互聯網時代檔案信息化管理方法-以林業檔案管理為例

王麗

摘要：本文以林業檔案管理為例，分析了信息化管理的現狀，剖析了存在問題，提出了應對措施，以期對從業者有所借鑒和啟迪。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;存在問題;應對策略

我國林業檔案管理長期處于基礎薄弱、技術力量缺失、軟硬件投入不足的低級階段。為解決檔案信息化管理滯后問題、防范管理疏漏和資料斷檔丟失風險，林業部門必須建立起以網絡平臺為依托規范完整的檔案信息化管理體系，為提升檔案信息化管理質量提供堅實支撐。

1檔案信息化建設現狀及存在問題

1.1檔案信息化管理觀念滯后

檔案信息化管理意識淡薄固守傳統的人工管理模式，滿足于基本查詢和檢索引用，忽視網絡技術運用，喪失多樣化技術元素管理優勢。既不利于檔案信息化高質量發展，也增加了檔案泄密失密風險。林業檔案信息化管理理念滯后帶來了檔案資源管理統籌規劃困難，制約了信息化管理質量水平提升。

1.2檔案信息化管理機制不健全

對檔案管理是企業“軟實力”的重要性認識不足，檔案信息化管理建設步伐緩慢，拉大了與其他行業差距[1]。硬件建設不能及時進行管理系統升級換代、不能及時引用新興設備欠賬太多，造成信息化管理在信息共享的提高管理水平巨大優勢難以發揮。檔案信息化建設缺乏長遠發展規劃，檔案采編管理和數據應用沒有明確的指導思想，導致歸檔、存檔、查閱混亂。

1.3檔案信息化檔案建設深度不夠

檔案信息化建設與實際需求結合不緊密造成資源浪費。檔案信息化建設停留在傳統檔案管理模式，忽視先進信息技術開發成果轉化，不能根據實際需要開發林業資源保護、防范火災事故、預防重特大災害等自主監控管理體系，一方面造成信息應用與實際情況相背離，另一方面造成信息處理分析技術不強、流程設置不科學，導致投入產出不協調匹配形成資源浪費。

1.4檔案管理人員綜合素質偏低

檔案管理人員大部分都不是檔案管理專業出身，年齡知識結構老化、傳統觀念根深蒂固，習慣于紙質檔案管理和手工抄送錄入。不適應無紙化辦公、程序化檢索、網絡系統應用、現代查詢技術的辦公條件要求。檔案信息化建設經費投入不足，檔案管理人員正常的工作交流獲取信息前沿技術渠道狹窄，資投入金不足造成網絡平臺資源共享及處理能力低下。

2林業檔案信息化管理方法策略研究

2.1深化林業檔案信息化建設認識理解

深化林業檔案信息化建設的認識理解，要從提高林業全員對檔案信息化建設重要性和必要性的思想認識入手。把檔案信息化建設作為提升企業管理水平，提高信息資源共享程度與時代發展相契合的高度。要加強頂層設計和總體規劃有效整合管理要素資源，更新觀念拓展檔案館藏資源和信息來源渠道。科學合理制定檔案管理流程、細化細節和過程管理，以此建立起行之有效的檔案資源管理體系，確保檔案資料收集、內容審查以及歸檔使用管理走上流程化、制度化、規范化軌道[2]。要在全體員工中灌輸檔案信息化建設的重要意義，促進員工把對檔案信息化管理的重點轉變為對企業公眾資源的關注度，促進全體員工加深對行業長遠發展規劃的了解，增強員工的主人翁責任感、形成共享公眾資源方便工作生活的職業行為規范。通過檔案信息共享平臺建設滿足管理人員工作要求，通過營造工作氛圍創造優良信息化工作環境，樹立起熱衷檔案信息化建設的思想觀念，實現檔案信息化管理思想境界專業水平綜合能力質的飛躍。

2.2建立林業檔案信息化管理機制

建立健全林業信息化管理機制是檔案信息化管理的制度保障和行動指南。各級管理部門和管理人員要把思想行動統一到以信息共享平臺為依托、以數字技術為支撐、以無紙化網絡辦公為主要形式的管理模式上來。借助計算機輔助模擬科技把信息數字掃描技術、數字化壓縮技術、信息傳輸處理技術作為提高檔案信息化管理主要內容，實現檔案信息化安全使用存儲、便利檢索查詢。經過調查研究制定科學的規劃設計藍圖，結合林業管理范疇內容、組織機構設置以及各生產管理要素特點，使檔案信息化管理機制與生產經營模式相匹配，使信息化建設既能達到人性化制度化使用要求，又能為發揮各生產要素效益提供信息數據支撐。建立林業檔案信息化管理機制要抓住自動化聯網辦公關鍵環節，最大限度減少人工使用成本、減少人工操作過程誤差率，提高信息化檔案管理科技含量。同時，硬件建設方面要跟蹤全國其他企事業單位以及同行業前沿技術動態，發揮先進技術設備在信息化管理中的優勢，推進，檔案信息化管理與本行業其他管理實現無縫對接。

2.3注重林業檔案信息化科技推廣應用

推進林業檔案信息化管理要把網絡數字化技術推廣應用作為核心和關鍵。在檔案管理設備設施硬件建設方面，要通過向行業內部檔案信息化管理先進單位學習取經，對比查找本企業存在的問題和不足。經過科學規劃和市場發展供需調研制定科技應用推廣方案，促進林業行業信息化建設走在行業前列[3]。加強林業檔案信息化科技推廣應用，必須圍繞符合企業改革發展和發揮檔案信息資源優勢兩大目標來進行，以科技推廣應用為抓手促進企業形成病蟲害防治、火災預警監測、天氣變化即時查詢、風險因素及時識別的動態監控管理體系。檔案信息化技術要加大科技在生產管理、產品深加工、運輸銷售以及市場推介各環節中的應用力度，構建起現代林業信息管理資源共享機制，發揮好林業部門在解決與地方工農糾紛、協調公共事件中各方關系、完善林業社會保障體系的積極作用。檔案信息化建設要按照綠色生態自然環境發展理念要求，充分發揮林業在防風防沙防污染方面的作用，通過網絡媒體向全社會傳遞熱愛環境、熱愛自然、保護生態的正能量。

2.4加強林業檔案信息化管理人才隊伍建設

加強林業檔案信息化管理人才隊伍建設，要把人員選拔培養作為首要內容。在組織機構設置上要把責任心強、專業水平高的人員充實到信息化建設隊伍一線。在挖掘內部管理人員潛力同時，要科學調整人才結構積極引進高等院校檔案管理專業人才，改善隊伍結構形成管理優勢，實現檔案管理人力資源合理配置。為管理人員多提供學習深造機會，營造形成網絡信息管理技術服務保障能力氛圍，定期開展交流總結活動夯實檔案管理人員的業務根基。創設檔案信息化管理人才隊伍建設激勵機制，激發出林業檔案管理人員主觀能動性，打造高素質信息管理復合型人才，為林業檔案信息化建設可持續發展提供充足的人才儲備。

3結語

實施林業檔案信息化管理要立足現狀符合實際，深化林業檔案信息化建設認識理解，建立林業檔案信息化管理機制，注重林業檔案信息化科技推廣應用，加強林業檔案信息化管理人才隊伍建設，促進林業檔案信息化管理實現可持續發展。

參考文獻

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[2]聶韶晶.互聯網時代高職院校檔案信息化轉型研究[J].傳媒論壇，2021， 4（13）：135-136.

[3]鄭慧麗.新形勢下事業單位文書檔案管理工作內容淺析[J].蘭臺內外， 2021，{4}（19）：34-36.