數字檔案館建設探索與實踐

摘要：中國華能是國家檔案局確定的全國企業數字檔案館（室）建設試點單位之一，采用“大集中”部署方式，實現了電子文件歸檔與電子檔案全生命周期管理，形成了基于數字檔案館的檔案資源管理、檔案信息開發利用以及可推廣的數字檔案館建設方案。 2020年11月通過國家檔案局驗收。論文以中國華能數字檔案館建設實踐為案例，詳細介紹項目實施背景、創新做法、效果及影響，以期為企業檔案工作數字化轉型、單軌制切換提供參考與借鑒。

關鍵詞：數字檔案館 數字化轉型 單軌制

2018年4月，國家檔案局確定中國華能總部等35家單位為全國企業數字檔案館（室）建設試點單位。中國華能按照“統一規劃、統一標準、統一設計、統一投資、統一建設、統一管理”原則，以“大集中”方式建設華能系統統一的數字檔案館，經兩年多建設、迭代、優化，累計300多家單位上線使用數字檔案館。中國華能數字檔案館堅持“以用戶為中心，以利用為導向”理念，能夠涵蓋電子檔案全生命周期管理，實現全系統檔案信息資源的可控、能控、在控與共商、共建、共享。數字檔案館賦能檔案工作，有力推動了企業檔案工作數字化轉型。

（一）建設數字檔案館是國家經濟發展對檔案工作的必然要求

“互聯網之父”羅伯特·卡恩認為，到2025年全球可能會進入全數字時代[1]。在這樣的背景下，以“5iABCD”（5G、工業互聯網、人工智能、區塊鏈、云計算、大數據）為代表的數字技術迅速發展，網絡強國、數字中國、智慧社會初現端倪。電子發票、電子商務、財務共享中心、工業互聯網的廣泛應用，使文件數據化、電子化趨勢愈加明顯，這給傳統的紙質檔案管理帶來挑戰。建設數字檔案館，實現對電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全管理，是國家經濟發展對檔案工作的必要要求。

（二）建設數字檔案館是落實上級文件精神的內在要求

2014年1月，國資委印發《中央企業檔案信息化建設工作指引》，要求各中央企業加快推進企業檔案信息化建設，實現中央企業檔案資源數字化、信息采集標準化、信息存儲安全化、信息服務網絡化[2]。2017年9月，國家檔案局印發《企業數字檔案館（室）建設指南》，從基礎設施建設、電子檔案管理系統建設、數字檔案資源建設、制度規范建設、安全保密體系建設五個方面進行指引[3]，為企業數字檔案館（室）建設工作提供了根本遵循。2020年6月20日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》指出，企事業單位應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。有條件的檔案館應當建設數字檔案館[4]。

（三）建設數字檔案館是數字經濟時代企業檔案工作數字化轉型的必由之路

數字經濟時代，給企業檔案工作帶來挑戰：一是企業大量應用信息技術對檔案管理效率的提高提出迫切需求；二是信息化條件下企業要求更便捷的獲取檔案信息；三是電子文件的大量出現，客觀上要求應用信息技術手段開展檔案工作。建設數字檔案館能夠有效提升公司整體檔案管理水平，使檔案工作與企業實力、價值相匹配。通過“大集中”部署方式建設數字檔案館，能夠解決系統各單位各自為政建設檔案管理系統導致的信息孤島、資源重復投入等問題；能夠實現有效的信息共享與檔案工作統一領導、分級管理；全方位、全流程、全范圍、深層次的檔案數字化轉型也是“十四五時期”企業檔案工作的重點任務[5]。

圖1和圖2是中國華能數字檔案館建設體系與藍圖。中國華能數字檔案館建設的創新做法，可以歸納為“堅持一個中心、建立兩個體系、抓好三項工作”。

（一）堅持以用戶為中心

1.聚焦檢索，扎實做好用戶利用界面優化。良好的用戶使用體驗是數字檔案館建設的重要方面，中國華能數字檔案館建設始終堅持“以用戶為中心，以利用為導向”理念，參照“百度”搜索引擎模式，契合用戶上網習慣，去除檔案有關元素，聚焦檢索利用，讓用戶“用完即走”。采用“前后臺分離”方式，前臺界面設置“檔案數量”“電子文件數量”指標，讓用戶實時掌握本全宗檔案信息資源情況，倒逼全宗單位加快檔案信息資源建設步伐。后臺界面恢復檔案專業版本，讓專業的人干專業的事。

2.不斷迭代，將用戶意見建議納入系統優化需求。中國華能數字檔案館設置“我要吐槽”模塊，收集用戶意見建議，推動系統不斷迭代升級。對于用戶的“吐槽”，檔案人員確保“凡是有交代，件件有著落，事事有回應”。系統上線以來，累計收到用戶反饋數十項，按照用戶建議優化了檢索、檔案借閱、公告、排行榜等模塊。

3.開放權限，用戶視角展現檔案信息資源。電子檔案的保密與開放是一把雙刃劍，中國華能在做好數字檔案館安全保密體系建設的同時，最大化用戶利用權限。制定了數字檔案館檔案利用權限管理辦法，設置了公開、部門可見、條目可見、隱藏等四類權限，其中80%以上的電子檔案權限為公開，但用戶只能瀏覽，下載需審批，且瀏覽時有個人信息水印。在用戶檢索結果界面，賦予每一件電子檔案“可讀”或者“需審批”標簽，讓用戶一目了然。對于需審批的且不涉及商業秘密的電子檔案，制度上授權檔案管理員進行線上審批，檔案審批流程由紙質狀態下的四步優化成兩步，極大提升用戶檔案利用體驗。

（二）建立配套的檔案制度體系

數字檔案館實施前，中國華能相關檔案制度適用范圍一般限定于總部或二級單位，很少涉及基層企業。本著為基層減負，并與“大集中”建設數字檔案館相匹配，中國華能在數字檔案館實施過程中，制定、修訂檔案相關制度21項，涉及檔案數字化、元數據、權限、借閱等方面，其中“一貫到底”制度16項，二級單位、基層單位可直接使用，無須重新制定。完善的制度體系，為高質量推廣數字檔案館奠定了堅實基礎。

（三）建立安全保密體系

中國華能數字檔案館部署在企業內網中，與互聯網嚴格物理隔離，系統已通過國家信息系統安全等級保護二級備案。中國華能數字檔案館建立了嚴格的安全保密體系，確保非授權用戶“進不來，拿不走，賴不掉”，實現“保數據、保核心、保安全”目的。一是堅守“涉密不上網，上網不涉密”的底線；二是執行嚴格的“三員”管理制度，即系統管理員、安全保密管理員和審計管理員各司其職，相互制約；三是限制電子檔案的下載，避免外泄。開發“收藏”功能，做到電子檔案不落地，對于確需下載情況，可提交審批；四是全面的日志監控，包括登錄日志、查詢日志和檢索日志；五是用戶瀏覽電子檔案原文時，會顯示包含個人信息的水印，避免拍照、截屏等信息泄露風險；六是與系統運維人員簽訂保密承諾書，運維人員對服務器的任何操作必須經過第三方軟件，且全程錄頻可追溯。

（四）抓好歷史電子檔案治理工作

檔案信息資源建設是中國華能數字檔案館建設的重點與亮點，而歷史電子檔案治理又是檔案信息資源建設的核心。中國華能下大力氣整治歷史電子檔案：一是梳理完成1985—2020年部門歷史沿革，根據元數據方案，補錄相關元數據；二是開展壓縮包文件專項整治工作，解壓相關文件，轉換成符合電子檔案長期保存的格式，并優化辦公自動化系統，嚴禁上傳壓縮包文件、補全前端系統元數據，從源頭上堵住漏洞；三是為提升用戶瀏覽電子檔案體驗，規范電子檔案命名與排序；四是盤點紙質檔案，摸清家底，做到紙質檔案與數字檔案館中的電子檔案一一對應；五是進行“四性檢測”，確保電子檔案的真實、完整、可用與安全；六是按照知悉范圍判定要求，給歷史電子檔案賦值權限，確保不因部門變換造成權限混亂。

（五）抓好檔案專項工作模塊開發工作

中國華能數字檔案館主要功能涵蓋檔案收集、整理、鑒定、銷毀、檢索、借閱、權限管控、全宗管理、庫房管理、審計日志等，能夠涵蓋電子檔案全生命周期管理工作。為完成相關檔案專項工作，開發了相應模塊。

1.檔案安全工作。為確保數字檔案館中檔案信息資源的絕對安全，中國華能采購2套藍光光盤庫系統，分別放置山東與北京，實現異質異地備份。各單位通過大集中部署的數字檔案館統一使用藍光光盤庫資源。

2.項目檔案工作。按照《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發〔2016〕11號）要求，開發了電力科技檔案管理模板模塊。該模塊主要以電力行業項目文件歸檔與檔案管理規范為基礎，以華能基層標桿電廠電力建設項目科技檔案管理實際為參考，進一步細化并規范風電、光伏等項目文件的收集、整理工作，從源頭上解決“歸什么”“怎么歸”“何時歸”“由誰歸”問題。項目建設單位可參照模板線上開展工程檔案管理工作，實現建設項目文件的完整、準確、系統、規范與安全。

3.檔案評價工作。檔案評價模塊主要根據評價指標，對參評單位檔案工作進行自評和復評，達到以評促教、以評促改的目的。支持上傳不同的評價方案，對不同單位進行測評。如開展保密測評、公文測評等，實現一次開發建設，多業務共享共用效果。

4.檔案統計工作。嚴格按照《全國檔案事業統計調查制度》要求，實現華能系統檔案數據的填報、匯總與上報。

5.排行榜模塊。可根據用戶檢索、瀏覽、借閱情況實時展示熱搜文件榜、借閱文件榜、個人榜等，也可手動上傳各部門年度歸檔情況榜單、檔案評價結果榜單等。

（六）抓好數字檔案館高質量推廣工作

中國華能總部作為國家檔案局確定的全國企業數字檔案館（室）建設試點單位之一，已完成試點任務，高標準通過了國家驗收，形成了可推廣的數字檔案館建設方案與檔案工作模式。組建了 400余人的數字檔案館全宗（立檔單位）管理員人才隊伍。為實現全系統檔案信息資源統一管控、共享利用，需復制總部模式，激發全宗管理員工作活力，實現“從1到N”。同時，檔案工作者要從幕后走向前臺，跳出“故紙堆”，在檔案信息化中露頭角、顯芳華。

中國華能總部數字檔案館的建設帶來了良好的經濟效益。通過“大集中”部署方式建設數字檔案館，節約費用約2500萬元。通過“單套制”歸檔，預計每年僅管理類文件歸檔即可節約費用上千萬元。同時，數字檔案館的建設也帶來了良好的管理效益。目前，中國華能總部數字檔案館有1985—2020年各類檔案信息資源25萬件，上線近1年來，用戶查檔量超過1萬件次，是傳統紙質檔案利用模式的90倍。特別是疫情防控期間，數字檔案館為總部各部門提供了6000人次非接觸性查檔服務，真正做到了疫情防控期間檔案工作“不斷檔”，檔案服務“不打烊”。試點期間，累計接待來自各行各業的十多家央企60余人到公司調研學習，社會效益良好[6]。

注釋及參考文獻：

[1]陳水湖.數字轉型背景下企業檔案管理轉型升級對策研究[J].機電兵船檔案，2019（2）：65-70.

[2]蔣術.基于非結構化數據管理平臺的企業數字檔案館建設研究[J].檔案天地，2019（10）：39-41；34.

[3]國家檔案局.國家檔案局辦公室關于印發《企業數字檔案館（室）建設指南》的通知[EB/OL]. [2021-03-25]. https ： // www. saac. gov. cn /daj /tzgg / 201709/520f7404ff78448f85edc3109bb64e2b.shtml.

[4]陳天愛.學習貫徹新修訂的《中華人民共和國檔案法》的思考[J].檔案天地，2020（12）：37-40.

[5]蔡盈芳.數字經濟環境下的企業檔案工作——兼論企業檔案工作“十四五”規劃的重點內容[J].中國檔案，2020（7）：64-65.

[6]國家檔案局.中國華能集團有限公司總部通過企業數字檔案館（室）建設試點驗收[EB/OL].[2021-03- 25]. https ：// www. saac. gov. cn/ daj/qydagz/ 202102/67c7d10d38894174aa3beb3cb4d38875.shtml.

作者單位：中國華能集團有限公司