中職學校檔案管理改革研究

李國軍

摘要：關于中職學生的在校表現情況，可以通過學生的檔案得到直接的反映，因此，這也成為了社會對于人才選拔的重要憑證。通過檔案能夠了解學上在校期間的各項表現，因此中職學校必須對檔案管理工作給予高度的重視，確保檔案的服務功能能夠落實。然而，就當前中職學校的檔案管理工作情形來看，其中存在諸多問題需要解決，對于檔案管理的改革工作已經刻不容緩。

關鍵詞：中職學生? 檔案管理? 改革? 創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

Abstract： The school performance of secondary vocational students can be directly reacted through the students' archives， therefore， this has become an important proof of the society for talent selection.Secondary vocational schools must attach great importance to the archives management work， to ensure that the service function of archives can be implemented. However， on the current archives management of secondary vocational schools， there are many problems to be solved， for the reform of archives management has been urgent.

Key Words： Secondary vocational students; File management; Reform; Innovation

近些年來，職業院校的發展受到了社會的廣泛關注，作為技術型人才培養的重要基地，檔案管理工作在中職院校中的重要性不言而喻。學生檔案中包括學生在校期間的學習成績、實踐能力以及表現情況等，通過檔案能夠了解到學生在學校的中的基本情況，社會單位用人選拔時可以此作為依據。不過現實生活中，很多中職學校的檔案并不完善，“棄檔”“死檔”現象頻繁發生，這與檔案管理工作的態度之間有著直接的關系。

1 中職學生檔案管理工作中所呈現出的問題

1.1缺乏完善的管理制度體系，對檔案管理重要性認知不足

縱觀當前中職院校對于檔案的管理工作情況，能夠發現問題的根本出現在檔案管理工作的相關人員并沒有意識到該工作的重要性，針對學生進行管理期間，過度重視學生的學習效率。然而當前素質教育的影響下，教育實現了全面改革，對于學生進行教育的同時，關注其綜合素質的發展。其實關于學生的很多表現都被記錄在檔案中，這就意味著學生邁出校門后，需要用檔案來做第一份工作的“拜帖”[1]。然而由于中職學校長期以來對檔案管理工作的忽視，缺乏完善的制度，導致檔案工作根本無法得到專業人員的妥善管理[2]。

1.2檔案收集、整理工作無序化

（1）很多中職學校在對學生錄取以后，無法將學生初中的檔案手續調取出來，于是只能通過重新建檔的方式來辦理學生檔案，這樣很容易造成檔案斷檔的現象。

（2）由于中職學校對于檔案收集工作不夠重視，所以收集過程中，檔案會長期處于分散的管理模式，盡管各部門負責自己的檔案管理內容，但是想要做到及時上交，歸檔是比較困難的，于是檔案丟失、檔案破損的現象頻繁發生。

（3）不僅如此，所有檔案在填寫上幾乎千篇一律，根本無法將學生的實際情況表現出來。由于在檔案的整理工作中，不僅因上交不及時導致檔案內容不全，還因為整理工作不到位而出現檔案積壓的現象，根本無法集中整理檔案中的有價值信息，因此檔案的服務功能明顯降低[3]。

1.3檔案的服務功能無法發揮

由于中職學校的學生檔案涉及大量的學生個人基本信息，因此通常會采用密封保存的方式，只有在學生個人有需求的情況下，經過批準才能啟封。現實生活中很多學生對自己檔案中的材料內容根本不夠清楚，因此錯誤的保管形式導致檔案的應用受到嚴重影響，沒有用人單位會愿意花費大量的時間來查看這些價值并不大的學生檔案，因此檔案服務功能無法發揮，整個的管理工作陷入了惡性循環，死檔、棄檔的現象頻繁發生。

1.4相關的管理人員專業素質能力不足

中職學校中對檔案管理負責的工作人員，在專業素質能力上存在明顯的問題，他們不僅缺乏專業的管理知識體系，且在工作過程中沒有積極的態度，所以無法對檔案實施科學有效的管理。另外，很多中職學校安排的檔案管理人員往往身兼數職，他們缺乏時間與精力對檔案管理工作負責，因此檔案的利用價值無法實現[4]。

2? 做好中職學校檔案管理的重要性

在中職學校的教學管理中，檔案管理是非常重要的組成部分，對于學校教育、教學科研乃至社會服務都有著實際參考價值。不過由于實踐工作中檔案管理很容易被忽視，所以中職學校的檔案管理一直存在各種各樣的問題。這嚴重阻礙了教學工作中檔案信息應該發揮的價值。我國教育事業近些年來迅速發展，職業教育也受到了廣泛的關注，中職學校發展過程中對于檔案信息的依賴程度也越來越改高，因此，學校管理者開始意識到檔案管理的重要性，檔案管理工作也面臨著新的挑戰。

中職學校教育過程中，其教育教學和科研的根本目的是向社會輸送不同類型的專業人才，進而推動學校的建設與發展。在教學過程中，檔案信息的形成實際上是對學校發展建設的真實記錄，有利于學校認清當前形勢，做好未來發展決策，其重要性不言而喻。例如：學校的財務檔案，能夠切實地反映出學校的財政收支情況，包括固定資產和教師的工資水平等;學生的學籍檔案能夠將生源、教學質量以及畢業情況真實地反映出來，這樣對于畢業生的就業而言就有著重要的服務價值;教師的業務檔案也反映了教師的實踐成果和教學質量，對于教師的考評、職稱評定以及升遷獎懲等都有著一定的參考價值。由此可見，中職學校檔案信息管理中涉及的檔案種類非常多，做好檔案管理工作非常關鍵。信息化時代的到來，檔案信息對于中職學校的發展所體現出的作用更加清晰，檔案管理工作務必要人情發展形勢，對目前管理中存在的問題做出改進，才能彰顯檔案信息的價值。

3中職學校檔案管理改革措施

中職院校意識到檔案管理改革的重要性，更新了觀念增強了檔案意識，對當前學校的檔案工作情況有所了解后，開始對全校的檔案事業做出統籌規劃，通過設立專項經費，安排專人管理等方式幫助中職院校落實檔案改革工作。確保檔案管理能夠實現現代化和信息化的發展，為數字檔案建設、數字化校園建設提供基本保障，將檔案工作看作是學校管理工作中的重要環節，保證檔案管理的各項問題能夠得到妥善解決的同時，新的改革措施能夠得到充分落實。

3.1強化意識，健全機構

對于中職學校檔案的價值、作用和地位，一定要有充分的認知，除此以外，中職學校檔案現代化建設的重要性一定要引起高度重視。如果對于檔案信息服務以及檔案工作的重要性沒有明確的認知，那么檔案信息服務的工作想要深入開展，根本無法得到有效落實。對于中職學校的現代化管理水準來講，檔案的現代化建設好壞是衡量這一工作的重要標準，為了實現中職學校的全面發展，必須立足當下，搞好檔案的現代化建設。除了要提高檔案管理的認知以外，還要切實地轉變觀念，從科學發展觀的角度出發，對中職的現代化建設給予指導。增強服務意識，促進檔案工作能夠與時俱進。學校相關人員要時刻意識到檔案工作屬于學校規劃與計劃的一部分，應納入到學校的各項管理制度中，有關工作人員也應該將其劃入到自己的職責范圍內同時支持檔案工作的全面發展。

3.2掌握現代化管理技能，提高綜合素質

自電子計算機技術應用以來，檔案管理實現了迅速發展，通過電子計算機技術可以系統性地完成很多檔案管理的基本工作。讓檔案文件涉及的各個環節能夠實現自動化辦公[5]。一方面是促進檔案管理工作的數字化和信息化發展，這是當下時代對于檔案工作的要求，同時也是檔案工作發展的必然方向。另一方面，檔案管理工作者需要認識到時代發展的推動作用下，檔案管理工作者應該邊學習邊操作，逐漸提高自身的業務素質，特別是對計算機知識的學習，不斷提高自身的綜合能力，才能夠成為新時代的綜合性檔案管理人才。

3.3專職檔案人員應當拓寬視野，豐富知識

進入21世紀以來，我國社會和經濟實現了迅速發展，這一階段的知識呈現出井噴式的發展狀態。市面上出現了大量的新行業和新領域，因此檔案業務的管理與服務也有了更多的挑戰。中職學校檔案管理工作中應該創建積極向上的學習氛圍，堅持終身教育，努力學習，不斷實現自我能力的提升，拓寬視野，才能對檔案工作進行指導與改進。與此同時，也可以制定相應的制度，提出一些具體的要求進行思考與研究，打造一種與時俱進的檔案管理新規章[6]。

3.4加強業務，提高能力

檔案管理人員的工作素質往往能夠直接決定檔案管理工作水平的高低以及質量的優劣，因此中職學校在展開思想道德教育和職業道德教育過程中，需要針對檔案管理員提出明確的要求，要求檔案管理員能夠真正做到業務精通、愛檔如珍，但人員需要不斷強化自身業務建設，接受大業務培訓的同時，掌握一系列的現代化管理技能，將現代化的技術和操作手段。運用到實踐工作中。所以，對于檔案管理工作來講，數字化和信息化是必然的發展趨勢。另外，檔案工作人員在選拔方面需要抬高門檻，選擇熱愛檔案事業的同時懂得信息技術的人員擔任學校的專職檔案管理員，就這樣中職院校的檔案管理工作才能跟上自動化辦公的步伐，對學校的教學和其他工作提供及時的服務。

3.5穩定隊伍，改善條件

中職學校需要結合實際情況，建設一支專業的檔案管理隊伍。要求檔案管理隊伍中的工作人員，有良好的素養和業務能力。專職檔案管理人員在待遇上和學校的教學、科研人員一致，一般情況下不要輕易做出人事調整。學校的各個部門需要在工作上給予檔案部門大力的支持，特別是要為檔案管理提供必要的設施，保障檔案管理工作能夠順利進行。學校的基本建設規劃中也應該為檔案管理留出一定的經費，改善檔案儲存條件，確保檔案的安全性與完整性。

3.6注重收集，科學管理

中職學校領導要時刻意識到，對檔案材料進行妥善地管理是日后重大問題管理和重大決策研究中的重要依據，必須要保證文檔材料的齊全，因為這不僅關乎學生未來，同時也直觀地反映出學校當前的管理情況。為了做好學校的文件收集管理工作，首先要結合相關檔案管理要求，將文件材料進行傳閱和歸檔，定期對所有文件進行檢查，保證文件的整齊性。其次要對沒有及時歸檔的文件材料做出查詢，確保所有文件資料都能夠按時歸檔。檔案收集、整理、鑒定、保管等方面要多下功夫，因為這是檔案管理工作最根本的需求。

3.7提供服務，開發利用

中職院校檔案管理的根本目的是能夠為學生提供應有的服務，也就是檔案利用。針對中職院校的檔案管理，在工作落實期間，需要保證按規辦事，提高服務質量，精準、迅速、熱情主動地為學生提供檔案管理服務。檔案管理部門也要意識到自己的職責所在，關注新時期檔案工作的創新性發展，完善管理工具，結合學校的辦學特色編制檔案管理規則，促進檔案管理的科學化、高效化以及標準化。中職教育中發揮信息技術等在檔案管理中的作用，推動檔案管理與時俱進的發展，使檔案資源可以更好地服務于教育事業。

4總結

總而言之，當前中職學校的檔案管理情況是不太樂觀的，必須從根本上解決“棄檔”“死檔”的問題，才能夠提高學生檔案的利用率，發揮學生檔案應有的功能。鑒于此，中職學校需要不斷提高學生在檔案管理上認知，理清當前檔案管理中存在的弊端，采取有效措施進行改革。通過完善中職學校的檔案管理制度、開發檔案利用價值、提高檔案管理人員的綜合素質等落實檔案的工作職能。與現代化技術結合起來，實現檔案管理的信息化、自動化。長此以往，一定能夠實現中職學校檔案管理工作的改革，完成檔案管理的工作目標。

參考文獻

[1]蔡麗珊.中等職業學校頂崗實習檔案管理體系的構建研究[D].廣州：廣東技術師范大學，2019.

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