資源共享視域下自然資源檔案數字化管理策略研究

雷國雅

摘 要：社會主義現代化事業發展背景下，資源共享理念已經在社會各界達成共識，通過資源優化配置和共享，有助于帶來更加可觀的經濟效益、社會效益和生態效益。作為自然資源開發和保護中所產生的檔案資料，自然資源檔案總量急劇增長，新時期應積極引入現代化技術手段，實現自然資源檔案數字化管理。但是，受諸多因素影響和限制，現階段自然資源檔案數字化管理中仍有很多不足之處，亟待優化改進。本文基于資源共享角度著手分析，在把握自然資源檔案內涵與特點基礎上，提出切實可行的措施推動自然資源檔案數字化管理，提升檔案管理效率的同時，深層次挖掘專業檔案的潛在價值。

關鍵詞：數字化管理;自然資源檔案;資源共享;信息共享

自然資源檔案規模不斷擴大，主因是自然資源開發和保護、城市規劃建設中所產生的資料信息量急劇增加。自然資源檔案具有較強的應用價值，尤其是當前資源節約型社會建設背景下，加強自然資源檔案開發管理，優化資源配置，便于更好迎合新時期工作需要，提升自然資源檔案管理的有效性。相較于傳統的檔案管理工作，自然資源檔案管理相對特殊，專業特點更加鮮明，但是由于傳統檔案管理模式的局限性，不同程度上影響到自然資源檔案管理工作效率和質量。因此，積極引入現代化技術手段，推動自然資源檔案數字化管理，有助于實現檔案資源深度挖掘和利用，更好地滿足自然資源檔案管理工作高水平發展需要，對于推動我國檔案管理事業健康持續發展具有重要意義。

一、新時期自然資源檔案的特點和意義

自然資源檔案，主要是自然資源管理部門在工作活動中形成的對國家和社會具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、實物等不同形式和載體的歷史記錄。加強自然資源檔案的管理，便于實現自然資源最優化配置，提升檔案服務效能，為資源節約型社會建設和發展做出更大貢獻。

就自然資源檔案的特點來看，主要有以下幾點：（1）范圍廣，內容類型多樣。自然資源檔案涵蓋的內容豐富多樣，覆蓋范圍較廣。機構改革后，自然資源部門承擔著更多的管理職能，包括了城鄉規劃管理職責、國土資源局職責以及林業發展等部門職責，因此，自然資源檔案管理工作要求較高。（2）檔案載體多樣，主要是指自然資源檔案資料載體包括了聲像材料、文字材料、圖像材料和實物等，同時還有很多電子檔案材料。這些材料中，主要是記錄了資源保護、資源開發、資源利用和生態修復、城市規劃建設等檔案材料。（3）地域性較強，自然資源檔案是依據不同行政區劃為單位，形成更具地域性特點的自然資源檔案資料。其中包括自然資源調查監測評價、權屬確權等級和自然資源有償使用等內容，有助于為資源開發和使用提供支持，協調解決矛盾沖突，應用價值較高。

二、資源共享視域下的數字化自然資源檔案管理

互聯網時代背景下，資源共享已經成為時代的主旋律，基于信息技術和互聯網技術，可以實現信息資源快速傳輸共享，盤活原本的閑置資源，實現資源最大程度上開發和利用。資源共享有助于實現社會資源最優化配置和利用，維護生態系統平衡穩定。結合我國《檔案法》相關規定，新時期推動檔案信息化建設是必然選擇，面對不斷增長的檔案總量，應積極推動傳統載體檔案數字化、電子檔案管理信息系統建設、數字檔案館建設以及檔案信息資源共享服務平臺建設等。通過此種方式，實現檔案資源的合理開發和利用，檔案資料價值得到最大程度發揮。另外，傳統檔案資源和數字化資源有機融合，便于提升檔案管理數字化水平和資源利用率。

新時期推動自然資源檔案數字化管理，應遵循相應原則，具體如下：

其一，重點優先化。由于基層自然資源部門承擔業務職能較多，每年所移交歸檔的資料規模較大。由于傳統檔案管理工作強度大，應積極推動自然資源檔案數字化建設，發揮前沿技術手段優勢實現檔案信息資源共建共享，同時優化自然資源檔案管理流程，煩瑣環節精簡化，充分實現檔案信息資源共建共享。但由于基層檔案工作強度大，工作軟硬件配套不完善，極大影響到工作有效性。因此，應立足于基層檔案管理工作現狀，針對特色檔案資源優先進行數字化改革，循序漸進，切實提升自然資源檔案數字化檔案管理的有效性。

其二，標準化。標準化是自然資源檔案管理工作數字化改革的主要方向之一，也是實現生產和管理現代化的主要手段之一，有助于推進自然資源檔案信息共建共享進程。依據《檔案數字化流程與規范》《紙質檔案數字化技術規范》《數字檔案館建設指南》等文件制度，實現檔案數字化信息資源共建共享，切實提升自然資源檔案數字化管理水平。

其三，協作化。在部門改革持續深化下，自然資源檔案數字化改革可以實現信息采集、錄入、傳輸及共享等，其中包括科技、文書、聲像和業務等不同類型的存檔資料。實現自然資源檔案數字化管理目標，需要多部門協調合作，整合資源，全方位提升自然資源檔案數字化管理水平。

其四，功能化。信息資源共享背景下，推動自然資源檔案管理數字化建設，基于參考數據庫、全文數據庫和網絡檢索工具等增強數據庫擴展功能，豐富數據庫功能，以此來滿足后期數字化檔案管理系統的管理和維護需要，切實提升自然資源檔案信息利用率。

其五，安全化。數字化檔案管理工作，相對于傳統檔案管理工作更加復雜，要求更高，管理過程中存在一系列安全隱患，不同程度上影響到檔案資源共建共享。所以，新時期為了保障自然資源檔案安全，應建立完善的管理機制，并注重現代化技術手段靈活運用，以便于實現自然資源檔案數字化管理，盡可能規避檔案資料篡改和泄漏，全面保障檔案數據信息安全。

三、自然資源檔案數字化管理中的不足分析

結合實際情況來看，自然資源檔案數字化管理工作盡管取得了可觀成效，先進技術手段優勢得到了發揮，但仍然受限于諸多因素影響，致使自然資源檔案數字化管理效果不理想，同預期目標相差甚遠，極大地影響到自然資源檔案工作有效性。就其中的問題來看，具體表現在以下幾個方面。

1.數字化管理方法單一、滯后

數字化技術憑借其優勢，已經在諸多行業領域中得到應用，可以極大提升工作效率，減少人員工作強度，助力行業變革發展。但是，在自然資源檔案數字化管理工作開展進程中，需要管理人員養成數字化管理思維，加深數字化技術認知和重視，改善傳統自然資源檔案管理模式中存在的缺陷和不足，積極推進數字化檔案管理模式應用。但是，因目前紙質檔案和數字化檔案同時存在，管理難度大幅增加，為了滿足新時期自然資源檔案數字化管理需要，動態調整管理內容和范圍是必然選擇。大數據已經成為自然資源檔案管理工作改進發展的重要動力，但受限于滯后、單一的管理方法，致使信息處理效率偏低，自然資源檔案管理錯誤率增加，極大影響到自然資源檔案數字化管理工作效率。

2.數字化檔案管理制度不健全

開展自然資源檔案數字化管理工作，一項重要內容是需要健全和完善的管理制度支持，實現各環節工作有章可循。但自然資源檔案管理制度是工作重難點所在，自然資源管理部門工作精力多投入在日常窗口業務中，即便數字化檔案管理人才培養力度不斷提升，實際上卻未能取得可觀的工作成效，背離自然資源檔案數字化管理目標的本質。另外，部分自然資源檔案管理人員專業能力和責任意識存在不足，尤其是數字化思維缺失，未能及時整合與配置自然資源檔案，不可避免地出現檔案資料積壓情況，制約了自然資源檔案數字化轉型發展。檔案管理工作經費投入力度不足，較多部門由于檔案資料長時間積壓，無法及時錄入檔案資料，因此出現統計數據不完整，在一定程度上阻礙檔案資源建設和發展。

3.數字化檔案管理平臺不完善

數字化檔案管理，相較于以往的管理模式，不僅是管理方法的變革，同時也是思想的變革。但是還有很多部門思想陳舊，未能正確看待自然資源檔案數字化管理重要性，仍然受困于傳統思想，一定程度上制約后續自然資源檔案數字化管理工作開展。數字化管理需要建立對應平臺支持，但由于投入力度不足，還處于相對落后局面，主要是由于有關負責人未能正確看待檔案潛在價值，忽視檔案管理信息資源深度挖掘和信息化建設。檔案管理人員信息化操作水平偏低，無法通過信息化技術手段優勢來提升檔案管理工作效率。加之信息化基礎建設滯后，更新速度緩慢，難以滿足新時期的自然資源檔案工作需要。也正是此類問題，在一定程度上影響到各部門協作配合，增加自然資源檔案管理工作難度，有待進一步改進和完善。

四、資源共享視域下自然資源檔案數字化管理有效措施

自然資源檔案主要是記錄了自然資源、生態環境相關信息，是自然資源開發和保護的主要依據。在構建資源節約型社會背景下，加強自然資源檔案數字化管理意義重大。管理工作可以從以下幾個方面著手改進，以便于提升自然資源檔案數字化管理水平。

1.構建檔案數字化共享聯動機制

在資源共享背景下，加強自然資源檔案數字化管理，應該正確看待資源共享重要性，積極推動自然資源檔案數字化建設和管理的大檔案理念，明確各級負責人，建立合作小組為自然資源檔案數字化管理提供支持。明確自然資源檔案數字化管理相關政策、要求和原則，選擇合理的方法;加強內部各部門協調配合，建立統一的數字化標準規范和數字化管理平臺，實現內部數字化資源共建共享。

2.多措并舉助力數字化建設

面對新時期自然資源檔案數字化相關要求，應多措并舉，整合資源營造有利條件。首先，強化自然資源檔案管理能力，建立數字化檔案管理系統，實現自然資源檔案共建共享。其次，提升檔案管理可靠性，明確相關技術標準來完善配套軟硬件，確定磁盤陣列產品結構，為后續的自然資源檔案數字化建設夯實基礎。再次，強化磁盤陣列多元化保護，優化系統功能，為系統數據信息安全提供建設保障。最后，結合國家政策法規，強化檔案信息化管理逆向思維，確定自然資源檔案資料信息化管理要求，以及具體歸檔范圍，切實提升自然資源檔案規范化管理水平。

3.設立檔案數字化資源管理平臺

在政策法規方面，將推動數字檔案館建設工作納入自然資源檔案規范化和建設方案范疇，對于不同部門所產生的檔案資料，應分門別類地自動化錄入和歸檔，并將自然資源檔案管理信息網和政務網、辦公網連接，實現信息資源傳輸和共享，提升檔案資源利用率。積極收集和整理數字化檔案資料，建立自然資源業務檔案數據庫，確定自然資源檔案數字化建設和管理標準，同原有的檔案管理系統有效銜接，實現數據信息的高效、安全存儲，避免數據丟失。需要注意的是，為了保障檔案信息安全，應明確各級檔案資料查詢、利用等級，依據等級來提供對應的檔案信息和服務。

4.建立數字化信息系統

迎合時代發展趨勢，應建立數字化信息系統，購買檔案管理軟件，內部授權后實現各部門網絡化管理。各部門可以依據自身權限將檔案信息錄入到系統中，及時歸檔，避免檔案材料積壓造成丟失情況，提升檔案管理工作效率。基于互聯網+移動APP方式，推動智能化檔案管理APP建設，移動端APP即可查詢和利用檔案資料，實現自然資源檔案高效開發和利用。同時，信息化系統定期更新和完善，消除漏洞，可以提升系統運行可靠性。加之數字化技術的合理運用，虛擬動態演示自然資源檔案，可以更進一步加強交互效果，提升自然資源檔案數字化的管理水平。

5.加強自然資源檔案數字化資源共享和利用

強化檔案主管部門職能，加強自然資源檔案的建設和管理，助力數字檔案館建設，立足于實際情況來動態調整和完善自然資源檔案數字化信息內容，數字化轉化價值高和使用頻繁的自然資源檔案，以便于增強自然資源檔案的可讀性和可用性，提供優質和便捷的服務。加強各部門溝通和聯系，在聯動機制支持下來擴大自然資源檔案數字化影響力，實現檔案資源最優化配置和利用。對于執法檢查、確權登記等保密性較強的檔案材料，選擇數據備份和身份認證等手段，實現檔案數字化安全保密，避免重要檔案數據泄漏帶來的不必要損失。

五、結論

綜上所述，資源共享背景下，積極轉變自然資源檔案管理理念和方法，強化數字化思維，運用數字化技術手段來提升自然資源檔案管理水平，便于提升檔案資源利用效率，發揮自然資源檔案潛在的經濟效益和社會效益，實現新時期檔案管理的現代化，對于我國的檔案事業發展意義深遠。

參考文獻：

[1]李沛沛.信息資源共享視角下自然資源檔案數字化管理分析[J].蘭臺內外，2021

[2]朱桂紅.資源共享視域下自然資源檔案數字化管理策略研究[J].浙江檔案，2020

[3]閆 欣.資源共享視域下自然資源檔案數字化管理策略研究[J].魅力中國，2021

[4]安少華.資源共享領域中自然資源檔案數字化管理策略研究[J].卷宗，2020

[5]余嘉聲.滿足時代發展充分服務大眾——新時期檔案數字化建設的對策及功能研究[J].辦公室業務，2020

[6]張玉選.推進房產檔案信息化建設提高房產檔案管理水平[J].百科論壇電子雜志，2021

[7]孫繼光.信息化時代下加強自然資源檔案數字化建設的途徑探索[J].城建檔案，2020

[8]和桂芬.數字化管理在自然資源和規劃檔案管理中的適用性探討[J].締客世界，2021

[9]任惠敏.數字化管理在自然資源和規劃檔案管理中的適用性探討[J].卷宗，2021

[10]李衛寧.信息化時代下加強自然資源和規劃檔案數字化建設的途徑探索[J].空中美語，2021

[11]楊 靜.試論事業單位如何全面實現綜合檔案數字化管理[J].蘭臺內外，2021

[12]崔 鵬.數字化管理在自然資源和規劃檔案管理中的適用性探討[J].城建檔案，2020

（作者單位：廣東省佛山市南海區自然資源檔案館）