財務機器人在煙草行業中的應用研究

王曉麗 姜勝強 王淑娟

（山東煙臺煙草有限公司，山東 煙臺 264003）

一、引言

隨著信息社會的到來，會計技術手段也在不斷進步。20世紀 80 年代初到 90 年代，會計電算化用小型數據庫和單機版的計算機軟件取代了部分人工會計核算工作，這是會計技術手段的第一次飛躍。90年代末，ERP的誕生和計算機網絡的普及，使財務管理進入信息化階段，實現了對業務信息的快速處理和實時共享。隨著人工智能技術的發展，會計技術手段將進一步向自動化、智能化方向發展。幾年前，德勤、普華永道相繼推出了基于RPA技術的財務機器人方案，給業界帶來了不小的震動。RPA（機器人流程自動化）技術是企業順應數字化變革、更好地發揮財務大數據中心作用的有效工具。通過在財務工作中應用RPA技術，可保障企業業務發展和管理決策中的數據需求，從而為財務變革與轉型奠定數據基礎。財務機器人模擬人類操作和基于明確規則的判斷，能夠將財務人員從簡單重復的工作中解放出來，使得財務人員能夠轉型從事更具創造性、更有價值的工作，從而為財務變革與轉型提供組織基礎，為企業發展提供有效支撐。

我國煙草行業一直以來實行煙草專賣制度，國家煙草專賣局與中國煙草總公司合署辦公，對我國煙草行業實行統一領導、垂直管理、專賣專營的管理體制，對全行業“人、財、物、產、供、銷、內、外、貿”進行集中統一管理。由于歷史原因，我國各地煙草公司并沒有一套完善的ERP系統，而是訂貨系統、庫存管理系統、財務核算系統分別由不同軟件供應商開發，雖然各系統也進行了一定程度的數據同步，但在一些功能上仍無法滿足業務對數據的要求。由此，利用財務機器人技術在提高煙草行業的會計信息化、自動化水平方面，具有很強的現實意義。

二、RPA的財務應用

財務機器人，即機器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA），是通過軟件模擬人與計算機的交互過程、執行基于明確規則的可重復任務的解決方案。RPA也被稱為數字化勞動力（Digital Labor），是數字化的支持性智能軟件，能夠代替人完成一些機械、重復性的工作。

財務機器人是RPA技術在財務領域的具體應用，針對財務的業務內容和流程特點，以自動化替代財務手工操作，輔助財務人員完成交易量大、重復性高、易于標準化的基礎業務。企業可以將財務機器人視為組織中的虛擬勞動力，對于財務工作中基于明確規則的可重復性工作流程，財務機器人是能夠在特定流程節點代替傳統人工操作和判斷的財務自動化應用。

RPA通過對人類操作和人類判斷的模擬，能夠實現數據的收集和整理、驗證和分析、記錄、協調和管理、計算和決策、溝通、報告等一系列功能。RPA技術應用在財務領域并結合一系列認知技術，能夠代替傳統財務人工的數字化應用，實現財務流程的自動化，提高財務部門人員配置的合理性和有效性。

三、財務機器人在煙草行業的應用場景

從實踐看，目前已有不少行業在辦公領域采用RPA技術用以取代一些重復和繁瑣的日常流程，基于財務機器人可適用于流程固定、規則明確、數據量大、重復性高的應用場景，煙草企業可探索在以下幾個方面廣泛使用RPA技術。

1.銀企對賬

傳統模式下，煙草企業的財務人員需要手工分別下載各銀行或第三方支付平臺的流水單、對賬單后，整理成統一格式再進行對賬，過程比較繁瑣，需要占用大量專業人員和時間。而引入RPA技術后，財務機器人可以分別下載各銀行或第三方支付平臺的流水單、對賬單后，整理成統一格式再自動進行對賬，對賬過程無須財務人員參與即可完成，這大幅提升了工作效率，節省了人力成本，同時，能夠避免大部分的人工操作風險，并且還可明顯降低錯誤率。

2.發票驗真

傳統模式下，需要財務人員每日登陸增值稅發票查驗平臺，將大量發票中的發票代碼、發票號、金額、開票日期等信息，逐條錄入發票驗證信息，人工操作耗時費力，且易出錯。財務機器人用OCR技術識別發票關鍵信息并存入excel文檔中，自動登錄增值稅發票查驗平臺查驗，并將結果存入excel文檔中，這樣可以快速有效地完成發票查驗，避免人工疏漏，大幅提升工作效率。

3.自動報稅

傳統模式下，煙草企業財務工作人員首先需要采集財務核算系統的相關數據，并登錄稅務局報稅系統，按照要求逐一填報數據并提交，以完成線上報稅事宜。引入RPA技術后，財務機器人可以根據預先設定好的規則，在指定的時間自動采集財務核算系統中的相關數據，然后登錄稅務局報稅系統，自動、有序填入數據并提交，整個過程自然順暢，實現了“一鍵批量報稅”。

4.憑證自動生成

傳統模式下，財務人員需要根據收集整理的原始憑證，登錄財務核算系統（如用友軟件）手工編制記賬憑證，費時費力。引入RPA技術后，財務機器人將按預先定義好的規則，登錄業務系統中識別、讀取相關數據，自動生成記賬憑證，然后登錄會計核算系統，輸入相應的憑證，省心省力，大大提高了工作效率，從而降低企業的人力成本，達到降本增效的目的。

四、財務機器人的優勢

1.7×24小時工作模式

傳統人工工作模式下，人員工作時間和精力有限，當企業財務工作量大時，財務人員正常工作時間難以滿足企業的需求，財務處理效率會大幅下降。而財務機器人能夠跨多個系統進行橫向數據集成，7*24小時不間斷操作，且無人值守便可運行，由此釋放了大量的勞動力，這極大地提高了工作效率。

2.異構系統對接

信息系統自動化需要在異構系統間進行系統改造和API（Application Programming Interface，應用程序編程接口）開發，雖然實現了流程自動化，處理任務的效率也高于財務機器人，但系統開發成本高、部署周期長、對需求響應緩慢。在系統對接較多的情況下，改造難度更是成倍增加，如果系統之間不允許開放接口和源代碼，改造將無從談起。與信息系統自動化相比，財務機器人通過用戶界面進行系統交互，完全模擬人工操作，對于多個異構系統間的數據流轉，可以做到分別登錄多個系統自動執行數據的采集、遷移、錄入、校驗，以及上傳、下載和通知等操作，不會改變企業原有的信息系統架構。

3.非入侵性

由于財務機器人通過用戶界面進行系統間的交互，不影響原有IT基礎架構，所以，對原有的業務系統沒有任何“侵入”行為。

4.零差錯率

在財務機器人出現之前，企業財務工作進程的推進通過財務人員人工操作，其工作效率低且錯誤率高。與人工處理相比，財務機器人基于明確的規則操作，無差別化，消除人的因素，不會因為精力不集中、情緒波動而造成差錯，能夠達到操作精準、零差錯率。

五、財務機器人的局限性

1.無法取代職業判斷

財務機器人目前只能根據事先定義好的規則和流程執行，需要規則明確，無法像人類一樣，對會計事項進行模糊判斷，也不可能把事先沒有進行定義的數據進行關聯。如果某些應用場景不變定義規則，那么財務機器人技術的應用便會受到限制。因此，在煙草企業的應用場景中，需要專業人員結合企業客觀實際，不斷總結規律，使財務機器人技術能在最大的空間給企業運轉帶來便利。

2.無法處理異常事件

當業務場景發生較大變化時，財務機器人無法判斷與規則不符的情況，無法處理異常事件，這就需要配備專門的財務人員，以監督財務機器人運行的過程，避免出現財務機器人無法處理的異常事件，一旦出現異常事件，就需要人工操作進行干預，這在一定程度上限制了財務機器人的應用。為了保障財務機器人正常、有序地運行，快速、高質量地響應業務需求變化，煙草企業需要針對財務機器人設計完整、詳細的跟蹤優化機制。

3.無法跨越專用網絡

由于我國的煙草專賣制度的特殊性，煙草系統信息化建設也具有一定的特殊性。如，煙草系統專用網絡很多功能不能接入互聯網，因此，在處理公網和專網之間的數據時，便無法自動完成，只能靠人工進行數據導入，這在一定程度上限制了財務機器人的自動化程度。

綜上，財務機器人技術可以為煙草行業帶來眾多益處，但也必須認識到財務機器人存在一定的局限性，因此，煙草企業應當從全局的角度考慮財務機器人的科學部署問題。

現代信息技術的飛速發展，使得企業高效運轉、工作效率大幅提高的同時，對企業傳統財務工作人員也帶來了極大的挑戰。BBC 基于劍橋大學研究者 Michael Osborne 和 Carl Frey 的數據體系，分析了 365 種職業在未來的“被淘汰概率”，會計位列第三名，被取代的概率為97.6%，排名第三，僅次于電話推銷員（99%）和速錄員（98.5%）。財務機器人在煙草行業的應用，在提高工作效率、提升會計核算質量、降低數據準確率的同時，也代替了一部分財務人員的工作。因此，財務人員應主動適應會計技術進步帶來的巨大改變，學會與財務機器人共同工作，不斷提升自己的業務水平，以跨越傳統的財務邊界，加速向懂業務、會管理的復合型的財務人才轉變。