檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析

郭玉瓊

【摘要】一個企業要想實現長遠穩定發展，必須重視起檔案管理工作。尤其是在檔案記憶觀視野下，各單位及企業都將檔案管理工作放在重要的突出位置，以便隨著時間地推移，能夠通過收集、整理、分類、存儲、開發、利用等過程，有效記錄企業社會發展的進程，更好地傳承企業文化，為未來發展奠定良好的基礎。本文就從檔案記憶觀概述入手，就企業如何在檔案記憶觀的視野下做好企業檔案管理工作提出有效措施，希望具有一些借鑒意義。

【關鍵字】檔案記憶觀;企業;檔案管理

伴隨著社會經濟地不斷發展，企業在生產管理過程中會產生多種多樣的信息，包含市場、財務、經營、管理等各個方面，范圍廣、數量多，如果不能很好地進行有效地管理，那么就會不利于企業的未來發展。從目前來看，傳統的檔案管理理念及方式已經遠遠不能滿足于企業的發展，需要在新型的檔案記憶觀的背景下，重新更新檔案管理理念，創新管理方式方法，將檔案管理貫穿于企業生產經營的各個環節，通過真實性、完整性及連貫性記錄，來承載企業的記憶，加強企業的建設，從而突出企業的價值，促使企業持續穩定發展。

一.檔案記憶觀概述

1.1定義

所謂檔案記憶觀就是一種新型的檔案管理理念，該中觀念更加突出了記憶性的特點。在社會上，任何一個組織都會產生大量的信息數據，不受規模大小、業務范圍、經營方式、發展水平等因素的制約，只要存在就會產生信息。只有通過將這些信息和數據通過檔案管理的方式進行有效的保存與記錄，才能夠將組織的整體發展進程記錄下來。伴隨著社會的發展，人們已經逐漸意識到檔案記憶的重要作用，不僅是重大事件活動的承載者，更是組織發展、社會變遷的見證者，擔負著巨大的社會責任和使命。

1.2屬性特征

檔案記憶觀通常具備數據、敏感、可存儲三種屬性。其中，數據屬性就是大檔案記憶的一種重要表現形式。敏感屬性就是指檔案會受到相關事物或者活動的影響，非常容易發生變化。一般地，敏感屬性會受到數據屬性的制約，兩者既相互獨立又相互依賴。可存儲性也就印證了檔案具有記憶的特點，一旦保存下來，就可以隨取隨用。

1.3企業檔案管理的重要性

通過對檔案進行管理，一方面，能夠提升企業員工的團隊榮譽感，強化企業文化的認同，激發員工工作的創造性;另一方面，檔案能夠見證企業發展的重大歷史時刻，強化企業的知名度，為可持續發展提供保障。

二、檔案記憶觀視野下如何做好企業檔案管理工作

2.1樹立檔案記憶觀，并建立內部檔案數據中心。首先，作為企業的管理者要持續強化自身多方面的綜合管理素質，在充分把握企業經營發展的同時，還要注意檔案信息的全面收集、整理、記錄與利用，并不斷動員企業全體人員樹立檔案記憶意識，強化認同感，形成企業文化，共同促使檔案管理質量水平的再提升。然后，企業管理者檔案管理理念要順應時代發展趨勢，充分利用計算機信息技術的優勢，將傳統的檔案管理方法進行革新，建議高效運轉、開放共享的數字化檔案中心，這樣既能夠在企業各部門及管理者之間實現信息共享，壓縮溝通成本，提升信息收集、整理效率，還能夠在統計整理的同時，確保信息數據不缺失、不漏掉。

2.2注重檔案整理，為后續利用奠定便利化基礎。企業要系統性、分類化、條理化地整理各項內部檔案，為將來的充分利用做好各項準備工作。對于企業的檔案管理人員來說，要秉承科學、真實的原則，注重每一種類的檔案管理。不僅要將企業的員工信息、業務信息進行有效記錄，還要將各部門的運行情況納入到檔案管理的范圍內。通過整體、客觀地梳理，能夠讓企業在這個過程中，認識到存在優勢、不足之處，識別企業的核心競爭力，并查缺補漏，為企業長遠穩定健康發展奠定良好的基礎。在進行檔案管理的過程中，真實性是非常難以把握的，這就要求相關人員能夠充分掌握企業各項工作，科學分析研究信息的準確性與價值性，充分利用信息技術然后有效區分各項資料的類別，在減輕工作負擔的同時，為企業各部門后續借閱、查詢、利用提供方便。

2.3強化系統維護，確保檔案安全。要充分認識到數據信息化的優劣性，有效規避信息安全隱患，建立數字化檔案安全管理系統，并持續不斷進行升級更新，防御數據病毒風險。同事，要做好檔案監控工作，并將技術保障到位，動態及時處理有關問題，提升監控質量，將危險率降到最低。此外，還要對不同層級的企業檔案用戶，設定查看權限。尤其對于一些價值量高度信息，如果一般人員因為工作需要要進行查看、借閱，就需要經過相關層級領導的審批，不斷降低人為性質的破壞率。

結語

綜上所述，檔案是一個企業發展的重要見證，包含大量豐富的信息資源。尤其是在信息技術高速發展的今天，如何將企業的信息數據內容整體性、完整性、真實性地保存下來，就需要企業全體人員認識到檔案記憶的重要性，對檔案資料進行有效的整理、保存和利用，確保檔案安全，充分提現檔案的價值，從而促進企業健康持續發展。

參考文獻

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