醫院檔案管理與檔案升級工作分析

張姝雯

（沛縣人民醫院辦公室（院辦） 江蘇·徐州 221600）

在醫院運行發展過程中，醫院的檔案管理及升級發揮著不可比擬的作用和優勢，主要是指在院方所有活動中，應準確記錄和開展人事檔案、醫療技術、行政管理等工作，其復雜性特點顯著。檔案管理的運行發展，是醫院規范化管理的重要影響因素之一，而且在資料的研究方面也起到了重要的作用。現階段，我國醫院檔案管理要求越來越高，管理模式和升級已經成為了上級部門共同關注的焦點話題之一。但是在實際上，一些醫院檔案管理升級水平并不高，與新時代發展需求并不相符。基于此，必須要不斷升級和改進檔案管理工作，為院方管理工作的開展提供極大的便利性，同時為各部門工作的執行奠定良好的基礎。

1 醫院檔案管理要求分析

首先，檔案完整性。在這一方面，應確保檔案的完好無損，在檔案保管方面，面對外在因素的出現，很難將檔案的完整性發揮出來。在其影響因素中，檔案保存技術的先進性不夠，同時也包括保管人員的專業素質等。完整性，對于檔案使用和保管的影響意義深遠，對檔案管理工作要求進行分析，也要不斷更新和完善相關檔案，旨在將檔案的價值充分發揮出來。其次，技術現代化。當前，檔案管理形式的變化性顯著，現代化技術，高度適用于檔案管理，基于檔案管理工作人員角度，應不斷升級改造其管理模式[1]，為提高整體管理質量助益。同時也要積極構建現代化與信息化模式，為現代化檔案信息管理平臺的構建提供支撐，使當前檔案管理工作要求得到滿足，更好地運行各項工作。此外，技術現代化對于檔案管理人員的要求也比較高，尤其在信息化管理能力這一方面，對此應將相關培訓活動落實下去，構建高效化的檔案管理環境。

2 醫院檔案管理與檔案升級工作的重要性

針對醫院檔案，具備信息資源的性質特點，其載體形式主要包括文字、圖表等，其與醫療相關的科研、診治等聯系性較強，而且與學術研究和技術進步也具有一定的關聯性，所以可以有力指導醫療衛生事業發展，其參考價值突出。但是在以往，一些醫院仍然對傳統管理模式比較熱衷，欠缺先進的工作體系、模式，這對于整體工作具有一定的限制性作用。由此可以看出，開展醫院檔案管理和升級工作是至關重要的，現分析檔案管理和升級的重要作用：

第一，可以避免檔案原件受損。借助檔案管理模式，可以使檔案原件得到有效保護，將材料丟失和破壞的風險概率降至最低。同時，信息化管理模式的出現，可以對工作條件予以改善，在系統升級作用下，可以為工作效率的提升創造有利條件。第二，可以確保醫院工作效率的穩步增強。電子歸檔的檔案管理模式，可以將信息材料檢索服務的快捷性、便利性等優勢發揮出來，更好地服務于使用者，這在各個部門和醫療室的瀏覽使用中具有較高的應用價值[2]，從而可以促進一系列工作的順利開展。此外，還可以滿足存儲空間對于節約化的需求，保證檔案備份，實現防患于未然。第三，科研和治療的參考價值顯著。檔案這一載體，在醫院信息資源中占據著重要的地位，對檔案存儲媒介形式進行分析，紙質檔案、實物檔案和電子檔案比較常見。因為醫院工作性質的特殊性明顯，與人們生命安全有著密切的聯系，所以在醫院發展中，醫療相關的科研與實踐有著較高的意義，其中，人事調動、醫療實踐、基礎建設的檔案，是醫院事業發展的重要推動力之一。

3 醫院檔案管理工作中存在的不足之處

3.1 缺少完善的檔案管理制度

現階段，一些醫院對于檔案管理和升級工作的重視程度有待提升，但是在實際上，醫院檔案管理與其他信息仍然存在著一定的出入，其分開管理狀態顯著，并沒有在統一管理體系中體現出來。通常來說，在綜合檔案室內，主要涉及醫院檔案，而信息科，主要涉及其他醫療設備、計算機管理信息等，其獨立運行模式突出，一定程度上不利于醫院檔案綜合管理水平的提升，甚至難以滿足資源節約化需求，嚴重影響到醫院檔案管理工作的開展[3]。此外，雖然當前信息技術的應用價值較高，但是尚未在檔案管理工作中體現出來，在檢索方面，主要以人力方式為主，其效率低下，而且也會對檔案的升級管理造成影響。

3.2 醫院檔案管理人才的專業性不足

在科學技術不斷發展的強大推動下，為醫院檔案管理工作帶來了全新的發展契機，但是在信息技術不斷滲透過程中，明確提出了對于檔案管理工作人員的要求，尤其在專業性這一要求。然而在實際上，一些醫院明確提出了對于醫學專業和技術要求，且檔案管理工作的枯燥氣息濃厚[4]，很難保證醫護工作人員在崗熱情，所以實習生或臨時工較多，其檔案管理工作專業性欠缺，在檔案管理方面，過渡依靠傳統經驗，其創新意識和工作動力比較弱化。

3.3 檔案管理技術的滯后性明顯

信息技術的應用，可以大大推動醫院工作的進行，但是尚未廣泛應用和普及于檔案管理工作之中。目前，一些醫院雖然整合了計算機技術與檔案的管理，但是只有其檔案目錄排列功能得到了體現，在有效信息的提取方面，尚未對計算機技術進行應用，同時也不利于共享檔案內容。由此可以看出，在檔案管理和應用方面，管理技術的滯后性這一問題必須要予以積極改善、解決。

4 醫院檔案管理與檔案升級工作措施

4.1 加強醫院檔案管理制度的構建

首先，對于院方領導來說，應充分認識到醫院檔案管理工作的重要性，密切協調醫院檔案管理工作，確保其運行的暢通性，同時應對硬件管理設施進行不斷完善，進一步規范檔案管理。同時對于檔案歸檔要求，也要進行深入分析，提高對細節分類管理的重視程度，靈活運用信息技術，加強系統化檔案管理平臺的構建，將代碼整理與檔案分類結合在一起，確保良好的便捷性和迅速性。基于此，可以實現檔案管理模式的創新目標，將醫院檔案管理工作的真實性發揮出來，避免檔案出現缺失現象。

4.2 加強醫院檔案管理人員隊伍建設

在醫院建設方面，醫院檔案管理的作用不容小覷，作為重要的信息載體之一，檔案資料要確保自身價值的充分體現。第一，工作人員應加強服務意識的構建，認識到自身在檔案管理中所處的角色，將思想覺悟提升上來，將全面、真實的檔案信息提供給使用者。第二，院方應將崗位職能培訓落實下去，致力于檔案管理人員專業能力、素質水平的穩步提升，充分彰顯出自己的服務性角色。

4.3 創新檔案管理技術

由于信息技術應用力度缺失，應引起檔案管理人員的高度重視，加強大數據技術的靈活應用，基于智能化視角，對應用平臺進行構建，不斷規范醫院檔案管理工作，并將時效性發揮出來，有效保證檔案存儲、調取等環節，實現現代化、智能化在醫院檔案管理中的合理滲透。要想不斷提高醫院檔案管理與升級水平，應做到各司其職，加強網絡數據和移動終端的使用，不斷提高各類檔案的分級和分層管理水平，以便于檔案信息后期的應用。

此外，基于醫院視角，應將資金投入力度提升上來，為信息化技術的應用提供強有力的資金支撐。在數據化檔案存儲和管理中，應不斷升級和改造硬件設備，積極引用檔案智能化管理軟件，并借助科研立項方式，以此來推動檔案管理技術的研發，進一步創新醫院檔案管理技術。在醫院檔案管理智能化進程中，應將醫院人事流程體系、資產管理體系、員工考勤管理體系等，納入到檔案管理數據平臺之中，使檔案管理更好地扶持醫院的運行。在日常工作中，檔案管理人員還要注意一點，就是應從實際需求出發，在計算機管理系統中，錄入醫院檔案的更新部分，并加強目錄檢索的構建，貫徹落實好精細化、時效性管理原則。

5 結束語

綜上所述，醫院檔案與醫療事業之間有著密切的聯系性，而且檔案管理質量，也是醫院經營與運行的重要影響因素之一，對此應對醫院檔案管理工作的價值進行挖掘與分析，引導工作人員樹立正確的思想觀念，并加強現代化技術的應用，為管理工作效率的提升創造有利條件，實現檔案信息的高效利用，發揮出對于醫院經營發展的促進作用。