定額管理在煙草商業企業成本費用管控中的應用

李 琴

（湖南省邵陽市煙草公司，湖南 邵陽 422000）

一、前言

對于很多煙草商業企業來說，傳統的成本費用管控方式較為粗放，需要向現代化、精細化和全面化的方向進行轉變。因此，越來越多煙草商業企業實行成本費用的定額管理，盡可能地節約人工成本，減少材料耗材的消耗，降低設備的磨損率和閑置率，以縮減各項成本費用。針對當前定額管理中存在的制定的定額指標不合理、定額未與預算完全對應、定額跟不上管理需求、溝通不充分、成本管控缺少信息化支撐、定額核算方法不規范等難點，達不到預期成本管控效果，煙草商業企業應當積極轉變經濟發展方式，建立長效的定額成本管理機制，優化資源配置，加強成本費用控制，規范公司的成本費用支出，推動定額管理標準化和規范化，促進公司自身的長遠健康發展。

二、煙草商業企業定額管理的難點

1.制定的定額指標不合理

目前，我國煙草商業企業實行的定額標準確認方法包括三種類型，第一種類型是通過統計學方法來確認預期的結果，比如回歸分析法、期望值分析等數據統計分析；第二種類型是按照自身的經驗，主觀判斷預期的結果；第三種類型是在客觀的定量的前提下構建工作標準[1]。由于某些煙草商業企業的財務管理人員未能對業務環節的成本費用進行詳細的分析，以及對定額標準的確認方法應用不充分，往往根據以上第二種類型，也就是按照經驗來估計定額標準，指標較為籠統，獲取的信息數據較為簡單和片面，導致制定的定額標準不夠合理，影響到計劃的具體實施。

2.定額未與預算完全對應

有些煙草商業企業未將定額管理和預算管理進行緊密結合，定額指標只囊括了某些重點和容易量化的部分，未與實際的預算項目相匹配，從而影響了定額管理的規范性，也影響了預算編制的水平。同時，有些煙草商業企業在全面預算審核方面缺乏真實可靠的參考依據，一味追求同比的量化管控，遺漏公司經營管理的規律性，使預算項目的金額缺乏合理性，無法準確判斷預算項目的支出性質和相關費用事項，難以顧及到細節，從而加大了資金鏈風險。

3.定額跟不上管理需求，溝通不充分

很多煙草商業企業的定額管理跟不上管理的需求，未構建相應的定額管理體系，該體系未實現公司的全面覆蓋，以及未能囊括公司日常經營管理的全部成本費用項目，比如某些較為敏感、不容易量化的成本費用未能涵蓋其中。并且煙草商業企業的定額管理考核缺乏標準，有很多總額控制標準，但是很少具體的執行標準，也沒有針對成本費用審核的量化標準，績效考核分析不夠科學合理，進而影響了公司的經營決策。并且煙草商業企業的溝通機制不充分，缺乏專職的定額管理人員，職責劃分不夠明確，其他部門參與度較低，定額標準執行力不強，難以準確把控公司煙草產品和相關事項所需的成本費用，從而影響信息數據的準確性，難以確定符合公司實際狀況的成本和費用標準，保證定額成本控制效果。

4.成本管控缺少信息化支撐

目前還有不少煙草商業企業仍應用傳統的定額管理平臺和手段，比如通過EXCEL表進行手工統計，缺少信息化支撐，數據的收集、更新和分析較為困難和繁瑣，信息反饋不及時，也不全面，對定額管理的全過程監控滯后，而傳統的定額管理手段難以滿足現代化煙草商業企業的管理需求，難以更好地應對風云變幻的市場競爭環境。

5.定額核算方法不規范

部分煙草商業企業的定額核算不規范，未建立成本費用核算評價體系，定額管理核算方法不科學，造成定額管理開展不夠順暢，實施效果不太明顯，難以發揮成本費用管控的作用。比如沒有針對現有的一級科目和二級科目設置統一規范的費用科目，某些支出項目沒有相應的費用明細項目，核算較為混亂，不利于成本費用的精益化和定額管理。

三、定額管理在煙草商業企業成本費用管控中的應用

1.制定合理的定額標準，建立定額指標體系

定額標準是煙草商業企業績效和成本管控的主要內容。煙草商業企業應結合自身的業務流程特點，制定合理的定額標準，建立多層級的費用定額指標體系，提升成本定額管理的科學性和有效性。

具體來說，首先，煙草商業企業應明確定額指標的類型，詳細分析哪些指標是可以管控的，哪些是不可控的，再減少不可控指標的數量，使制定的指標更具有可控性和可操作性。也就是說，煙草商業企業可對不同的定額管理因素進行分級設置，將最低級別的單元當作定額管理的研究主體，從而把各個指標當作一個小的主體去研究分析，進而發掘各個指標、各個流程中降低成本費用和提高管控效率的方法。有些煙草商業企業將定額指標劃分為共性指標和個性指標兩種類型，共性指標是煙草行業的相關指標，個性指標是煙草商業企業自行設計和計算出來的指標，可以解決和管理公司個性化問題[2]。

其次，煙草商業企業應明確定額指標的內容，把定額指標通過多種方式進行描述，包括闡述功能特性、分析數據來源、列明計算公式、真實反映問題等，從而細化定額指標的設置意義、基本含義和具體用途[3]。煙草商業企業可基于自身實際狀況，搭建物流成本庫，按照成本的作業特點，設置物流成本賬戶，對各個作業流程的成本進行管理分析，實時監控和掌握成本費用的使用狀況，提升預算管理和定額管理的精準性。

比如有些煙草商業企業設置費用定額、勞務定額、消耗定額、技術標準設定設備定額和人力資源定額五大類定額指標，分別闡述公司日常作業流程的要素，搭建不同類型定額指標的關系網。其中，勞務定額是指對公司各個作業崗位流程的勞動效率進行管理，包括裝卸貨、搬運、生產、配送、送貨、分揀等流程，設置相應的用工標準，人力資源定額是指對公司各個崗位的勞務用工成本進行管理，準確衡量員工的勞動強度和效率，這兩者的結合，可很好地串聯人力成本指標變動、勞動效率等關系，從而有助于煙草商業企業調整配送的路線，減少用工人數和車輛使用數，縮減勞務成本。消耗定額是指對公司各個作業流程的物料資源消耗進行管理，合理確定損耗系數，包括水電費、油耗、原材料、辦公用品、生產物料等，再科學應用技術測定法、統計分析法等方式確定耗材資源從量的定額標準，費用定額是指對公司各筆成本費用進行管理，技術標準設定設備定額是指根據公司機械設備的維修備品備件的實際運行狀況、使用壽命、維護重點等，對機械設備的耗材、使用部位、維修次數、維修費用、存放環境等進行管理，明確機械設備的耗材標準、維修保養費用標準等要素，有助于充分發揮機械設備的效能。通過消耗定額和費用定額的結合，可很好地體現包裝費、設備費、燃油費、水電費的使用情況，找到物料資源消耗成本費用波動的原因，從而更加合理地設定車輛裝載率、物資破損率、作業差錯率等指標。通過技術標準設定設備定額和費用定額的結合，可很好地體現公司設備維修維護、車輛維修的費用，細化公司全作業程序。

此外，定額指標是一個動態的過程，因此在定額指標確定之后，各個部門需要細化所承擔的定額指標，層層分解到具體的崗位和責任人。在貫徹實施階段，煙草商業企業需要按照管理過程當中存在的漏洞，對定額指標進行動態化調整優化，加強定額指標的時效性，保證定額標準的可用性和科學性。

2.以定額管理為基礎，制定企業全面預算

定額管理是預算管理的“立足之本”，是編制預算成本的依據標準。通過定額管理，測算資金、物料、勞務的標準，避免預算責任主體預算編制的主觀性和隨意性，使預算編制更具有根據，并且可落實到具體的責任部門和責任人，促進預算管理的實施，有助于控制開支，保障預算執行中信息數據的真實性和可靠性。

因此，煙草商業企業應當以定額管理為基礎，制定企業全面預算，融入定額管理的要素，促進定額管理與預算管理的融合，完善預算編制、預算實施、預算評價等方面的流程，提升預算管理的精細化和標準化，保證定額管理制度落到實處，成本費用支出更加規范。比如有些煙草商業企業完善體現全作業流程的成本費用定額機制，以“元/箱”為基本單位，估算煙草的成本、勞務、能耗、效率等，按照單箱定額資源消耗和總生產量的數值，生成相應的定量指標，將預算管理作為核心，結合公司各項作業成本費用的特征，通過定額分析其增加或者減少變化趨勢和主要原因，并且有針對性地進行管控，形成公司的年度預案[4]。

煙草商業企業也可合理應用多種權重計算明確成本費用的標準，可基于歷史成本，分析成本費用的消耗情況，制定更為科學合理的預算指標和成本費用控制標準。比如有些煙草商業企業核定定額料和裝置水電費的定額，按照公司過去幾年來各項定額的實際消耗指標，明確下一年度的目標消耗指標，并且層層分解，將目標下達給各個部門和裝置。

3.構建和完善定額管理制度，建立溝通機制

首先，煙草商業企業應當構建和完善定額管理制度，明確定額的組織架構、執行范圍、實施目標、擬定原則、確定方法、考核方式等內容，設置定額管理機構，明確定額管理人員的工作職責，制定公開透明和公平公正的定額管理考核機制。定額管理機構需要負責定額管理體系的搭建、管理、協調等，制定定額管理的方針和工作目標，明確物流定額管理定位，梳理作業流程，決定重大事項，合理配置各項資源，開展定額管理的研究和實踐工作，提升公司定額管理的有效性和科學性。煙草商業企業可將定額管理定位在全作業流程的優化方面，實現員工崗位設置的最優化，提升成本管控的有效性。比如將物流業務當作起點，從最初的卷煙入庫，到中間的卷煙配送，再到最后的卷煙到達零售客戶處，這一系列的過程都應當進行量化，提升作業效率和勞務效率，降低物料消耗[5]。

其次，煙草商業企業應當根據當前市場、原材料、政策等外在因素的變化，動態調整和同步更新定額標準，使得定額與市場和公司的實際相貼合，提升定額管理的權威性和有效性。

此外，煙草商業企業應當暢通定額管理的溝通渠道，制定常態化工作機制，包括收集定額基礎數據，估算定額指標，定期組織相關部門召開定額管理分析的會議，及時發現公司定額管理工作中存在的薄弱環節，找到指標異常變動的深層原因，并且持續改進，采取干預、指導和糾正的方式，優化作業流程，促進精益化成本管控目標的達成。

4.充分利用信息化技術，實行成本信息化管理

煙草商業企業可量身開發一款定額管理信息系統，實行成本信息化管理，有助于把定額管理的理念融入到公司預算管理的全過程當中，加強成本費用的實時監控和管理。同時先進的新一代信息化技術可以為公司的數據分析和決策管理提供強有力的支持，定額管理人員可以快速對煙草各作業環節的信息數據進行收集、登記、匯總、分析、去重、考核、評價等，促進公司的決策質量和效率。通過定額管理信息系統，還可以優化工作流程，比如優化物流車輛配送路線，減少車輛配送的數量，節省人工成本，加強各個部門、各個崗位和各個項目之間的溝通交流，幫助公司梳理各個崗位工作職責，明確各個項目和業務往來的關鍵要素，降低中間環節的浪費，有助于成本管控。

煙草商業企業還可有機融合業務管理系統和財務管理系統，方便設定定額指標以及管控定額數據，快速對業務數據和財務數據進行整合分析，形成有針對性的定額成本管控平臺，確保對定額管理過程的實時監控，對定額管理信息數據的準確測算，對定額管理績效的科學評價，對定額管理考核指標的進一步量化。

此外，煙草商業企業還可提升機械自動化水平，更換老舊機械設備，購置精密度高的機械設備，實現自動化裝卸、配送等作業，從而降低人工成本的投入，加快作業效率。

5.規范費用會計核算，提升核算水平

煙草商業企業應當規范費用會計核算，建立統一成本核算體系，嚴格費用開支范圍，做好成本統計，把好核算關口，提升財務核算水平，加強成本費用的預警、管控和決策力度。在發生費用時，應當對滿足定額的配送費用和發生的差異進行準確核算，強化對成本費用差異的核算和分析。在每個月末，定額管理人員基于定額成本，對各項成本差異進行增減，計算出實際發生的成本，為公司成本費用的定期考核分析提供強有力的信息數據支撐，對超出預定數值的部分進行預警分析。對于做出預警的成本費用管理指標，根據定額管理工作當中的實踐經驗，相應地制定出合適的定額控制策略，并且通過知識庫的方式保存在公司的系統平臺上，有助于后續的成本費用控制決策。

具體來說，煙草商業企業可通過輔助核算的方式，對煙草的費用進行歸口管理，設置相關的“費用核算明細檔案”“車輛檔案”等科目，以對煙草的成本費用進行輔助核算[6]。并且可根據所產生的成本費用的特征性質，準確劃分倉儲分揀費用、保管費用、配送費用和綜合費用等，科學劃分和核算入庫環節、倉儲環節、分揀環節、配送環節、綜合環節等作業節點的實際運行成本，搭建全面的成本費用數據庫。煙草商業企業還可以對自身的運營效率、煙草成本費用情況進行深入分析，掌握各作業流程的效率、費用指標等基礎信息，結合定額指標，明確亟待優化的對標指標，提升成本費用對標準確性。在日常經營管理當中，煙草商業企業應當做好成本費用定額、預算、管控、核算、分析等方面的工作，加強成本費用的橫向對標對比、縱向的同期對比的精準程度。

同時，煙草商業企業應當根據自身實際經營特點和發展狀況，選擇合適的定額管理核算方法。比如可選擇加權平均法這種成本核算方式，通過對過去一段時間內發生的人工數、物料、費用等多方面信息數據的加權平均，再核算相應的成本平均值，按照這個成本平均值，來制定定額，提升定額管理的科學性和有效性。比如可選擇實地測算法這種成本核算方式，通過實地跟蹤和估算公司的定額標準項目，包括人工成本、直接費用、設備折舊費用等，從而使得定額標準更為接近公司實際發生的各項成本費用。

四、結語

總而言之，在經濟新常態下，定額管理是一種實用和可靠的成本費用管理工具，在煙草商業企業的成本費用管控方面發揮著非常重要的作用。煙草商業企業要建立起符合自身實際情況的定額指標體系，制定科學合理的定額指標，構建和完善定額管理制度，建立溝通機制，以定額管理為基礎，制定企業全面預算，充分利用信息化技術，實行成本信息化管理，規范費用會計核算，提升核算水平，加強成本費用的事前、事中和事后控制，實現財務集約化管理，力求將成本費用管控在一個合理的范圍內，促進各類基礎管理業務水平，促進公司降本增效，推動現代化建設，實現良性發展。