數(shù)字檔案環(huán)境下人才市場檔案管理的SWOT分析

文/黃毓暉

人才市場主要面向企業(yè)、個(gè)人提供人事檔案管理服務(wù)、人才招聘信息發(fā)布、招聘會舉辦、人才引進(jìn)入戶等服務(wù)。隨著我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人才流動加速，對人事檔案公共服務(wù)效能要求不斷提高，深入研究人才市場檔案管理優(yōu)勢、不足有助于規(guī)范人事檔案管理水平，創(chuàng)新人事檔案管理方式，促進(jìn)人才供給、需求精確對接，為產(chǎn)業(yè)布局和轉(zhuǎn)型升級奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

SWOT又被稱為態(tài)勢分析法，在分析研究對象相關(guān)內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢，面臨機(jī)會和威脅的基礎(chǔ)上，根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行梳理總結(jié)，制定相應(yīng)的對策和長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，達(dá)到改善研究對象劣勢和威脅的目的。在數(shù)字化檔案建設(shè)背景，文章聚焦于數(shù)字檔案環(huán)境下人才市場檔案管理的SWOT分析，以期為人才市場檔案管理提供借鑒。

一、數(shù)字檔案環(huán)境下人才市場檔案管理SWOT分析

在SWOT分析方法中，S為內(nèi)部優(yōu)勢因素，W為內(nèi)部劣勢因素，O為外部機(jī)會因素，T為外部威脅因素。通過借助SWOT分析方法，找出人才市場檔案管理內(nèi)部條件和外部環(huán)境進(jìn)行分析，并將分析所得的影響因素按其影響程度進(jìn)行排序，形成SWOT矩陣，為人才市場檔案管理優(yōu)化提供有效支持。

（一）數(shù)字檔案建設(shè)優(yōu)勢因素分析

當(dāng)前，人才市場檔案主要接收調(diào)動人員檔案、辭退/辭職人員檔案、畢業(yè)生檔案、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)入的檔案、學(xué)籍檔案、非公單位就業(yè)人員檔案等，由于人事檔案內(nèi)容繁雜、檔案規(guī)模龐大，對人事檔案完整性、真實(shí)性要求較高，且需要人才市場向社會提供查（借）閱、開具證明、政審等服務(wù)，依靠傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理難以滿足人事檔案高效管理要求。借助檔案數(shù)字化管理，通過高精度掃描系統(tǒng)對人事檔案進(jìn)行掃描管理，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案資源的數(shù)字化、智能化管理，提高檔案資源利用的便利性，并可借助大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘人事檔案群體特征，為就業(yè)招聘提供專業(yè)化、針對性服務(wù)，提高人才市場服務(wù)效能。

（二）數(shù)字檔案建設(shè)劣勢因素分析

我國數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)起步相對較晚。2008年至2017年，我國新制訂的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)共計(jì)35項(xiàng)，數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)15項(xiàng)，占比為42.8%。雖然數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)達(dá)到一定的數(shù)量，但仍存在標(biāo)準(zhǔn)化對象缺失和空白等問題，例如，缺失檔案數(shù)字化后檔案實(shí)體和數(shù)字化成果處置標(biāo)準(zhǔn)。隨著各地檔案數(shù)字化進(jìn)程加速，各地區(qū)人才市場開展了數(shù)字化檔案建設(shè)工作，形成了大量數(shù)字檔案，現(xiàn)行的《電子檔案與接收辦法》主要是針對原生性電子的檔案，而這些數(shù)字檔案缺乏相應(yīng)的移交和接收標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案數(shù)字化工作過程、結(jié)果難以評估和量化。同時(shí)，隨著信息化技術(shù)更新迭代加速，而數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)制訂具有滯后性，如《聲像檔案數(shù)字化規(guī)范》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》修訂計(jì)劃于2012年通過，正式發(fā)布則是2017年8月份，歷時(shí)5年，容易出現(xiàn)檔案數(shù)字化與現(xiàn)行技術(shù)不兼容、數(shù)據(jù)庫異構(gòu)等問題，給檔案信息資源共享帶來一定的困難，增加了數(shù)字化檔案的建設(shè)成本。

（三）數(shù)字檔案建設(shè)外部機(jī)會

外部機(jī)會主要是指經(jīng)濟(jì)、政治、技術(shù)、社會文化、法律等因素。我國政府高度重視數(shù)字檔案建設(shè)，出臺了《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等法律法規(guī)，明確了數(shù)字檔案建設(shè)和測評標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字檔案建設(shè)提供了頂層設(shè)計(jì)依據(jù)。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)不斷涌現(xiàn)。借助信息技術(shù)手段，有效降低了人才市場檔案管理工作量，降低了人才市場管理成本，提高了人才市場對外服務(wù)效能，有效保障了人才檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性。因此，加強(qiáng)人才市場檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理提升的必然趨勢。

（四）數(shù)字檔案建設(shè)外部挑戰(zhàn)

在數(shù)字檔案建設(shè)中，面臨的主要外部挑戰(zhàn)是缺乏專業(yè)性、綜合性技術(shù)人才和信息安全威脅。首先，長期以來，人才市場檔案管理主要以檔案收集、歸檔、借閱等活動為主，缺乏懂信息技術(shù)和檔案管理能力的復(fù)合型人才，導(dǎo)致數(shù)字檔案開發(fā)利用效能嚴(yán)重不足，甚至因錯誤操作引發(fā)檔案管理問題；其次，人才市場管理的人事檔案包括大量個(gè)人信息，其中有基本信息、履歷信息、技能鑒定材料、政審材料、黨團(tuán)材料、處分材料等，要求數(shù)字檔案系統(tǒng)具有較高的安全性、保密性、完整性和高可用性，但由于人才市場專業(yè)技術(shù)人員缺乏，導(dǎo)致人才市場數(shù)字檔案面臨一定的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。結(jié)合上述分析，整理人才市場數(shù)字檔案管理SWOT分析矩陣如下：

表1 人才市場數(shù)字檔案管理SWOT分析

二、人才市場數(shù)字檔案建設(shè)SWOT應(yīng)用策略

基于SWOT分析矩陣，不難發(fā)現(xiàn)，人才市場數(shù)字檔案管理內(nèi)部優(yōu)勢明顯，外部機(jī)會較多，但內(nèi)部劣勢和外部威脅不容小覷。針對上述問題，提出數(shù)字檔案管理策略。

（一） 外部威脅（S-T）應(yīng)對策略

針對人才市場數(shù)字檔案管理專業(yè)人才缺乏和信息安全風(fēng)險(xiǎn)威脅，首先，人才市場應(yīng)發(fā)揮自身在招聘、人事檔案管理領(lǐng)域的優(yōu)勢，廣泛關(guān)注、招聘、培養(yǎng)一批具有信息技術(shù)專業(yè)能力和檔案管理經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才。同時(shí)，結(jié)合人才市場數(shù)字檔案建設(shè)和管理應(yīng)用情況，邀請系統(tǒng)建設(shè)單位進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)，建設(shè)一批具備信息技術(shù)、系統(tǒng)學(xué)、檔案管理等多方面知識的綜合性人才。為滿足人才市場數(shù)字檔案系統(tǒng)技術(shù)升級、新技術(shù)應(yīng)用需求，人才市場應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理領(lǐng)域的關(guān)注和研究，以標(biāo)準(zhǔn)化人才市場數(shù)字檔案系統(tǒng)為基礎(chǔ)，不斷探索大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等技術(shù)在人事檔案管理中的運(yùn)用；其次，在信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范方面，人才市場應(yīng)加大資金投入，除采購信息安全軟件、硬件外，還應(yīng)當(dāng)積極探索新型信息安全防護(hù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，如運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行身份驗(yàn)證識別等，提高人才市場數(shù)字檔案信息安全防護(hù)能力；最后，在各級人才市場數(shù)字檔案管理中，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理創(chuàng)新發(fā)展，可由省級或市級人才市場牽頭，以檔案管理試點(diǎn)項(xiàng)目、重點(diǎn)項(xiàng)目為契機(jī)，推動人事檔案與公安、民政、教育等領(lǐng)域數(shù)據(jù)融合，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，分析公眾需求并精準(zhǔn)對接針對性、專業(yè)化服務(wù)，推動數(shù)字檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

（二）內(nèi)部劣勢（W-T）應(yīng)對策略

針對人才市場數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)制訂緩慢等問題，首先，人才市場應(yīng)以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，積極參與到數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)制定中，向人社部、檔案局等上級主管部門反饋溝通，錨準(zhǔn)數(shù)字檔案建設(shè)和管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)技術(shù)，制訂符合人才市場特點(diǎn)和人事檔案服務(wù)需求的數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。其次，在我國政府大力推動數(shù)字檔案建設(shè)的背景下，人才市場可依托自身優(yōu)勢資源，基于國家相關(guān)數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立數(shù)字檔案動態(tài)維護(hù)機(jī)制，在地區(qū)內(nèi)加強(qiáng)人才市場數(shù)字檔案管理評估和優(yōu)化，促進(jìn)人才市場檔案管理規(guī)范化；最后，人才市場應(yīng)依托數(shù)字檔案管理，根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)，規(guī)范數(shù)字檔案使用、利用程序，明確數(shù)字檔案服務(wù)供給內(nèi)容，如數(shù)字化證明開具對象、內(nèi)容和要求等，防止人事檔案誤用、濫用，加強(qiáng)對數(shù)字檔案系統(tǒng)侵入行為的打擊力度，從法律層面預(yù)防和控制信息安全風(fēng)險(xiǎn)，保障公眾信息安全。

三、結(jié)語

新時(shí)期背景下，我國人才市場人事檔案管理逐漸由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展，有力推動了人事檔案管理提升。但在管理實(shí)踐中，突出面臨著內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、專業(yè)人才缺乏、信息安全威脅等問題，要求人才市場結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，積極參與到數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)制定中，并加強(qiáng)人才市場內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加強(qiáng)優(yōu)秀人才的招聘、選拔、培育和使用，以技術(shù)手段和法律途徑維護(hù)信息安全，保障人才市場人事檔案高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)使用和開發(fā)。