探究計算機技術在辦公自動化中的應用研究

吳 林

（四川護理職業學院，四川 成都 610100）

1 計算機技術在辦公自動化中的應用

1.1 各種文件材料的處理

在處理各種文件材料的過程中，可通過Word、WPS等計算機軟件，實現對文字信息的有效處理，包括錄入、排版等，從而可為文檔的質量提供保障。同時，在分析相關數據的過程中，可基于Excel軟件制作的前提下進行，對于復雜的數據可更加直觀地呈現出來。另外，對于圖片、文字的整合，PPT軟件的應用則可提供較大的便利，工作人員只需基于相關設計要求的前提下，設計出相應的內容[1]。

1.2 構建信息發布平臺

通常情況下，現代化企業運營過程中，需做到與時俱進，重視對網絡通信功能的應用，結合企業實際情況，構建網絡信息平臺，這對于信息傳遞效率的提高起著明顯的促進作用。而計算機技術涵蓋了網絡通信功能，在辦公自動化中合理地進行運用，不僅能夠實現人與人間的實時交流互動，且也可達信息和信息的交流。在此前提下，相關工作人員可充分利用網絡通信功能，實現資源共享，此方式不需要耗費較大的成本，且還具備快捷方便等特點，對于一些溝通不暢的部分，抑或是信息傳遞不及時等情況，可有效的予以解決[2]。另外，將計算機技術應用到辦公自動化中，可進一步促進數據信息收集、處理效率的提高，通過對各數據的運用，形成自動化交流平臺，對于企業的健康、可持續發展起著明顯的推動作用。

1.3 遠距離信息傳輸

基于計算機技術而言，其功能較多，應用到辦公自動化中，工作人員可基于辦公需求的前提下，實現遠距離信息傳輸。在辦公室中安裝傳真機，還能即時傳遞文字、圖片等在一定程度上促進信息傳遞效率的提高，為各工作環節的高效進行提供了保障。同時，辦公自動化，對于工作效率的改善也起著積極的意義，轉變了傳統工作模式，通過對資源配置的優化，有利于企業的長久、可持續發展。值得注意的是，基于遠距離信息傳輸技術而言，其主要包含了以下幾項內容：首先，利用Windows程序，向傳真機發送傳真指令，促使文件基于傳真形式的前提下，保存于傳真機上，從而結合工作需要，實現相應文件的隨時打印；其次，基于傳真機信號接收方式的前提下來說，可基于實際需求，有針對性的選擇自動，抑或是手動接收；最后，如若網絡信號質量較差，就可通過度社交軟件的使用，實現對文件的傳輸，可為下一環節做好準備。近年來，在計算機技術不斷進步的背景下，實現了無網絡信息的信息傳輸，進一步提高信息傳輸速度，優勢主要體現于操作更加簡單、便捷等方面。

1.4 完成多項辦公自動化工作

針對計算機技術而言，其功能具有多樣性的特點，將其應用到辦公自動化中，可充分發揮協作作用，優化了工程流程，促進了辦公效率的提高。例如，企業在進行會議的過中，如若一些工作人員無法準時到場參加，就可通過對計算機技術的運用，實現視頻，抑或是電話會議，確保將相關信息及時的傳送到會議中，為會議的順利進行提供了保障。

2 計算機技術在辦公自動化中的應用過程中需要強化的部分

2.1 工作人員工作素養相對不高

由于我國企業主要是中小企業為主，工作人員相對較為缺乏，現有得工作人員對計算機技術的應用形式，不能進行全面的掌握，這樣就不能將計算機技術的功能，得到充分發揮。反而在一定程度上增加了工作人員的工作量，導致工作人員的積極性，會有所下降。另外，在辦公自動化運行的過程中，由于工作人員自身一些道德素養不夠，這樣就會很容易造成公司內部信息發生泄露和偏差等現象的發生，對企業的發展，起到了嚴重的影響。由此看來，工作人員具有良好的工作素養，對計算機技術進行全面的掌握和利用，是保證辦公自動化正常運行的關鍵。

2.2 辦公室管理質量有待提高

在辦公自動化運行的過程中，是需要良好的管理制度，作為運行的輔助工具，為企業的發展，起到了重要的作用和意義。但是，由于我國經濟以中小企業為主，對辦公自動化沒足夠的認識度，企業和管理人員不能進行良好得配合，對計算機的應用形式，不能進行有效的管理和控制，其管理制度過于形式化，沒有深化到每一個辦公自動化運行的環節中，這樣不僅僅是對計算機技術的功能，造成了一種浪費，對企業的發展和經濟效益的提高，也會非常不利的。

2.3 辦公自動化運行的環境相對較差

由于我國的一些企業對辦公自動化，并沒有給予高度的重視，導致計算機技術在辦辦公自動化應用的環境相對較差。在計算機技術在辦公自動化不斷應用的過程中，其主要的目的就是在最大程度上提高了企業內部辦公室的工作效率。但是，其效果往往是相反的，由于辦公自動化運行的環境相對較差，甚至其工作職能存在混淆、含糊不清等現象的發生，最終導致企業內部辦公室的工作效率有所下降。因此，良好的辦公自動化運行環境，不僅僅能將計算機技術的功能的得到充分發揮，這樣可以為企業在不斷發展的過程中，帶來最大程度上的經濟效益，提高了工作人員的經濟性。

3 計算機技術在辦公自動化中的應用策略

3.1 強化計算機網絡安全建設

在辦公自動化中，對于計算機技術的運用，網絡安全屬于核心問題，直接影響著計算機技術的一個月效果，尤其是在數字與信息時代背景下，計算機網絡安全影響也在隨之擴大，不利于和諧社會的構建，也威脅著公眾的合法權益。因此，技術工作人員就需進一步對計算機網絡問題產生原因予以分析、明確，加大網絡安全建設力度，以改進、升級計算機技術為主，盡可能的維持計算機網絡的穩定性，可基于實際情況下，設立專門的網絡安全管理部門，由專人展開對各環節的監督、管理，動態的掌握計算機應用情況，基于宏觀調控、整體規劃的前提下，達到不斷完善、健全計算機網絡安全體系的目的。同時，考慮到各領域計算機應用要求有一定差異，故工作人員就需結合網絡安全系統結構實施條件，對各環境間的內在邏輯聯系予以明確，重視各領域要求、重點、難點，從而為計算機技術的穩定發展提供保障。

3.2 強化用戶安全意識

在自動化辦公中應用計算機技術，使用者的安全意識與計算機技術的應用效果及應用前景有著緊密的聯系。信息化時代下，計算機技術在得到進一步發展的同時，強化用戶的安全意識也極為關鍵，個人或企業均需加大對辦公人員安全意識的培養，促使人員進一步的對計算機技術要求進行掌握，并動態的關注信息行業的發展，從而促進信息技術運用質量及水平的提高，有利于改善自動化辦公環境[3]。另外，考慮到計算機工作具有一定的難度，設計的內容及形式較為復雜，故就需基于信息時代計算機網絡優勢發揮的前提下，合理的應用各網絡知識，落實計算機相關宣教工作，以不斷促進辦公人員安全意識的增強，促使其實際應用中能夠嚴格遵守相關要求，合理的運用計算機完成生活及工作各問題的解決，充分發揮計算機技術的作用，體現該技術的應用價值。

3.3 強化自動化辦公人才隊伍建設

針對計算機技術而言，將其應用到自動化辦公中，人才屬于核心內容，尤其是信息化人才，與計算機技術的發展軌跡有著緊密的連續。因此，就需加大對自動化辦公人才隊伍建設，相關部門給予足夠的關注，基于計算機技術能力培訓的前提下，嚴格按照該技術的應用要求，不斷強化技術人員的綜合水平，促使其能夠熟練、正確的應用計算機技術，以促進自動化辦公水平的提高[4]。同時，還需積極應用現代化管理模式，基于時代發展需求的前提下，將提高自動化辦公效率效率作為核心，合理的優化升級計算機技術，以最大化滿足現代化辦公需求。

4 結束語

綜上，信息化時代下，計算機技術在迎來機遇的同時，也面臨著一些新的挑戰。因此，在自動化辦公中，想要充分發揮計算機技術的作用，滿足辦公需求，就需重視對該技術應用發展現狀的分析，明確不足，提出有效的應用策略，如增強辦公人員安全意識、加強網絡安全建設、落實技術的更新升級等，從而全面促進計算機技術水平的提高。同時，還需強化對辦公人員計算機水平的提高，要求其需具備熟練應用計算機技術的能力，不斷豐富計算機技術運用相關知識，以避免技術應用不到位等情況的發生。