事業單位檔案管理效率提升的路徑

劉濤 山東省調水工程運行維護中心濱州分中心 孔令煥 山東水總有限公司

一、提高事業單位檔案管理水平的意義

隨著社會經濟的快速發展，事業單位在使用紙質化的檔案管理中甚至會阻礙其他工作的開展。而信息化的普及應用，給檔案工作單位帶來了新的發展機遇。充分利用信息技術開展工作，運用大數據處理技術以及采用先進的大規模信息技術保存檔案，能更有效地整合各方面資源，更清晰地展現出單位發展脈絡，從而明確思路，做好長遠規劃，促進事業單位有序發展。

二、事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏專業的檔案管理工作人員

在目前實際工作開展過程中，社會中諸多的事業單位都僅僅只是將檔案管理部門，當成一個邊緣部門，因為缺乏對檔案管理工作的針對性，這樣也就直接會影響到檔案管理工作人員的工作積極性，以及檔案管理工作的效率與質量。科學結合當前事業單位檔案管理工作的實際情況來看，盡管很多事業檔案管理人員擁有較高的學歷，但是其中大部分都不屬于檔案管理專業的人才。另外因為事業單位正處于發展轉型的關鍵階段，很多從事檔案管理工作的人員，在自身的工作崗位當中沒有明確檔案管理的要點，所以都不愿長時期的從事檔案管理工作，常常都會出現明確跳槽的情況。還需要注意的是，檔案管理人員常常會存在變動問題，這樣導致了檔案管理工作的傳承問題，并沒有得到科學有效的解決，即便派遣人員來展開處理，但是仍然不能很好地解決存在的問題。

（二）制度不夠完善

完善的制度能夠確保工作更加順利地開展，為各項工作行為提供標準參考，事業單位中的檔案管理工作也需要完善的制度給予支持，才能夠真正有效地提升工作質量和效率。而根據當前事業單位中檔案管理工作的實際情況來看，在制度上還存在比較明顯的不足，相關工作沒有參考的標準和規范，造成員工在工作中無法規范自身的行為。這種在制度上的不足，不僅容易導致相關人員工作意識淡薄，無法更加有效地開展工作，提升工作質量，同時對于事業單位的發展，也產生了非常不好的影響。

（三）事業單位檔案管理模式創新不足

當前，檔案信息化建設已經成為時代發展趨勢，但部分事業單位在檔案信息化建設上還“畏首畏尾”，對事業單位檔案管理模式創新認識不足，采用傳統模式，導致事業單位檔案管理模式難以滿足檔案信息化建設的需要。特別是一些規模較小、管理功能少、人員少的事業單位認為一旦對紙質檔案進行數字化轉換，就會帶來相應的安全問題，部分檔案管理人員認為紙質檔案管理更符合當前事業單位檔案管理的實際需要，對事業單位檔案管理模式創新缺少積極性和主動性。一些單位沒有按照上級要求，針對檔案管理信息化建設進行人員培訓。上述原因導致事業單位檔案管理信息化建設推進緩慢，影響了事業單位檔案管理效率提升。

（四）檔案管理人員專業技術能力不強

檔案管理人員技能不足是我國管理類崗位普遍存在的現狀。除檔案管理在較短時間內不能為所在的事業單位帶來顯著的服務外，檔案管理水平的提高還需要較高的經濟和人力資源成本。由于許多單位不愿向檔案管理傾斜過多，因此對優秀人才的吸引力也大大降低。此外，檔案管理需要高度的專業性，一般情況下，復雜的工作流程很難精確確定。一般而言，在事業單位中工作的員工雖然有許多高素質的員工，但他們的工作準備不足，甚至缺乏檔案方面的知識和技能，致使檔案管理員缺乏足夠的管理能力和足夠高的素質，這也是影響事業單位檔案管理效率的主要因素。

三、新時期下事業單位檔案管理工作的科學優化策略

（一）切實地做好電子化與紙質檔案管理的關系

根據人們的觀察可知，在檔案管理工作的長期開展過程中，紙質檔案始終都是事業單位當下極為主要的措施，并且占據著主導地位，但是全新時期下，信息化技術蓬勃發展，數字化管理逐漸成了事業單位改革檔案管理工作的必然選擇，并且數字化手段在提升事業單位檔案管理工作效率，以及工作水平上具有極其重要的意義。所以，在實際的實踐過程中。事業單位檔案人員需要通過傳統的模式，來收集檔案材料，將這些方面的內容有效的錄入到計算機當中，有效地實現對檔案材料的快速分類，生成對應的電子資料，這樣才能夠使得事業單位的紙質檔案管理，與電子化檔案的模式，始終都處于科學化的平衡當中，為我國事業單位管理工作的進行，予以科學化的強化與提升。

（二）完善管理理念，創新服務內容

在新時期事業單位中開展的檔案管理工作，需要將各種全新的管理模式引入到工作中，通過完善管理的理念，結合全新的技術手段，創新意識、服務，才能夠保證檔案管理工作更加有效地開展，體現出自身具備的積極作用。因此，針對檔案管理工作來說，最先要做的就是要將全新的管理理念應用在工作中，不僅需要對工作內容、服務等方面進行創新，同時也要加強對于檔案管理的重視程度。以此保證檔案管理工作能夠更加積極地開展，為事業單位的積極發展提供支持。首先，在大數據時代中，檔案管理在模式上需要朝著智能化、現代化、自動化發展，這就要求檔案管理人員需要緊跟時代發展的潮流，提升自身的文化知識水平同時，積極轉變管理理念，在繼承傳統管理模式優勢的同時，研究出全新的管理方式，通過各種全新技術的有效應用，保證工作更加高效地開展。其次，為了保證能夠發揮出檔案的作用，創新服務的內容，真正凸顯出檔案的作用，需要改善服務模式，全方位地對服務體系進行健全，保證重要信息安全的基礎上，對檔案的公開性進行逐步擴大，及時地更新信息，拓展服務的途徑。以此保證社會大眾能夠更加快捷、方便、安全地接觸檔案相關資源，從中獲取更多的有用知識。最后，需要加強領導以及全體人員對于檔案管理工作重要性的認知，通過對資源配置進行有效優化，確保管理工作能夠順利開展。這就需要事業單位中的管理人員需要給予全局的眼光，重視檔案管理工作，明確自身的管理責任，明確檔案管理的優勢、內涵，制定出對應的工作規范。同時需要合理地對檔案部門工作職位進行配置，加強內部的交流和溝通，促使檔案管理工作能夠更加有序地開展。

（三）通過制度規范化提高檔案管理效率

事業單位應將檔案管理制度建設作為提升檔案管理效率的重要保障。一方面，結合當前事業單位檔案管理實際，對事業單位現有的檔案管理制度認真進行梳理，廢止多年前制定且不適應現實情況的檔案管理制度，依據有關法律法規和上級有關部門及單位對事業單位檔案管理的要求，借鑒和學習其他單位檔案管理制度，制定更符合當前事業單位檔案管理的制度。對于近期制定的檔案管理制度，則需要對其進行修改和完善，特別是要將事業單位檔案管理信息化建設的相關要求通過制度的方式加以體現。同時加大制度落實力度，要求事業單位各個部門嚴格做好事業單位檔案信息的收集和整理工作，并給予事業單位檔案信息化建設足夠的支持。另一方面，事業單位應嚴格落實檔案管理績效考核制度。事業單位檔案管理效率的提升離不開事業單位全體工作人員的參與，為了更好地調動事業單位工作人員的工作積極性和主動性，應將事業單位檔案管理效率提升相關內容納入績效考核指標之中，并將績效考核結果與職稱評定、崗位調動、福利待遇掛鉤，更好地激發事業單位全體工作人員參與和支持檔案管理工作的熱情。

（四）加強檔案管理人員培訓

事業單位要充分提升檔案工作人員的各項能力與技能，尤其要重視對管理者的培訓，提高他們處理各種事務的能力，形成一支綜合素質較高的檔案工作隊伍。首先，要對管理人員進行定期培訓，包括管理和知識培訓、責任培訓，提高他們的業務素質和任職資格，加強服務意識，使其成為現代社會權利意識的重要組成部分，對進一步理順檔案工作有積極作用。其次，信息流管理的普及也對員工的計算機素養提出了更高的要求，各單位的檔案管理員要重視提高自己的計算機應用能力和水平，有效利用先進的設備，確保辦公生產的現代化和信息化。事業單位還可以通過提高工資水平、提高工作準入門檻、引進高技術人才、從而激發員工的積極性，吸引更多高素質的管理者，最終達到全面提高員工素質，檔案人員素質的目的。

（五）提升檔案管理信息化水平

隨著信息技術的日益普及和向各部門的發展滲透，任何單位和個人都無法在廣大社會團體中獨立工作，組織內檔案管理也無法適應現代化成長的需求，管理中的出錯率高、任務量大、品質差、辦公效率低等現象越來越明顯，電子信息化的管理方式還有待加強。就檔案管理而言，需要投入大量的資源，建立目標檔案管理系統，使管理中的工作內容轉變為電子數據進行儲存，以提高檔案管理及檢索的效率，避免過度修改紙質文件而對檔案造成的損害，推行檔案管理系統，將極大地提高資源利用率，減少資源浪費，提高檔案管理的針對性。事業單位應根據自身發展的實際需要，結合各部門檔案管理工作的需要，廣泛開展調研，在合理的預算條件下，引進先進的現代化管理類設施，為檔案管理能力的提升奠定基礎。

（六）對信息化環境進行優化，提升檔案信息的安全水準

對于信息化檔案管理而言，安全性是保證其得以長久持續與運作的根本保障，通過對我國目前事業單位的信息化檔案管理進行分析發現，目前事業單位檔案管理內的安全隱患多來源于軟件、硬件、人員、信息、社會環境、內容環境等多種方面，在這多方面的內容中，最重要的核心內容便是信息的安全保密，實現信息的安全保密正是提升檔案信息安全水準的要旨所在。為了實現這一目的，事業單位可以自規章制度、運行環境進行落實，舉例而言，在“互聯網+”時代下信息共享與傳播皆具有開放性特征，這無疑給檔案管理的保密工作帶來了巨大的難題，針對這一點，事業單位需要做好信息系統的安全工作，及時對系統進行更新、對漏洞進行修復，定期、不定期地關注計算機病毒的新變化并預先制定好應急措施，以此提升信息化檔案管理的安全；而除了“線上”保密工作外，“線下”保密工作亦是保密工作中的重要內容，針對這一點事業單位應當對單位內部管理制度的建設進行落實，對工作人員進行嚴格管理，以此提升檔案管理安全水平。

（七）切實的優化檔案管理的基礎設施

落實到具體操作上，事業單位內部應當積極地加以投入，對于目前檔案管理基礎設施的合理優化，也就是有關人士予以明確的。為檔案管理部門提供專業化的閱覽室，并且還需要確保檔案室內部處于整潔干凈的狀態，安裝必備的各類設備和器具，同時還需要做好配套防火、防水以及防盜等措施。與此同時，檔案室還需要避免長時間避免日光的直射，使用人工照明時，需要科學的選擇防爆等，這樣能夠避免火災隱患事故的發生。還需要注意的是，有關人員還需要不斷地保證檔案室內的溫度、濕度以及通風，在日常檔案管理工作中，也就需要確保檔案庫房的溫度，更好的控制在14 攝氏度至24 攝氏度的范圍，以及濕度也需要控制在45%至60%的狀態，并且安裝濕度測量儀器，隨時掌握好濕度的變化，并且展開科學化的調節。從這些方面來看，切實地注重檔案管理室的優化工作，這也是有關工作人員需要從根本上加以重視的內容，因為注重基礎設施的優化，才能確保檔案管理工作開展的前提基礎得到全面化的保障。

四、結論

在社會不斷發展的新時期背景下，事業單位需要對檔案管理工作給予充分的重視，不斷地完善管理制度，合理結合信息技術手段，以此保證能夠有效提升檔案管理的質量和效率。這樣不僅能夠保證事業單位中的檔案管理工作更加有效地開展，發揮出檔案自身具備的積極作用，同時也可以為事業單位實現份更好的發展提供支持，進而促使社會能夠更加和諧、穩定地進步。