的風險。

2.質量風險

質量風險是指由于質量原因而產生的風險。如果所購物資不符合企業的質量要求，則此次采購肯定是無效的。這不僅浪費人力和財力，更嚴重的是企業沒有得到質量過硬且及時到位的物資，會直接影響到企業的生產經營活動。質量風險是采購風險中非常重要的部分，直接決定企業產品的生產量或最終質量，必須嚴加注意。

3.意外風險

意外一般是由不可抗力造成的。企業購買物資時可能會發生某些意外。在這些意外中，人為意外是其中一種可能性，有些則是由于自然或經濟原因造成的。這些意外的情況統稱為意外風險。例如，如果是物流單位在物資購買后的輸送過程中發生事故，則企業所購買的物資不能按時到達交貨地點，或者導致部分損失，同樣也應該算作物資采購中的意外風險。

4.庫存風險

以上所有風險，最終都會導致庫存的風險。試想，如果出現了質量風險或者意外風險，那么在驗收過程中，物資的數量和質量都會出現問題，比如數量不足，質量過差，或者數量和質量都存在問題，最后導致庫存不足，生產中斷。又如合同風險，如果合同條款出現了錯誤，造成庫存過多，又會增加庫存成本。

五、企業物資采購成本控制措施

1.明確流程，減少浪費

從基礎管理工作的角度出發，企業應根據實際情況，合理選擇合作伙伴，建立詳細的考核體系。對于已經決定了供應商且建立了供應商評估系統的企業，采購人員必須填寫標準文件，并對供應商的評估評價機制隨市場變革不斷完善。對于企業物資采購體系來講，企業應將強化物資采購過程的相關制度組建置于首位，以科學、嚴謹的態度建立完善物資采購管理體系，并在確保采購過程均履行該制度體系的前提下，及時發現問題，進一步改革完善。而在現代物資采購管理之中，企業與供應商互為合作關系，基于此，企業可適當擴大物資采購人員的權利，以應對緊急情況的發生。此外，為防止腐敗問題的出現，企業可通過開放和分散采購流程，同時建立相應的系統權限和決策系統，以防止采購人員獲得超出工作需要的決策權。

企業可在物資采購的過程之中，采取多重控制手段并施，來對物資采購過程進行強化控制。例如，以改變企業運營機制，適應市場變革；對供應商選擇方面，優選信譽較佳者，優化物資采購質量；強化風險控制機制，以應對內外部風險因素；對企業流程管理規則進一步完善，使流程在簡化的同時，提升效率。

2.利用信息，不斷優化

隨著信息化的飛速發展，企業物資采購人員需要應時代變革創新采購方式，充分利用信息技術，提高采購透明度，做好物資采購監管工作。物料采購的監督必須針對所有人進行，以免損害企業利益。采購人員必須充分利用現代信息技術來掌握企業的采購價格、數量和供應商狀況。而信息網絡的開放性優勢可以擴大監管范圍，確保采購的質量，規范物資的采購程序，減少采購過程中的人為破壞，并有效減少采購中的腐敗情況。有些企業已針對上述情況建立起綜合物資采購管理信息平臺，以“互聯網+采購”模式促進物資采購信息的統籌規劃，用戶可在平臺中查閱具有綜合性、公開性的物資采購信息。此外，企業應組建專門的物資采購系統小組對平臺進行日常維護與系統調查資料補充，并對系統進行綜合評估。企業采購人員應該主動提出各種解決方案，例如系統設計和業務流程，并為物資采購系統創建應急或備用方案。采購人員通過ERP系統進行工作，以執行數據處理的方式進行采購，以滿足現代化的采購要求。

3.培育人才，加強力量

專業的采購人員對于降低企業的物資采購成本非常重要。企業必須認真執行科學合理的物資采購管理規則，要求物資采購管理人員必須都具備相應的專業能力。為此，企業必須面向員工安排適當的培訓任務，必要時要改變采購人員的角色，提高他們的物資采購成本分析技能和專業知識。物資采購人員則需要定期收集外部信息，必要情況下國內和國外相應物資的價格信息都必須掌握，并據此進行物資信息的組織和匯總。此外，物資采購人員還必須積極與審核部門進行溝通，以糾正任何反映出來的問題。這是企業進行采購管理業務技能專業培訓的第一步。培訓的目的是使采購人員熟悉采購工作流程，讓他們能夠有更加長遠的目標，從而提高物資采購的質量和效率。在對人員的培訓過程中，要鼓勵人員將所學知識應用到實踐中去，不斷提高采購工作的效率，幫助他們將理論和實際緊密聯系起來。

六、企業物資采購風險因素管控

1.完善企業物資采購制度

企業應明確采購人員的職責和權限，并建立起采購人員的輪換制度。另外，還要改進審批、確認和其他相關流程。也就是說，企業必須根據實際情況建立科學合理的物資采購體系，以此構筑合理的物資采購基礎，建立起以自身為本的物資質量體系，使企業能夠有效制定采購計劃，控制采購材料的質量和成本。

2.建立穩定物資供應體系

對供應商進行優化，或者建立穩定的供應商系統是進行物資采購風險管理和整個采購過程中非常重要的環節。企業或物資采購人員應認真驗證供應商的資格和聲譽，據此對供應商目錄進行不斷的更新，以保證供應商信息的真實性和及時性。當新的供應商進入市場時，企業物資采購人員必須與之建立起緊密聯系，對供應物資目錄和供應商目錄進行調整，然后在適當的時候執行批準程序。在獲得批準之后，可通過指定合格的中介機構對供應商進行信用檢查，作為最終的確認。另外，企業物資采購人員還要定期評估供應商提供的物資或服務的質量、價格、交貨日期、交貨條件、信用狀態等，并根據對供應商的管理審核結果，提出需要刪除或更換的供應商清單。而且，這一步驟也必須經過批準，才能對供應商最終進行相應選擇和調整，并做好記錄，保持供應商管理的完整性與科學性。

3.充分發揮合同管理作用

有效的物資采購管理必須集合多個部門的力量，而合同管理是多部門合作所瞄準的重中之重。物資采購部門的負責創建采購合同，評估內部風險并執行合同。合同管理部門則負責合同編號，執行合同審批流程，組織多部門對合同進行簽名以及最后的合同數據管理。需要物資的部門則應該負責對合同的執行監督等。審計機構負責驗證合同條款的合法性、嚴肅性和可執行性，確定和控制合同含義，評估合同在簽署和批準時的合規風險和法律風險。在特殊情況下，不同部門應該從不同渠道收集、整理和分析合同數據，各自存儲相關的書面文件，并在必要時與法務人員進行聯合審查，采取必要的措施批準和解決合同的修改或終止等問題。

4.信息集成實施科學采購

生產、銷售、采購和財務等每個管理系統都是獨立的，它們的集成促進了業務和信息資源的交換。銷售計劃、物資消耗、企業預算等信息對采購人員的工作都是有利的。為此，企業應該建立可行的采購績效評估，以此為基礎來建立科學合理的指標體系，提高采購部門和采購人員的工作效率。企業還可以根據自身條件設計可實現的目標和標準。績效評估的主要目的是增加采購績效的可執行性。基于對物資市場和企業自己的長期計劃的全面了解，以降低總成本為目標，執行戰略性的采購計劃，并與長期供應商形成互利共贏的伙伴關系，降低合作中斷的風險，提升公司的核心競爭力。

隨著我國經濟的不斷發展，我國企業的采購成本及風險控制體系也逐步標準化，企業相關物資采購人員必須認識到物資采購在企業中所處的重要地位。企業也應在順應市場環境的條件下，根據企業實際情況進行相應調整，控制物資采購成本良性發展，確定物資采購業務中的關鍵環節，探尋滿足供需要求的同時降低物資采購成本的平衡點。同時，還需針對各崗位的只能要求對相關從業者進行理論素質與實踐能力的培養與提升，從而進一步優化企業物資成本管理，促進企業的健康、可持續發展。