淺談新時期企業人事檔案管理存在的問題及對策

劉 波

（婁底市國有資本投資運營有限公司，湖南 婁底 417000）

一、新時代企業人事檔案管理的發展趨勢

互聯網技術是工業革命以來重要的人類技術進步，同時互聯網技術的不斷普及使得人們的生產生活工作學習等多個方面都有了較大改觀，尤其在信息傳播方面打破了時間與空間限制，讓信息資源能夠共享，這也是大數據時代的紅利。企業是一個綜合性的體系，每個部門都有著不同的任務，而人事檔案管理部門則是需要整理所有其他部門的檔案和數據，面臨壓力比較大，而且一旦某個環節的數據出現偏差，則可能影響企業的整體運行效率和質量[1]。信息化技術的出現，使得企業檔案處理效率有了顯著提升，同時對于數據對接也更加精準，隨著當前企業改革不斷深入，更加強調各個管理過程的精細化，因此信息技術使得企業人事檔案管理與現代科技融合度更高，促進了企業的管理效能提升，這也符合當前的社會發展形勢。傳統的企業人事檔案管理采用人工方式，無論在記錄、整理以及數據核算等方面都有明顯劣勢，不能滿足當前的企業發展需求，而且隨著市場化經濟的快速發展，企業也必須不斷提高自身的服務質量以及管理效能，通過多方面的優化，使自己在市場競爭中脫穎而出[2]。

二、企業人事檔案管理過程中存在的問題

首先，企業的管理層引導對于現代化的人事檔案管理技術認識不足，因此沒能將重要的管理理念向下傳遞，導致整個企業的管理人員整體素質不高，尤其缺乏計算機和大數據方面的正確認識。其次，隨著當前科技的快速發展，各類學科之間劃分得越來越細化，同時各學科之間的應用界限卻越來越模糊，目前企業的檔案管理人員往往對于傳統的檔案管理輕車熟路，但是對于新型的管理方式卻一知半解，因此對于新技術如何利用也不得而知。最后，很多企業的檔案管理并沒有派遣專業性人才進行工作，而是讓人力資源或行政部門人員進行協同管理。跨部門的人員對檔案知識了解較少，同時對于計算機技術的運用程度也不高，所以導致了當前企業人事檔案管理工作效率不高的現狀。企業人事檔案管理必須依靠專業化的數據平臺，但是目前我國的企業發展形勢，對于信息化平臺建設缺少足夠認知，而且很多程序員并不具備相關的工作經歷，憑借自身的主觀意識進行建設，可能并不能滿足企業的實際需求[3]。

三、新時期企業人事檔案管理的優化路徑

1.在人事檔案管理中融入現代信息技術

要想更好地提高企業檔案管理效能，必須從思想上改變傳統認知，注重新技術、新理念的應用。首先，部分企業仍采用傳統的人事檔案管理模式，僅用計算機進行事件和數據的記錄，沒能發揮出人事檔案的價值和優勢。企業的領導層應注重對大數據等相關產業技術進行了解和學習，然后將先進的理念由上至下的進行傳遞，讓所有員工在潛移默化中了解網絡技術對于企業人事檔案管理改革的重要性，并能充分結合用戶需求和自身的工作經驗提出可行性意見，為后期的數據化企業人事檔案管理做好鋪墊。最后，企業的檔案管理部門應組織內部人員進行討論學習，探討如何將新興技術與目前的工作進行有效融合，堅持以人為本的原則，盡量利用網絡技術降低人工勞動強度，讓數據為自身所服務[4]。

2.建立健全完善的人事檔案管理制度

通過對相關新技術新理念的學習，可以讓廣大工作人員對于新技術有更加全面的認知，接下來需要對企業的未來發展進行深入思考。首先，相關工作人員應根據目前的企業實際情況以及人事檔案管理制度進行討論，改變傳統的固有思維，注重數據應用優勢，完善目前的人事檔案管理。在人事檔案管理顯示上可以采用分層拓展的方式，讓信息界面更加簡潔，當有需要時可以點擊進行拓展閱讀或調取數據。最后，大數據時代更加注重數據的共享以及傳遞，因此人事檔案管理應該注重企業之間的借鑒與學習，同時也可以根據他人的優點進行功能服務開發，以此提升企業的檔案管理水平，也能讓不同數據為各家企業提供優化思考。

3.開發和建立現代化人事檔案管理平臺

當前各大企業都面臨著巨大的工作壓力，給檔案管理工作帶來了一定難度，因此建議企業開發和建立現代化的人事檔案管理平臺，通過數據整合、數據優化等方式，減少傳統檔案的存放量，同時也能提高企業的檔案管理效率。首先，企業的檔案管理人員要與相關的網絡程序員進行密切聯系，建議通過長時間的工作觀察和互相學習，共同討論平臺建設的具體內容。平臺的建設要考慮企業內部所有部門的工作融合，強調人事檔案的信息細致化，同時也要對企業的多個環節進行精細化數據處理。其次，人事檔案管理不僅適用于企業自身的服務效能，因此人事檔案中要根據當前的社會發展形勢，注重多元化信息記錄方式，例如影像、文本、圖片、音頻等，這樣可以讓人事內容更加豐富。最后，企業的人事檔案管理要考慮自身未來的長期化發展，因此要注重復合型人才的培養[5]。

結語

綜上所述，人事檔案管理是企業整體管理中的重要環節，為更好地適應時代發展需求，應轉變傳統管理模式，注重現代信息技術的運用，促進我國企業管理體系健康平穩發展。