Excel在門診藥房盤點工作中的應用

袁換章

（東莞市東城社區衛生服務中心，廣東 東莞 523000）

伴隨著臨床治療方式的不斷改善與進步，引進的新藥品種也逐漸增加，為了更有效的對數目數量繁多的藥物品種進行管理，多類管理軟件或方案已逐步在各醫療機構中得以采用[1]。由此可知門診的藥品管理工作對于醫院的正常運轉具有意義的價值不容忽視，而其中藥品盤點工作則是其中重要的環節之一。藥房盤點工作的準確度也一定程度的反應了藥品管理水平的高低，也是對藥品管理工作評估的一類常用經濟指標[2]。門診藥房涉及的藥物通常具有一定的復雜性以及特殊性，不僅僅品種多樣，包裝的規格也不盡相同，因而造成了盤點工作耗時相對較長的情況。在此情況下清點人員的勞動強度大，疲憊感逐漸增加，因而出錯率也相對較高[1，2]。如何有效的改善與提高門診藥房盤點工作的效率，降低出錯率，對于藥物盤點工作具有重要的價值。本研究對門診藥房盤點工作的相關經驗進行分析與總結，探討Excel在藥房盤點的工作中具有的價值，獲得了一定的結論，現進行如下報道。

1 電腦發藥的確認以及維護

若向患者完成發藥處理后并未及時在電腦上進行處方的確認，則會出現帳物不符的情況。其中，西藥類可能造成一種或少數幾種的差異，而中藥處方中涉及的藥物種類通常較多且劑量相對較高，因此可能會導致該處方上所涉及的全部藥品種類與帳物實際情況不相符的情況。由此可知，及時的對電腦發藥進行確認，并對其進行維護，對于門診藥房盤點工作具有極其重要的意義[3]。本院門診藥房工作人員針對藥物發放具體情況，發出藥的同時在電腦上做備注，并操作審核發藥，每日對前一天的全部處方進行核查清點，確認其均在電腦端完成了確認操作，每月月底盤點前要確保一個月的發藥要全發出，再進行批量盤點導出盤點表。

2 經由Excel構建分柜分區定位盤點清算表

在實踐工作中，通常依據藥品的使用頻度對藥品進行分類擺放以最大程度的改善和提高處方的調配速度，同時為了便于某些使用頻率相對較高的藥物的查找，則需結合藥物的藥理分類進行進一步歸類擺放[2-3]。因我院藥物品種有限，西藥和中成藥統計約為400～500種，均在在西藥房中存放。中草藥和單方中草藥顆粒制劑共1000種左右存放在中藥房。門診藥房的盤點工作中采用的傳統盤點表格，雖然能對藥物信息進行統計記錄，但無法完成所需盤點區域的選擇性操作[4]，如圖1所示。其中以中藥類目為例，電腦賬戶通常選用一種藥物對應一個賬戶的方式，然而中藥實物卻包含數個規格，記錄表格中可供書寫的空間相對較小，因而漏帳以及錯帳的可能性相對較高，盤點人員的工作耗時也相對較長。通過Excel軟件對本門診藥房所涉及的西藥品種以及部分中成藥和中藥協定方品類盤點表格進行改良之后更加系統具體化，我院在停診后由2～3名工作人員進行盤點工作，一般1個小時可以完成，然后錄入電腦數據大概半個小時。加上復查可疑數據，確認無錯審核通過，系統導出xls盤點表。2～3個小時內可以完成。中藥房也是月底停診盤點，傳統門診藥房盤點示例圖如圖1所示。

3 實施多重盤點管理模式

根據門診藥房中相關藥物品種的具體情況，按照責任劃分制的方式將其分配至專人。同時注重對盤點表格的維護。即在有新品類的藥物進入藥房后，及時進行編碼以及規格等相關信息的登記，并結合實際情況調配其在藥架的區域[5]。相關工作人員需定期根據醫院管理部門的要求對所負責的責任柜中涉及的藥物品類進行盤點。在進行藥物盤點的工作中，工作人員首先需按品種逐個對之進行盤點，全部核實明確后，對查出的帳物不符的相關品種進行核查并簽字，并對其誤差原因進行分析。對于在盤點過程中可能出現的誤差，可通過扣罰勞務補貼的方式，提高相關盤點人員的責任心，以10種西藥及中藥盤點情況為例，西藥及中藥盤點概況情況如表1、表2所示。

表1 西藥品種盤點概況示例表

表2 中藥品類盤點概況示例表

4 應用分類的藥物盤點方案

門診藥房中涵蓋的西藥品種多樣，同時中藥品種也較為繁多（近800種）且品規多樣（近1700余種），應注意日常盤底質量，首先因我院門診量較大，日均350左右，工作人員缺乏，耗時較久，工作人員的勞動強度較高，因而勞累感較高，出錯率也維持在0.6%左右相對較高的水平[3，6]。因而在對門診中的藥物進行盤點的工作過程之中，采用了分時分類的盤點方案，如表1至表2所示。即將藥物劃分為西藥類與中成藥以及中藥協定方等，分表格與時間段進行相關品類的藥物盤點工作。其中，西藥品類擇時停診關門進行盤點，中成藥以及中藥協定方通常每周進行一次盤點，所需時間一般在30 min左右。對于較為貴重的藥材品種，則需要每日專門進行盤點，以保證每日帳物均一致。盤點工作中可結合藥物的具體情況，選用合適的盤點單位，如盒、克等[7]。在上述盤點模式下，工作人員均處于相對狀態優良的狀態，綜合盤點耗時不僅僅大幅縮減，工作人員的疲憊感也有所降低，出錯率相對較低甚至為零，極大程度的提高了工作效率以及帳物符合率。經過分析，本階段門診藥房盤點結果清晰直接，中藥房也是月底停診盤點，西藥、中成藥及中草藥盤點金額差異情況如表3、表4、表5所示。

表3 西藥實物盤點金額差表

表4 中成藥實物盤點金額差表

表5 中草藥實物盤點金額差表

5 藥物盤點工作后數據的處理

完成藥物盤點工作后，工作人員需對盤點單進行收集，并將其中的數據錄入Excel表格中，接著利用Excel中的相關公式運算對盈虧正負值進行計算，若發現帳物存在一定的差異，需立刻進行二次核查，對于差異顯著的帳目，則通過查看流水帳以及核算室對帳等相結合的方式進行核查，及時對差錯進行糾正。對于一些原因尚不明確的盈虧，一般采用數據跟蹤觀察的方式進行處理，暫時不計入盈虧數據的處理工作中[2，7]。在下一次的藥物盤點工作中，若發現此前的某些藥物的異常數據恢復至正常，則此前的差異可能是網絡繁忙等相關原因造成，即后臺未能及時完成數據的減庫操作。

6 結 語

在門診藥房的盤點工作中，不同醫療單位采用的方式不盡相同，其中HIS系統的概率相對較高[4，5]。此種盤點方式對于軟件的要求相對較低，操作性以及實用性相對較好，但在后期需要制作盤點表[4，7]。通過Excel與傳統管理體系相結合的方式，合理規劃盤點的時段以及范圍，有助于降低和避免集中盤點耗時相對較久的情況。同時通過分時間段以及分范圍的藥物盤點模式，也極大程度的降低了單次盤點的耗時情況，不僅較為方便快捷，也降低了盤點人員的盤點疲憊感，提高了工作效率以及盤點工作的準確度。有報道指出，在門診藥房盤點工作中應用Excel，每月的帳物符合概率均超過90%，“盤盈入庫”以及“盤虧出庫”的金額也維持在相對平衡的水平[6，7]。同時通過實際盤點概況與電腦庫存數據的對接，可建立起庫存預警系統，對各種藥物的庫存進行監管，有效的避免藥品申領時可能存在的脫節狀況。由此可知，在門診藥房盤點工作中采用合理的方式降低盤點錯誤率，改善盤點人員的工作效率，保障與提高帳物符合率，具有較高的研究意義。而Excel的應用對于門診藥房盤點工作具有的價值也不容忽視，如何更好的將其進行應用并發揮更大效用，仍有待進一步研究探討。