檔案數字化的原則及安全控制

羅紅麗

摘要：數字化檔案管理可以提升檔案管理的質量、安全和效率，進而解決出現檔案管理的多種弊端，本文從檔案數字化的原則、問題出發，探討了如何做好檔案數字化管理工作。

關鍵詞：檔案數字化;原則;措施

引言

數字化技術的優勢在于能夠整體化地將檔案信息做好記錄，建設更加規范化和標準化的應用軟件管理模式，確保檔案的收集、整理、保管等各個環節都能維持科學的模式。在統籌規劃要求下，數字化運作模式能夠幫助檔案管理部門更新現有的工作模式，強化業務監督和信息預測，確保各項流程的操作符合工作要求。

1、基本原則

從基本原則來看，需要從業務角度確定數字化技術的應用要求。未來的檔案從生成——存檔——利用的環節當中，需要考慮到業務層面、數據層面、性能層面的要求，滿足基本原則。

數字化加工掃描設備將成為長效機制建設過程當中的重點，目的在于集中、一次性地將庫存的關鍵檔案信息進行數字化處理，必要時選擇一些專業的數字化設備并配備技術人員參與到各項工作當中，結合檔案工作崗位的特定能力要求，逐步構建數字化管理平臺實現信息化管理。在檔案部門的直接管理之下，可以委托服務單位提供設備、人員，將需要保存的電子檔案全部至定制開發的數字化系統當中，完成圖文數據的全方位應用管理，有效地配合現階段的業務管理辦公系統，在功能層面上滿足實際要求。

2、檔案數字化建設的問題現狀分析

2.1檔案數字化建設的管理系統存在漏洞

檔案管理工作離不開信息管理系統的建設，但由于數字化管理系統缺乏相應的科學管理標準，信息資源混亂，再加上檔案管理軟件在信息儲存方面存在落后性，導致信息安全存在漏洞;信息技術的不斷變革在20世紀90年代中期至20世紀末形成了單機與局域網結合的檔案信息化人才服務信息化建設，也會直接影響檔案數字化建設管理系統的安全。

2.2數字化檔案管理進程較慢

社會科技的快速發展，終端技術的運用替代了手工立卷，檔案載體具有很大轉變，電子載體不斷加多，非紙張載體以及紙質載體的檔案都是檔案管理的主體內容，新型載體、新型類型檔案資料的出現為檔案管理工作添加全新的內容。以

2.3具體管理推進中存在不規范、無標準問題

當前，數字化檔案管理工作雖說得到了一定程度的開展，但是，也存在形式大于實質的問題，還沒有完善的數字化檔案管理工作流程。特別是在立檔、入檔、管理、使用、服務等各個環節缺乏明確的工作標準和嚴格的程序要求，影響了數字化檔案管理工作的實際成效。

3、檔案數字化建設安全管理措施

3.1突破以往的管理理念

打破以往管理思維，提高數字化檔案管理的充分重視，就必須要進行全方位的普及宣傳，確保相應工作人員可以正確認識數字化技術的必要性以及關鍵性。各個部門對于檔案的理解有所區別，要通過各個部門的工作屬性，設立相應的宣傳方案，從而提升宣傳成效。不斷進行宣傳活動外，還需要分批次組織相關人員進行數字化檔案管理的參觀，經過近距離體驗，充分提高工作人員對于數字化管理的認識，進而提升各部門對于檔案數字化管理的配合。

3.2加強檔案管理隊伍的綜合素質

加強檔案管理工作團隊的綜合素質是十分繁瑣的工作，首先針對當前的管理工作人員展開業務考核，之后按照考核結果對管理團隊進行重新建立，把業務水平較高的人員放置在關鍵職位上。培訓是提高業務能力的主要策略，按照考核的最終結果對有關人員進行相應的培訓，有助于提高管理團隊的整體水平。并且，管理機構要通過當前人員結構，針對薄弱環節展開人才引入，經過此種模式可以在較短的期限內對管理團隊整體結構展開合理優化。

3.3以嚴密的檔案整理確保檔案的安全性

檔案整理需要在特定的空間、時間完成，對保密性強的檔案還應在封閉的空間由特定的人員操作完成，不允許外人接觸，也不允許檔案上網。對安全系數高的檔案，要在專用電腦上完成數據庫的建立。數字化檔案依靠的技術都是計算機以及相關電子設備，檔案管理室要達到防潮、防水等要求，必要時配備相應的除濕機、空調等設備，確保檔案保管環境合格。尤其是在數字化的過程中，要注意對網絡的管理，禁止外網入侵，注意防范病毒，確保檔案不泄漏。檔案管理人員進入檔案保管室都要通過人臉識別、指紋識別等方式，確保身份的真實性。同時，要在數字化存儲上做多手準備，在不同的設備上多次備份。

3.4以先進科技提高檔案管理的安全性

在檔案數字化建設中對網絡防火墻的構建尤為重要。電力企業與技術公司要在系統的安全性能保障上下功夫，在防火墻搭建、操作系統安全等方面入手，在技術上做更多的探索和突破。技術公司可以嘗試數字化加密方式，在最大程度上提升檔案管理的安全性。對公開性檔案和保密性檔案采取不同的加密方式，只有從多個環節對檔案信息進行保護，才能確保檔案數字化管理水平的提高，確保檔案信息更加安全保密。

3.5加強宏觀層面的安全管理

數字化檔案信息的安全保障工作是一項復雜而繁瑣的工作，其不僅需要強大的技術手段支持，還必須要有一系列的安全管理保障來支撐。因此，想要真正形成有效的數字化信息安全保障體系，還必須要進行有效的安全性管理保障建設。在安全性管理保障建設過程中，可以從宏觀的層面進行管理。比如，建立健全信息安全管理機構，形成統一高效的檔案信息管理思想，形成穩定的檔案信息管理領導工作小組等，提升檔案信息安全管理工作的整體把控水平。

4、結語

數字化檔案管理有利于提高檔案工作效率，節約人力、物力，使檔案資料發揮更大使用價值。當前，數字化檔案管理工作正呈現出加快推進、高質量發展的良好勢頭。搞好今后的數字化檔案管理工作，需要綜合考慮軟硬件配置、管理標準化、人力資源培育等因素，統籌推進，科學施策，使數字化檔案管理工作在經濟社會發展中起到更大的作用。

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