事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

劉鵬

摘要：這些年來，我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展取得了很大的進(jìn)步，事業(yè)單位人事檔案管理的需求不斷增多，這對檔案管理工作來說無疑是帶來了更高的標(biāo)準(zhǔn)和新挑戰(zhàn)。人事檔案管理工作在事業(yè)單位中是不可或缺也是很重要的一項工作，人事檔案中包含了員工的各種基本背景信息、履歷、獎懲經(jīng)歷等，因此事業(yè)單位存放和管理人事檔案需要妥善安排。當(dāng)下還有諸多有待解決的問題存在于事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，本文分析闡述了相關(guān)問題并且針對這些問題提出解決策略，希望文中提出的拙見能對事業(yè)單位人事檔案管理工作有所裨益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;存在問題;解決對策

引言

隨著事業(yè)單位越來越重視人才的引進(jìn)和對人才的需求量日漸增多，事業(yè)單位檔案管理工作變得更加重要。不同于其他單位或者企業(yè)職位，事業(yè)單位具有獨特性質(zhì)，因此人事檔案管理工作需要謹(jǐn)慎嚴(yán)肅地對待。要提高事業(yè)單位的檔案管理工作的效率，那么針對相關(guān)問題做出符合實際情況的改革是必須進(jìn)行的，只有這樣該工作中存在的問題才能得以改善解決。事業(yè)單位的人事檔案管理工作存在的問題有檔案信息造假、現(xiàn)代信息化管理較為缺乏、管理職員專業(yè)素養(yǎng)不高、管理制度不健全等多方面因素影響，人事檔案管理工作中的問題不斷涌現(xiàn)，使得人事檔案管理工作的發(fā)展受到極其嚴(yán)重阻礙。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

1、人事檔案存在造假的現(xiàn)象

目前檔案造假的現(xiàn)象在事業(yè)單位中頻繁發(fā)生，很大一部分原因是用人單位重視檔案中記載的個人相關(guān)信息，這些信息對于個人的就業(yè)和發(fā)展至關(guān)重要，因此在這些信息上進(jìn)行造假的現(xiàn)象屢禁不止。主要存在以下幾點情況：第一是存在學(xué)歷造假，由于單位的某些職位對人才有學(xué)歷的要求，因此學(xué)歷造假在其中是常見的。第二是存在身份的造假，比如是否是黨員、是否是少數(shù)民族、戶籍履歷等方面。第三是存在年齡造假，這不僅是在事業(yè)單位在社會中也是常見的問題，由于某些職位升遷或職員轉(zhuǎn)正對年齡有相關(guān)要求，故此存在這種情況。第四是存在管理者對檔案進(jìn)行造假，某些管理工作人員由于其玩忽職守而將檔案遺漏，不敢承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，故此對丟失的檔案進(jìn)行造假。

2、人事檔案管理工作缺乏現(xiàn)代信息化

如今，雖然大部分事業(yè)單位已經(jīng)引入現(xiàn)代信息化進(jìn)行檔案管理的方式，但是仍然有少部分事業(yè)單位是以傳統(tǒng)的記錄方式進(jìn)行檔案錄入，其異常繁瑣缺乏科學(xué)性。并且極其容易出現(xiàn)因為人工誤差而導(dǎo)致登記信息出現(xiàn)錯誤而不自知的情況，更何況紙質(zhì)版檔案比較占空間，一旦歸納不合理便容易造成查找困難，嚴(yán)重影響檔案數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計匯總以及進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)分析的效率。而且由于引入現(xiàn)代化信息管理方式的部分事業(yè)單位同樣因為管理設(shè)備不夠先進(jìn)不夠完善而存在諸多管理問題。

3、人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠高

在事業(yè)單位當(dāng)中，許多檔案的管理職工的專業(yè)素養(yǎng)比較薄弱，有些甚至是由于單位缺乏管理人員而沒有經(jīng)過嚴(yán)格的篩選培訓(xùn)等步驟就開始上崗。還有因為單位輕視對檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理人員數(shù)量明顯不足，專業(yè)的管理人員很缺乏。人事檔案的工作不像表面上看起來的那么簡單，這份工作特別容易枯燥煩悶同時連續(xù)性比較強，因此管理人員需要具備較高的專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能。但現(xiàn)實情況是有些單位對該工作專業(yè)要求比較低，從事管理工作的人員并不具備較高的專業(yè)技能，還有部分單位人事檔案管理工作人員不止做管理檔案的工作，還有其他的工作使其分心，導(dǎo)致沒有充足的時間和精力投入管理的工作，對于提升專業(yè)能力沒有起到較大的幫助。

4、不健全的事業(yè)單位人事檔案管理制度

我國大部分事業(yè)單位缺乏對人事檔案管理工作的重視，盡管單位開設(shè)有相關(guān)部門，但是由于缺乏合理健全的管理制度，造成事業(yè)單位人事檔案管理工作混亂無序。其中的不合理性表現(xiàn)為：首先是職員信息搜集不準(zhǔn)確不完善，這樣不僅不能夠清楚了解每一個職員的背景，也會造成檔案管理工作停滯不前，嚴(yán)重影響工作質(zhì)量，造成人事檔案管理工作效率低;其次是沒有對參與檔案管理人員的工作進(jìn)行定期考核，不但會導(dǎo)致嚴(yán)重的檔案管理滯后問題，而且遇到大量工作時極易因為手忙腳亂從而出現(xiàn)檔案缺失的情況。

二、針對人事檔案管理問題對策研究

1、對于檔案造假加大打擊力度

上文中分析了事業(yè)單位人事檔案存在造假的問題，針對這一問題需要有合理的解決方案，杜絕造假情況的發(fā)生。要解決該問題首先需要建立檔案的審查、鑒定、秘密保存的制度，對于人事檔案的管理嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，確保各部門之間合作默契，對于人事檔案的查看需明確權(quán)限。其次從遵法守紀(jì)的角度來看，按照《干部人事檔案造假問題處理辦法》《檔案法》等相關(guān)條例對涉及造假的人員按律懲處，讓司法機關(guān)對造假行為進(jìn)行嚴(yán)肅地處置。再有從管理方面來說，相關(guān)工作人員需要嚴(yán)格把關(guān)，加強管理，按照分類具體保管檔案，鑒別每一份檔案是否應(yīng)該歸檔，杜絕檔案管理人員內(nèi)部出現(xiàn)互相徇私，包庇造假的情況。

2、積極采用信息現(xiàn)代化的模式

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和信息化時代的到來，信息現(xiàn)代化的管理方式已在各單位廣泛使用。相比與傳統(tǒng)的手工管理人事檔案的方式，現(xiàn)代信息化的模式顯然更快捷簡單、省心高效，故此應(yīng)積極推行信息化建設(shè)，早日將人事檔案管理工作實現(xiàn)信息化，并且需配備計算機等相關(guān)信息化設(shè)備，對于較為陳舊的計算機等硬件管理設(shè)備，更需要加大資金的投入，使設(shè)備更新?lián)Q代，讓事業(yè)單位檔案管理職員學(xué)習(xí)這些先進(jìn)設(shè)備，掌握操作技巧，以期帶來更高的效率。

3、提升管理職員的綜合專業(yè)素質(zhì)

事業(yè)單位人事檔案管理工作做得不好的原因之一是管理職員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)較低。要提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率，確保管理工作日常順利地推進(jìn)，少出差錯，那么提升管理職員的素養(yǎng)是重要且必須要實行的。平時要加強管理職員對當(dāng)下主流思想的學(xué)習(xí)，提高管理職員的各方面素質(zhì)水平;要統(tǒng)一組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)、工作職責(zé)的全面認(rèn)知，培養(yǎng)出一批具有出色的專業(yè)技能并且個人素質(zhì)高的人才，并駕齊驅(qū)，讓事業(yè)單位人事檔案管理工作更上一層樓。

4、健全事業(yè)單位人事檔案管理制度

管理制度不完善是阻礙事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展的主要問題之一。要完善健全事業(yè)單位人事檔案管理的制度，第一要做好定期考核，明確責(zé)任，定期考核檔案管理相關(guān)工作可以激發(fā)工作人員的激情，且在考核如果發(fā)現(xiàn)問題也可以及時提出及時解決。第二要重視理論實踐相結(jié)合，素養(yǎng)和技能兩頭抓，對檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)相互之間的交流。第三要賞罰分明，堅決做好辦錯就罰優(yōu)秀則賞，在同事之間形成良性競爭，激發(fā)學(xué)習(xí)和工作的積極性，有效提升檔案管理工作人員的專業(yè)能力。

三、結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理工作本身具有枯燥、繁瑣、基礎(chǔ)的特點，加之對人員的專業(yè)素質(zhì)和能力要求較高，因此要想做勝任這份工作并不容易。現(xiàn)如今的情況是盡管對于人事檔案管理工作已采取了眾多措施，但是許多問題并未得到徹底解決，這需要事業(yè)單位在日常運作中持續(xù)地改進(jìn)，確保人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。總而言之，要提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率，就要全面分析其中存在的問題并對這些問題思索解決策略。本文列舉了事業(yè)單位檔案管理中存在的四個問題并且針對這些問題給出相應(yīng)的策略。當(dāng)然，除了文中提出的問題和相關(guān)策略之外，還存在其他的問題和方針，需要相關(guān)研究者不斷地創(chuàng)新改進(jìn)。

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