數字檔案環境下人才市場檔案管理的SWOT分析

文/黃毓暉

人才市場主要面向企業、個人提供人事檔案管理服務、人才招聘信息發布、招聘會舉辦、人才引進入戶等服務。隨著我國國民經濟發展，人才流動加速，對人事檔案公共服務效能要求不斷提高，深入研究人才市場檔案管理優勢、不足有助于規范人事檔案管理水平，創新人事檔案管理方式，促進人才供給、需求精確對接，為產業布局和轉型升級奠定堅實基礎。

SWOT又被稱為態勢分析法，在分析研究對象相關內部優勢、劣勢，面臨機會和威脅的基礎上，根據發現的問題進行梳理總結，制定相應的對策和長遠發展規劃，達到改善研究對象劣勢和威脅的目的。在數字化檔案建設背景，文章聚焦于數字檔案環境下人才市場檔案管理的SWOT分析，以期為人才市場檔案管理提供借鑒。

一、數字檔案環境下人才市場檔案管理SWOT分析

在SWOT分析方法中，S為內部優勢因素，W為內部劣勢因素，O為外部機會因素，T為外部威脅因素。通過借助SWOT分析方法，找出人才市場檔案管理內部條件和外部環境進行分析，并將分析所得的影響因素按其影響程度進行排序，形成SWOT矩陣，為人才市場檔案管理優化提供有效支持。

（一）數字檔案建設優勢因素分析

當前，人才市場檔案主要接收調動人員檔案、辭退/辭職人員檔案、畢業生檔案、人才服務機構轉入的檔案、學籍檔案、非公單位就業人員檔案等，由于人事檔案內容繁雜、檔案規模龐大，對人事檔案完整性、真實性要求較高，且需要人才市場向社會提供查（借）閱、開具證明、政審等服務，依靠傳統方式進行檔案管理難以滿足人事檔案高效管理要求。借助檔案數字化管理，通過高精度掃描系統對人事檔案進行掃描管理，能夠實現人事檔案資源的數字化、智能化管理，提高檔案資源利用的便利性，并可借助大數據技術挖掘人事檔案群體特征，為就業招聘提供專業化、針對性服務，提高人才市場服務效能。

（二）數字檔案建設劣勢因素分析

我國數字化檔案標準化建設起步相對較晚。2008年至2017年，我國新制訂的檔案行業標準共計35項，數字化標準15項，占比為42.8%。雖然數字化檔案標準化建設達到一定的數量，但仍存在標準化對象缺失和空白等問題，例如，缺失檔案數字化后檔案實體和數字化成果處置標準。隨著各地檔案數字化進程加速，各地區人才市場開展了數字化檔案建設工作，形成了大量數字檔案，現行的《電子檔案與接收辦法》主要是針對原生性電子的檔案，而這些數字檔案缺乏相應的移交和接收標準，導致檔案數字化工作過程、結果難以評估和量化。同時，隨著信息化技術更新迭代加速，而數字化檔案標準制訂具有滯后性，如《聲像檔案數字化規范》和《紙質檔案數字化技術規范》修訂計劃于2012年通過，正式發布則是2017年8月份，歷時5年，容易出現檔案數字化與現行技術不兼容、數據庫異構等問題，給檔案信息資源共享帶來一定的困難，增加了數字化檔案的建設成本。

（三）數字檔案建設外部機會

外部機會主要是指經濟、政治、技術、社會文化、法律等因素。我國政府高度重視數字檔案建設，出臺了《檔案法》《檔案法實施辦法》《數字檔案館建設指南》等法律法規，明確了數字檔案建設和測評標準，為數字檔案建設提供了頂層設計依據。同時，隨著信息技術的發展，網絡技術、云計算、大數據、物聯網等新興技術不斷涌現。借助信息技術手段，有效降低了人才市場檔案管理工作量，降低了人才市場管理成本，提高了人才市場對外服務效能，有效保障了人才檔案的完整性、準確性和保密性。因此，加強人才市場檔案數字化建設是檔案管理提升的必然趨勢。

（四）數字檔案建設外部挑戰

在數字檔案建設中，面臨的主要外部挑戰是缺乏專業性、綜合性技術人才和信息安全威脅。首先，長期以來，人才市場檔案管理主要以檔案收集、歸檔、借閱等活動為主，缺乏懂信息技術和檔案管理能力的復合型人才，導致數字檔案開發利用效能嚴重不足，甚至因錯誤操作引發檔案管理問題；其次，人才市場管理的人事檔案包括大量個人信息，其中有基本信息、履歷信息、技能鑒定材料、政審材料、黨團材料、處分材料等，要求數字檔案系統具有較高的安全性、保密性、完整性和高可用性，但由于人才市場專業技術人員缺乏，導致人才市場數字檔案面臨一定的信息安全風險。結合上述分析，整理人才市場數字檔案管理SWOT分析矩陣如下：

表1 人才市場數字檔案管理SWOT分析

二、人才市場數字檔案建設SWOT應用策略

基于SWOT分析矩陣，不難發現，人才市場數字檔案管理內部優勢明顯，外部機會較多，但內部劣勢和外部威脅不容小覷。針對上述問題，提出數字檔案管理策略。

（一） 外部威脅（S-T）應對策略

針對人才市場數字檔案管理專業人才缺乏和信息安全風險威脅，首先，人才市場應發揮自身在招聘、人事檔案管理領域的優勢，廣泛關注、招聘、培養一批具有信息技術專業能力和檔案管理經驗的優秀人才。同時，結合人才市場數字檔案建設和管理應用情況，邀請系統建設單位進行專業培訓和指導，建設一批具備信息技術、系統學、檔案管理等多方面知識的綜合性人才。為滿足人才市場數字檔案系統技術升級、新技術應用需求，人才市場應加強對檔案管理領域的關注和研究，以標準化人才市場數字檔案系統為基礎，不斷探索大數據、物聯網、云計算、區塊鏈等技術在人事檔案管理中的運用；其次，在信息安全風險防范方面，人才市場應加大資金投入，除采購信息安全軟件、硬件外，還應當積極探索新型信息安全防護技術在檔案管理領域的應用，如運用區塊鏈技術進行身份驗證識別等，提高人才市場數字檔案信息安全防護能力；最后，在各級人才市場數字檔案管理中，為實現數字檔案管理創新發展，可由省級或市級人才市場牽頭，以檔案管理試點項目、重點項目為契機，推動人事檔案與公安、民政、教育等領域數據融合，借助大數據技術，分析公眾需求并精準對接針對性、專業化服務，推動數字檔案管理高質量發展。

（二）內部劣勢（W-T）應對策略

針對人才市場數字檔案標準制訂緩慢等問題，首先，人才市場應以國家標準為依據，積極參與到數字檔案標準制定中，向人社部、檔案局等上級主管部門反饋溝通，錨準數字檔案建設和管理先進經驗和先進技術，制訂符合人才市場特點和人事檔案服務需求的數字檔案管理標準。其次，在我國政府大力推動數字檔案建設的背景下，人才市場可依托自身優勢資源，基于國家相關數字檔案管理標準，建立數字檔案動態維護機制，在地區內加強人才市場數字檔案管理評估和優化，促進人才市場檔案管理規范化；最后，人才市場應依托數字檔案管理，根據我國相關法律法規，規范數字檔案使用、利用程序，明確數字檔案服務供給內容，如數字化證明開具對象、內容和要求等，防止人事檔案誤用、濫用，加強對數字檔案系統侵入行為的打擊力度，從法律層面預防和控制信息安全風險，保障公眾信息安全。

三、結語

新時期背景下，我國人才市場人事檔案管理逐漸由紙質檔案管理向數字化檔案管理轉型發展，有力推動了人事檔案管理提升。但在管理實踐中，突出面臨著內部標準化建設滯后、標準不統一、專業人才缺乏、信息安全威脅等問題，要求人才市場結合自身業務特點，積極參與到數字檔案標準制定中，并加強人才市場內部標準化建設，加強優秀人才的招聘、選拔、培育和使用，以技術手段和法律途徑維護信息安全，保障人才市場人事檔案高質量、高標準使用和開發。