探討信息時(shí)代工程建設(shè)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

宿遷學(xué)院 江蘇 宿遷 223800

引言

工程檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，工程檔案管理工作是建設(shè)工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想的工作。在新的時(shí)代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，做好工程檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)工程檔案工作自身價(jià)值，提升單位管理水平和工程建設(shè)水平。

1 工程檔案管理工作存在的問題

（1）工程檔案管理意識淡薄。長期以來，工程建設(shè)單位普遍存在重工程輕檔案。抓工程質(zhì)量十分嚴(yán)格重視，抓工作檔案往往無人問津。很難對項(xiàng)目工程項(xiàng)目檔案管理工作開展專項(xiàng)整治，對工程項(xiàng)目的檔案管理的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理得不到足夠的重視，造成工程檔案管理工作處于被動和不利的局面。工程建設(shè)的整個(gè)過程中對檔案工作重視不夠，安排不夠合理，普遍存在工程馬上要完工，面臨著項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，才組織檔案管理人員對項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行突擊整理。主要原因是企業(yè)對工程檔案管理在思想引不起重視。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)，施工過程中現(xiàn)場又繁雜，一般施工企業(yè)便將精力都集中放在工程項(xiàng)目的進(jìn)度管理以及工程質(zhì)量管理方面，檔案資料整理常常存在著臨時(shí)應(yīng)付的情況[1]。

（2）信息化技術(shù)以及人才隊(duì)伍落后。由于現(xiàn)在工程項(xiàng)目檔案管理人員很大一部分是臨時(shí)抽調(diào)組成的，對于檔案管理工作認(rèn)識程度參差不齊，缺乏檔案管理工作專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)知識的了解。對于各種不同規(guī)模的工程建設(shè)信息難以找到合適的收集歸檔方法，只是簡單地將紙質(zhì)文件通過掃描或者文件轉(zhuǎn)換成為電子版的文檔，并沒有從根本上對于檔案進(jìn)行有效的分析研究，然后分類歸檔。還有，檔案管理人員不能熟練運(yùn)用檔案管理工作計(jì)算機(jī)軟件，只是被動地接收、移交檔案資料，導(dǎo)致出現(xiàn)歸檔不齊全、檔案質(zhì)量差、歸檔不規(guī)范等問題，從而嚴(yán)重影響工程檔案工作的歸檔效率。

（3）工程檔案制度不健全，不規(guī)范。工程檔案管理制度建設(shè)相對落后，存在制度不健全、不規(guī)范、執(zhí)行不到位等現(xiàn)象。尤其是在一些基層工程項(xiàng)目中，并未真正建立起一套全面、系統(tǒng)、操作性強(qiáng)的檔案管理制度，未對檔案管理工作形成有效的制度約束。制度上的不健全給工程檔案管理工作帶來不利影響。此外工程檔案管理工作缺乏必要的技術(shù)規(guī)范，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后。

（4）督導(dǎo)檢查工作以及工程檔案竣工移交工作完成不到位。工程建設(shè)項(xiàng)目法人在檔案管理方面的督導(dǎo)檢查的力度不夠，無法保障歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。進(jìn)行工程檔案竣工移交工作的過程中，常常出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象。在進(jìn)行檔案移交工作的時(shí)候，有關(guān)的檔案管理工作人員沒有對要?dú)w檔的文件資料進(jìn)行認(rèn)真的審查，導(dǎo)致很多時(shí)候有錯(cuò)交遺交的現(xiàn)象出現(xiàn)，這些情況都在很大程度上影響了入庫檔案的質(zhì)量。

2 信息時(shí)代工程建設(shè)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新的措施

（1）加強(qiáng)工程檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。工程檔案管理工作中人才隊(duì)伍是核心，檔案人員不僅肩負(fù)著項(xiàng)目文件的收集、保管和利用，還要及時(shí)傳遞各單位的技術(shù)文件，協(xié)調(diào)各單位的文件管理，一個(gè)項(xiàng)目中須建立一個(gè)素質(zhì)過硬的管理團(tuán)隊(duì)，這個(gè)團(tuán)隊(duì)包括業(yè)主及參建各方的檔案管理人員，在項(xiàng)目建設(shè)的不同時(shí)期，團(tuán)隊(duì)始終加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，特別是國家新出臺的檔案政策或新頒布的檔案工作規(guī)范和要求，必須進(jìn)行相關(guān)的專題培訓(xùn)，確保新的政策和規(guī)范要求得到盡快的落實(shí)。同時(shí)，為充分積累管理經(jīng)驗(yàn)，工程檔案管理人員可前往同類型工程收資學(xué)習(xí)，有針對性地進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，促進(jìn)現(xiàn)場檔案管理工作提升[2]。

（2）強(qiáng)化工程檔案編制工作。應(yīng)該根據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)來研究編制工程檔案材料，要培養(yǎng)工程檔案編制人才。工程歸檔材料的質(zhì)量，主要取決于領(lǐng)導(dǎo)的重視、編制人員的責(zé)任感、各個(gè)階段技術(shù)材料的積累狀況。建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位等各個(gè)工程項(xiàng)目管理人員要明確責(zé)任，對編制人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其工程檔案編制水平得到提升。工程管理單位對容易出現(xiàn)的問題，有針對性的進(jìn)行監(jiān)督和檢查。高標(biāo)準(zhǔn)的對竣工驗(yàn)收檔案資料把好關(guān)，對工程建設(shè)整個(gè)資料進(jìn)行檢查審核，特別對檢查出來的問題要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)缺補(bǔ)漏，保證檔案資料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性。對不符合規(guī)定要求的，不能發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，確保工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

（3）建立并完善檔案管理信息化管理制度。①加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任制度。在工程建設(shè)中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層必須高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任制度。同時(shí)，要把工程檔案管理工作納入單位、部門日常管理工作當(dāng)中。在單位內(nèi)部實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理、專職專責(zé)的原則，把工程檔案工作細(xì)致化，并分解到每個(gè)項(xiàng)目、每個(gè)環(huán)節(jié)。進(jìn)一步明確各個(gè)管理人員的責(zé)任與權(quán)限，從而形成完整的系統(tǒng)管理體系。②加大宣傳力度。在單位內(nèi)部大力宣傳檔案信息化管理工作的意義，大力普及檔案信息化管理知識以及相關(guān)法律條例，在單位內(nèi)部營造強(qiáng)烈的檔案管理信息化管理意識，使單位各個(gè)階層、各個(gè)部門工作人員都認(rèn)識到檔案信息化管理工作的重要性，促進(jìn)大家共同參與，逐步實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的信息化、規(guī)范化[3]。

3 結(jié)束語

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化和大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息資源是我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與建設(shè)的重要組成部分。信息技術(shù)的來臨，使人們的生活與生產(chǎn)得到便捷。在工程建設(shè)中，要以基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、管理體系、人才培養(yǎng)等一系列的方式將工程檔案信息化建設(shè)進(jìn)行開展。加以采用先進(jìn)的技術(shù)以及完善的管理進(jìn)行優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)工程檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到提升，從而更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。