淺談檔案數字化中的質量控制

張志

傳統載體檔案的數字化加工工作是檔案管理部門挖掘檔案信息資源、開展檔案信息化建設工作的重要內容。作為社會信息資源的重要組成部分，各級各類檔案管理部門所存儲的檔案信息，在如今飛速發展的信息時代愈發顯得重要。

目前，我國的檔案數字化工作正進入高速發展的時期，但是檔案數字化工作是一項復雜的系統工程，其中尚有很多問題需要我們解決和探索，今天筆者將和大家一起探討檔案數字化工作中容易被忽視的重要環節—質量控制。

在傳統的生產過程中為達到質量要求所采取的作業技術和活動稱為質量控制，質量控制是為了通過監視質量形成過程，消除質量環上所有階段引起不合格或不滿意效果的因素。如今我們進行的檔案數字化工作也是一種生產行為，其原材料為各類載體中記錄存儲的檔案信息資源，通過數字化加工形成可供社會通過信息技術手段多渠道、多方式進行利用并方便安全保管的數字信息。數字檔案信息資源的質量直接影響到利用和安全保管，所以質量控制應是我們進行檔案數字化的重要內容，在檔案數字化工作中引入成熟完善的質量控制機制也是檔案信息化建設發展的必然要求。檔案數字化中的質量控制工作應隨著檔案數字化的前期準備和實際開展兩個階段分步驟開展。

一、檔案數字化前期準備工作中的質量控制工作

（一）調研檔案數字化加工市場、了解先進的數字化加工手段和技術設備，規劃好質量控制工作

隨著我國各級各類檔案管理部門檔案數字化工作的深入開展，越來越多的IT企業進入檔案數字化領域，各自標榜自身的處理速度和企業規模，這令準備采取外包形式進行檔案數字化的檔案管理部門眼花繚亂。我們檔案管理部門應堅持質量第一的檔案數字化工作原則，始終如一地將質量作為檔案數字化工作的生命，對檔案數字化加工市場進行全面的調研，選擇外包企業時應以其成功案例的數字化質量作為主要依據，綜合其企業規模、資質、財務狀況、技術、市場影響力等因素進行慎重選擇。同時，我們也要研究了解前沿技術和先進設備在檔案數字化質量控制工作中的應用情況，完善自身檔案數字化質量控制中的技術措施。在檔案數字化項目規劃中要專門針對質量控制的進行步驟、工作程序等內容作出相應規劃。有條件的地區應同時著手對檔案數字化工作監理企業進行調研，在檔案數字化工作的質量控制工作中若引入第三方機構形成檔案管理部門、檔案數字化外包企業、監理機構三方負責的控制機制則可以極大地提高質量控制工作水平。

（二）對本部門檔案保管情況做好調查分析，成立專門質量控制機構，明確職責分工

檔案管理部門對所保管檔案詳細的調查分析是檔案數字化工作的前提和基礎，是檔案數字化工作開展的重要依據，對質量控制工作也有著重要意義。所保管檔案的內容信息、數量、年代分布、載體形態、管理情況等是劃定數字化工作階段內容的重要信息，也是確定檔案重要程度的主要根據，而重要檔案在實際數字化加工過程中需要按照質量控制點重點監控其數字化質量。對重要檔案的數字化加工設立質量控制點，是因為這些檔案的數字化質量的后果影響較大其質量控制要求較高，質量控制點可以使檔案數字化工作在質量和速度之間尋求合理的平衡。我們也需要根據調查分析結果研究檔案數字化的各環節工作，如檔案鑒定、出入庫控制、數字化加工流程、數據保管等與數字化加工進度和完成目標密切相關的內容，嚴謹周密的安排與部署也直接影響到質量控制工作在各個環節的開展。尤其是檔案鑒定工作和進入數字化加工生產線前的整理工作不僅與檔案數字化成果質量有關還直接影響著檔案信息安全工作。在檔案數字化工作實施前檔案管理部門還應成立專門質量控制工作領導機構并明確職責分工，結合規劃中不同類型檔案的數字化工作流程確定崗位職責，確保在鑒定、出入庫、預處理、數字化加工、數據檢測、驗收、安全保管等環節的質量控制工作都有專人負責。

（三）掌握檔案數字化業務規范和技術標準，完善工作制度

檔案數字化工作是檔案信息化建設的基礎工作，其工作開展必須嚴格按照相關業務規范和技術標準進行。目前，國家檔案局和各地方檔案行政管理部門已制定和頒布實施了較為完善的檔案信息化建設業務規范和技術標準有效地指導了檔案數字化工作的實施和開展，也豐富了質量控制工作的檢驗標準。檔案管理部門應掌握相關規范和標準并應用于本地檔案數字化工作中，規范和促進檔案數字化工作，同時通過地域間的經驗交流取長補短、征求專家意見建議結合自身實際建立健全可操作性強的業務規范和技術標準，完善檔案數字化各環節工作制度，使檔案數字化工作有章可循、有制度可依。在檔案數字化工作前期準備中做好業務規范、技術標準、工作制度的制定并在實施過程中狠抓執行、落實可以有效提升檔案數字化的工作質量和信息安全。

（四）開展人員培訓，提高質量意識和數字化工作水平

檔案數字化工作雖對技術手段和信息設備的要求很高，但是與質量控制一樣工作人員的素質與能力才是首要因素。在影響檔案數字化工作質量的諸多因素中，人的不安全因素最為難以控制，必須在數字化工作實施前組織所有參與者進行嚴格的培訓學習，講解各環節需要注意的質量、安全問題，提高其質量意識、安全保密意識和檔案數字化工作水平。不同業務環節和崗位的工作人員除掌握本崗位和環節的質量控制和安全要素，還應同時了解學習其他崗位環節的相關知識，使質量控制工作貫穿整個數字化過程，提高檔案數字化工作效率、數字化成果質量、檔案信息安全。檔案部門的工作人員更應加強學習，不斷優化自身知識結構以適應檔案數字化工作需要，既要豐富自己的檔案專業知識，還要掌握管理、信息技術等方面的相關知識使自己具備投身檔案信息化建設和對檔案數字化各環節實施質量控制的能力。

二、檔案數字化實施階段的質量控制工作

（一）分階段制定和調整質量控制工作目標與內容

在檔案數字化實施過程中，針對每一階段工作內容應制定具體的質量控制工作目標和要求，并與承包商、第三方監理機構等共同研究實施。清晰合理的目標是質量控制工作開展的重要保障，也是檔案部門對質量控制工作需求的具體表現。通過階段性質量控制工作的總結對下步工作開展的內容、方式進行細節調整并與承包商、第三方監理機構等共同研究實施，可以使質量控制更好地結合數字化加工過程開展。階段性地評審和評價、對預期效果的檢測可以更容易地發現在技術、規范標準、各業務環節等宏觀、微觀層面存在的不足和問題，及時修改制訂并嚴格執行各項規范、標準和工作制度及操作規程，使我們更好地實現質量控制工作的工作目標。質量控制工作目標的制定類似于工業生產中的質量設計階段，檔案部門要根據最終數字檔案信息提供利用的方式和利用者對數字檔案信息質量的具體要求確定質量水平和質量目標。

（二）做好檔案數字化準備過程中的質量控制工作

質量控制要從源頭抓起，在檔案進入數字化加工前的鑒定和預處理工作中，工作人員要對檔案的內容、數字化需求等作出鑒定，因涉密等原因不適合數字化的檔案信息應在此環節剔除，并通過重新整理在預處理中改正檔案實體在整理過程中存在錯誤，減少數字化過程中出現質量問題的幾率，提升數字檔案信息安全性。此階段的質量控制工作就是做好供應檔案數字化加工的原材料的質量管理，降低檔案實體質量對數字檔案信息質量的影響，做好數字化加工準備并合理安排數字化加工作業計劃。對此階段鑒定出的重要檔案在鑒定工作結束后的預處理階段即進入質量控制點中的“見證點”，需要質量監理人員做好詳細登記，并重點監控其在隨后的數字化加工流程中各環節的加工質量，經過“見證點”后重要檔案在每一環節設立的質量控制點不經過質量檢查不得進入下一處理環節直至在“停止點”通過最后的質量檢查。針對重點檔案設立的“見證點”和“停止點”是因該檔案承載信息的重要性而造成其數字化質量要求較高，雖可能使其數字化周期長、進度慢但卻可以有效保證其數字化質量。

（三）數字化加工工作流程中的質量控制

檔案在經過鑒定和預處理后便作為合格的原材料進入數字化加工工作流程，數字化加工是檔案數字化最重要的環節，也是最易出現質量問題的環節。要根據實際情況對在檔案數字化前期準備工作中確立的流程基礎上不斷完善，使各環節之間有效銜接，確保各環節縝密進行，并對質量控制工作根據實際工作作出相應調整使質量問題最小化。檔案管理部門要與承包商、第三方監理簽訂專門的質量合同，約束雙方行為，建立有效的獎懲機制。在數字化加工工作中質量控制要根據已明確的工作任務和職責，合同劃定的范圍與邊界對相應的業務規范、技術標準的執行進行檢查，還要對工作制度的落實和管理進行監督，大量使用使用質量控制技術以提高數字化工作質量。此階段質量控制對檔案數字化工作流程的監督檢查重點是及時把不合格因素清理出來，并查明其產生的原因，積極采用相應的糾正和預防措施，以防止再次發生。質量問題出現時，要及時對其進行控制，制定糾正措施對可能引發出此類不合格的因素規定出約束條件，從而使檔案數字化質量得到提高。在檔案數字化加工完成后對數字檔案信息的最終檢查、驗收、審核，是數字檔案信息數據流向數據安全保管設備的最后一關也是重要檔案數字化加工的“停止點”，是質量控制工作的最重要環節，對數字檔案信息數據的質量檢驗結果監理人員應進行詳細記錄，在此環節出現質量問題的數字檔案信息不能進入數據安全保管環節。

在檔案數字化工作中我們必須高度重視質量控制工作，不斷地改進檔案數字化工作方法和思路，在檔案數字化工作中引入質量控制理論，不斷完善質量控制工作機制， 確保檔案數字化工作質量，為以后的檔案信息化建設打下堅實基礎。

（作者單位：錦市公共采購交易中心）