信息化背景下優化事業單位文書檔案管理的措施研究

孟 爽

（吉林省疾病預防控制中心，吉林 長春 130062）

0 引言

如今的時代，隨著科學技術的發展，信息大數據模式已經成為主流，通過在文書檔案管理工作當中有效的運用信息化技術。不僅能夠有效提升工作效率，同時還能確保工作的精準性，改善工作質量，檔案管理工作的水準將會影響事業單位的發展效果，文書檔案管理作為事業單位資料整理的重點部門，能夠有效歸納過往的工作經驗，為日后發展提供可靠的參考依據。通過現代化信息技術的支持，能夠改善文書當然的管理方式，減少人工成本的投入，使得資源安排能夠更加高效。信息化發展不但使得文書檔案管理工作變得更加效率化，同時還給予用戶高質量的服務效果。

1 信息化發展對于文書檔案管理的影響

隨著新時代的發展，各種新型模式的建設也在有效展開，受到環境大趨勢的影響，使得如今信息化工作方式已經成了文書檔案管理的必然發展趨勢。以往紙質的檔案管理方式，不但需要消耗大量的資源成本，同時由于人工操作的因素，使得精準率會受到影響。而且，紙質文件還可能會受到蛀蟲、火災、潮濕等現實因素所影響，使得保存工作所要求的難度較高。而電子化文書檔案管理方式就能夠有效規避以上情況，相比于傳統紙質文書檔案管理工作，現代的電子化文書檔案管理具有極大的優勢，其優勢具體體現在以下幾方面：

（1）能夠更好的確保檔案的完整性。電子化文書檔案能夠突破原有的時間、空間因素的影響，利用網絡傳輸的方式，將檔案信息統一整理在信息庫中。既豐富檔案保存的類型與數量，又方便使用者調取查看，只需要通過網絡設備就能完成查詢，不再像以前需要特地來到檔案中心進行資料翻閱，具有極高的便利性。

（2）電子化的文書檔案具有更高的安全性，通過電子化的保存方式，可以有效改善檔案的保密系數。而且，工作人員的修改操作也會在網絡上留下記錄，確保了檔案的完整性。

（3）提升檔案管理的效率與精準度，以往的紙質檔案管理都是通過人工進行歸檔分類，并運送存儲，由于較大的工作量導致工作效率較低。而通過計算機技術支持的電子化檔案文件能夠實現智能化存儲管理，不但能夠降低工作者的工作量，同時還能夠有效提升檔案的管理效率與精準度。

（4）有利于資源查閱與共享，任意時間地點都可進行檔案的查閱，這是傳統檔案管理所不具備的一大優勢。傳統檔案管理由于受到紙質文件的限制，不但無法高效的展開信息共享，甚至連資料查閱都成為一項極為繁瑣的問題。而信息化的檔案，想要調取某文檔可以通過搜索功能進行實現，并通過互聯網進行有效共享。所以能夠有效地解決了傳統檔案管理無法及時共享的問題。大幅度提升了工作效率，優化檔案的管理質量。

2 現階段中信息化文書檔案管理的問題

2.1 工作人員的素質不足

在現代信息化文書檔案管理工作當中，因為受到人員素質的影響，導致專業能力較弱，無法有效適應電子化的發展，工作人員的素質不足主要體現以下幾點：

（1）人員的責任意識較弱，沒有一個正確的工作態度，這不僅會嚴重降低信息化管理的工作質量，而且還會提高檔案管理的失誤概率，造成不好的負面影響。

（2）由于工作人員的信息專業能力有限，使得在工作時無法有效的運用信息技術，導致工作效率較低，還有可能會出現各種誤操作，造成信息化檔案管理的安全隱患。

（3）信息化檔案管理工作工作者的執行能力較弱，同樣會嚴重干擾到信息化檔案管理工作，降低檔案服務的質量。

2.2 管理制度有待完善

良好管理體系的欠缺，也同樣是文書檔案管理工作中的一項漏洞，現階段中仍有事業單位依舊使用以往紙質文件的管理方式進行檔案管理，涉及對于信息的手抄記錄。此種管理方式存在極大的漏洞。例如，隨著時間的推移，檔案內部的文字會出現不清晰或難以查找的情況，嚴重影響檔案管理效果。而且，采用傳統紙質文件的模式管理檔案情況十分普遍，還有部分單位，甚至缺乏完善的管理體系。造成檔案管理工作存在眾多隱患。雖然有一些事業單位已經采用信息化模式進行檔案管理，但是因為管理制度不夠科學，且沒有正確認識到檔案安全管理的重要性。使得文書檔案管理工作經常會出現檔案丟失或遺漏的問題，嚴重影響檔案管理質量。

2.3 信息化檔案管理的保密行有待提升

推行信息化文書檔案管理發展的主要原因之一，就是為了能夠提升文書檔案的保密性能，但是，由于規范性檔案管理模式的缺失，不僅造成服務質量較低的問題，同時還會影響檔案，給不法分子留下可乘之機，更容易受到黑客的入侵攻擊，工作人員無法及時有效地發現文件被惡意改寫，也就影響了按管理工作的可靠性與安全性。

3 信息化背景下文書檔案管理的優化策略

3.1 增強工作人員認知與觀念

對于文書檔案管理工作而言，工作人員的觀念與態度是一項重要的基礎。如果工作人員沒有正確的認現代信息技書對于文書檔案管理工作的影響，那么就會嚴重拉低文書檔案的管理質量。另外，如果工作人員依舊采取傳統管理觀念對信息化文書檔案進行管理，局限于人工管理，那么就會嚴重影響實際的工作效率，無法發揮信息化檔案管理所帶來的技術優勢，影響事業單位的服務質量。

3.2 增強管理人員的工作素養

由于文書檔案數量眾多，因此傳統管理工作模式需要投入很多人力與物力，嚴重影響檔案管理的工作效率，無法符合預期要求，因此，為了有效提升檔案管理的工作效率，要求工作人員一定要具備，較高的工作素養，可以有效地運用信息技術展開管理。因此，有關管理人員一定要注重自身專業技術的提升，積極掌握一些先進的信息知識，為檔案管理工作更好地貢獻自己的力量，增強檔案管理的效率，提高管理的精準性，優化事業單位的服務質量。同時，工作人員還應當積極進行協調工作，實現全方位的管理。并且，需要積極接納一些新興的管理技術，不斷與實際工作相結合，有效提升自身的工作水準，優化事業單位的文書檔案服務質量。

3.3 有效構建完善的管理體系

事業單位不同于企業，對于文書檔案的管理工作并沒有像企業管理一樣的健全，導致制度的管理效果相較于企業而言有所不足。而且，由于管理制度的缺失，對于檔案管理的質量也造成了影響。所以，積極建立一個完善的管理體系，對于事業單位的文書檔案管理工作具有極為重要的價值意義。只有具備了合理、完善的管理體系，方能有效地對工作人員進行約束，提高工作人員的責任心，確保工作人員工作有章可循，有效的提升工作效率，增強事業單位的文書檔案服務水準。

3.4 定期檢驗檔案的安全性

事業單位內的文書檔案都有著嚴格的保密要求，因此，檔案管理的安全性是一項重點研究內容。如果出現信息泄漏的問題，就會對信息相關的人員造成極大的人身威脅，對工作者的正常生活造成嚴重影響。所以，現代信息化文書檔案管理工作中，一定要提高對安全管理的重視，做好定期檢查，提高防范意識，避免檔案出現被黑客攻擊或損壞的問題，有效的保障文書管理工作的安全性。

4 結束語

文書檔案管理的信息化發展具有極大的優勢，能夠有效的改進以往檔案管理工作當中的不足，包括：檢索能力較弱、工作效率極低、安全性能較差的問題。信息化文書檔案管理。更符合現在社會的發展。文章簡要的分析檔案管理信息化所具有的優勢，同時也對現階段中不足展開分析，并相應的提出強化工作人員素質、建立完善管理制度、提高安全性的建議。以期能夠促進信息化檔案管理的發展，使得事業單位具有更好的服務質量。