電力企業檔案應急管理體系的建設分析

黃 林

(國網上海市電力公司電力科學研究院，上海 200437)

檔案是企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄，在企業管理等各方面發揮著重要的作用。在當今高風險社會背景下，各種自然災害、人為事故等突發事件層出不窮，嚴重威脅著檔案安全。2018年巴西國家博物館毀于大火，法國巴黎圣母院發生重大火災，大量珍貴文物毀于一旦，再次為檔案安全工作敲響警鐘。

電力企業檔案中包含著大量有關生產科研的文件、圖紙和數據，為企業生產經營提供有力的支撐服務[1-3]。一旦檔案文件發生遺失損壞，將會對企業造成無法估量的損失和極為惡劣的影響，并可能產生嚴重的社會影響。通過建立檔案應急管理體系，可以幫助電力企業提升自身應急管理能力，有助于科學防范應對檔案工作中出現的各種突發事件，最大限度地減輕其危害，保障檔案安全。

1 檔案應急管理體系框架及目標

檔案應急管理體系不僅是檔案部門一個部門的工作，更是整個企業應急管理體系中的重要組成部分(見圖1)。參照我國應急管理體系，檔案應急管理體系以“一案三制”為基本框架。“一案”是指應急預案，就是根據發生或可能發生的突發事件，實現研究制定的應對計劃和方案。“三制”是指應急工作的管理體制、運行機制和管理法制。

應急管理法制是指在國家應急管理的法律法規的框架下，制定符合企業實際的規章制度，使應急管理工作做到規范化、制度化，是應急管理工作開展的依據；應急管理體制是指建立統一領導、綜合協調、分級負責的應急管理組織體系，是應急管理工作開展的基礎；應急管理機制是指針對突發事件全過程中各種制度化、程序化的應急管理方法與措施，是應急工作開展的保障；應急預案就是根據發生和可能發生的突發事件，實現研究制定的應對計劃和方案，是應急工作開展的關鍵。

“一案三制”相互影響，互為依存，共同推進應急管理工作的有序開展。通過“一案三制”的應急管理體系的建設，實現“覆蓋全面、運轉高效、協作順暢、保障有力”的應急管理目標。

通過檔案應急管理體系建設，最終應達到以下目標。

(1)在平時，做好突發事件事前保障準備工作。修訂應急預案、安排有針對性的演練、開展檔案工作人員的應急培訓、合理部署安全應急資源，研究應急處理科學手段，以便在緊急情況發生時能及時有效地開展應急保障工作。

(2)在緊急情況發生時，能及時處理決策，啟動檔案安全應急預案協調企業各部門人員，調用內外部資源，對突發事件進行及時處理、控制、消除，防止在更大范圍內的擴散。

(3)在善后處理期間，修復重建，恢復突發事件帶來的不利影響。對整個安全應急體系的運行情況進行調研評估、總結經驗，對體系的相關功能進行調整優化。對突發事件處置做出突出貢獻的個人，給予適當的表彰和獎勵，對事件責任人、處置不力人員進行批評和懲處。

2 應急管理法制建設

應急管理法制建設是應急管理體系的基礎和保障。2008年國家檔案局根據《中華人民共和國檔案法》和《突發事件應對法》等法律法規制定了《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》，這是我國檔案應急管理工作的綱領性文件，對于有效預防、及時處理和解決檔案工作中的突發事件，確保檔案資源的安全具有重要的現實意義。企業可參照這些文件，制定本企業在應急領導和管理組織體系、應急預案體系、監測預警、應急隊伍、應急保障能力、績效考核等方面的規章制度。通過規章制度的制定，明確崗位職責，規范處置流程，優化資源保障，確保應急管理體系在日常工作中能夠有效開展。

3 應急管理體制建設

企業檔案應急管理體制主要是指建立統一領導、綜合協調的組織體系，明確部門、人員的職責分工，從而保障應急管理工作的有序開展。通過建立健全的應急管理體系，明確各機構和人員在應急管理工作中的權力與責任，從而形成科學高效、協作聯動的突發事件應急管理機制，規范突發事件應急管理流程。

企業應成立檔案安全應急管理專項小組，作為檔案安全應急管理的常設機構，指揮協調相關類別的突發事件應對和處置工作。為保證應急體系的正常運轉，小組成員應由多部門共同組成，除企業檔案管理人員，還應包括信息運維人員、安全保衛人員、后勤保障人員等，以便協調聯動，共同應對突發事件，確保突發或重大事件下能及時高效地開展應急救援。應急管理小組還可以邀請外部專家加入，定期向專家通報應急工作相關情況，提供企業相關資料和信息，獲取專家技術支持。

在日常狀態下，應急管理小組負責制定發布重大災害、檔案損毀、泄密等突發事件應急預案，組建應急隊伍，指導開展應急演練；組織開展檔案安全檢查與安全隱患排查，檢驗人員、裝備、技術等應急應對能力；組織開展檔案安全考核評價，落實安全工作責任制；組織開展應急科學研究；組織檔案安全工作相關培訓和宣傳工作。

當緊急情況發生時，應急管理小組負責指揮和協調應急處置，啟動應急預案；評估緊急狀態，決定是否請求外部支援；負責事后調研評估、總結經驗，并對應急預案進行調整優化。

4 應急管理機制建設

應急管理機制是突發事件全過程中各種系統化、制度化、程序化、規范化和理論化的方法和措施，是應急管理體系的關鍵要素。應急管理機制建設將有利于識別安全隱患，變被動處置為主動防范；有利于檔案管理人員了解各種可能發生的突發事件及其應對措施，及時對突發事件做出響應和處置，避免事件的擴大或升級；有利于增強應急管理工作的主動性，及時調配應急資源，使突發事件應對處置的各個環節有章可循。

企業檔案應急管理機制可分為運行機制、保障機制和監督機制等。

4.1 運行機制管理建設

建立覆蓋全面的檔案應急處置體系，應包括事前防范準備、事中應急響應、事后搶救修復。

4.1.1 事前防范準備

事前防范準備是企業開展應急管理工作的首要環節，只有在突發事件發生之前，做好各項準備工作，從而提高潛在風險的預見性，做到未雨綢繆。

檔案無論是實體還是電子信息在其生成、保管、利用服務、鑒定銷毀等各個階段都會面臨的安全風險。在開展檔案安全管理工作時，大部分檔案中存在的安全風險都是潛在的，并不是很明顯。在正常情況下都是比較正常的，但是一旦遇到極端情況，就會立馬顯現出來，從而造成無法估量的損失或極為惡劣的影響。

檔案安全風險存在于多個方面, 主要包括環境、技術、管理三個方面。其中, 環境風險包括了自然環境災害(如地震、颶風)和非自然(如火災、斷電)因素；技術風險包括了檔案系統故障、存儲介質故障和病毒感染等因素；人為風險包括了檔案損毀、檔案遺失、檔案泄密等因素。

通過對檔案生命周期內每一個環節內檔案的真實性、保密性、抗毀性、有效性及可用性等安全屬性進行風險識別和風險評估，充分認識檔案可能面臨的各種安全威脅，發現安全隱患，評估事故發生的可能性、事故的發生程度及事故危害程度，從而采取有針對性的措施，盡可能降低安全風險發生的概率，并對這些安全風險進行監控，最大限度地確保檔案的安全。

4.1.2 事中應急響應

事中應急響應是指突發事件發生時，檔案部門需要及時做出反應，采取措施化解危機，保護檔案安全，相關研究重點主要集中在應急響應流程與策略、信息報送等方面。

在應急狀態下，以檔案安全應急管理專項小組為中心，成立應急現場指揮部，負責指揮、協調應急處置工作。檔案安全應急隊伍應迅速判斷突發事件狀態及影響范圍，判斷事件級別，啟動相對應的應急預案，采取針對性措施搶救檔案和人員，控制消除危機。首先要對受災區域進行排險工作，搜尋、標記和轉移目標，應按照先人員、檔案，再材料、設備的順序開展應急工作。

在應對突發事件時，可請檔案專家參與對事件的分析評估和研判，提出應急處置措施，提供技術支持，必要時到現場參與應急處置工作。

4.1.3 事后搶救修復

事后搶救修復是指突發事件結束后，集中力量采取各種措施對受損檔案及檔案室進行搶救修復和恢復重建的過程。主要在災情調查評估、搶救修復、善后總結等方面開展。

4.2 保障機制

建立檔案安全應急資源保障體系，從人才、設施、資金、技術等方面為檔案安全應急管理工作提供堅實可靠的資源保障，免除檔案安全應急管理工作的“后顧之憂”。合理儲備應對自然災害檔案應急物資，包括以下幾類。

(1)配備防災設備，如火警警報器、高壓細水霧滅火系統等消防設備。

(2)配備檔案修復設備，如冷凍干燥機、消毒設備等。

(3)儲備足夠的檔案裝具和檔案用品，以便及時更換在災害中受損的裝具和用品。

(4)建設科技支撐體系，推廣運用現有技術、學習國外先進技術，提升檔案安全應急的科學性。加強檔案自然災害應急技術設備的研發和推廣應用，配備防災設備、檔案修復設備和應急技術設備，為檔案安全應急管理提高技術保障。

4.3 監督管理機制

建立完善的監督管理機制，可以有效地激勵檔案人員的主觀能動性，推動各項應急管理工作有效開展。完善應急管理的宣傳培訓：一是明確培訓對象，不同的人在應急管理中有不同的職責和工作，要因人而異，根據實際情況設定相應的培訓內容和合適的培訓方式；二是完善培訓內容，檔案安全應急管理培訓內容，不僅要有理論方面的知識，還要有實踐案例方面的分析。增強員工對檔案工作突發事件的防范意識和應對能力，達到遇事不慌、積極應對的目的。

建立檔案工作考核評價機制，細化企業檔案工作考核評價指標，將檔案安全應急工作列入考核指標，督促安全責任落實到位，做到獎懲有據。

5 應急預案

應急預案就是根據發生和可能發生的突發事件，實現研究制定的應對計劃和方案。應急預案是應急管理的行動指南，是有效應對突發事件的重要手段。企業可根據檔案風險評估的結果，綜合考慮風險控制成本和風險造成的影響，依據安全需求，合理編制有針對性的專項應急預案，從而科學有效地開展突發事件應對處置工作，合理配置應對突發事件的相關資源，提高應急決策的科學性和實效性。

應急預案的生命在于其針對性和可操作性，而應急演練是檢驗應急預案針對性和可操作性的最好方式。應根據實際情況采取實戰演練、桌面推演或其他方式，保證應急處置的高效性、參與的廣泛性、資源配置最優性和協同處置的聯動性。

6 結語

檔案應急管理是一項綜合長期的工作，企業通過規范的制度體系建設，實現對檔案實體和電子信息的有效管控。采用內部機制強化日常監督，結合獎懲機制、績效考核等手段，對應急管理措施進行強化落實，確保檔案應急管理工作的有效開展，提升整體檔案安全水平。