論血站供應商分類分級電子化和規范化管理

杜 莉

北京市紅十字血液中心血液工程科，北京 100088

血站供應商管理是血站物資保障工作重要的組成部分，血站物資保障是完成采供血工作的物質基礎，是血站開展采購計劃、庫存分析、質量管理的重要前提，對保證血液的質量和采供血的安全起著至關重要的作用。隨著技術的發展，新設備的引進，各種新型試劑、耗材也隨之引入，血站科研工作中同樣要用到很多新型的試劑、耗材，血站供應商管理是整個供應鏈鏈條中的上游部分，如何依托現代信息技術，對血站供應商進行分類分級電子化和規范化管理，進而實現供應商的全生命周期管理和閉環管理是血站物資管理的基礎。

1 血站供應商管理的現狀

1.1 供應商的基本信息管理分散

傳統的管理模式大多是通過手機存儲、筆記記錄、EXCEL表格管理，沒有統一管理，信息分散，如遇到崗位變更，容易造成供應商基本信息的傳遞間斷[1]。

1.2 區分供應商類型困難

只有熟悉業務的人員可以區分供應商類型（物料生產商、物料供應商、設備生產商、設備供應商、服務供應商），和供應商級別（一級、二級、三級），而且同一供應商有可能同時具備多個供應商類型和級別[2]，這對業務人員來說，是很大的工作量，且不便于供應商數據報表的統計。

1.3 供應商資質管理工作量大

血站大多是紙質檔案，對資質有效期的管理[3]，需要供應商檔案管理員不定期翻閱核查紙質的資質是否過期，如1個供應商約有5份資質，100個供應商約有500份資質，工作量大，效率低，容易遺漏。

1.4 供應商的評審工作通過線下進行[4]

按照評審制度，新準入供應商的評審、關鍵物料供應商的評審和非關鍵物料供應商的評審都需要做大量的信息收集工作。業務人員需要收集供應商信息、物料清單、資質文件、供貨能力、質量分析、檢測報告等相關資料，并制訂評審文件[5]，召開評審會議，討論、出具評審結果，歸檔，整個過程都需要花費很長時間，做不到便捷化的管理，更達不到電子化和信息化傳遞共享。

1.5 供應商供應物料目錄龐大

供應商供應物料目錄大多是手工記錄或EXCEL表格，不同的業務人員分管著不同的供應商和物料，不能做到整體物資采購和供應鏈管理的整合與信息的共享，從全局考慮整個供應商供應物料目錄[6]，不能從關鍵物料和非關鍵物料去分類顯示，也不能從物料本身的分類（試劑、耗材、設備、家具、辦公用品、衛生材料）去識別，不利于管理人員對物料的標準化、規范化、精細化管理。物料的分類是做好物料管理工作的基礎[7]，也是血站信息化管理的基礎。

2 血站供應商分類分級管理新模式

對血站供應商進行分類分級電子化和規范化管理，進而實現供應商的全生命周期管理和閉環管理[8]，建立血站供應商管理新模式。對供應商的管理進行縱向深度挖掘，從供應商基本信息、供應商類型、供應商資質、供應商評審、供應商供應物料目錄到供應商在后續供應鏈中的分類分級管理以及供應商的啟用、停用、操作記錄、設立供應商檔案管理員等做了詳細的設計，提供了供應商的全生命周期管理和閉環管理。

2.1 供應商基本信息分類分級管理

2.1.1 供應商基本信息分類管理 系統提供兩種供應商注冊登記方式。方式一：由血站供應商檔案管理員手動輸入基本信息（供應商名稱、營業執照、聯系方式、資質文件等），也可以批量導入到供應商目錄中。方式二：系統提供供應商賬號，由供應商通過系統輕松維護自己的基本信息和資質文件，這樣就能確保供應商數據的高可信度。這兩種方式注冊的供應商，必須經過血站供應商檔案管理員的審核，對于首次進入系統的供應商，需要進行入選評審[9]。

2.1.2 供應商基本信息分級管理 關鍵物料的供應商提供的基本信息和資質文件必須完整齊全[10]，非關鍵物料的供應商只需要提供必要的基本信息和資質文件。

2.1.3 供應商基本信息的分類分級管理的意義 通過對供應商基本信息的分類分級管理，實現供應商信息的電子化查詢[11]，為供應商電子化和規范化管理打下堅實的基礎，同時通過賬號權限的設置也方便管理人員隨時查閱供應商的信息。

2.2 供應商類型分類分級管理的必要性和目的

2.2.1 供應商類型的分類管理 供應商按照大類在系統分為物料生產商、物料供應商、設備生產商、設備供應商、服務供應商5大類，一個供應商可同時具有多個類型[12]；供應商按照供貨狀態分為主供應商、備用供應商和凍結供應商，并在系統中唯一表示，方便后續統計工作。

2.2.2 供應商類型的分級管理 物料供應商又可分級管理，分為一級物料供應商、二級物料供應商、三級物料供應商；同理設備供應商也可分為一級設備供應商、二級設備供應商、三級設備供應商。

2.2.3 供應類型的分類分級管理的意義 通過供應類型的分類分級管理，實現對每個供應商的類型明確劃分，不至于統一混談為供應商，不同類型的供應商的資質管理和評審管理是不同的[13]，也為資質和評審管理的分類分級劃分先決條件。

2.3 供應商資質分類分級管理的必要性和目的

2.3.1 供應商資質的分類管理 嚴格按照《血站技術操作規程（2019版）》4.4.2證照要求，應建立血液檢測試劑證照審核程序，在采購前和驗收時核實應具備的有效證照文件。在供應商管理系統中對供應商資質進行分類，梳理出15項必要的資質，并形成資質分類的標準。每個供應商都需要逐一比對這15項必備的資質，同時將相應的資質文件掃描到供應商管理系統中的供方資質欄目中，并將系統中的資質名稱、資質編號、資質發放日期、有效期與紙質蓋章紙質核對，確保信息完全一致。

2.3.2 供應商資質的分級管理 對供應商提供的資質分為有效供方資質和無效供方資質兩級，在系統中分欄顯示[14]。針對代理授權變動的生產商和供應商資質文件，徹底做到留痕化管理。

2.3.3 供應商資質的分類分級管理的意義 通過供應商資質的分類分級管理，保證資質文件與《血站技術操作規程（2019版）》一致性，實現資質文件的電子化管理，方便隨時查閱。通過對資質文件的有效期進行自定義天數預警，到期前通過系統自動發送消息給供應商和供應商檔案管理員，保證供應商資質的連續性。對于不在使用的供應商，也做到痕跡化管理，資質過期，系統自動過濾，無法進入后續的采購環節，徹底杜絕不合格供應商的進入[15]。

2.4 供應商評審分類分級管理的必要性和目的

2.4.1 供應商評審分類管理 分為新準入供應商的評審、關鍵物料供應商的評審和非關鍵物料供應商的評審。新準入供應商是該供應商第一次進入血站的供應商目錄。新準入供應商的評審可以自定義設置科室申請、科室評審、小組評審、中心評審四級審批。關鍵物料供應商是已經在血站合格供應商目錄里的供應商。關鍵物料供應商的評審由質量管理部門負責組織年度評審工作，對物料的質量、價格、供貨期、資質文件等進行綜合評價，并實現流程化控制[16]。非關鍵物料供應商也是已經在血站合格供應商目錄里的供應商。非關鍵物料供應商的評審由物料采購部門組織年度評審工作，按照供應商供應物料的交貨質量、使用質量、售后服務質量和性價比4個指標進行評審，同樣實現流程化控制。

2.4.2 供應商評審分級管理 新準入供應商的評審是根據業務需要隨時進行評審[17]，可以根據物料的類型自定義設置審批級別，最多可設置科室申請、科室評審、小組評審、中心評審四級審批，審批通過方能列入合格供應商目錄。關鍵物料和非關鍵物料供應商的評審是年度評審，都分為Ⅰ級、Ⅱ級和Ⅲ級。根據評審結果，被評為Ⅰ級的供應商為合格供應商，列入血站合格供應商目錄；被評為Ⅱ級的供應商為基本合格供應商；被評為Ⅲ級的供應商為不合格供應商。

2.4.3 供應商評審分類分級管理的意義 通過供應商評審分類分級管理，不僅實現了電子化評審，而且做到了流程化控制，新準入供應商有保證，年審供應商信息可追溯，實現了透明化、科學化、持續化的管理。采購員在購買物料時只能選擇系統內評審合格的供應商[18]，禁止不合格供應商進入系統，避免隨意使用供應商的現象，從源頭上保證血液的安全和質量，加強內控管理。

2.5 供應商供應物料目錄的分類分級管理的必要性和目的

2.5.1 供應商供應物料目錄的分類管理 關鍵物料又分為關鍵耗材、關鍵試劑、醫用設備、專用設備等；非關鍵物料又分為一般耗材、一般試劑、辦公設備、辦公家具、辦公用品、衛生用品、印刷品等。系統中每一條物料都對應一個物料屬性表，點擊可以修改其屬性。

2.5.2 供應商供應物料目錄的分級管理 對供應商提供的供應目錄分為關鍵物料目錄和非關鍵物料目錄兩級，在系統中分欄顯示，做到了供應商與供應商供應目錄的一一對應。針對關鍵物料目錄，反向查詢其相對應的資質文件，做到了關鍵物料和資質文件的協同管理。從而實現供應商、供應商供應目錄、資質文件的三級動態聯動管理。

2.5.3 供應商供應物料目錄的分類分級管理的意義 通過供應商供應物料目錄的分類分級管理，每一條物料都有各自的電子標識，并對物料的有效期、批號、抽檢等屬性進行自定義，對物料的分類分級做到動態的精細化管理[19]。

2.6 供應商在后續供應鏈中的分類分級管理

2.6.1 為合同的精細化管理提供基礎 通過對供應商管理的電子化和規范化管理，實現與血站物資采購管理系統無縫對接，為后續采購合同的分類分級管理提供堅實的基礎。首先便于從物料生產商、物料供應商、設備生產商、設備供應商、服務供應商去分類統計合同信息；其次也可從關鍵物料供應商和非關鍵物料供應商去分類匯總合同信息；再者也可以一級物料供應商、二級物料供應商、三級物料供應商分級去查詢合同信息，最終實現合同的分類分級精細化管理[20]。

2.6.2 為庫存的統計提供前提 通過對供應商管理的電子化和規范化管理，實現與血站庫房管理系統無縫對接，為后續庫存的分類管理提供前提。一方面便于從關鍵物料供應商和非關鍵物料供應商去分類統計庫存數量，另一方面也可以從一級物料供應商、二級物料供應商、三級物料供應商分級去匯總庫存信息。從到貨驗收、抽檢入庫、出庫盤點、財務結算等多層次關聯管控，從多個維度統計、分析，信息共享，繼而完善整個供應鏈管理。

3 實現供應商分類分級的目標與應用

供應商管理是血站物資管理信息化過程中的核心之一，對血站有著重要地位。從目前各血站供應商管理的情況看，供應商管理還是粗放式的，不利于數據信息的收集。通過信息化平臺，代替傳統繁瑣的人工作業，提高工作效率和管理效能，加強供應商管理的科學性與規范性，有利于管理者對供應商基本信息、類型、資質、評審、供應物料目錄等全過程的分類分級管理，提高對供應商的管控能力。供應商分類分級管理是未來血站發展的趨勢，電子化、規范化的供應商管理為血站物資管理信息化建設及成本核算打下堅實的基礎。