基于零數據理論的綜合檔案館檔案信息服務路徑構建

戴艷清 孫英姿

摘要：零數據應用于綜合檔案館檔案信息服務能夠優化檔案館業務系統及資源建設、激發用戶潛在需求、創新檔案服務內容。采用系統分析法，探討綜合檔案館檔案信息服務中的主體、客體、內容三個維度的零數據及其適用性，從零數據采集存儲、處理分析、反饋利用三個層面構建綜合檔案館檔案信息服務路徑，以期有效利用這些長期被忽視的、較穩定的數據信息，提升綜合檔案館的檔案信息服務水平。

關鍵詞：零數據 綜合檔案館 檔案信息服務

Abstract： The application of zero data in the ar？ chives information service of comprehensive ar？ chives can optimize the business system and re？ source construction of archives， stimulate the poten？ tial needs of users， and innovate the contents of ar？ chives service. System analysis method was used to discusses the zero data and its applicability in the three dimensions of subject， object and content in the archives information service of the comprehen？ sive archives，and the service path of archives infor？ mation is constructed from three levels of zero data collection and storage， processing and analysis， and feedback and utilization， which is in order to make effective use of these long-neglected， relatively sta？ ble data information， enhance the archival informa？ tion service level.

Keywords： Zero data； Comprehensive archives； Archival information service

隨著信息技術的飛速發展，各行各業在生產管理、服務利用等過程中涌現出大量的數據，這些數據通過加工和再利用，正顯現出巨大的經濟效益和社會價值。當前，在檔案服務領域大數據的應用與研究已成為時代潮流，亦有少數學者從獲取、分析、挖掘個性化的檔案小數據及其行為模式規律出發，為綜合檔案館檔案信息服務提供智能化、精準化、個性化的服務，如呂元智基于小數據研究數字檔案資源知識集成服務[1]；劉芮、譚必勇在小數據思維下探析綜合檔案館檔案信息資源精準化服務路徑[2]；馬雙雙基于小數據研究檔案信息資源個性化服務[3]等。但在數據的管理與分析中，關注和研究較多的是已經產生的顯性數據，譬如檔案館藏數據、利用者需求數據、檔案服務痕跡數據等，而還有許多數據，譬如檔案館的海量潛在用戶、零借閱或零利用的檔案資源、零知曉的檔案服務、零點擊量的檔案網站等數據，則由于其非顯性特征而處于“被忽視”的境地，這一部分特殊數據統稱為零數據。基于零數據理論構建綜合檔案館檔案信息服務路徑能夠挖掘綜合檔案館的潛在用戶以及用戶潛在需求，合理配置和集成館藏檔案資源，創新檔案館服務模式，提高館藏檔案的利用價值，優化綜合檔案館檔案信息服務。

（一）零數據理論

零數據在學界討論較少，尚未有明確的定義。國內外學者主要從以下角度出發探討零數據：從數量特征界定為數量為零的數據。雨果·拉羅徹爾（Larochelle·Hugo）等人在零數據學習中將其定義為“沒有可用的數據”[4]；薛雁丹等人在Oracle數據庫保護中提到“零數據丟失”為“無任何數據丟失”[5]。從形容詞屬性界定為數目接近為0的數據。雷順利[6]、王靜芬[7]、趙文芳[8]等人從“零借閱”角度進行高校圖書館圖書借閱率的分析與館藏優化。

零數據理論在圖情檔領域的正式提出見于2019年，是由國內學者王彥力等提出并探討其在圖書館中的應用的。其定義為“系統中被忽視和沒有達到設計要求的數據，或數據生成過程中所收集或積累的數據集中值為0的數據”[9]。此外，楊新涯等學者提出圖書館在閱讀推廣工作中建立相關零數據的收集、分類與智能分析決策體系以完善智慧圖書館數據體系、管理與服務[10]；劉芳兵、王彥力等學者提出建立以零數據為基礎和指導的優化館藏體系[11]；許天才等學者提出零數據破除信息繭房的策略[12]。當前零數據理論在國內更多地應用于圖書館館藏建設與服務中，檔案館領域則零數據理論的研究鮮少，僅部分學者如王向女[13]、楊靜[14]等人從檔案信息服務過程中的潛在用戶（即用戶零數據）角度展開潛在用戶轉化為現實用戶的研究。為明確研究對象，本研究將“零數據”定義為在檔案全生命周期管理后端（即檔案的共享與再利用）過程中產生并存在但未被利用的數據，并將其應用于綜合檔案館檔案信息服務路徑的構建中。

（二）大數據、小數據與零數據關系

大數據、小數據、零數據之間的區別主要在于：第一，數據的資源基礎與挖掘對象不同。大數據是以海量、復雜、多結構數據為資源基礎，進行即時獲取、精確分析、深度挖掘以探索事物發展的普遍規律；小數據是以個體、少量、個性化數據為資源基礎，在不同的時期、從不同的角度、全天候、全方位對數據進行收集分析、深度挖掘、精確利用[15]，關注揭示個性化規律；零數據是以采集系統中未被利用，或是設定標準差異極大的數據為資源基礎，對“沉睡的數據”進行挖掘和分析，揭示事物發展中未被發現的規律。第二，應用于服務方向與方式不同。大數據是通過對一系列復雜、零亂的數據進行智能抓取、關鍵詞抽取以準確發現用戶的行為習慣、喜好和需求，來監測海量用戶需求變化情況，為用戶提供高效、滿意的個性化大數據信息服務；小數據是通過系統采集、噪音過濾、處理優化等流程根據特定問題搜集數據，精準分析用戶的需求，為用戶提供個性化和精準化的服務；零數據是對系統中的零數據進行挖掘分析，通過分析潛在用戶及用戶潛在需求、未被利用的檔案資源產生的原因等，來挖掘潛在用戶，發揮檔案的潛在價值。

大數據、小數據以及零數據之間的聯系主要在于以下幾點。第一，三者之間相輔相成，相互融合。三者相互作用為現有用戶提供符合用戶需求個性化、精準化的服務，同時挖掘潛在用戶和用戶的潛在需求，推進檔案信息服務多樣化。第二，三者之間互為補充。大數據基于海量的數據進行快速收集、聚合并加以分析應用，對事物發展大體走向給予初步判斷，得到普適性的結論，但無法在一些特定環境下做出合理的預測；小數據彌補了大數據這一不足，搜集時更為靈活，根據實際需要有針對性地收集，能夠深度挖掘數據信息中的因果關系，得到準確性的結論；但大數據和小數據都是基于顯性數據基礎上的挖掘和分析，缺乏對未被使用或挖掘、利用前就已經被系統清洗或淘汰的數據的探索，零數據則是基于此來補充分析未被發現或是忽視的潛在規律。

信息技術的持續更迭換代為綜合檔案館檔案信息服務中復雜、多結構的數據智能抓取、挖掘分析提供了技術手段支持。零數據作為復雜、多結構數據中的一種特殊數據，對綜合檔案館檔案信息服務具有重要價值，主要體現在以下3個方面。

（一）優化檔案館業務系統及資源建設

對館內業務系統以及資源建設進行優化。對業務管理和系統運行中的零數據情況進行監測分析，如綜合檔案館總訪問量或是某館訪問量突然為零，分析零數據產生的具體原因、系統故障、管理問題等，以及時調整業務管理或系統運行中的漏洞；通過挖掘、編研等手段改變因檔案的時效性與利用不便等使得館藏檔案資源處于“零利用”或利用率低的狀態，以利用需求為導向，對檔案資源結構進行動態調整，豐富和完善館藏資源，如浙江省檔案館2014年首次接收社區建設、家庭生活等主題的11戶家庭檔案[16]，形成多元化的檔案資源體系，降低館藏檔案資源利用的“零數據”。

（二）激發用戶潛在需求

零數據可用于分析綜合檔案館的“潛在用戶”和隨機瀏覽但非檔案實際利用者的“沉睡用戶”，將其轉化為利用檔案“活躍用戶”，增加綜合檔案館的受眾量。構建零數據智能分析信息系統，挖掘“沉睡用戶”在隨機瀏覽中產生的行為軌跡，分析用戶的實際需求，開展個性化推薦服務，使其瀏覽行為變為實際的利用行為，激活“沉睡用戶”，如重慶大學給從未到過圖書館的讀者發送了一封電子郵件，郵件發出后起到一定效果，不少讀者成功從零數據中消除。[17]及時、準確地定期將檔案信息資源推送給“潛在用戶”使此部分用戶對檔案信息資源有常態化了解，吸引“潛在用戶”的興趣，將“潛在用戶”轉化為“現實用戶”，降低或者消除“潛在用戶”。

（三）創新檔案服務內容

零數據應用于對檔案服務內容的創新，能夠改變館內服務內容單一和服務內容形同虛設的局面。檔案服務過程中產生了用戶參與量、用戶活動軌跡、用戶評價與反饋等零數據。基于用戶參與量零數據，判斷此類群體對服務內容的需求，推送提供高質量、有針對性的服務內容，能夠增加用戶參與量；基于用戶活動軌跡的零數據，分析用戶“不感冒”的深層次原因和習慣偏好，采取靈活多樣的服務形式提供多元化服務內容，如青島檔案館運用3D虛擬技術在“青島：1945年日軍投降儀式的臺前幕后”專題展覽中介紹了接受日軍投降的歷史[18]，多樣化的技術手段使原始的檔案得到直觀展示，充分發揮了檔案價值；基于用戶評價與反饋的零數據，了解用戶對檔案信息服務形式與內容的“好差評”，創新綜合檔案館檔案信息服務形式，豐富檔案信息服務內容。

檔案信息服務模式是在服務策略的影響下，由服務主體、服務客體和服務內容三種要素構成的服務活動，三者相互滲透、缺一不可。[19]零數據作為產生并存在但未被利用的數據存在綜合檔案館檔案信息服務的全過程中，因此，在信息技術廣泛應用的背景下，應把握和利用綜合檔案館檔案信息服務的服務主體、服務客體和服務內容產生的零數據情況并進行適用性分析，將其融入并應用于檔案信息服務路徑構建，優化綜合檔案館檔案信息服務。

（一）服務主體的零數據

本文所指檔案的服務主體即綜合檔案館，主要體現為綜合檔案館的“零訪問”和館藏檔案資源的“零利用”數據。綜合檔案館的“零訪問”數據是指綜合檔案館內某段時間訪問量為零或者某分館或專題展覽館長時間“零訪問”的數據。館藏檔案資源的“零利用”數據是指館藏檔案未被利用或者是館藏檔案被利用一次后長時間內未被利用的數據。

零數據應用于服務主體，可進行其零數據產生原因的深層次分析，如因其內部訪問系統故障，或檔案館內某分館及專題展覽館選題面向的群體局限、內容陳舊、展現形式單一、新館宣傳力度不足而產生“零訪問”數據，又或因檔案資源本身缺乏時效性等導致產生“零利用”數據等。因此，需要利用服務主體零數據，用于關注檔案系統的維護、檔案館用戶的包容性、檔案展覽內容的新穎性以及檔案資源的時效性等方面的問題，以擴大綜合檔案館訪問量和提高館藏檔案資源利用率。

（二）服務客體的零數據

檔案的服務客體即檔案用戶，服務客體的零數據主要體現為“潛在用戶”以及“沉睡用戶”數據。“潛在用戶”數據是指從未利用過檔案或從未踏入過綜合檔案館的用戶數據。“沉睡用戶”零數據是指對檔案資源利用次數或踏入綜合檔案館次數接近為0、某一段時間內密集踏入綜合檔案館后長時間未踏入的“沉睡者”數據。

零數據應用于服務客體，可對綜合檔案館檔案信息服務潛在用戶進行重點挖掘以及對沉睡用戶進行重點激活。通過分析“潛在用戶”以及“沉睡用戶”產生的原因，如潛在用戶對綜合檔案館信息服務缺乏需求，受限于地域、時間、利用方式等因素對檔案利用不便捷，沉睡用戶對檔案的需求降低、用戶黏度以及用戶體驗不足等，以此分析用戶的實際需求，提高用戶黏度，注重用戶體驗，可降低服務客體的零數據，增加綜合檔案館檔案信息服務的用戶量。

（三）服務內容的零數據

檔案服務內容的零數據主要體現為綜合檔案館部分服務內容“零提供”和“零受眾”。服務內容“零提供”數據是指缺乏部分服務內容，如檔案教育培訓服務、檔案休閑娛樂服務、檔案創意產品服務等。服務內容“零受眾”數據主要指部分檔案服務幾乎無受眾或受眾面較少的情況。

零數據應用于分析當前綜合檔案館部分服務內容“零提供”和“零受眾”的原因，具體表現在以下幾個方面。一是綜合檔案館“大多只被動提供檔案查詢與咨詢服務，坐等用戶上門求索”[20]，導致館內檔案信息服務某項或某類服務內容的“零提供”；二是部分村級檔案館由于功能殘缺，尚未提供開放利用服務，同時缺乏數字化條件[21]，導致面向鄉村或其他特殊群體的“零受眾”；三是檔案文化信息資源更新不及時、部分檔案服務設置形同虛設、用戶參與程度不夠等原因而導致面向大眾群體的“零受眾”現象等。針對以上現象，應采取積極主動服務，促進檔案館功能完善，更新資源，改善當前服務內容零數據的現象。

本研究結合前文分析，并基于信息服務的基本流程構建綜合檔案館檔案信息服務路徑，以此消除或減少檔案信息服務中的零數據，促進檔案資源的有效利用，如圖1所示。

（一）零數據采集存儲，真實可用

零數據采集存儲層主要包括對零數據的采集、預處理和存儲三個階段，以保證數據的真實可用。首先，依托數據監測與數據挖掘技術，構建零數據采集系統，對綜合檔案館檔案信息服務全過程中的零數據進行采集，并按照檔案信息服務的三要素即服務主體、服務客體、服務內容進行分類。零數據的采集范圍主要集中在信息系統中未產生數據的部分，與設定標準差異極大且數值極小的數據也納入采集范圍。[22]在零數據的采集過程中，要保證標準規范，采集對象要全面準確，顯示為零的數據皆為零數據采集對象，譬如參與用戶、訪問、借閱、下載、評價與反饋、活動軌跡等零數據。其次，對采集的零數據進行預處理，零數據區別于大數據，其數值極小或為零，分布較分散且容易被忽視，極易被系統或者人為清洗和淘汰，在數據的篩查與審核過程中，需要人為或系統多次繼續回溯與檢查，以保證采集的零數據的完整性與準確性，同時對不符合條件的零數據予以剔除，避免出現零數據錯誤與零數據遺漏的現象，保證零數據的真實可用。最后，將預處理后的零數據進行提煉、整合并集成，采用分層分級的方式進行存儲，并及時對存儲系統內的零數據進行動態補充更新，保證零數據能夠被綜合檔案館實時利用。

（二）零數據處理分析，精確適用

零數據處理分析層主要包括對零數據的處理與分析兩個階段，主要是對前期采集的零數據運用數據分析技術，如聚類技術、序列分析技術、關聯分析技術等進行處理分析，判斷綜合檔案館檔案信息服務零數據產生的成因，以保證數據的精確適用。此階段主要是處理服務主體、服務客體、服務內容的零數據，從系統性能方向繼續效用評估，評估零數據的有效性和無效性。其中，有效數據可直接借鑒圖書情報、計算機等領域的數據處理成熟技術與方法分析零數據產生原因，為精確構建服務策略奠定基礎；而無效零數據并非無用數據，可以用來檢驗系統設計的合理性，如因系統故障或人為干擾等問題導致則需要進行系統故障排查及人為干擾排查優化，以消除此部分無效零數據。在零數據處理分析的整個過程中，要保證數據分析結果的精確性和適用性。分析服務主體、服務客體、服務內容等不同要素零數據產生的內在聯系和因果規律，得出綜合檔案館信息服務零數據產生的適用性結論。因三要素相互融合、相互滲透，因此其產生的原因也相互影響、相互作用，主要有以下原因構成：檔案開放的有限性及資源缺乏深層次的挖掘使檔案價值難以展現；檔案宣傳力度不足及宣傳手段落后難以吸引潛在用戶；公眾自身檔案知識素養與文化背景局限性及檔案服務內容陳舊與服務方式單一導致檔案信息服務中不同類型的零數據產生等。

（三）零數據反饋利用，合理高效

零數據反饋利用層主要是根據前期的分析結果進行零數據的靈活利用，主要包括服務策略的構建以及根據零數據的利用結果進行評估與反饋兩個階段。針對零數據處理分析的結論進行服務策略的構建，以“對癥下藥”，主要包括以下幾個方面。第一，用戶行為分析與追蹤服務。基于用戶的行為軌跡分析用戶的習慣偏好、潛在需求，對用戶進行追蹤服務，采用合適的方式增強與用戶交互性，以此提高用戶黏度。第二，檔案資源建設與推送。將具有高利用價值的檔案資源進行深層次挖掘與編研，揭示檔案背后的故事與價值，并定期運用具有影響力的微信公眾號、微博等新媒體手段和音視頻、H5頁面、VR等新技術新手段進行檔案推文、新聞、相關報道等推送，為公眾提供良好的檔案文化環境。第三，檔案服務活動創新與更新。基于館內零數據情況對長期處于零用戶的專題展覽進行裁撤，根據用戶需求進行選題與內容更新，運用虛擬現實技術、環幕投影技術、360度全息成像技術等，對優質檔案資源進行多維度展示并及時更新檔案內容，以獲取更多讀者，擴展檔案服務內容的受眾面。此外，對服務策略活動中產生的整體數據尤其是零數據情況進行分析，分析是否達到預期效果以及在服務策略實施后零數據的產生情況，以此評估服務策略的有效性，并根據評估結果及時對服務策略進行優化，保證檔案零數據利用的合理高效。

零數據在檔案學領域尚未引起足夠重視，本研究嘗試引入零數據理論，探索性地對大數據、小數據及零數據的異同進行分析。本文從服務主體、客體、內容三個維度剖析綜合檔案館檔案信息服務中的零數據及其價值，并結合信息服務的基本流程，從信息采集存儲、處理分析、反饋和利用三個層面構建了綜合檔案館檔案信息服務路徑，旨在引發學界對檔案館零數據研究的重視，亦期待其應用于指導綜合檔案館檔案信息服務實踐。本文研究的不足在于實踐案例匱乏，因而難以為相關論點提供事實性支撐。

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作者單位：湘潭大學公共管理學院