基于共享環(huán)境的企業(yè)財務(wù)檔案管理優(yōu)化措施探討

張友明

（中廣核核電運營有限公司，廣東 深圳 518000）

在信息時代，大數(shù)據(jù)等技術(shù)得到了廣泛的運用，財務(wù)共享模式的發(fā)展前景更加引人關(guān)注。在企業(yè)財務(wù)檔案管理中，通過應(yīng)用財務(wù)共享模式，促進(jìn)了財務(wù)檔案管理效率的大幅度提高，財務(wù)檔案信息的重要性更加彰顯。如何在財務(wù)共享的環(huán)境下發(fā)揮財務(wù)檔案管理的重要作用，是一個值得探討的問題。

一、財務(wù)共享模式的發(fā)展背景和共享內(nèi)容

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支持下，信息傳輸快速準(zhǔn)確及時的特性，使財務(wù)共享模式應(yīng)運而生。財務(wù)共享信息系統(tǒng)主要包括以下幾個方面：①網(wǎng)絡(luò)報銷體系。通過現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字化方式開展在線填報、在線報銷、在線完成業(yè)務(wù)審批、數(shù)字票據(jù)在線傳輸和審核等一系列工作，統(tǒng)一傳播路徑，保證了信息共享的透明度與信息的高效傳輸，同時也保證了其安全性和真實性。②報表生成體系，可以在線編輯賬單，月末自動生成報表。該方式可以減少報表生成過程中的錯誤率。③圖像管理體系。以該財務(wù)共享系統(tǒng)為支撐，可以掃描財務(wù)票據(jù)自動生成電子票據(jù)作為載體進(jìn)行信息傳輸。在這個信息化的過程中，數(shù)據(jù)的傳輸方式發(fā)生了變化。生成電子文檔時，可以存儲票據(jù)的數(shù)字信息，發(fā)送圖像信息，審批更加方便，也能規(guī)范流程進(jìn)行整體管理，審批效率也能得到保障。④資金管理體系。保證了資金收支、結(jié)算、管理的可視化操作，減少了財務(wù)運行環(huán)節(jié)所帶來的財務(wù)風(fēng)險。⑤自動生成財務(wù)電子檔案體系。用戶可在線閱讀和調(diào)用財務(wù)檔案，有利于有效降低管理財務(wù)檔案的成本。

二、財務(wù)共享環(huán)境下財務(wù)檔案管理的特點

1.打破了地域限制。財務(wù)共享模式支持財務(wù)檔案管理的規(guī)律性和完整性的要求，財務(wù)共享過程中可以縱向管理各子公司的財務(wù)系統(tǒng)，符合企業(yè)內(nèi)部控制的要求，保證了信息傳遞不受地域阻隔限制，傳遞能及時順利完成。

2.拓寬了工作范圍。財務(wù)檔案可以從單位轉(zhuǎn)移到財務(wù)共享服務(wù)中心，對于財務(wù)信息收集、檔案傳輸渠道中存在容易丟失的風(fēng)險等，得到了有效的控制，在信息傳輸?shù)姆秶贤貙捔素攧?wù)檔案范圍。

3.增加了監(jiān)管難度。財務(wù)共享模式擴大了財務(wù)檔案的記錄內(nèi)容，財務(wù)管理的范圍擴大，豐富了財務(wù)信息收集與財務(wù)檔案管理的內(nèi)容，但是增加了對財務(wù)檔案信息監(jiān)督的難度，需要消除每一個環(huán)節(jié)的潛在風(fēng)險，才能保證財務(wù)檔案能夠得到合理的利用。

三、財務(wù)共享環(huán)境下財務(wù)檔案的重要性與優(yōu)勢

在財務(wù)共享環(huán)境下，一些信息處理更加精準(zhǔn)，依靠新技術(shù)的手段，為企業(yè)提供更多財務(wù)檔案管理的服務(wù)，財務(wù)共享模式對實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步和規(guī)范財務(wù)檔案管理發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。

1.信息輸入及時。財務(wù)共享環(huán)境下運用財務(wù)檔案，要求保證新信息輸入財務(wù)檔案的準(zhǔn)確有效性，為財務(wù)檔案更新創(chuàng)造管理有序的條件。及時共享紙質(zhì)文件和電子文件，確保財務(wù)檔案的及時性。企業(yè)各分支機構(gòu)的財務(wù)部門要建立專門的財務(wù)檔案管理隊伍，有序推進(jìn)財務(wù)檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。定期維護(hù)網(wǎng)絡(luò)升級安全，運用先進(jìn)的信息技術(shù)支持財務(wù)檔案信息錄入的準(zhǔn)確性，提高檔案管理的有效性。

2.擴大文件處理規(guī)模。在財務(wù)共享環(huán)境下，企業(yè)財務(wù)檔案管理工作的開展需要夯實基礎(chǔ)性工作，包括財務(wù)檔案的傳遞、保管等工作。運用統(tǒng)一規(guī)范的文件處理平臺，提升處理大批量財務(wù)檔案管理能力，減輕企業(yè)財務(wù)檔案的管理負(fù)擔(dān)。財務(wù)原始檔案形成后，應(yīng)及時做好檔案核查工作，及時分類統(tǒng)計，及時發(fā)現(xiàn)錯誤，避免質(zhì)量不合格問題，吸取經(jīng)驗，制定相應(yīng)的風(fēng)險規(guī)避策略，進(jìn)一步提升企業(yè)財務(wù)檔案管理的工作水平。

3.節(jié)約運營成本。制定規(guī)范企業(yè)財務(wù)檔案管理的程序和規(guī)則，選擇適合企業(yè)開展財務(wù)檔案管理的最佳方式。對此，提升財務(wù)人員的綜合素質(zhì)和人才結(jié)構(gòu)，營造良好的財務(wù)共享環(huán)境，合理控制財務(wù)部門的管理成本。此外，以高標(biāo)準(zhǔn)要求強化財務(wù)檔案管理，減少不必要的重復(fù)環(huán)節(jié)，通過優(yōu)化財務(wù)共享流程，提升財務(wù)檔案管理的效率。

四、財務(wù)共享環(huán)境下企業(yè)財務(wù)檔案管理的優(yōu)化措施

財務(wù)檔案在財務(wù)共享的環(huán)境下，為企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展提供了高效的管理方式。大數(shù)據(jù)時代的財務(wù)檔案管理，從收集檔案信息、分析和應(yīng)用檔案信息等方面提升企業(yè)財務(wù)管理。企業(yè)在充分認(rèn)識財務(wù)共享模式后，充分發(fā)揮財務(wù)檔案管理共享的優(yōu)勢，形成財務(wù)共享環(huán)境下財務(wù)檔案管理的具體方法是非常必要的。

1.加強數(shù)字化信息處理系統(tǒng)的建設(shè)。充分利用先進(jìn)技術(shù)信息處理技術(shù)為重要支撐，對財務(wù)檔案進(jìn)行管理，確保檔案管理工作的有序、安全。通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方式對財務(wù)檔案信息進(jìn)行管理，可以將財務(wù)檔案信息以綜合的方式呈現(xiàn)出來，進(jìn)而以更加科學(xué)的方式共享財務(wù)檔案。這就要求企業(yè)在財務(wù)檔案管理過程中平衡存儲成本和通信成本，確保財務(wù)檔案數(shù)字化管理符合處理平臺的要求。基于財務(wù)檔案管理的規(guī)定，財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)該建立符合財務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，改進(jìn)硬件和軟件環(huán)境，以促進(jìn)財務(wù)檔案信息傳播共享。在已滿足財務(wù)檔案硬件管理的要求后，有必要積極完善信息傳輸網(wǎng)絡(luò)，提高財務(wù)檔案的使用效率，確保能夠通過財務(wù)共享中心更好地進(jìn)行對外拓展業(yè)務(wù)，實現(xiàn)回收成本進(jìn)一步完善與提升財務(wù)檔案管理的水平。企業(yè)應(yīng)注重日常維護(hù)管理系統(tǒng)，提高信息處理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，切實維護(hù)共享環(huán)境的安全性。

2.建立健全信息管理制度。有必要建立健全管理制度，以保證財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。財務(wù)共享環(huán)境下對檔案管理工作提出了更高的要求，財務(wù)檔案管理在財務(wù)共享模式中發(fā)揮作用，重視財務(wù)檔案管理系統(tǒng)能妥善保管財務(wù)數(shù)據(jù)用于打印的副本，根據(jù)稅務(wù)和審計等管理要求，以不同的格式要求打印報表等文檔。嚴(yán)格按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)籌建會計電算化檔案存儲系統(tǒng)，將財務(wù)檔案數(shù)據(jù)用高質(zhì)量的磁盤介質(zhì)進(jìn)行備份，分開備份，有利于磁盤防塵防腐等要求，還可以節(jié)省存儲板空間；按照財務(wù)檔案的時間順序，按內(nèi)容建立檔案卡，確保財務(wù)檔案的有效管理。此外，必須建立嚴(yán)格的檔案借用程序制度。在財務(wù)共享環(huán)境下，必須按照規(guī)定由負(fù)責(zé)人出具書面同意借用后，才能出借財務(wù)檔案。企業(yè)財務(wù)部門對于關(guān)鍵環(huán)節(jié)的財務(wù)記錄必須實施財務(wù)檔案風(fēng)險控制，用專業(yè)技能處理自動生成后的財務(wù)數(shù)據(jù)，確保財務(wù)共享文檔的質(zhì)量，提高企業(yè)財務(wù)檔案管理的有效性。從財務(wù)檔案管理工作的發(fā)展方向看，企業(yè)財務(wù)檔案管理者還需要結(jié)合企業(yè)的實際需要，在正確認(rèn)識財務(wù)檔案管理意義的前提下，對財務(wù)檔案進(jìn)行分類，為今后檔案使用創(chuàng)造安全的條件。

3.加快檔案數(shù)據(jù)更新頻率。由于傳統(tǒng)的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)是靜態(tài)的、不變化的，因此，企業(yè)很難通過檔案數(shù)據(jù)分析了解企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。傳統(tǒng)的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)缺乏實時數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)時效對企業(yè)的決策產(chǎn)生滯后的影響。共享環(huán)境下生成的財務(wù)檔案，可以有效地避免信息滯后問題，因此，應(yīng)在原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行掃描生成新的電子數(shù)據(jù)，其有助于更新企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，從而可以使企業(yè)根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果進(jìn)行決策。

4.加強財務(wù)檔案保存風(fēng)險的管理。企業(yè)必須了解財務(wù)檔案的形成過程，進(jìn)一步加強財務(wù)檔案管理，提高財務(wù)檔案記錄的數(shù)據(jù)質(zhì)量。檔案信息資源是現(xiàn)代社會極為寶貴的資源，應(yīng)確保信息資源的真實性和安全性。檔案數(shù)據(jù)的真實性是風(fēng)險的焦點，如果數(shù)據(jù)缺乏真實性，就失去了對于企業(yè)決策的現(xiàn)實意義。因此，企業(yè)應(yīng)加強財務(wù)檔案管理風(fēng)險的防范措施。在財務(wù)共享環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)從宏觀的角度進(jìn)一步開發(fā)建設(shè)整體財務(wù)記錄管理系統(tǒng)，能夠及時篩選出潛在的風(fēng)險錯誤信息，確保有針對性地收集財務(wù)數(shù)據(jù)。此外，制定一個科學(xué)和完善的應(yīng)急計劃，在數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中設(shè)置不同類型的風(fēng)險處理措施，從而提高系統(tǒng)處理突發(fā)風(fēng)險的能力，避免出現(xiàn)大的風(fēng)險事故。

5.提高財務(wù)檔案管理人員的知識技能。企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步加強對財務(wù)檔案管理人員的重視，創(chuàng)造實行現(xiàn)代化信息管理的條件，有效提高財務(wù)檔案管理效率。加大從業(yè)人員的培訓(xùn)力度。財務(wù)檔案管理者素質(zhì)的高低，決定著財務(wù)檔案管理的水平，因此，作為財務(wù)檔案管理者必須樹立財務(wù)檔案管理的重要理念，遵循財務(wù)檔案收錄會計信息的保密性，嚴(yán)格按照要求規(guī)范檔案管理人員的行為。

五、結(jié)語

信息技術(shù)的廣泛使用，推動了企業(yè)財務(wù)信息化的發(fā)展進(jìn)程。因此，財務(wù)共享模式進(jìn)入了財務(wù)管理領(lǐng)域。在財務(wù)共享環(huán)境下研究管理財務(wù)檔案，有助于企業(yè)節(jié)省財務(wù)管理成本的投入，并且能夠進(jìn)一步改進(jìn)企業(yè)財務(wù)人員的現(xiàn)代化辦公條件，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。因此，依托財務(wù)共享環(huán)境，建設(shè)數(shù)字化的財務(wù)檔案共享管理平臺，可以幫助企業(yè)加強有針對性地收集，提升分析各種數(shù)據(jù)的效率，提高了各種數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，加速了提高信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)募皶r性，幫助企業(yè)降低信息管理成本。