信息化背景下檔案管理建設(shè)探究

左靜 綏寧縣人力資源和社會保障局

隨著技術(shù)的快速發(fā)展，我們已經(jīng)步入信息時代，新技術(shù)改變了傳統(tǒng)行業(yè)形態(tài)。在信息技術(shù)影響下，檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理工作將與信息技術(shù)有機結(jié)合在一起，提升檔案管理工作質(zhì)量。

一、信息化背景下檔案管理建設(shè)的概述

檔案是指在過去和現(xiàn)在政治、科學(xué)、文化、軍事等活動中形成具有保存價值的文字、圖像等歷史記錄。信息化背景下檔案管理建設(shè)是指通過信息技術(shù)保管、利用各項檔案資料，以提升檔案資料使用效率。因此，信息化背景下檔案管理工作具有以下幾方面意義。

第一，提升檔案管理工作質(zhì)量。在信息化背景下，信息技術(shù)可提升檔案管理工作質(zhì)量，提升檔案管理工作的時效性。

第二，提高工作人員工作效率。在信息化背景下，信息技術(shù)可幫助工作人員處理復(fù)雜的檔案管理問題，同時優(yōu)化檔案管理工作流程，提升檔案管理工作人員工作效率。

二、信息化背景下檔案管理建設(shè)存在的問題

（一）體制機制問題

第一，缺乏檔案管理信息化工作體系。信息化管理體系可提升檔案管理質(zhì)量，但是我國大部分地區(qū)沒有創(chuàng)建檔案信息化管理體系，致使檔案管理工作質(zhì)量不高。雖然一些地區(qū)出臺了檔案管理信息化工作規(guī)劃，但是規(guī)劃內(nèi)容宏觀，缺乏可操作性，各項檔案管理業(yè)務(wù)不協(xié)調(diào)，致使檔案管理信息化工作體系建設(shè)滯后[1]。

第二，缺乏遠(yuǎn)程相互認(rèn)證機制。目前，各部門檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不同部門使用不同的軟件模塊，致使各項數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)遠(yuǎn)程相互認(rèn)證，檔案信息資源共享程度不高，最終影響檔案管理工作質(zhì)量。

（二）信息資源整合問題

第一，檔案資源開發(fā)整合難度較大。由于機構(gòu)設(shè)置、管理習(xí)慣、部門利益等因素影響，各部門檔案信息資源難以有效共享，同時存在重復(fù)建設(shè)、相互隔離的情形，出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象。在整合信息資源過程中，各部門以各種理由阻撓信息資源共享[2]。例如，一些部門認(rèn)為信息共享導(dǎo)致信息安全風(fēng)險，一些部門認(rèn)為信息共享導(dǎo)致成本費用極高，因此各部門對檔案資源開發(fā)整合積極性并不高，難以實現(xiàn)信息化背景下檔案資源的有效共享，最終影響信息化背景下檔案管理建設(shè)質(zhì)量。

第二，檔案資源開發(fā)利用效果不理想。目前，大部分檔案資源處于儲存狀態(tài)，致使大量檔案資源閑置，沒有充分挖掘檔案資源價值。由于缺乏檔案資源開發(fā)利用意識，各項檔案資源整合利用效果不甚理想，沒有充分挖掘檔案資源效益。

（三）資金投入問題

第一，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入力度不大。雖然我國已開展檔案信息化管理工作，一些地區(qū)已修建了檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，但是我國總體水平較低，許多地方檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。例如，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，與信息化背景下檔案管理工作要求存在差距，最終影響信息化背景下檔案管理工作質(zhì)量。

第二，檔案數(shù)字化改造進(jìn)程有待加快。目前，我國檔案數(shù)字化改造進(jìn)程不均衡，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)檔案數(shù)字化改造速度較快，而經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案數(shù)字化改造速度較慢。從層級上看，上級檔案管理部門檔案數(shù)字化改造進(jìn)程較快，下級檔案管理部門檔案數(shù)字化改造進(jìn)程較慢，有些檔案管理部門甚至還沒開展檔案數(shù)字化改造工程[3]。

三、信息化背景下檔案管理建設(shè)建議對策

（一）完善體制機制

第一，建立檔案管理信息化工作體系。為有序推動檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息化管理質(zhì)量，我國需要創(chuàng)建檔案管理信息化工作體系。為此，我國需要梳理現(xiàn)有檔案管理體系，刪除不符合信息化背景下檔案管理工作的內(nèi)容，增添信息化背景下檔案管理工作內(nèi)容，以彌補信息化背景下檔案管理工作的空白，構(gòu)建完善的檔案管理信息化工作體系，有序推動檔案管理工作上一個新臺階。

第二，完善法律法規(guī)，規(guī)范檔案管理工作行為。為提升信息化背景下檔案管理工作質(zhì)量，我國還需要不斷完善法律法規(guī)，出臺信息化背景下檔案管理工作法律法規(guī)，通過法律法規(guī)規(guī)范各項檔案管理工作行為，以此提升檔案管理工作的實效性，確保檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。

（二）加強信息資源整合

第一，統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，加快信息資源整合力度。為提升檔案管理工作質(zhì)量，我國需加快整合信息資源，統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。為此，我國中央政府可從國家高度出臺檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范全國檔案信息化建設(shè)內(nèi)容，確保檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性。與此同時，我國政府還需及時修繕信息化標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，確保信息化標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容與時俱進(jìn)，以提升檔案信息化管理質(zhì)量。

第二，加快推進(jìn)檔案信息資源共享。為提升我國檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量，我國需積極推進(jìn)檔案信息資源共享，破除信息孤島現(xiàn)象，確保各項信息資源高速共享。為此，我國可以創(chuàng)建統(tǒng)一的檔案信息資源管理系統(tǒng)，各單位在自身權(quán)限內(nèi)查閱可共享的信息資源，以提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

（三）加大資金投入

為提升信息化背景下檔案管理建設(shè)質(zhì)量，我國還需要加大資金投入。本文建議，我國可以由政府設(shè)置專項財政資金，財政資金必須專款專用，確保檔案信息化建設(shè)擁有足夠資金，以有序推動檔案管理信息化建設(shè)上一個新臺階。與此同時，我國還可發(fā)揮社會各界力量。例如，我國可開展檔案管理信息化募捐活動，以提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，為了推動信息化背景下檔案管理建設(shè)工作上一個新臺階，我國需要建設(shè)完善的檔案管理體制機制，同時需要加強檔案管理信息化資源整合，加大資金投入，以提升信息化背景下檔案管理工作的質(zhì)量。