淺談退休職工檔案管理工作完善的途徑

雷旭

摘要：社會的和諧運轉離不開有序的生產活動，根據這種無形的規律，人們有條不紊地做著自己的事情。早餐店的老板、便利店的店員、公司里的職員以及許多幕后工作者都在為了自己的生活而奮斗。靠著自己的勞動獲得相應的報酬，但是總有那么幾個勞動階段——忙碌工作的旺盛期、沒有精力的工作期以及退休期。退休并不是簡單的人員離職，人員退休后相關的處理工作也復雜繁瑣，退休職工檔案管理涉及到退休流程的相關工作，然后是相關手續的辦理，還有退休資金以及退休后的退休職工權益等各方面問題，做到檔案管理服務的完善以保證最大程度上給企事業單位以及退休員工最大的收益最小的損失。

關鍵詞：退休職工;檔案管理工作;退休流程;退休職工權益

引言

退休職工的檔案管理工作是一個需要考慮到許多方面的工作，不能忽略任何一個環節，退休職工雖然已經不再服務于該相關單位，但是也應在退休后享有相關的合法收益。這也涉及到許多問題，對于如何完善退休職工檔案管理，下面列出了幾個相關方面。

一、了解相關服務法規

每個工作于一定單位的職員，都受到相關法律的保護，根據工作的性質以及職員屬性，有為國企或私企工作的員工，根據職員屬性不同，所受法律保護的相關權益也不同，因此在職工退休后所要面對的相關檔案管理的處理方式也不一樣。受相關權益法的保護，職工所處單位也應給予退休后的職工相應退休金。檔案是相關單位以及職工個人的私密性文件，檔案整理應該做到以不泄露職工信息為主進行相關檔案的整理，錄入。對于可能出現對檔案管理的相關制度不熟悉的情況，應不予錄用。

二、退休職工檔案管理工作的內涵及要求

管理工作是有條理的一系列檔案整理、登記、轉移、錄入以及保存的工作。根據上面提到的職員屬性不同，進行檔案整理的性質也不一樣。對于國企甚至是服務于國家的黨員來看，這類退休職工的檔案管理服務就比較麻煩，任何環節出現問題都會有巨大的損失。這種檔案管理從最初的檔案分類整理就要保證嚴格的私密，以及不出任何錯誤的歸類和信息整理。在登記人員相關信息環節也要保證不出錯誤，每個人員的信息都要保證正確登記，檔案的轉移也要確保兩點一線的無誤轉接。退休后的人員在其未退休時對他的直接工作單位有一定的貢獻，根據人員屬性的不同，對于檔案的記錄整理也應確保信息屬實，這是檔案管理的源頭，要做到最后工作的完備，完善源頭工作是必不可少的一部分。

三、熟悉網絡退休職工檔案管理系統

現在時代不同于以往，以前的信息管理大多是人工手動的整理記錄，需要花費的人力物力大，老干部的信息管理大多是基于人工的方法，若是想要在退休職工的檔案里查找某一位職工的工作信息，其實并不能在很短的時間內找到，甚至是想要一時間找到多個工作于不同公司不同職位的退休職工也并非容易。現代科技的發展已經上升到了方便人們生活的一個層次，對于檔案管理的工作，也能運用科技進行系統的管理，在網絡系統中不但能記錄大量的退休職工的信息，還能通過電腦手機在一個頁面上進行客戶端與服務器端的交互，在短時間內就能查找到想要查詢的職工信息。并且不論是任何公司，何種職位的退休職員，同一個頁面，不同的交互網站就能查找到，這很便捷的提高了檔案管理服務的性能，使之具有高效性。利用網絡，還可以全面地對職工信息進行有效的分析，可以改變那種在紙上向領導提交相關信息的傳統辦法。減少了人員的勞動，并且工作的效率也不同于紙質的工作效率，是一種值得借鑒和推廣運用的途徑[1]。

四、完善對退休職工信息的保存，管理工作

檔案的一系列相關制度都有嚴格的程序以及一定的順序。退休檔案轉交到社區，由社區進行整理，完整的登記，還有仔細的填寫檔案轉交卡，還要同時配有檔案柜。社區的協助人員要把退休職員的檔案編號，歸入檔案，目的是為了方便查找。已經歸入編號的檔案在被借閱以及查找瀏覽之后保證檔案不遺失，沒有磨損以及其他損壞。借閱以及查找者應了解其相關制度，并嚴格執行，有關部門也應嚴格執行檔案制度。其他不相關人員沒有權限的，應不予其借閱和查找許可。在借閱時也應該嚴格執行封簽制度，不能開口瀏覽。

五、退休職工檔案管理服務中心對退休職工的政策服務

退休職工檔案的建立可快速辦理退休職工因故死亡，喪葬撫恤和遺囑補助等業務，也可使用單位場館免費開放，將文化活動歷史形成文化墻檔案的創新內容。退休職工檔案管理工作是退休職工服務中心的主要業務，在做好信息管理工作的同時，還要做好信息變更等維護服務。管理中心的人員應建立考核、走訪慰問、例行開會等制度，這也是檔案管理服務工作的一環。退休職工退休后可能出現一些生活問題，在辦理退休職工檔案時，如果沒有進行正確的處理，事后他們再因此向行政單位有所要求，這就成為了一個矛盾糾紛。對于此類事件的處理，需要檔案管理服務中心的工作人員，熟悉相關業務的辦理，對退休職工進行有關福利政策辦理的講解。行政編制的退休職工人群眾多，管理中心也應區塊化，有效率的進行管理，既能確保檔案管理工作順利進行，也能讓退休職工幸福地安度晚年。

六、應該給予場地、人力、物力進行檔案管理

檔案的存放需要一定空間，按照規定每千卷就應該多于10平方米，每一萬卷存放一個人檔案的標準。計劃建立退休職員檔案管理的場地，也應配備這方面的專業人員。檔案管理場所應該同時具備檔案庫、閱覽室以及管理辦公室，使用一系列標準設備，還應具備計算機等高科技設備。檔案存儲的場地具有嚴密的防意外措施，以防可能出現的對檔案有威脅的人或事，退休職工檔案的管理也有費用制度，在企業退休人員社會化管理服務費中支出[2]。

七、結束語

總而言之，檔案管理復雜繁瑣，需要我們了解多方面的知識，遵循多方面的制度，在這個過程中，我所提到的這幾點并不是最全面的完善途徑，但是從這幾個方面出發也會有不錯的收益，通過這幾個方面，退休職工的檔案管理服務工作效率會有一定的提高，不要沉醉于老一套的檔案管理流程，與現代信息接軌，改變工作方式，全面理解熟悉檔案管理制度，做到檔案管理服務的完善，為中國的社會進步做出貢獻。

參考文獻：

[1] 司維. 離退休人員檔案管理系統的現狀與發展趨勢[J]. 管理學家， 2011， 000（009）：733.

[2] 李海丹. 離退休職工檔案管理完善措施[J]. 休閑， 2020（7）：1.