照片檔案管理存在的主要問題及對策淺析

申婷

摘要：照片檔案是指以攝影為主要方式反映所屬機構的工作內容、重要事件、相關活動的記錄，是記錄和反映工作的重要依據(jù)和憑證，也是黨政機關、企事業(yè)單位檔案管理工作中最常見的八個檔案門類之一。隨著數(shù)碼影像技術的飛速發(fā)展，數(shù)碼照片逐漸成為照片檔案管理的主要形式。相比數(shù)碼照片檔案管理的標準化與精細化，很多單位早期銀鹽感光材料照片檔案的管理工作，則顯露出一定程度的隨意與不規(guī)范。這嚴重制約對照片檔案數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，需要我們認真對待，深入研究，及時加以解決。在紀念建黨百年，早期銀鹽感光材料照片檔案利用率大大增加的情況下，尤其如此。

關鍵詞：銀鹽感光材料照片;建黨百年;照片檔案管理;規(guī)范化管理

一、照片檔案管理存在的主要問題

1.1管理意識與制度缺失

相對于文書檔案、專業(yè)檔案等檔案門類，照片檔案在單位檔案管理體系中占比往往較少，查詢利用的頻率較低，導致許多檔案管理人員的對于照片檔案重要性認識不足，管理意識薄弱，直接影響到照片檔案歸檔管理的嚴謹性與全面性。管理意識不到位伴生而來的是管理制度執(zhí)行不到位，給照片檔案的管理帶來嚴重影響。即使在建立了照片檔案管理制度的單位，大多重視數(shù)碼照片，忽視銀鹽感光材料照片的管理。在實際監(jiān)督不足的狀態(tài)下，往往職責不明確，細節(jié)不清晰，使得管理人員的積極性與主動性嚴重不足，制約照片檔案管理工作嚴謹開展。直接后果就是照片插冊隨意，標簽制作簡陋，照片“六要素”人物背景缺失，整體散亂不成體系，給查詢利用帶來種種不便。

1.2檔案收集工作不到位

因為歷史原因，很多重要銀鹽感光材料照片檔案保存在個人手中。與數(shù)碼照片不同，銀鹽感光材料照片具有稀缺性與難以復制等特點，保存價值較高。作為當事人歷史的記憶，加之敝帚自珍的心態(tài)，許多人不愿意將珍藏多年的老照片貢獻出來。還有部分照片收集人員對自身工作重視不足，漠然視之，也可能讓大量珍貴的照片檔案收集不上來。

1.3檔案保管保護不到位

銀鹽感光材料照片對保管環(huán)境的要求比普通文字資料更為嚴格，對裝冊、芯頁、排架等外部因素，以及環(huán)境溫度、濕度、光照、空氣質量、有害生物等均有較高的要求，稍有不慎，就可能造成照片粘連，霉菌污染，圖像褪色，受潮破損等傷害。這種傷害隱蔽而持久，在疏于管理的環(huán)境下，一般較難發(fā)現(xiàn)。更嚴重的是，照片損傷一旦出現(xiàn)，往往不可逆轉。

1.4日常管理不規(guī)范

管理不規(guī)范是影響檔案查詢利用的重要因素之一，不規(guī)范的管理導致的直接后果就是，隨著眾多當事人退休老去甚至去世，照片資料“六要素”可能被淹沒在歷史塵埃中，無人能通過記憶辨識照片人物與背景信息，最終老照片變成“死照片”，堆在墻角一隅蒙塵，無法訴說往昔鮮活記憶。這種不規(guī)范的狀態(tài)表面看不到損失，實際危害卻會大于保管不到位造成的照片受損。

1.5照片檔案管理方法缺乏科學性

一些照片檔案的管理工作雖然應用了新型技術手段，并制定了照片檔案管理方法的調整策略，但對于照片底片入庫等基本工作的重視程度較低，缺乏對照片檔案的定期檢查，未能實現(xiàn)對底片受潮發(fā)霉等現(xiàn)象的有效管控，導致照片容易在環(huán)境影響下出現(xiàn)黏度變化，并產(chǎn)生腐蝕性氣體。一些照片檔案的入庫檢查工作缺乏對指紋等污損痕跡的關注，沒有對檔案是否出現(xiàn)變黃問題進行重點考察，導致斑點等問題的管控措施無法得到改進。一些照片管理預案的設計對于照片是否出現(xiàn)形變考察不夠充分，沒有對彩色照片的褪色情況進行充分研究，導致入庫關口檢查措施無法得到優(yōu)化調整，難以為照片檔案管理記錄的高水平提供必要支持。

二、解決照片檔案管理中存在問題的對策措施

2.1建立健全照片檔案管理規(guī)范

檔案管理人員必須充分意識到銀鹽感光材料照片檔案的重要性，不遜于任何一種其他檔案門類。照片檔案中所蘊藏的信息，隨著時間的淹沒，比任何一種檔案門類更難以把握，越早規(guī)范整理，能越多地搶救其中的珍貴信息。建立健全照片檔案管理規(guī)范，并嚴格落實執(zhí)行，是搶救和保護歷史照片檔案的重要措施，相關制度的建立和執(zhí)行，必須嚴格按照《照片檔案管理規(guī)范》要求進行。

2.2加快推進照片檔案整理

檔案整理之前，必須對單位現(xiàn)存照片資料進行全面摸底清查，在完整把握檔案的實際保存及管理現(xiàn)狀之后，制定全面規(guī)范安全可行的整理方案，落實“六要素”鑒定步驟，根據(jù)本單位特點及檔案保管狀態(tài)，明確檔號專業(yè)編制規(guī)則，確保每一張照片都能按照歷史順序及本來面貌，完整準確地反映客觀實際。如果通過購買外包服務的方式開展相關工作，必須格外注重整理質量，保障背景信息豐富翔實，人物、時間、事由、地點等事項著錄準確。

2.3全面開展鹽感光材料照片檔案數(shù)字化建設

照片檔案數(shù)字化是搶救與保護歷史老照片的重要手段之一。推進照片資料數(shù)字化加工，可以提高檔案查詢利用效率，減少紙質檔案利用磨損，延長檔案使用年限，更能為照片檔案受損后的重建與還原奠定基礎。數(shù)字化過程應按照片形成的年度及檔號排序，逐冊逐張地進行整理掃描。為了保護老照片，夏季掃描過程中，工作人員應佩戴手套，以避免指紋、汗液對照片檔案的污染和侵害。為保障圖像質量，掃描照片宜采用JPG格式，分辨率不應低于300dpi。

2.4加強照片檔案信息化管理利用

數(shù)字化加工后的照片檔案，只能通過信息化軟件系統(tǒng)查詢利用，宜選擇成熟穩(wěn)定，并有較多實用案例的檔案軟件系統(tǒng)進行管理。同時要注意數(shù)據(jù)權限管理與數(shù)據(jù)備份，保障檔案數(shù)據(jù)安全。

2.5提升照片檔案管理方法的科學性

在創(chuàng)新設計照片檔案管理方法的過程中，應對照片和底片的入庫檢查需求進行調查總結，尤其要對照片以及底片的定期檢查措施進行作用分析，使底片是否出現(xiàn)受潮發(fā)霉問題得到明確，為照片檔案管理工作的順利實施提供基礎。應對照片以及底片的保存環(huán)境進行濕度分析，并對照片發(fā)霉情況予以考察，結合照片的黏度特點和腐蝕度，制定照片檔案管理相關工作的具體實施策略。照片檔案管理方法的設計必須加強對指紋痕跡的重視，尤其應對照片是否發(fā)黃以及是否存在斑點的情況加以考察，使照片的入庫管理方案可以得到高質量的設計。在處理問題照片時，應對照片的褪色程度加以評估，根據(jù)照片形變量特點，制定照片補救的具體方案。應對損壞的底片進行修復，并對實體照片重新進行拷貝，為照片檔案定期檢查方案的成熟化構建提供有力支持。應結合《照片檔案管理規(guī)范》的相關要求，制定照片檔案庫房管理制度，并對照片檔案的歷次檢查信息進行精準記錄，使照片檢查技術的應用與補救措施的設計能夠與照片檔案的保管和應用需求相適應，進而滿足照片檔案的保管及應用需要。照片檔案管理方案的設計需要對庫房中的溫度和濕度情況加以研究，尤其要對實體照片現(xiàn)有的儲藏環(huán)境進行分析，為照片檔案的高質量管理應用提供必要支持。

銀鹽感光材料照片檔案規(guī)范管理的意義不只在于方便開展建黨百年紀念活動，更多的在于珍藏歷史，總結過往，為經(jīng)濟社會發(fā)展和各方面工作提供參考。照片檔案管理，理應充分依托信息化技術手段，挖掘其中蘊藏的寶貴歷史記憶，開發(fā)其與檔案大數(shù)據(jù)時代潮流相匹配的價值，更好地為本單位的核心業(yè)務服務。

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