事業單位檔案管理現代化實現路徑探討

王瑛

摘要：隨著社會經濟的進步，事業單位的檔案也越來越多，對檔案的妥善管理工作就尤為重要，企業和國家機構也會對檔案管理工作更為看重，如今傳統的檔案管理方式已經越來越不符合當前現代化管理的需要，沒有智能化、專業化的特點，在需要調用檔案的時候耗時很長，并且還存在管理不善的問題，因此，本文就事業單位檔案管理的現代化實現路徑進行探討和分析。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現代化;存在問題;實現路徑

引言

事業單位是我國現有公共治理機構設置體系中的重要組成部分，對現代化技術的引入，能夠為事業單位各項日常業務的優質順利推進創造提供便利性支持條件，尤其是在事業單位檔案數據信息資料管理工作。下面將對事業單位檔案管理現代化進行分析。

1現階段事業單位檔案現代化管理存在的問題

1.1檔案管理方式陳舊

盡管有部分機關企事業單位會對檔案進行定期整理，然而管理模式往往過于老套，而且檔案樣式仍以紙質為主，先對檔案進行登記，再將各類檔案堆疊在大書架上，最后根據類型的不同貼上不同標簽，這種管理模式效率低下，檔案調用和更新比較麻煩，而且大多數單位的檔案室通常較為陰暗潮濕，極容易使紙質檔案受潮腐爛，不利于長久保存。

1.2檔案管理機制較為落后

在傳統的檔案管理工作中，雖然大部分事業單位逐漸開展自身的檔案管理工作，但總的來說，并沒有建立完善的管理制度以及管理體系，導致事業單位的人事管理機制依舊較為落后，直接導致檔案管理工作落實不到位。個別事業單位由于獎懲制度不完善，無法進行有效的工作創新，這些因素直接導致檔案管理工作處于不規范和不科學的狀態，最終影響了整體管理工作，導致其無法在事業單位改革過程中發揮應有的效果。

1.3事業單位的檔案管理缺乏現代元素

在“互聯網+”時代下，與互聯網技術等高新技術的融合程度直接決定了行業繁榮昌盛與否，融入了“互聯網+”進行發展已然成為“大勢所趨”，為了迎合此趨勢，事業單位的檔案管理雖然也相應地融入了部分現代信息化元素，但信息化建設的落實度并不算高，較之其余行業仍然較為滯后，無法在檔案管理工作中真正發揮出信息化技術的真正優勢，在實際對檔案進行管理時未能真正應用到現代化管理元素，同時一些先進的設備與技術皆未能得到真正應用，檔案管理手段更不盡科學，舉例而言，在我國目前的許多事業單位中，信息化技術的應用仍然僅僅限于檔案的借閱登記，這種情況足以說明目前我國事業單位檔案管理的現代化狀況，如此現狀已然無法滿足當代社會的需求。

2事業單位檔案管理現代化

2.1構建信息資源共享平臺，挖掘檔案資料潛在價值

事業單位檔案現代化管理不僅是檔案管理方法的現代化創新，還包括檔案管理模式的整體性優化。為此，事業單位應針對自身檔案管理存在的不足之處，采取針對性的應對措施，提高檔案管理的科學合理性，推動檔案管理機制的規范化。在實際的檔案管理工作中，檔案管理部門應當確保檔案現代化管理完全符合檔案的標準，如對分類、編號以及案卷目錄等項目都要做到標準化，且符合相關檔案管理規定。同時，檔案規范化管理應當做到有法可依，確保檔案管理機制覆蓋到檔案管理的所有環節，從基礎的檔案信息收集整理到最后的檔案歸檔，都做到嚴謹細致，避免出現檔案信息遺漏的狀況。在此基礎上，事業單位可以逐步構建信息資源共享平臺，將所有的信息資源放到共享平臺上，全面實現檔案信息的共享，提高服務水準，挖掘檔案資料潛在價值。

2.2對信息化環境進行優化，提升檔案信息的安全水準

對于信息化檔案管理而言，安全性是保證其得以長久持續與運作的根本保障，通過對我國目前事業單位的信息化檔案管理進行分析發現，目前事業單位檔案管理內的安全隱患多來源于軟件、硬件、人員、信息、社會環境、內容環境等多種方面，在這多方面的內容中，最重要的核心內容便是信息的安全保密，實現信息的安全保密正是提升檔案信息安全水準的要旨所在。為了實現這一目的，事業單位可以自規章制度、運行環境進行落實，舉例而言，在“互聯網+”時代下信息共享與傳播皆具有開放性特征，這無疑給檔案管理的保密工作帶來了巨大的難題，針對這一點，事業單位需要做好信息系統的安全工作，及時對系統進行更新、對漏洞進行修復，定期、不定期地關注計算機病毒的新變化并預先制定好應急措施，以此提升信息化檔案管理的安全;而除了“線上”保密工作外，“線下”保密工作亦是保密工作中的重要內容，針對這一點事業單位應當對單位內部管理制度的建設進行落實，對工作人員進行嚴格管理，以此提升檔案管理安全水平。

2.3建立健全檔案管理制度

在進行相關制度和條例的建設時，工作人員可以借鑒國內外的先進管理經驗，對已經歸檔的工作人員進行電子文件管理時，應當嚴格按照相關規章制度和措施進行，保證信息的完整性和原始性。如果某一類電子文件檔案需要進行長期保存，則需要將其與相同內容的紙質文件一同歸檔，對明確自己應該如何進行檔案管理，如何提升信息化建設的水平。檔案管理工作人員必須具備專業的素養，利用自己的專業性來開展信息化建設。只有管理人員的專業性得到一定程度的提高，在管理的過程中，遇到困難才能夠及時解決。檔案信息化建設管理人員可以不定時參加培訓班，當自己遇到問題或者能力不足時，可以通過培訓班的學習來解決自己所面對的問題，提高自己的專業性，從而在該崗位上盡心盡力地工作。組織各種交流活動，安排檔案管理人員進修，重視業務之間的交流以及溝通，提升檔案管理者的計算機運營水平，加強設備的管理以及維護。還要讓管理人員掌握電子檔案信息的采集，以及電子檔案的加工處理。從根本上提高管理人員的專業性，建設綜合型的人才隊伍，讓管理更加現代化，實現管理人員素質的提升。只有摒棄了傳統檔案的管理模式，才能夠更好地適應新時代檔案管理的要求，構建檔案服務管理的新格局。

2.4提升檔案信息利用率

在檔案管理制度落實的過程中需要領導加大力度，給檔案工作人員明確任務，落實責任，使檔案管理工作抓到位，檔案信息利用率大幅度提升，使檔案管理中的機制更加科學，同時有利于檔案管理工作的開展，能夠為單位的發展提供有利的幫助，使檔案信息內容能夠具有完整性。檔案管理制度的完善需要長期的時間，應根據當前的發展狀況，對單位的運行進行有效的改革和創新，激發工作人員的積極性，同時使工作人員了解到檔案管理工作的重要性，提高檔案管理的整體水平。

結語

總而言之，在新時代的發展中，事業單位應緊緊跟隨時代步伐，逐步加強檔案現代化管理，提高檔案管理人員的專業素質，樹立全新的檔案管理理念，構建完善的檔案管理服務平臺，為人們提供更加合理的服務內容，深層次挖掘檔案的潛在價值，整體性優化檔案管理流程。