檔案數字化建設的探究
——以中職學校為例

嚴淑玲

（廣西醫科大學附設玉林衛生學校，廣西 玉林 537000）

1 中職學校檔案數字化建設環境

近年來，隨著我國對教育事業關注度的不斷提高，打造智能化數字化的校園環境，逐漸成為我國教育領域發展的主要任務?，F階段，我國大部分中職學校都全面普及了信息技術，越來越多的學生以及教職人員都能夠意識到新興技術存在的價值。這些情況均為檔案數字化建設工作的推進提供有力保障。換句話說，當前中職院校信息化檔案建設工作所處的環境質量相對較高。

首先，很多中職院校內設立專門的校園網絡，無論是學生還是教師，都可在校園內隨時隨地的利用網絡搜索信息，開展學習活動、辦公活動，真正達到網絡化、計算機化與數字化生活。

其次，當前社會的人民群眾已經習慣了利用網絡開展工作生活以及學習。目前我校公文辦理、檔案管理、會議室及辦公用品申請、發布校內通知等均以網絡為載體在學校OA辦公系統中進行，相較于傳統的面對面溝通與辦公郵件來說，這一方式更加便捷，也更加高效。

再者，很多學校都會根據不同的學生發展需求，設立不同性質的應用系統，并將其正式投入使用。所以，在數字化檔案管理工作推進中，學校也可借助自身的這一發展優勢，將該項工作與其他部門相互聯系，使之可為工作的推進提供合力，加強信息資源庫的完整性，重復性[1]。

最后，除了信息設施共享之外，現階段，很多教育工作者都在強烈呼吁資源共享，信息共享。在信息集成的狀態下，教育工作者可以了解更多的教育方式，積累教育經驗。例如我校有個別專業開發有自己的精品課程、慕課或微課，學生可利用課后時間自主學習，所以對于當代中職院校來說，建立專門的中心數據庫是其未來階段必須要重視的一項任務。

總而言之，外部環境的優化可以為檔案數字化建設工作提供強大的引導，奠定穩定基礎。然而在任務實施的過程中，不可能一帆風順，其中必然會遇到問題。在遇到問題時，參與者也需要保持冷靜客觀的態度，合理應對，妥善處理。

2 中職學校檔案數字化建設問題

首先，中職學校領導并未對該項工作形成正確的認識，也沒有賦予較高程度的重視，更不用提在其中引入數字化技術。由于管理人員認識與重視程度的缺失，導致相關工作無法受到穩定的力量支撐，甚至會存在經費與條件嚴重匱乏的問題。

其次，專業人才相對較為緊張?，F我校專任檔案管理人員1人，各科室兼職檔案管理員有22人，均非檔案管理專業畢業，兼職檔案管理員科室其他工作繁重，且思想上又缺乏重視。中職學校檔案管理數字化建設任務，具有極強的專業性與綜合性，需要工作人員具有一定的計算機管理能力，同時也要求僅要熟練掌握檔案知識與檔案管理技能。然而對于很多中職類院校來說，在招聘人員時，不會設定過于嚴格的標準，甚至部分工作者并不理解數字化技術的應用要點，導致該項技術在檔案管理工作中無法發揮自身效應。

最后，基礎設施相對較為薄弱。目前中職院校檔案管理部門一般只配備簡單的掃描儀、普通電腦和檔案管理軟件等，但建設數字化檔案的基礎條件要求擁有完整的電子設施設備和檔案管理系統等，例如配備容量大且穩定性高的計算機、高清掃描儀、高像素照相機、高清錄像機、擴建辦公環境等，這些設備會耗費大量的經濟成本，如果沒有足夠的資金支持檔案管理數字化的建設，檔案管理者又很難真正的落實數字化管理，對于整體工作形成了嚴重阻礙。

3 中職學校檔案數字化建設措施

客觀來說，采取數字化技術實施檔案管理工作，在我國已有一定的發展時間，也積累了一些寶貴的工作經驗。很多中職院校在現階段的檔案管理工作中，也能夠適當的融入數字化的概念。然而卻由于時機成熟，人才缺乏，而導致數字化技術的作用無法充分發揮。為了有效調節這一問題，檔案管理者可通過以下幾個方面切實解決問題，以此打造完整的數字化檔案管理系統。

3.1 建立檔案目錄數據庫

中職類學校的檔案館館藏規模相對較大，其中所涉及的信息類型以及信息資源也都相對較為豐富。并且，在中職院校發展的過程中，無論是教職人員還是校內管理人員，都需要以檔案系為基礎，進行一些工作方面的決策。如果按照常規的檔案管理手段，在調取檔案時，很容易會產生麻煩，影響查詢效率與應用效率，所以對于管理者而言，亟待解決的任務就是要打造完整的檔案目錄數據庫。

檔案管理者可利用數字化技術建立數據庫結構，然后將校內各模塊各領域的檔案，以不同管理系統的方式融入到結構中，將其編撰成專題性與層級性較強的目錄注入。如此一來，在校內，教職人員調取檔案時，便可快速查詢到所屬類別，提高檢索效率。

3.2 館藏檔案的數字化

現階段，雖然我國很多中職院校都能夠在檔案管理工作中融入信息技術，但在保存檔案時仍舊會采取紙質檔案的方式。相較于數字化檔案來說，紙質檔案具有一定的危險性。如果將所有檔案都儲存到檔案室，那么檔案不僅會面臨火災潮濕的風險，同時也會面臨著嚴重的丟失危機。我校建校歷史悠久，從1958年開始有存檔記錄，所存的檔案紙質材料中有些因紙質被風化或老化變黃、變脆，有些因翻閱次數過多，有破損的痕跡，借著檔案數字化進行修復后再完整地掃描下來存檔。所以，檔案管理者可融入數字化技術，將紙質檔案以數字化的形式展現出來，在雙重備份的基礎上，保證檔案的安全性。比較適用于中職學校檔案管理工作的數字化檔案儲存方式是掃描。工作人員可以以借助掃描儀設備，將紙質檔案中的信息轉化成圖形文件。

3.3 信息傳輸平臺數字化

檔案信息與人民幣一樣，如若不對其加以傳遞應用，那么其自身的價值就無法展現。在傳統的檔案管理工作中，如果校內人員需要得到某份檔案中的信息，那么就需要親自前往檔案管理室，親自調取閱覽，并且其無法直接將檔案信息拿走，只能夠通過拍照或者復制的方式，獲取其中內容。在這一整個流程中，無論是管理者還是檔案信息應用者，都會面臨較為繁瑣的步驟，整體工作量比較大。但在數字化技術的輔助下，這些問題都能夠得到有效解決。

借助數字化技術，中職院校方面可打造完整的校務官方系統。校內的教職人員以及學生都擁有一個特定的賬號及密碼，只要登錄系統便可查閱學校的檔案信息，以此既提高了檔案的利用率，同時也不會對其安全性造成威脅[2]。除此之外，由于檔案信息達到了一定的開放性，所以管理人員需要根據不同的情況，為處于不同崗位、扮演不同角色的校內人員劃分檔案接觸權限。例如，學生只有瀏覽自己檔案的權利，教師可以瀏覽本專業學生的檔案，也可在特定條件下對其加以修改。通過這一方式嚴格保護檔案信息的真實性，準確性。

3.4 建立健全的檔案管理機制

在數字化檔案管理工作中，中職院校方面仍舊需要對參與到該項工作中的人員實施有效管理。

首先，學校方面可參考國家所頒布的相關法律，如高校檔案工作規范。結合其中對與工作人員所提出的各項要求，以及本校的實際檔案管理工作情況，有針對性的建構制度大綱，并對其內容加以適當的完善。例如引入檔案管理制度，檔案保密制度，檔案查閱制度以及人員責任制度。在創設好制度后，學校方面需要將其傳輸給師生群體，并嚴格要求其按照制度中的相關操作實施檔案管理。如有違背制度的人員檔案，管理者可按照制度中的相關要求對其實施處罰。除此之外，檔案管理工作人員還需要提前明確電子檔案的應用條例。例如，歸檔時間、范圍、檔案上交格式，以此保護檔案信息的安全性與準確性。在數字化檔案系統形成之后，管理人員也需要做好保密工作以及備份工作，建立安全的數據接口，以此加強檔案管理工作的有效性。

4 結束語

總而言之，檔案數字化建設工作對于中職學校的發展來說，具有極大的推動性意義。但該項工作的推進也不是一蹴而就的，需要工作者的長期堅持。在具體的工作中，檔案管理人員需要明確具體的建設問題，有針對性的逐一突破，并且，需要落實管層檔案以及信息是傳輸平臺的數字化建設任務，在全面推進、持續發展的狀態下，充分發揮數字化技術在檔案管理工作中的效用，推動學校的長遠發展。