文件與檔案關系問題的思考

□ 文| 姜 月

文件與檔案實質的關系是同性質的事物還是不同性質的事物。對于這一問題我國的檔案學界有兩種說法：第一種、有部分學者認為它們屬于不同性質的事物，屬性相同但是也有許多不同，最關鍵的就是在使用功能上面有差異。第二種、也有部分學者認為，它們屬于同一性質的事物，因為內容與形式相同，所以屬于同一性質事物。以下內容對文件與檔案的共同點與不同點進行一些淺談。

文件與檔案屬性所存在的共同點

根據檔案學界現有的理論來說，文件與檔案主要是區分它們的本質屬性決定它們的關系。本質屬性也能作為決定它們的關系的基礎之一，對于檔案的本質屬性是為保留歷史記錄包括：最原始的數據信息、文字信息、圖片信息等記錄。它的產生對社會產生了很大的價值，為政府單位、組織單位以及個人提供真實、可靠、客觀的原始參考資料，具有保留原始記錄性。對于文件的本質屬性是人們在社會活動中定稿印制形成的原始材料，文件的形成同樣對社會產生了一定的價值，為各單位及個人提供了資料的參考，同樣具有保留原始記錄性。所以說它們的本質屬性是相同的，除了它們的本質屬性相同，它們的形式以及內容也有一定的共同點，比如內容的共同點在于：處理文件保存中需要進行鑒定、整理、分類的工作，然后保存為檔案，文件在處理過程中內容其實并沒有變動，否則存入的檔案就會存在失真的可能性。例如形式的共同點在于：文件與檔案保存的信息無論是文字、數據、圖表或者其他形式上都是一致的，在處理保存過程中基本不會出現任何改變。所以說文件與檔案無論是從屬性、內容、形式上都可以說是屬于同一事物。

文件與檔案屬性所存在的不同點

雖然說文件與檔案屬性、內容、形式都相同，屬于同一性質的事物，但是它們之間也存在著很多不同點，讓它們也可以稱為不同性質的事物。它們最大的不同在于社會職能，文件的社會職能屬于“現行效用”，主要是以傳達文件制作人的意愿，推進實際事物的開展。

檔案的社會職能屬于“收集社會活動的記錄”主要用于行政作用與科學文化作用的資料參考與應用。所以部分學者會因為它們之間的社會職能的不同，認定它們屬于不同性質的事物。對于社會職能的不同而質疑它們的本質問題，用社會職能的不同決定它們之間的關系，這是很多學者產生的意見與分歧點的根源。

同一屬性不同類型的交叉關系

筆者認為從文件與檔案之間的關系上看，可分成三個部分。

屬性關系：文件和檔案的屬性，檔案由文件轉化形成，其內容形式相同，檔案屬于文件，文件能夠轉化為檔案。

并列關系：它們的屬性相同但是概念不同，甚至從概念上它們是相互排斥的，可以說文件與檔案是一個屬性兩種概念的并列關系。

交叉關系：它們之間存在著相同點與不同點的交叉點關系。文件主要指的是現行文件以及非現行文件，檔案主要指的是收集社會活動的記錄并形成的載體文件，它們所記錄和保存的文字、數據、圖表以及其他各種形式都相同，但是文件概念和檔案概念又各不相同，所以它們之間是存在交叉關系。筆者認為，文件和檔案屬于同一屬性不同類型的交叉關系，也認同它們是屬于同一事物的。但是這個“事物”的實質意義究竟指的是什么，目前并沒有很詳細、很明確的定義。所以，從它們的屬性相同、各種形式相同、各種內容相同上來看，它們屬于同一種事物。文件的整理完成能轉化為檔案，檔案的主要來源也來自各類型文件，文件的形成是作為一份信息資料，隨著時間的推移文件資料也就逐漸地轉化為檔案，最終變成了檔案。所以，筆者認為文件和檔案是屬于同一屬性不同類型相同的“事物”。它們的發展階段或者它們之間的關系都讓檔案學界各位學者值得思考與探索，它們的不同發展，不同行使的使命，不同的概念都為我們提供了相同的價值和相同的貢獻。

結束語

判定文件與檔案之間的關系在于是否科學、是否正確、是否客觀。概念不同不能代表它們事物本質的不同，也不能因為社會職能不同而決定它們相同的價值與貢獻，在文件資料的發展過程中，從現行效用轉化為參考資料的檔案，它們的本質并沒有產生改變，改變了的只是職能的主次關系。所以不能僅僅因為它們的社會職能改變了，概念不同而否定它們相同本質的關系，最后筆者認為文件與檔案，它們之間的關系應該可以視作同一屬性不同類型的交叉關系。