企業(yè)合同管理過程中的風險防控對策

李通全

(北京天保佳景綠化工程有限公司，北京 101300)

一、合同的分類

1.服務外包合同

服務外包合同也被稱作是業(yè)務外包合同，即企業(yè)內部在開展相關業(yè)務活動的時候，將關于活動與流程等方面的管理、執(zhí)行責任通過承包的方式直接轉至外部服務供應商，讓服務供應商來開展此項工作，這樣企業(yè)便能最大程度上優(yōu)化工作的效率。一般來講，業(yè)務外包合同有兩大類內容，即固定資產的外部化管理與員工轉移的外部化管理。關于業(yè)務外包合同，一般是把企業(yè)當中某個部門的職能，如相應的人力、物流等直接外包，或是將業(yè)務范圍中的部分活動，比如戰(zhàn)略采購以及倉庫等直接對外承包[1]。

2.物資采購合同

物資采購合同，即自然人或相應法人和相關組織間開展的關于生產、物資買賣等各方面的協議，其歸屬買賣合同范圍，簽訂的幾方需按照協議明確出賣人、買收入的權責。其中，出賣人主要是對生產以及相關所有權進行出賣，買收入則是對此類內容進行接受同時支付相應的款項。針對此些內容，還可能會具體劃分成材料采購合同、設備采購合同，這兩個合同均具備買賣合同特征，也就是將財產轉移所有權當作主要目標，將支付款額當作是最終的結價。供貨方一般為物資供應單位或材料和設備生產廠家。其中供貨方的主要職責是把控生產質量，采購方的職責是驗收合同當中的各項內容完成情況。

3.勞務派遣合同

勞務派遣合同，即實際用工單位首先與勞務派遣公司之間簽訂相應的協議。協議簽訂后，勞動派遣公司會進行人員招聘與派遣。在這當中，勞動力給付的內容主要體現在派遣勞工、實際用工單位這二者間，不過實際用工單位也需面向勞務派遣機構來支付相應的服務費、面向具體的勞動人員擔負相應的報酬。比如對于很多的用人單位，內部工作量較大但是并無充足的編制無法直接對外招聘人員的時候便需選擇派遣人員來完成工作。此處派遣人員本質上是勞務派遣公司的人員，無須納入到自身單位，不過關于勞務派遣人員與正式的合同人員，二者采取的是“同工同酬”的模式。

4.維修維保合同

維保合同也就是維修保養(yǎng)合同，主要是維修保養(yǎng)一方、簽訂合同方二者簽訂的合同。對于維保企業(yè)來講，其可能會給出三類服務形式，即清包、全包與半包模式。關于清包，即維保公司僅提供服務當中的必要工具與勞務，剩余的零部件不會以免費方式來提供；半包即維包公司在提供相關工具、勞務的基礎上還需擔負一些免費零部件；大包即維修保養(yǎng)當中涉及的工具、勞務及絕大部分的零部件均會提供[2]。

當服務方式屬于清包、半包方式的時候，所簽訂維保服務的單位需就服務過程中涉及到的各項設備保養(yǎng)、維修零部件進行費用方面的列舉，甲方審核之后即可放入合同附件；屬于全包方式的，需于合同當中明確出需單獨支付費用的部件類型。在這當中尤其需關注的內容是:涉及重大維修及改造項目的時候，雙方需單獨簽訂合同，這樣才能最大程度上降低實施過程當中涉及的風險的出現。

二、合同管理的難點

1.規(guī)范與效率問題

(1)合同管理制度不健全，整體的流程把控水平也較差。相對健全的內部控制制度應綜合關注合同策劃及后期調查等各項業(yè)務內容，進而開展考核、審計等工作，確保業(yè)務全流程的正常開展。關于合同制度管理方面的全面性，主要是指制度當中針對不同的合同類型有細化規(guī)定，且管理制度也是關于合同規(guī)范與管理的重要保障，與法律在社會方面的全面化管理具有相似性。管理制度與企業(yè)之間的關系，和法律與國家間的關系也是很相似的，若想維持兩者間的正常關系，則需要企業(yè)當中所有部門、職工能夠遵守相應的規(guī)則，所以便需企業(yè)方面首先擁有科學化且合理化的管理制度，這樣才能夠確保之后各項工作的效率與最終的效果。當下，企業(yè)當中專門針對合同管理流程方面的文件很多，比如《議事規(guī)則》《合同管理規(guī)定》《財務管理規(guī)定》《采購管理規(guī)定》《招投標管理規(guī)定》和《外包服務管理規(guī)定》，但這些還遠遠不夠，有些地方的規(guī)定還不健全。公司合同均根據議事規(guī)則相關規(guī)定經公司經理會、董事會等逐級審批，所以會導致辦公效率慢。

(2)合同管理業(yè)務流程不健全，事前與事后的管理不到位。合同管理當中涉及的具體規(guī)定和招投標管理流程完善度有待提升，這樣便造成相關流程可能出現問題，關于前期準備部分也沒有將絕大比例的業(yè)務包含在范圍內。第一，針對日常使用頻率很高的相對標準化的合同范本，可直接于企業(yè)內部進行推廣使用，除此之外，以降低合同的篡改概率為目的，還可直接把合同進行打印，以書面方式進行呈現。第二，合同條款當中的全部內容均需維持前后的一致性，這樣才可最大程度上減少各類問題的出現，而關于合同當中的具體用詞，需秉持規(guī)范性，不可使用“大約”等模糊性詞語，這樣才可明確出雙方的具體權責義務，降低各類潛在風險的出現。除此之外，簽訂的合同當中，各類內容均需符合法律規(guī)定，不可出現與國家法律不符的“黑白”合同，針對此類“黑白”合同，國家不會保障合同當中的各項內容，這樣合同簽訂的意義也會降低。而關于合同簽訂過程中的特殊合同條款，必須進行特殊化標記，比如關于“合同糾紛需于合同簽約地進行訴訟”這樣的字樣，便需直接且詳細地寫在合同當中。

(3)監(jiān)督考核制度不完善。《合同管理規(guī)定》當中并未就合同管理后期當中可能出現的各項考核與審計內容進行明確化規(guī)定。而《財務管理規(guī)定》與《采購管理規(guī)定》當中所明確的內容則僅僅涉及公司當中業(yè)務的整體介紹，并未包含具體化的審計、考核內容，這樣便會導致合同管理內部審計制度出現相應的問題，最終造成工作僅限于形式，引發(fā)各類非必要風險的出現。

2.合同范本的可重復使用有限

工作中各種合同種類繁多，每份合同都各不相同，還需要結合現實中的具體情況，而合同范本中的條款不一定符合實際情況，一旦讓有心之人鉆了標準合同的空子，會給公司造成很大的損失，這就導致了合同范本的可重復使用性就大大減弱，不能滿足現有的項目合同實際的多樣性需求。格式合同在帶來種種便利的同時，也存在許多不容忽視的缺陷。格式合同的另一個弊端是排除了相對人選擇與協商的可能性，由于提供格式條款的一方在經濟方面具有絕對的優(yōu)勢，它可以將條款強加給對方當事人從而使對方失去討價還價的機會，依據經濟實力等條件而在事實上形成的壟斷性經營地位。

3.合同簽訂與履行階段的差異

合同簽訂時的條款往往會和履行階段的現實情況存在差異，所以這種合同糾紛也是合同管理的難點之一。合同糾紛處理階段可能涉及風險控制對策、防治及相應的承擔工作，而其中各類風險的綜合組合便是合同管理制度。構建相對完善化的合同糾紛管理制度，進一步確定出合同糾紛的類別、辦法與職責，這樣才能夠在突發(fā)狀況出現后，以最快的速度尋找到最佳的解決辦法，同時也能夠進一步提升履約過程中整體的風險防范意識，尋求更多與本方利益相符的證據。進行合同糾紛處理工作的事后，所有的部門、個人均不能在沒有獲得授權的基礎上進行糾紛方面的回答。除此之外，還需最大程度上留存相應的合同證據，就合同全過程當中涉及的各項業(yè)務憑證予以歸口管理，以便于日后解決糾紛時提供不出對己方有利的內容而措手不及。

4.合同款后續(xù)付款審批流程繁瑣

對于合同來講，其中涉及的合同款收付進度信息也是一類能夠對合同履約風險進行評判的重要方式。財務人員開展相應的業(yè)務工作時，必須首先由審核經辦人員給出關于合同執(zhí)行過程方面的證明材料，分析其和合同約定內容間的匹配程度，然而合同付款往往需要根據額度經不同層級會議審議，再經主管人員逐級審批，由此造成合同后續(xù)付款周期較長；同樣，在公司對外業(yè)務回款過程，往往多項付款前期準備。針對匹配合同約定的內容，才可開展后續(xù)的資金收付和結算業(yè)務，同時需明確好合同款收付會計信息。所以，會計核算系統(tǒng)當中所呈現的合同款收付進度同樣是可以很好地展現出合同履約狀況的，也能夠從中分析出合同執(zhí)行過程中違約風險的概率，為后續(xù)組織和協調工作的開展奠定基礎。按照固定的時間進行合同款執(zhí)行進度方面的探析，對合同簽訂方面的經濟合理性、具體完成狀況的績效性進行評估，以此逐漸構建起合作單位方面的信用檔案，減少合同簽訂及后續(xù)執(zhí)行過程中各類風險的出現。

三、合同管理的風險防控對策

1.以標準化方式提升合同管理效率

完善合同管理制度，與建設大樓是一樣的道理，當制度完善度提升的時候，合同管理系統(tǒng)大樓整體的建造方向才能進一步明確。在進行合同管理制度的制定過程中，需首先分析合同方面的協調、全面、落實等各項內容，搭建起完善化的合同管理制度后，各項合同管理工作便有了很重要的依據。關于合同的立項、草擬、簽訂、執(zhí)行等也要及時把控，這樣才能確保事前與事后的控制工作達標。除此之外，針對具體的合同管理工作還需構建相應的管理制度、審批制度、糾紛處理制度等多項內容，這樣才能確保合同管理制度體系整體的完善度與全面性。

嚴格按照事先設定的流程進行，以標準化方式提升合同管理效率。首先，合同履約之前需進行合同交底，讓項目所有管理人員均能夠很好地了解并認知合同狀況，之后就合同當中的各個風險與薄弱點進行認知，掌握其中有利于自己方發(fā)展的條款，減少不利條款的簽訂。其次，從整體上認知合同條款內容，依據相應規(guī)定來構建起合同管理臺賬，同時按照詳細的內容設計實施計劃并進行落實，有組織完成后續(xù)的履約、付款與催款工作。再次，合同的具體履約時，若找出了與己方不利的內容，或存在很大風險的內容，便需直接和專業(yè)人員進行對接尋求合理的辦法進行調整，以此來減少合同的持續(xù)履約可能造成的不利影響。另外，提升合同履約過程的把控，若另一方的經濟狀況急劇惡化，或是出現了很嚴重的違約狀況的時候，便需立刻通過書面形式進行上報，同時采取合理措施進行解決，在這當中特別需要關注直接影響企業(yè)經濟利益的風險。最后，當合同出現意外必須暫停、終止的時候，應首先使用暫停方式，通過書面形式來簽訂對應的暫停合同，之后對雙方的權責義務進行進一步的明確，此時如果己方權益出現很大損害的話，便需及時就對方的責任進行追究。

只有明確的制度，才能在執(zhí)行的過程中被人們接受，防止互相扯皮，減少各執(zhí)一詞狀況的出現。制度自身即具備明確性，而這明確性便需首先從設計時進行明確。制度協調性，即合同管理制度之間可以相互補充，無沖突狀況存在。當制度間能夠相互補充的時候，合同管理工作也能更好地開展。在這當中也可開展動態(tài)化方式管理，動態(tài)方式表面上與制度的權威可能存在一定的沖突，但是其實制度自身也是處于不斷變化當中的。制度出現時目的主要是推動工作的開展，不過在制度被執(zhí)行時間逐步拉長的時候，其中所存的各項問題也會出現，而因為無法直接匹配實際，制度便可能變成工作開展過程中的阻礙，此種狀況下，制度屬于工作開展過程中的阻礙而非動力。不過制度方面的動態(tài)管理也不是可以隨意變動制度，一旦制度隨意更改，其自身的權威性便會喪失，相應的約束作用同樣會降低。所以必須以合理方式來動態(tài)管理制度，這樣才能夠確保制度符合并服務實際工作的開展。

2.以通用條款和專用條款提升適用性

合同管理制度的完善也是確保合同管理工作的規(guī)范和效率二者間的重要方式。對于合同監(jiān)督部門來講，其需按照監(jiān)督方面的具體要素確定出相應的送審材料，通過標準化手段來完成各項任務。關于合同管理制度的制定，可通過編制《合同管理手冊》的辦法把各項關鍵內容及節(jié)點變成表格，讓其發(fā)揮指南性作用。

主要交易名詞的范圍界定、生效條件、產品或服務涉及的專用名詞釋義、驗收標準、爭議解決方式、知識產權歸屬、保密條件等相對穩(wěn)定的合同權利義務界定，專用合同條款則可以根據中標單位的商務標承諾等招標結果，形成中標合同的“專用合同條款”。“通用合同條款”的使用，可以很大程度上解決合同必備條款缺失或者招標過程中遺漏重要權利義務配置條款的問題，也可以大量節(jié)省采購人員和合同審查人員的時間成本，直接將已明確的“通用合同條款”照搬使用即可。“專用合同條款”便是直接解決合同條款固化內容的重要方式，可以很好地讓中標合同文本匹配招標結果，這樣一來便能夠讓示范文本的標準、個性進行完美的結合。

致力于完善管理制度，實現招投標統(tǒng)一管理。為規(guī)范公司招標投標管理工作，根據國家法律法規(guī)，及時修訂規(guī)章制度，公司統(tǒng)一管理，強化招標審批、投標、開標、評標、定標等事務管理及獎懲考核各個環(huán)節(jié)。規(guī)范組織合同項目招標議標工作。通過科學制定招標方案，公平合理設計評標因素和評標標準，規(guī)范組織招標投標準備會和開標會，有效地保證招標議標質量。開發(fā)并運行了招投標管理信息系統(tǒng)，實現招標審批流程化、客戶資源網絡化和現場開標電子化。實現增強合同項目管理操作、生產經營降本增效的有效統(tǒng)一，從而破解合同示范文本可重復使用性有限的問題。

3.規(guī)范合同履行交接清單模式

合同簽訂與履行階段的不統(tǒng)一不僅影響合同目的的全面實現，而且使得合同前期的磋商、審查成果都付之一炬。對于這種采購人員與履行或驗收人員之間的信息不對稱問題，筆者認為也可以通過“通用合同條款”培訓以及“專用合同條款”清單交接的方式破解。一個普通的項目合同，專用合同條款主要集中于中選單位的商務投標、承諾，將標的物的基本情況、質量標準、驗收要求、服務承諾、聯系方式等直接與合同履行有關的條款以“清單”的形式交接給合同履行或驗收人，就可以讓合同履行或驗收人對需要關注的情況一目了然，有效解決合同履行或驗收，人不熟悉合同內容，精力、理解能力有限而造成的合同簽訂與履行不統(tǒng)一問題。

四、總結

健全的合同管理機制不僅能夠幫助企業(yè)防范合同本身潛在的法律風險，還可以幫助企業(yè)抵御合同管理過程中潛在的法律風險，在法律風險防控的規(guī)范性與效率性之間找到“平衡點”，在合同履行出現狀況時也能夠及時采取有效的法律方式予以解決。