大數據時代高校檔案的信息化建設探析

陳青嬌

（井岡山大學，江西 吉安 343009）

1 大數據時代高校檔案信息化建設的積極意義

1.1 順應時代發展需求

大數據時代高校檔案信息化建設是順應時代發展、立足社會需求的必然選擇，對于創新高校檔案管理與服務工作具有重要意義。檔案信息化建設強調利用網絡思維和互聯網技術優化檔案管理流程，所以檔案信息化絕不僅限于檔案數字化，即檔案信息化建設不能停留在紙質檔案向電子檔案的復制轉移，而是利用檔案集成系統實現檔案錄入、數據更新、檔案服務等綜合目標。利用大數據技術推動檔案信息的及時更新與動態調整，是大數據技術持續進步和深入推廣的必然結果，也是大數據時代人們轉變工作思維、創新工作模式的積極選擇，與社會發展需求保持較高的契合性和一致性。

1.2 提高檔案管理水平

高校檔案信息化建設是提高檔案管理效率與檔案服務水平的有力途徑，對優化檔案工作流程、提升檔案利用效能具有重要作用。大數據時代的檔案信息化管理，依托數字信息技術和網絡集成系統，使檔案從信息錄入到服務應用完全實現在線處理，極大程度解決了以往檔案管理應用的時空限制問題，特別是為檔案異地轉接、查閱證明等需求提供了良好解決方案。與此同時，檔案信息化建設在大數據支撐下，不僅檔案信息更新實現自動化、即時性處理，而且文字、圖片、音頻、視頻等復雜數據納入檔案材料體系也將成為現實，這明顯有利于將檔案員從重復性、機械性的操作事務中解放出來，也進一步擴大了檔案信息的來源和應用范圍。此外，檔案信息化建設為高校建立人才培養、學術科研、社會服務等綜合性檔案資源庫提供了良好條件，使綜合性的檔案信息共享成為可能。

2 大數據時代高校檔案信息化建設的現實困境

2.1 檔案系統的服務功能單一

大數據時代高校檔案的信息化建設，目的在于通過信息化、數字化處理節約檔案管理的人力與物力成本，利用集成化網絡系統為用戶提供優質檔案服務。就目前而言，高校檔案息化建設已拉開序幕，在大量資金、設備、人力的支撐下，高校初步實現檔案信息化管理，但系統功能開發相對滯后，檔案信息化服務的效率與水平有待提高。（1）檔案管理的自動化水平不足。現階段，即使在相關數據形態完整、結構規范的情況下，檔案更新或修改依然需要檔案員手動輸入，且需經過修改上報、申請審核、修改備案等一系列復雜步驟，并不能有效降低檔案員工作的難度和強度，也容易造成檔案系統管理權限的失衡與混亂。（2）檔案服務停留在查詢、閱讀等基礎層面。受到技術限制，高校檔案系統大多只向用戶提供在線查詢、閱讀等基礎性檔案服務，庫房智能化管理、檔案分析篩選、功能化模塊查詢等開發工作不足，基于人員流動、干部任用、獎懲決策、學生檔案轉接等活動，并未實現檔案管理部門與檔案使用部門之間的權限對接，對于檔案深度使用的用戶而言服務體驗較差。

2.2 檔案信息的安全問題突出

大數據時代為人們的日常生活、工作學習帶來極大便利，也亟需解決信息資源安全問題，而高校檔案的信息化建設面臨著更加復雜多樣的安全問題。

（1）檔案信息化建設過程面臨諸多風險。從數據源頭來看，需要進行數字化處理的紙質檔案存在字跡不清、涂抹修改等情況，檔案的真實性與準確性難以保證，這為日后電子檔案的管理使用埋下了安全隱患。從數據錄入、操作程序來看，現階段的檔案信息系統不夠完善，缺乏自動備份、操作日志查詢困難等問題突出，檔案員信息錄入有誤、信息數據誤刪誤改等常見問題糾正成本較大，對有限的人力、物力形成新的挑戰。（2）用戶層面的安全漏洞較多。用戶賬號被盜在互聯網時代極為常見，這也威脅著檔案信息及其系統的完整安全。用戶密碼設置過簡、安全等級低、系統驗證手段單一等弊病，使得用戶賬號被盜、系統遭受惡意攻擊的風險大大提升，極易造成盜取用戶檔案信息、篡改系統數據等嚴重后果。

3 大數據時代高校檔案信息化建設的積極探索

3.1 檔案信息化系統的功能定位

傳統高校檔案工作以檔案的保存、管理為主，功能單一、靈活性較差，檔案資源的整合、服務能力不足。大數據時代高校檔案的信息化建設，主要通過建設集成化信息管理系統，實現檔案資源數據采集、標引組卷、審核管理、移交入庫等流程的自動化與信息化發展，從而利用網絡空間優化檔案工作流程、提高檔案服務水平。從功能定位角度來看，高校檔案信息化建設應具備資源采集、檔案管理、檔案服務等基本功能。其中資源采集子系統是實現檔案信息化建設的重要基礎，可通過檔案員手工錄入檔案信息、各部門自動采集信息并完成自動化組卷、檔案持有人自發提交電子檔案等途徑完成資源采集。檔案管理應涉及檔案的移交審核、整理入庫、鑒定管理等方面，全面覆蓋檔案從接收入庫到鑒定銷毀的整個過程。提供優質檔案服務是大數據時代高校推進檔案信息化建設的出發點之一，所以檔案信息化系統需建設專業服務平臺，向用戶提供檔案的查詢、借閱、出入庫記錄等基本服務，以及圍繞檔案展開的材料證明、學歷與學位認證、出國交流業務等認證性服務，該項功能與服務需以用戶授權為前提，應在網上預約登記、在線資格審核、線上業務辦理的完整流程下進行。

3.2 系統的權限控制與安全設計

信息安全是大數據時代日益突出的社會性問題，對于高校檔案管理而言其意義更加深遠，所以高校檔案信息化建設需科學設計權限控制體系，為檔案信息化系統和檔案數據的安全奠定基礎。

（1）要合理設置權限控制的粒度。檔案數據在立卷歸檔階段，所有檔案員都扮演著數據信息的錄入者角色，個體檔案員的背景特征沒有實際性影響，所以檔案員基于錄入者角色應屬粗粒度權限控制。而細粒度控制權限作用于具體用戶，需考慮單個對象的實際情況。比如檔案員錄入信息后，需對數據進行查看、修改、刪除等操作，為保證操作流程的科學有序和數據信息系統的安全可靠，檔案員只能以自身的錄入信息為操作對象。基于角色劃分權限粒度，還應防止角色泛濫導致的工作冗余和流程混亂，具體可通過設置和勾選權限控制字段，實現權限組合的精細控制。（2）要加強數據把控力度。大數據時代高校檔案的信息化建設必須保證信息真實可靠、數據標準統一、流程安全穩定。對于錄入檔案系統的各類數據，無論紙質檔案還是電子信息，都應建立篩選、鑒別以及審核機制，重點排查有涂改痕跡的紙質檔案和有修改操作的電子數據，從源頭保證數據信息真實可靠。與此同時，檔案系統輸入的檔案數據應保持材料制式統一、圖片規格標準一致、內容格式固定統一，以防止檔案系統的數據系統遭到人為損壞。

3.3 基于用戶權限的檔案服務

向用戶提供個性化、多樣化的檔案服務，是高校檔案信息化建設發展的必然趨勢。從檔案信息系統的對外服務角度來看，檔案服務應圍繞用戶本身的背景與身份，利用用戶權限滿足用戶檔案需求、保證檔案信息及運行系統的安全。（1）通過在線注冊完成用戶授權。用戶可以游客模式瀏覽系統公開內容，若進一步享受系統檔案服務需在線注冊用戶名，用戶名可以數字、字母或組合形式生成，密碼需包含數字、大小寫字母等形式，以提高密碼的安全等級。用戶完成注冊進行初始登錄，檔案系統自動彈出用戶個人中心界面，用戶需進一步填寫身份信息、密保問題，并通過身份一致的手機號碼獲取動態驗證碼，完成個人身份信息的完整確認后可正常使用檔案系統。（2）要有嚴格的用戶登錄認證。已注冊用戶登錄檔案信息系統需以發送登陸請求為前提，系統可通過MD5加密算法對用戶賬號和密碼的一致性展開檢驗，也可在實名制背景下利用個人預留手機號發送動態驗證碼，以此驗證用戶合法性。第三，（3）用戶身份調取用戶信息，進而為用戶提供查詢、借閱、身份證明等服務。

4 結束語

高校檔案類型多樣、內容復雜，涉及人員流動、教學管理、科研發展等各個方面，無論工作強度還是復雜性，都對檔案工作人員提出不小挑戰。大數據時代依托技術架構捕捉行為數據，通過整合分析為相關人員提供具有參考價值的信息資訊，不僅資源覆蓋范圍十分廣泛，而且能實現不同結構數據的快速處理反饋，具有無可比擬的信息管理優勢。所以在大數據時代，高校利用數據處理技術構建檔案信息化體系，是實現檔案管理資源優化配置、拓寬檔案服務邊界的重要突破口。