基于共享環境的企業財務檔案管理優化措施探討

張友明

（中廣核核電運營有限公司，廣東 深圳 518000）

在信息時代，大數據等技術得到了廣泛的運用，財務共享模式的發展前景更加引人關注。在企業財務檔案管理中，通過應用財務共享模式，促進了財務檔案管理效率的大幅度提高，財務檔案信息的重要性更加彰顯。如何在財務共享的環境下發揮財務檔案管理的重要作用，是一個值得探討的問題。

一、財務共享模式的發展背景和共享內容

在互聯網信息技術的支持下，信息傳輸快速準確及時的特性，使財務共享模式應運而生。財務共享信息系統主要包括以下幾個方面：①網絡報銷體系。通過現代信息技術，實現以網絡信息數字化方式開展在線填報、在線報銷、在線完成業務審批、數字票據在線傳輸和審核等一系列工作，統一傳播路徑，保證了信息共享的透明度與信息的高效傳輸，同時也保證了其安全性和真實性。②報表生成體系，可以在線編輯賬單，月末自動生成報表。該方式可以減少報表生成過程中的錯誤率。③圖像管理體系。以該財務共享系統為支撐，可以掃描財務票據自動生成電子票據作為載體進行信息傳輸。在這個信息化的過程中，數據的傳輸方式發生了變化。生成電子文檔時，可以存儲票據的數字信息，發送圖像信息，審批更加方便，也能規范流程進行整體管理，審批效率也能得到保障。④資金管理體系。保證了資金收支、結算、管理的可視化操作，減少了財務運行環節所帶來的財務風險。⑤自動生成財務電子檔案體系。用戶可在線閱讀和調用財務檔案，有利于有效降低管理財務檔案的成本。

二、財務共享環境下財務檔案管理的特點

1.打破了地域限制。財務共享模式支持財務檔案管理的規律性和完整性的要求，財務共享過程中可以縱向管理各子公司的財務系統，符合企業內部控制的要求，保證了信息傳遞不受地域阻隔限制，傳遞能及時順利完成。

2.拓寬了工作范圍。財務檔案可以從單位轉移到財務共享服務中心，對于財務信息收集、檔案傳輸渠道中存在容易丟失的風險等，得到了有效的控制，在信息傳輸的范圍上拓寬了財務檔案范圍。

3.增加了監管難度。財務共享模式擴大了財務檔案的記錄內容，財務管理的范圍擴大，豐富了財務信息收集與財務檔案管理的內容，但是增加了對財務檔案信息監督的難度，需要消除每一個環節的潛在風險，才能保證財務檔案能夠得到合理的利用。

三、財務共享環境下財務檔案的重要性與優勢

在財務共享環境下，一些信息處理更加精準，依靠新技術的手段，為企業提供更多財務檔案管理的服務，財務共享模式對實現數據同步和規范財務檔案管理發揮著重要的促進作用。

1.信息輸入及時。財務共享環境下運用財務檔案，要求保證新信息輸入財務檔案的準確有效性，為財務檔案更新創造管理有序的條件。及時共享紙質文件和電子文件，確保財務檔案的及時性。企業各分支機構的財務部門要建立專門的財務檔案管理隊伍，有序推進財務檔案管理工作，發現問題要及時解決。定期維護網絡升級安全，運用先進的信息技術支持財務檔案信息錄入的準確性，提高檔案管理的有效性。

2.擴大文件處理規模。在財務共享環境下，企業財務檔案管理工作的開展需要夯實基礎性工作，包括財務檔案的傳遞、保管等工作。運用統一規范的文件處理平臺，提升處理大批量財務檔案管理能力，減輕企業財務檔案的管理負擔。財務原始檔案形成后，應及時做好檔案核查工作，及時分類統計，及時發現錯誤，避免質量不合格問題，吸取經驗，制定相應的風險規避策略，進一步提升企業財務檔案管理的工作水平。

3.節約運營成本。制定規范企業財務檔案管理的程序和規則，選擇適合企業開展財務檔案管理的最佳方式。對此，提升財務人員的綜合素質和人才結構，營造良好的財務共享環境，合理控制財務部門的管理成本。此外，以高標準要求強化財務檔案管理，減少不必要的重復環節，通過優化財務共享流程，提升財務檔案管理的效率。

四、財務共享環境下企業財務檔案管理的優化措施

財務檔案在財務共享的環境下，為企業的經營和發展提供了高效的管理方式。大數據時代的財務檔案管理，從收集檔案信息、分析和應用檔案信息等方面提升企業財務管理。企業在充分認識財務共享模式后，充分發揮財務檔案管理共享的優勢，形成財務共享環境下財務檔案管理的具體方法是非常必要的。

1.加強數字化信息處理系統的建設。充分利用先進技術信息處理技術為重要支撐，對財務檔案進行管理，確保檔案管理工作的有序、安全。通過數字化、網絡化的方式對財務檔案信息進行管理，可以將財務檔案信息以綜合的方式呈現出來，進而以更加科學的方式共享財務檔案。這就要求企業在財務檔案管理過程中平衡存儲成本和通信成本，確保財務檔案數字化管理符合處理平臺的要求。基于財務檔案管理的規定，財務共享服務中心應該建立符合財務檔案管理標準的網絡環境，改進硬件和軟件環境，以促進財務檔案信息傳播共享。在已滿足財務檔案硬件管理的要求后，有必要積極完善信息傳輸網絡，提高財務檔案的使用效率，確保能夠通過財務共享中心更好地進行對外拓展業務，實現回收成本進一步完善與提升財務檔案管理的水平。企業應注重日常維護管理系統，提高信息處理系統的穩定性，切實維護共享環境的安全性。

2.建立健全信息管理制度。有必要建立健全管理制度，以保證財務檔案管理工作的質量。財務共享環境下對檔案管理工作提出了更高的要求，財務檔案管理在財務共享模式中發揮作用，重視財務檔案管理系統能妥善保管財務數據用于打印的副本，根據稅務和審計等管理要求，以不同的格式要求打印報表等文檔。嚴格按照國家檔案管理標準籌建會計電算化檔案存儲系統，將財務檔案數據用高質量的磁盤介質進行備份，分開備份，有利于磁盤防塵防腐等要求，還可以節省存儲板空間；按照財務檔案的時間順序，按內容建立檔案卡，確保財務檔案的有效管理。此外，必須建立嚴格的檔案借用程序制度。在財務共享環境下，必須按照規定由負責人出具書面同意借用后，才能出借財務檔案。企業財務部門對于關鍵環節的財務記錄必須實施財務檔案風險控制，用專業技能處理自動生成后的財務數據，確保財務共享文檔的質量，提高企業財務檔案管理的有效性。從財務檔案管理工作的發展方向看，企業財務檔案管理者還需要結合企業的實際需要，在正確認識財務檔案管理意義的前提下，對財務檔案進行分類，為今后檔案使用創造安全的條件。

3.加快檔案數據更新頻率。由于傳統的財務檔案數據是靜態的、不變化的，因此，企業很難通過檔案數據分析了解企業的發展狀況。傳統的財務檔案數據缺乏實時數據，數據時效對企業的決策產生滯后的影響。共享環境下生成的財務檔案，可以有效地避免信息滯后問題，因此，應在原始數據的基礎上進行掃描生成新的電子數據，其有助于更新企業財務檔案數據信息的準確性，從而可以使企業根據數據分析結果進行決策。

4.加強財務檔案保存風險的管理。企業必須了解財務檔案的形成過程，進一步加強財務檔案管理，提高財務檔案記錄的數據質量。檔案信息資源是現代社會極為寶貴的資源，應確保信息資源的真實性和安全性。檔案數據的真實性是風險的焦點，如果數據缺乏真實性，就失去了對于企業決策的現實意義。因此，企業應加強財務檔案管理風險的防范措施。在財務共享環境下，企業應從宏觀的角度進一步開發建設整體財務記錄管理系統，能夠及時篩選出潛在的風險錯誤信息，確保有針對性地收集財務數據。此外，制定一個科學和完善的應急計劃，在數據處理系統中設置不同類型的風險處理措施，從而提高系統處理突發風險的能力，避免出現大的風險事故。

5.提高財務檔案管理人員的知識技能。企業應進一步加強對財務檔案管理人員的重視，創造實行現代化信息管理的條件，有效提高財務檔案管理效率。加大從業人員的培訓力度。財務檔案管理者素質的高低，決定著財務檔案管理的水平，因此，作為財務檔案管理者必須樹立財務檔案管理的重要理念，遵循財務檔案收錄會計信息的保密性，嚴格按照要求規范檔案管理人員的行為。

五、結語

信息技術的廣泛使用，推動了企業財務信息化的發展進程。因此，財務共享模式進入了財務管理領域。在財務共享環境下研究管理財務檔案，有助于企業節省財務管理成本的投入，并且能夠進一步改進企業財務人員的現代化辦公條件，從而提高企業的經濟效益。因此，依托財務共享環境，建設數字化的財務檔案共享管理平臺，可以幫助企業加強有針對性地收集，提升分析各種數據的效率，提高了各種數據的準確性，加速了提高信息數據傳輸的及時性，幫助企業降低信息管理成本。