大數據環境下企業采購審計思路

梁淑賢

（瀚藍環境股份有限公司，廣東 佛山 528200）

大數據環境下，大數據技術既能夠成為企業采購審計工作的機遇，也會給企業采購審計工作帶來挑戰。大數據技術廣泛運用的環境下，大數據技術的應用成本普遍下降，因而市場上其他企業能夠較為低成本地使用大數據技術以輔助企業采購審計工作，以增強其市場競爭力，給其他企業帶來發展壓力。從另一個角度來看，企業利用大數據技術推動采購審計工作的創新也能夠進一步增強內部控制質量水平，在市場中獲得穩定發展的內部環境，逐漸培養起較強的市場競爭力。在大數據環境下，企業無法脫離大數據技術的影響而單獨發展，因此必須重視大數據技術，改造采購審計方法思路，實現采購審計制度體系的現代化轉型升級。

一、大數據環境下對企業采購審計工作的影響

1.采購審計數據信息發生變化

大數據背景下，數據資源成為企業組織管理的新要素。而隨著企業生產經營規模的擴大，企業的采購種類和總量也發生了較大的變化。由于大數據技術的便捷以及對采購數據信息搜集渠道的拓展，越來越多細致的信息能夠被搜集到。因而在進行采購審計時會面臨更多的基礎采購信息數據，這些基礎信息一方面會提高采購審計工作的精確度，另一方面也會給采購審計工作增加難度[1]。大數據技術會根據關鍵詞廣泛地采集相關的采購信息，包括前期采購計劃的制定、中期的執行和后期的總結反思的相關信息，而并非所有的采購信息數據都對審計工作有價值。因此，在采購審計數據信息發生變化的前提下，企業還需要進一步完善采購信息的篩選程序，以為采購審計工作奠定良好的基礎條件。

2.采購審計的要求發生變化

采購審計工作的要求隨著大數據時代的發展以及企業自身發展競爭力的要求而發生明顯的變化。企業采購審計工作不再局限于對采購物品的審核、采購預算的審核、采購活動的監督和資金錢款使用狀況的監督等，而是被提出了更高的要求。其中變化最為顯著的是對采購審計工作提出了能夠“建言獻策”的新要求，即在對采購活動相關資金錢款使用情況和采購活動本身進行充分監督的基礎上對應相應的問題和潛在風險提出解決的措施。采購審計從單純的監督審計職能向監督建議職能的轉變又為企業的內部審計制度和審計人員都提出了新的要求，需要企業有序地進行制度體系和工作流程的調整。

二、企業采購審計工作中存在的顯著問題

1.企業采購程序不規范

當前企業采購程序比較松散，沒有形成系統化的采購工作流程。在制定采購計劃時，企業的采購計劃制定人員沒有嚴格按照相應的預算計劃確定采購預算計劃。在采購預算計劃制定不夠精確的情況下，企業的各項采購計劃執行的質量也比較低。當前部分企業仍然存在著采購隨意、采購物品審核標準過于寬松的情況，采購活動沒有按照采購預算計劃嚴格執行而是按照企業生產經營的需要隨時進行采購，因而導致企業采購活動不甚規范。習慣性的按需采購導致企業長期缺乏規范化的采購程序，采購預算計劃形同虛設，形式主義的預算計劃導致不必要的采購資金浪費嚴重，采購計劃執行力度不夠。在對采購的物品進行審核時，企業的采購審計人員也沒有嚴格按照審計程序走，因此采購預算計劃的執行精確度比較低，這是企業采購審計工作中存在的比較顯著的問題。

2.采購和審計職能沒有實現獨立

大部分企業的采購審計職能沒有能夠獨立出來，為了節約人力資本和企業內部管理資源，有部分企業將采購職能和審計職能掛靠在同一個崗位上，造成的情況就是采購人員既能夠開展采購活動，又能夠對自身的采購活動進行監督審計。而這種職能集中的形式并不利于企業內部管理效率的提高，反而容易出現所謂監守自盜的情況，嚴重制約企業的采購審計質量。在采購過程中，企業采購審計人員需要對企業采購工作進行全過程的監督審計，而采購和審計職能之間沒有實現獨立，會導致全過程的監督審計效力被極大地壓縮，審計工作發揮效用的空間被負責采購工作的人員占領，從而難以對采購活動的資金使用情況進行有效審計和采購物品進行標準化審核。

3.對供應商的審計工作不全面

當前企業多元化的分散化經營要求企業建立起多元化的供應商體系，以保證供應源的穩定和安全。而采購對象的多元化也給采購審計工作帶來了直接的壓力。供應商數量的增多要求企業對更多采購對象進行審計，但是有限的審計資源給企業擴大的審計內容帶來了困難，因此部分企業存在著對供應商審計工作范圍過窄、深度過淺的問題。由于供應商數量的增加，為了減輕采購審計工作的壓力，企業采購審計人員在實際的審計工作中會依賴于以往習慣性的經驗來代替采購審計結果。這種經驗性的工作習慣通常會導致企業采購審計人員在對采購物品進行審核時，會因為以往的審計結果忽略對現在同一供應商產品的審核，而認為相應的產品仍然達到以往的標準，從而可能導致采購的東西質量不達標，使用的采購資金不足以采購相應質量的產品。由此可見，對供應商審計工作的片面化會給企業正常的生產經營活動帶來消極的影響，應當進行針對性的創新調整。

三、創新大數據環境下企業采購審計的思路辦法

1.建立全覆蓋的全過程信息化采購審計平臺

在大數據環境下企業采購審計的新思路應當立足于企業生產經營管理的全局，統籌全局，建立起全覆蓋全過程的信息化采購審計平臺，以盡可能將采購活動的各個環節納入信息化審計工作中。建立全覆蓋全過程的采購審計平臺要明確采購工作各個流程環節的主要設計內容，將采購計劃的制定、執行以及總結的各個流程納入嚴格的審計工作中。企業要淘汰傳統的以人力為主的審計工作模式，利用信息化技術手段，構建以大數據技術為主體的審計數據分析平臺，將企業采購活動的相關信息數據全部上傳到數據分析平臺上，以供審計人員隨時審查和核算審計[2]。企業要健全相關的信息化制度建設，確保信息化技術和系統能夠成為具有企業普遍認可度的組織管理資源，運用大數據信息系統和技術進行采購審計的工作最終結果具有效力，能夠成為采購審計工作的最終報告。

在此基礎上，企業的采購審計人員再在大數據信息化管理系統和數據分析平臺上開展相關的審計工作。企業要從采購預算計劃制定之初到采購活動結束覆蓋全面的大數據系統，將采購的各個環節作為端口與大數據網絡的各個端口連接在一起，以確保企業采購審計人員能夠掌握企業采購的整體情況。通過以信息化和電算化的采購審計技術手段代替傳統的以人力資源為主的審計方式能夠極大程度上解放人力資源，提高采購審計工作的專業化水平。企業要完善相應的規章制度，確保信息化審計報表和紙質審計報表具有同等的法律效力，能夠作為其他部門針對性調整相關采購活動的指導意見。企業采購審計工作的全過程數據分析平臺要有較先進的數據技術支持，能夠較為高速地運轉，以保證審計工作的效率水平。

2.建立起數據分析系統精準定位審計問題

評價采購審計工作質量的一個重要標準是發現和排查的采購問題是否具及時，是否能夠將問題控制在可控的范圍內不至于造成更為嚴重的后果。而要進一步提高審計工作的質量，就必須立足于問題的精準定位和及時發現，借著大數據技術的東風構建審計數據分析模型，以系統精準地定位相關的審計問題。構建采購審計數據分析模型可以從兩個角度來構建，分別是從企業審計的總體目標和內容來看建立起總體的審計數據分析模型以及從企業采購審計的個體案例來看構建個體的審計數據分析模型[3]。為了確保企業采購審計工作的總體質量，企業管理者應當聯合審計人員優先構造其總體數據分析模型，以把控全局，避免出現系統性的大風險。企業可以通過構建大數據分析模型，利用分析比較法，按照相應的標準對比各個月度或者季度企業采購的情況。比如說，采購審計人員可以同向對比一年內十二個月不同月份在同一個供應商處采購的同一類物品的質量高低和價格漲幅，以此來分析比較十二個月的大致采購情況是否有疑點。對于存在數據明顯有差別的地方，審計人員應當進行深入分析和挖掘，以精準地定位相關的可疑問題，為相關審計問題的及時有效解決奠定基礎。

3.規范企業的采購程序和審計工作

由于當前采購程序和審計工作過于松散，導致其無法有效地發揮其管控職能，而部分企業采購職能和審計職能的統一也導致采購審計工作不能高效地開展。因此，企業應當進一步規范采購程序和審計工作，建立健全相應的規章制度，落實權責發生制，保證一崗對一職，一職對一人，以確保采購工作和審計工作的獨立性。企業管理者要講采購職能和審計職能明確地獨立開來，完善各自的工作機制和運行體系，以確保采購程序和審計工作各自的質量。針對不同的采購階段，企業管理者要提出不同的審計要求，建立重點各有偏向的具有差異性的采購審計工作制度體系[4]。企業可以將采購審計工作分為三個階段，分別是采購預算計劃的制定階段、采購計劃的執行階段、采購計劃的完成和采購活動的收尾結束階段。不同的審計階段的審計要求各有差別，監督審核的重點也有一定得差異。在采購預算計劃的制定階段，采購審計人員要關注預算計劃的編制是否和實際需求相符，避免出現預算資金超出實際需求一大段的不合理情況。而在預算計劃的執行階段，采購審計人員要以落實監督職能為主，監督采購人員的各項經濟活動，避免在采購過程中出現公款私用或者中飽私囊的情況，以確保采購計劃執行的有效性。在采購活動收尾和結束的階段，采購審計人員的重點在整體問題的分析和總結以及提出建議的職能上，以總結采購審計經驗，獲得更加科學的審計理論指導。

4.創新企業采購審計技術手段，引用先進大數據技術

既然傳統的采購審計手段已經無法滿足大數據環境下企業采購審計的要求，那么企業就應當主動轉變采購審計的思維模式，應用先進的大數據技術，以全面提高企業采購審計工作的精準度。隨著大數據技術的發展，運用大數據技術對企業采購的經濟行為進行審計已經有很多比較成熟的能夠直接應用的技術手段，而到底選擇具有哪種優勢的采購審計技術手段還需要視實際情況而定。具體來看，企業的管理者應當結合企業采購審計人員意見去選擇創新技術手段，應當根據企業采購活動的復雜度和規模以及采購審計人員工作的習慣和真實需求來選擇。不同的大數據技術手段擁有不同的優勢，因此需要在認識到其優勢的基礎上合理地進行技術手段的選擇[5]。這里主要探討兩個比較有價值的數據技術手段，分別是多維數據分析和數據挖掘。

多維數據分析能夠從多個維度對相關的信息數據繼續核算和處理，能夠為企業采購審計人員從多角度對采購經濟活動進行監督審核提供技術支持。企業的采購審計人員可以將用以審計的相關采購信息數據輸入數據庫系統中，通過設置對應的維度和度量價值對采購信息數據進行切片、切塊等操作，同時完成將大量數據細化分析以及將分散化信息集中處理的工作，并且通過復雜的計算機算法為支撐的大數據分析得出直觀的采購信息數據審計結果，以幫助企業采購審計更好地分析問題，提出相關建議。而利用多維數據分析適合分散化管理經營已經比較成熟的企業，能夠同時對多種信息數據進行分析和處理，節約審計資源和時間，促進采購審計資源的優化配置和合理使用。

數據挖掘是幫助企業采購審計人員從海量的市場信息數據和采購經濟信息數據中挖掘和搜集真正對審計工作有價值的部分。通過數據挖掘，企業采購審計人員能夠直接運用有價值的信息數據進行分析處理，減少因為良莠不齊的信息數據混雜而帶來的審計風險。采購規模較大，采購信息數據繁雜且總量較大的企業可以建立起挖掘型分析方式，利用數據倉庫和數據挖掘工具實現更高效率的審計分析。企業的采購審計人員通過異化處理將不必要的、低質量的采購信息數據和有效高質量的采購信息數據區分開來，利用其分類效果構建多元化的數據庫，以全面提高采購審計工作的質量。此外，通過數據挖掘還可以深入挖掘被審計人員忽視的相關信息數據，挖掘出隱藏的有價值的信息數據或者是潛在風險，定期整理和分析總結深度挖掘的信息資源，排查相關風險隱患。

5.增強采購審計工作建言獻策的職能效力

現代化的審計工作不應當只局限在監督職能，還應當具備提出建議和對應地解決問題的能力。因此，企業應當進一步增強采購審計工作建言獻策的職能效力，給予審計部門一定的職權，使其建議更加具有價值和貫徹落實的效力[6]。審計部門能夠直觀地挖掘和發現采購活動中的問題，對相關問題的見解也更加深入透徹。因此，審計人員提出的相關建議更加貼近采購活動中真實存在的問題，具有可行性。企業管理者要給予審計部門建議職能，下放其一定的經濟決策職能，完善審計工作的相關流程，延長其工作職能線，確保采購審計人員在完成數據審核和采購活動監督職能后還能夠進一步提出相關問題和解決建議。企業管理者要增強對采購審計部門的重視程度，將審計部門的建議作為解決相關問題的主要參考。此外，企業還要給予采購審計部門在不要時刻的強制執行職能，在必要時刻及時地對應問題落實相關的解決措施，避免問題進一步擴大，引發更難以估量的后果。

四、結語

大數據環境下，企業要從多個方面提高采購審計工作的質量和效率，企業要提高審計工作的監督管理職能效力，對企業采購計劃制定和采購活動等實施全方位全過程的監督和管控。企業要立足于大數據環境，正視大數據技術在企業采購審計工作中能夠產生的積極效用，用先進的大數據技術改造落后的采購審計工具和方式方法，以提升企業的采購升級效率和質量。在這個大數據應用趨勢進一步加強的大數據時代，大數據的發展是必然趨勢，避無可避，而企業采購審計工作質量要求的提升也是企業發展的必然要求。因此，企業應當將具體的采購審計思路問題落實到實踐中，尋找切實可行的新思路，以解決無法順應大數據時代發展的傳統采購審計工作習慣問題，為企業的發展壯大奠定堅實的審計基礎。