新時期事業單位檔案管理工作的思考

朱曉光

（巨野縣檔案館，山東 菏澤 274900）

基于本國國情，事業單位是一種較為特殊的存在。事業單位的檔案管理是為了保證工作人員和工作單位各項資料的真實性。為了進一步為人民服務，應及時提升工作人員的專業技能，緊跟時代腳步，采取新的工作形式。但由于事業單位建立時間過長，檔案管理工作十分巨大，傳統的檔案管理手段已經不再適用于現在。同時我國的信息技術也不斷發展，將檔案管理和現在信息技術有效融合已經是發展的必然趨勢，將檔案管理更好地融入各種新興的管理技術，能夠借鑒其他的管理經驗，提升自身的事業單位檔案管理制度，探索新的檔案管理工作模式。

一、存在的問題

1.對檔案管理的認識不強

事業單位的檔案管理工作不同于其他工作，需要工作人員將收集到的檔案進行分類、編目、編制。在有關單位借調檔案時，需要工作人員將借出的檔案及時追回，確保檔案齊全。這個工作通常被人認為是一項簡單的工作，從而給一些事業單位的領導造成檔案管理工作可有可無的印象，將檔案隨處亂放，沒有整理。然而在之后需要調取檔案時，又不能及時將檔案找出。不但影響了事業單位的工作進程，還對廣大人民群眾造成不作為的刻板印象。極有可能會導致檔案的丟失和遺漏，同時也無法積極主動地對檔案管理效率進行升級。

2.管理人員技能不到位

不置可否，事業單位的檔案管理工作是相當的枯燥且煩瑣的。怎樣才能更加快速有效地解決老百姓的問題成為事業單位的工作重點。隨著社會的不斷進步，檔案管理的工作內容也有了巨大改變。但是，由于一些事業單位領導對于檔案管理工作的不重視，沒有對工作人員進行有效地培訓和管理，造成了沒有明確了解檔案管理的具體工作是什么的現象，形成了工作效率無法提升的結果。無效的檔案管理，還有可能造成檔案原件的丟失和損毀，從而阻礙事業單位的工作進程。

3.管理手段不到位

隨著社會發展的飛速變化，傳統的事業單位管理檔案方法已經無法適應現在的事業單位需求。之前的紙質檔案，可能會出現檔案的破損和丟失等一系列問題。這對于保存檔案的原始稿件是非常不利。事業單位的領導由于對檔案管理這項工作得不夠重視，沒有及時更新檔案管理的設備，也會對檔案管理的工作效率提高造成影響。

由于對檔案管理方式的落后，沒有將檔案資源應用在實際工作當中，無法提升對檔案信息的有效利用，造成無法有效推進事業單位的工作效率的現象。明確檔案管理的規章制度，由專門人員合理監督，為檔案管理工作進行有效管理。可以使事業單位的工作效率更加高速。

二、具體措施

1.完善檔案管理的規章制度

事業單位首先應根據實際情況對本單位的檔案管理健全新的管理制度，才可以保證事業單位工作開展有效進行。建立完善的管理制度可以保證管理工作順利完成，提升工作人員的工作熱情，減少對檔案資源的不合理浪費，提升檔案的利用率。加深對員工的思想道德培訓，不僅可以增強檔案的保密性，也可以減少檔案的遺失和破損情況。輔助事業單位更好地完成工作，讓檔案發揮自身合理高效的作用。

2.提高檔案管理人員的工作水平

為了可以讓檔案工作順利進行，檔案管理人員的工作水平也要有所提高。培養優秀的檔案管理人員成為重中之重。首先，在招聘檔案管理人員時，可以適當提升對招聘人員的要求，還可以招收具有豐富經驗的檔案管理人員，還應適當對應聘人員的工作能力進行考核。其次，在檔案管理工作開始之前，對員工進行必要的專業技能和檔案管理素質培訓。同時，檔案管理人員的工作期間，也要經常進行員工考核和培訓，培養員工對檔案管理工作的責任心。最后，建立一個檔案管理團隊，保證每天的檔案管理不會因某一個人的失誤而停止，如果出現工作人員的退休或者辭職情況，也不要出現檔案人員短缺的現象。有效的人才選拔，良好的職業素質，實施更加合理的獎懲措施，讓員工對檔案管理工作更加認真和盡職盡責，促進檔案管理的高水平發展。

3.創新檔案管理方式

社會科技的不斷進步，隨著互聯網的出現大大方便了人民生活，將互聯網和檔案管理有效融合，首先為檔案管理人員提供了簡單便捷的工作方式，其次更加有效地對檔案進行整理。合理利用現代科學技術，事業單位的檔案管理人員可以將所需要整理的檔案掃描進電腦中。利用現代信息技術，建立新的電子檔案庫，保證有紙質檔案和電子檔案的雙重保險，在需要檔案時可以快速準確地提取。檔案內容也可以在保證安全的情況下，進行多重備份，將檔案的遺失概率降低到最低。同時，事業單位在通過合理手段有效開發檔案的利用效率，有效挖掘檔案信息，將檔案的作用發揮到最大，加強對管理人員的培訓，提升工作經驗。

結語

隨著我國信息技術的進步，檔案管理工作在事業單位中具有至關重要的作用。但對于檔案管理工作還有許多需要加強的地方，積極迎合社會高速發展的趨勢并提升事業單位的工作效率。不僅要完善檔案管理制度，還要對管理人員的專業素質有要求。提高對管理工作的認識，培養工作人員的業務能力，創新工作方式，健全管理工作的工作體系，將現代化信息技術和檔案管理進行有效結合。當管理工作遇到新問題時，要尋找有針對性的新方法，同時提高員工的綜合素質，推動檔案管理工作的快速發展。