國有企業文書檔案管理發展前景探析

摘要：國有企業發展建設過程中文書檔案管理是關鍵組成部分，做好文書檔案管理工作是發展國有企業的必然要求，也是促進國有企業現代化改革的重要基礎。當前國有企業文書檔案管理工作還存在著一些不足和問題，本文即針對國有企業文化檔案管理發展前景進行分析和討論。

關鍵詞：國有企業;文書檔案管理;發展前景

隨著國有企業的改革不斷深入，我們需要加強對國有企業中各項工作的建設，包括文書檔案管理工作。在國有企業發展建設中，文書檔案管理扮演著極為重要的角色，能夠為企業戰略發展規劃和方向決策提供大量具有參考價值的信息，是促進國有企業可持續發展的重要條件之一。我們需要進一步深化國有企業文書檔案管理工作，實現文書檔案管理現代化、信息化建設，提升管理效果。

一、國有企業文書檔案管理現狀

（一）耗費大量人力物力資源

部分國有企業受到陳舊觀念的影響，采用的仍然是傳統文書檔案管理模式，大多材料的收集、整理、歸檔等還依賴于人工操作，存在著不少缺陷和問題。

每次在借閱文書檔案時除了要登記之外，借閱人還需要親自到檔案室借閱紙質檔案，查閱到過程既浪費時間還耗費精力，檔案管理效率不高。同時，文書檔案資料來自于不同部門和不同方向，因此需要專門的管理人員進行分類整理、存放審查和編目等，管理工作較為繁雜，而且極容易發生錯誤。除此之外，由于傳統的文書檔案大多都是紙質版，很多文書檔案年代久遠，再加上時常翻閱，不可避免的遭到破壞，不利于文書檔案管理工作的進行，使管理難度大大增加[1]。

（二）檔案管理人員素質偏低

如今部分國有企業的文書檔案管理人員素質不高，這是因為企業領導將大多數精力放在社會效益的創造上，忽視了檔案管理部門的工作內容，在對文書檔案管理人員的任用上缺少嚴格的選拔，導致其整體素質偏低。再加上很多企業文書檔案管理人員的自我學習意識不強，企業也缺乏系統性的專業培訓，導致文書檔案管理人員的綜合素質不強。雖然現如今大部分國有企業都經歷了體制改革，但是還有部分工作人員存有“鐵飯碗”的思想，尤其是檔案管理這種不是主要部門的人員，更容易使人在思想上產生惰性，導致管理人員的學習能力差、管理能力弱、缺乏創新意識和創新精神。

二、實現國有企業文書檔案管理工作信息化

隨著信息技術的發展和普及，各行各業都開始進行管理信息化建設，而國有企業文書檔案管理信息化建設將是未來發展的必然趨勢。

（一）提升文書檔案管理效率

文書檔案管理信息化建設能夠有效減少人力物力資源的消耗，減輕勞動強度提升管理效率。信息化文書檔案管理工作不再像傳統檔案管理工作那樣，借閱過程需要說明大致年份、文件類型、大致內容等，管理人員只需要通過相應的辦公軟件，利用關鍵詞檢索、模糊查詢等方式找到需要查閱到文書檔案信息，大大縮減尋找時間，提高文書檔案管理工作的質量、效率和準確性。

（二）加強文書檔案保密保護

文書檔案管理信息化建設能夠有效加強對文書檔案資料的保密和保護，減少機密信息泄露的幾率。傳統文書檔案資料在被人借閱的時候，由于是整卷的被借閱，因此有人能夠利用別人的借閱看到整卷文書檔案的內容，不利于文書檔案的保密。而且利用人在借閱過程中對整卷文書檔案翻閱不利于文書檔案的保存，導致文書檔案保護工作難以進行。而文書檔案管理信息化能夠將提供給借閱人需要的單份文件，而不需要將整卷文書檔案交予借閱人，從而使利用人無法接觸到其他無關的文件信息，實現了對文書檔案的保密和保護[2]。

（三）實現文書檔案補漏增缺

加強文書檔案管理信息化建設能夠對文書檔案進行補漏增缺，并保持文書檔案的原貌。以往的文書檔案管理工作在遇到文件補漏增缺時，需要直接將整卷拆散，并將其中的文件進行重新分類排列，重新編目、修訂并修改其案卷封面等，不僅耗時耗力，而且還會影響到文書檔案的完整性。而信息化檔案管理可以直接在整理案卷的過程中插入相關的文件，修改一下卷內目錄之后就可以輕松完成。除此之外，傳統的文書檔案管理在立卷時需要將案卷裝訂的整齊美觀，而修邊和接邊的工作需要異常謹慎，一旦發生失誤，就會對文書檔案資料造成不可逆的損傷。而加強管理信息化能夠直接通過計算機軟件程序來完成文書檔案的接邊和修邊等工作，而且不會對文書檔案資料造成任何損傷。

三、文書檔案管理信息化對管理人員提出更高的素質要求

隨著文書檔案管理信息化建設的腳步日益加快，現有的檔案管理人員整體素質已經跟不上時代的發展，未來國有企業需要不斷加強檔案管理人才隊伍的建設，提高文書檔案管理水平。

（一）恪盡職守堅定信念

文書檔案管理人員需要具備堅定的信念和良好的政治素養，能夠恪盡職守、客觀公正的履行自己的職責義務，不畏強權、堅決抵制來自各方面要求篡改文件檔案等歷史證據的壓力，維護歷史發展的真實樣貌。

（二）具有良好保密觀念

文書檔案管理人員需要保守所管理的文書檔案內容機密，增強自己的保密觀念，養成良好的保密習慣，杜絕失密、泄密、竊密等行為發生。管理人員需要尊重文書檔案制作者和其所涉及的當事人的隱私以及合法權益。

（三）具有較強管理水平

文書檔案管理人員需要具備較強的文字寫作和表達能力，并能夠針對事務進行科學綜合的分析。文字表達能力是一個檔案管理人員的基本素質，管理人員需要擁有較強的閱讀能力和分析能力，能夠不斷結合檔案管理工作的特點進行反思，總結經驗，提升自己的管理能力[3]。

（四）具備一定的信息能力

文書檔案管理人員需要能熟練使用各種現代化的辦公軟件和相關設備，例如打印機、計算機、傳真機等，除此之外，還有錄音錄像、攝像、光盤刻錄等現代化手段。管理人員需要利用計算機進行檔案的存儲、自動檢索等，實現文書檔案信息化管理。

結束語：

綜上所述，隨著信息時代的到來，文書檔案管理工作的方法也發生了巨大的改變。我們需要分析現有的檔案管理問題，進一步提升文書檔案管理效率，加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理人員綜合素質。

參考文獻：

[1]楊麗麗， 尹濱倩. 國有企業文書檔案管理發展趨勢研究[J]. 赤子， 2020， 000（005）：159.

[2]李可， 楊立峰. 國有企業文書檔案管理工作淺談[J]. 辦公室業務， 2014， 000（021）：191-191.

[3]童薈宇. 國有企業文書檔案管理存在的問題及對策[J]. 消費導刊， 2019， 000（040）：152.

作者簡介：李璇（1991年09月-）女，漢語，籍貫郴州，大學本科學歷，檔案助力管理員（初級），研究方向——檔案管理