簡析基于RPA自助報單在財務管理系統權限配置的研究及應用實踐

張敏 晏少利 陳琴 劉惠瓊

摘要：針對電網財務管理系統日常運維工作中權限配置全過程管控能力偏弱的問題，提出構建基于RPA（機器人流程自動化）的自助報單系統，實現財務管理系統權限配置自助申請、申請自動流轉、用戶權限自動配置，進一步規范及優化財務管理系統權限管理流程，確保財務管理系統用戶權限與用戶崗位職責相匹配，從系統源頭做好企業財務數據及資金安全保障。同時，使用自動化流程替代傳統人工操作，從根本上解放運維服務資源，提升信息化運維服務整體效能。

關鍵詞：RPA 1;自助報單 2;財務運維 3;財務權限 4

一、引言

隨著電力新技術的快速發展及深入應用，電網業務經營模式的不斷變革及創新，以用戶服務為導向的信息運維與服務模式得以不斷深化和完善，而面向用戶提供多元化、智能化的運維服務渠道已經成為當前企業信息化運維服務的主流模式。財務管理系統作為電力財務管理及財務運營的支撐平臺，承載了財務數據管理、費用報銷、銀企對賬、財務核算、資產管理等核心業務，系統的合規應用將直接關系到企業財務及資金的安全，關系企業命脈，加之財務管理系統本身業務覆蓋范圍廣，系統用戶類別多樣且數量龐大，做好財務管理系統用戶權限的控制及維護，確保用戶權限配置的規范性、合理性已然成為財務管理系統日常運維中的一項核心工作，而傳統全依賴人工的財務管理系統權限管控模式無論是在效率還是在可靠性方面均已無法滿足管理需求，也不符合信息化運維服務體系的未來發展趨勢，亟需引入自動化、智能化的運維服務模式，規范財務管理系統權限配置管理流程，確保財務管理系統權限配置的合規、合理，權限配置全過程可查、可控、可追溯，同時將財務管理系統權限配置相關的大量重復性、日常性事務操作轉化為自動化、智能化操作，拓展以用戶為主的多元化、智能化運維服務渠道，減輕運維人工依賴，提升運維服務效力。

二、財務管理系統權限配置管理現狀

圖1 ?財務管理系統權限配置傳統流程

隨著電力行業財務管理系統實用化的不斷推進及深入，系統業務及用戶覆蓋越來越廣，系統中對各級單位、部門的崗位權限的劃分也越來越規范，為保障財務資金安全，保障系統穩定、可靠運行，在系統中對不同崗位及人員實行權限最小化、規范化管理已成為財務管理系統安全運維的關鍵指標。目前，電力財務管理系統權限配置傳統流程主要以“線下申請、線上配置”的模式開展，全過程強依賴人工，即系統權限申請人填寫紙質權限申請單，根據權限申請審批流程，聯系申請人所在部門負責人及業務部門負責人逐級進行權限申請簽字審批，審批通過后由權限申請人提交簽字版申請單至財務管理系統運維人員，由財務管理系統運維人員依據權限申請單進入財務管理系統完成申請人系統使用權限的配置，詳見圖1。

傳統的財務管理系統權限配置管理流程全依賴人工進行，運維人員每天都在進行重復、批量的系統權限配置日常事務，在人員、技術和流程上還欠缺合理、高效的整合，難以適宜南網數字化轉型及大數據時代背景下的運維服務模式發展新需求。

（1）權限配置管理全依賴人工，運維人員疲于重復性系統權限配置日常事務處理

在財務管理系統權限配置管理過程中，當用戶需要申請或變更系統使用權限時，需用由用戶線下發起紙質申請流程，申請經由申請人所在部門負責人及業務部門負責人逐級審批通過后，審批通過后的申請單連同配套變更資料同時提交系統運維人員，由系統運維人員依據紙質資料，登錄財務管理系統完成用戶的系統權限配置操作，再將配置結果反饋申請人，整個過程需要人工全程參與，并且因為系統用戶數量龐大，導致運維人員大部分時間都在應對重復性的理系統權限配置管理相關事務。

（2）權限申請范圍缺少有效參考，權限申請人無法精確填寫申請權限范圍，權限申請填寫難普遍存在

財務管理系統用戶覆蓋普通業務部門報銷人員、歸口部門管理人員、財務部門報表取數用戶及預算責任中心用戶，用戶覆蓋范圍廣且用戶崗位職責多樣，導致財務管理系統優化后用戶對自己可申請的權限范圍沒有明晰的參考依據，使得用戶在申請權限時無法根據自身崗位需求精準填寫申請的權限范圍，只能大概描述需要使用的功能菜單，或者直接填寫“采取與某某同事相同權限”，這樣既不利于審批人審核，也不利于運維人員快速理解申請需求，可能需要反復與申請人確認而影響運維人員的處理效率。

（3）權限申請審批“盲批”現象明顯，且缺少有效的權限使用狀態監控及回收機制

由于權限申請采用的是線下紙質申請單的模式，權限的申請無有效的標準參照，缺少統一的權限管理體系，導致審批人在做申請審批時只能“盲批”，無直觀、可視的申請人崗位及已開通權限作為參考。另外，在用戶權限開通之后，缺少用戶權限使用狀態的持續性跟蹤機制，會導致用戶崗位變更時系統中用戶權限不會同時變更，用戶離職時系統中的用戶權限還在，出現用戶權限遺留或用戶權限過大情況，給系統業務資金安全、系統穩定和可靠性帶來安全風險，同時增加審計風險。

（4）用戶權限申請及配置相對脫節，權限變更記錄回溯難

當前財務管理系統采用線下線上協同的模式開展系統權限配置，因為系統權限本身的特殊性和復雜性，系統中僅留存權限配置的結果狀態，而要查詢權限變更的歷史還需要運維人員花費大量時間翻閱紙質申請單，且不一定有結果，導致用戶權限變更全過程難回溯。

三、基于RPA自助報單的財務管理系統權限配置實踐

基于財務管理系統權限配置管理存在的問題，同時適應電力數字化轉型過程中對運維服務提出的新需求，提出基于RPA自助報單的財務管理系統權限配置方案，通過構建自助報單系統，固化財務管理系統權限自助申請流程，并通過機器人實現用戶權限的自動化配置，輔助運維人員完成財務管理系統權限的規范申請、配置、維護，并確保財務管理系統權限全過程可管、可控、可追溯。

（一）標準化權限申請流程庫

在自助報單系統中固化財務管理系統權限申請流程，構建統一、標準、規范的財務管理系統權限申請流程庫，將權限申請中重復性、同質化的過程環節統一化、標準化及規范化，可匹配不同權限變更類型的申請需求。

用戶登錄自助報單系統后，系統可基于用戶選定的權限變更類型自動匹配權限申請模板供用戶填報，同時系統會基于既定的流程自動匹配用戶權限申請對應的審批環節和審批人信息供用戶查看，便于用戶后續跟進審批進度并進行審批催辦。另外，自助報單系統中提供自助查詢，可支持用戶根據申請日期、申請單號等關鍵信息對權限申請內容、進度、動態、處理結果等信息進行查詢和回溯。

通過標準化權限申請流程的系統固化，“線下”流程轉“線上”，便于從源頭統一及規范財務管理系統權限申請過程，實現權限申請全過程信息的有效管控及留存，為權限申請全過程信息追溯提供必要支撐。

（二）權限合規性檢查

基于用戶權限最小化管理的原則，結合財務管理系統自身業務規則，在自助報單系統中，整合系統權限配置規則，為用戶自助填報權限申請提供輔助，在用戶選擇權限變更范圍后觸發系統自動對用戶申請權限的合規性進行檢查，即檢查用戶已有權限及預申請權限后是否符合業務要求，如果不符合要求，則不允許用戶申請并給出相應提示，供用戶參考。

結合權限的合規性檢查，規范用戶權限申請范圍及標準，實現用戶權責與崗位的一致匹配，保證用戶權限的合理、合規，避免用戶權限越權。

（三）用戶權限自動畫像及展示

自助報單系統與財務系統業務關聯，在用戶自助填寫權限申請時，系統能夠通過數據庫直連的方式，從財務管理系統中間庫中實時獲取數據，在用戶自助填報權限申請時，系統自動關聯用戶信息，通過中間庫實時檢索并抽取財務管理系統中的用戶權限信息后可視化展示，為用戶填寫權限申請范圍提供參照，避免權限的重復申請，同時，自助報單系統提供角色信息輔助查詢功能，支持用戶在當前頁完成對財務管理系統角色信息的查詢。另外，審批人在做權限申請審批時，可直觀查看申請人在財務管理系統中已有權限及預申請權限信息，輔助審批人全面判斷用戶申請權限是否合理、合規，規避傳統線下申請審批中的“盲批”問題，保證審批人的審批操作有據可依、據實而批，做好審批把控，真正做到用戶權限按需分配、按責配置。

（四）權限自動配置

結合傳統線上權限配置模式，在自助報單系統中整合自助報單RPA機器人，在用戶權限申請審批流程結束且審批通過后，自動觸發啟動機器人，機器人根據權限申請中的權限變更類型，自動獲取權限申請人及權限申請范圍信息后，自動登錄財務管理系統，在財務管理系統模擬運維人員行為，完成申請人系統權限的自動配置，配置成功后，反饋權限配置結果信息并將相關信息記入權限申請單，權限申請單處理結果狀態同步更新。如果機器人處理失敗，會返回處理失敗的狀態，需要運維人員人為干預，由運維人員登錄財務管理系統完成用戶申請權限的配置，并將配置結果反饋記入用戶權限申請單，實現權限申請全過程留檔留痕。

基于RPA機器人實現用戶權限從申請到配置完成全過程的現場管理，轉變傳統財務管理系統權限“線下+線上”模式過渡為“線上+機器人”模式，構建面向用戶的自助化、智能化、多渠道運維服務體系，全面提升財務管理系統權限配置效能。

（五）用戶管理

自助報單基于用戶4A賬號進行登錄，在進行財務管理系統權限申請時，若登錄用戶已有財務管理系統賬號，則系統根據財務管理系統單位、賬號與用戶自動關聯后進行賬戶、權限的變更申請，若用戶沒有財務管理系統賬號，則用戶可自助申請財務管理系統賬號的配置。同時，自助報單系統提供跨單位/組織登錄財務管理系統的權限變更流程模板，支持用戶根據實際需求，遵照自助報單流程完成跨單位/組織的財務管理系統權限申請。

四、基于RPA自助報單的財務管理系統權限配置價值

（一）拓展自動化運維服務渠道，改進優化系統運維服務體系

基于RPA自助報單系統，實現財務管理系統權限申請及配置管理模式的改進提升，從“線下+線上”到“全線上”的轉變，由傳統紙質申請、電話上報轉變為全業務“自助+線上+自動處理”模式，突破傳統的全依賴人工模式，面向用戶拓展了用戶自助運維服務渠道，實現了人員、流程和技術的高效融合，改進優化了財務管理系統運維服務體系，可適配系統未來業務發展對運維服務管理的相關需求。

（二）自動化代替人工，解放運維勞動力，有效規避人工操作風險

RPA具有操作效率高、操作準確度強、安全性高等特點，基于RPA自助報單的財務管理系統權限配置方案，使用機器人模擬運維人員行為，完成財務管理系統權限配置管理中重復性、規律性事務，用自動化技術代替人工，有效解放運維勞動力，使得運維人員能夠有更多時間處理更加棘手的IT運維服務訴求及事務。同時，RPA可以通過事先設定的任務來模擬人工進行標準化的工作，不會因人工誤操作造成風險隱患，并且可以重復利用，也能有效降低管理和技術方面的運維成本。

（三）優化運維服務流程，提升IT運維服務質量

基于RPA自助報單規范財務管理系統權限申請流程，實現用戶權限申請的線上申請、線上審批，流程的自動流轉，打破了地域限制，同時無形中增強權限申請流程審批時效的監督效能，能夠有效縮短系統權限申請及配置訴求的響應及處理時間，進一步提升IT運維服務質量。

（四）創新財務管理系統權限配置管理模式，實現權限配置“過程可靠、權限可視、流程可追、體系可控”

通過建立基于RPA自助報單的財務管理系統權限配置，梳理和建立了一套標準的、科學的、規范化的線上審批流程，在申請過程中，申請人員和審批人員都可以通過系統前臺清晰明了的知道申請人的財務權限情況，且每一條權限申請都有跡可循，可通過系統處理結果，實時監控申請單執行情況，不僅滿足用戶的實際使用需要，也保障了財務管理系統的穩定運行，從根本上創新了財務管理系統權限配置管理體系，提升財務管理系統權限配置的管控效力。

五、結束語

基于RPA自助報單的財務管理系統權限配置服務，立足IT運維服務實際需求，創新了IT運維服務模式，助力傳統被動式、全人工化IT運維服務到主動式、自動化、智能化轉變，并且通過自助服務渠道構建，有效培養用戶的自助服務意識，提升了用戶在IT運維服務過程中的參與感及價值感，同時能夠為后續更多智能型IT運維服務模式的創新及探索夯實基礎，為IT運維服務向數字化、智能化轉型賦能。