信息化背景下檔案管理建設探究

左靜 綏寧縣人力資源和社會保障局

隨著技術的快速發展，我們已經步入信息時代，新技術改變了傳統行業形態。在信息技術影響下，檔案管理工作也發生了翻天覆地的變化，檔案管理工作將與信息技術有機結合在一起，提升檔案管理工作質量。

一、信息化背景下檔案管理建設的概述

檔案是指在過去和現在政治、科學、文化、軍事等活動中形成具有保存價值的文字、圖像等歷史記錄。信息化背景下檔案管理建設是指通過信息技術保管、利用各項檔案資料，以提升檔案資料使用效率。因此，信息化背景下檔案管理工作具有以下幾方面意義。

第一，提升檔案管理工作質量。在信息化背景下，信息技術可提升檔案管理工作質量，提升檔案管理工作的時效性。

第二，提高工作人員工作效率。在信息化背景下，信息技術可幫助工作人員處理復雜的檔案管理問題，同時優化檔案管理工作流程，提升檔案管理工作人員工作效率。

二、信息化背景下檔案管理建設存在的問題

（一）體制機制問題

第一，缺乏檔案管理信息化工作體系。信息化管理體系可提升檔案管理質量，但是我國大部分地區沒有創建檔案信息化管理體系，致使檔案管理工作質量不高。雖然一些地區出臺了檔案管理信息化工作規劃，但是規劃內容宏觀，缺乏可操作性，各項檔案管理業務不協調，致使檔案管理信息化工作體系建設滯后[1]。

第二，缺乏遠程相互認證機制。目前，各部門檔案信息化標準不統一，不同部門使用不同的軟件模塊，致使各項數據無法實現遠程相互認證，檔案信息資源共享程度不高，最終影響檔案管理工作質量。

（二）信息資源整合問題

第一，檔案資源開發整合難度較大。由于機構設置、管理習慣、部門利益等因素影響，各部門檔案信息資源難以有效共享，同時存在重復建設、相互隔離的情形，出現信息孤島現象。在整合信息資源過程中，各部門以各種理由阻撓信息資源共享[2]。例如，一些部門認為信息共享導致信息安全風險，一些部門認為信息共享導致成本費用極高，因此各部門對檔案資源開發整合積極性并不高，難以實現信息化背景下檔案資源的有效共享，最終影響信息化背景下檔案管理建設質量。

第二，檔案資源開發利用效果不理想。目前，大部分檔案資源處于儲存狀態，致使大量檔案資源閑置，沒有充分挖掘檔案資源價值。由于缺乏檔案資源開發利用意識，各項檔案資源整合利用效果不甚理想，沒有充分挖掘檔案資源效益。

（三）資金投入問題

第一，檔案信息化基礎設施投入力度不大。雖然我國已開展檔案信息化管理工作，一些地區已修建了檔案信息化基礎設施，但是我國總體水平較低，許多地方檔案信息化基礎設施有待完善。例如，我國鄉鎮地區檔案信息化基礎設施建設滯后，與信息化背景下檔案管理工作要求存在差距，最終影響信息化背景下檔案管理工作質量。

第二，檔案數字化改造進程有待加快。目前，我國檔案數字化改造進程不均衡，經濟發達地區檔案數字化改造速度較快，而經濟欠發達地區檔案數字化改造速度較慢。從層級上看，上級檔案管理部門檔案數字化改造進程較快，下級檔案管理部門檔案數字化改造進程較慢，有些檔案管理部門甚至還沒開展檔案數字化改造工程[3]。

三、信息化背景下檔案管理建設建議對策

（一）完善體制機制

第一，建立檔案管理信息化工作體系。為有序推動檔案信息化建設，提高檔案信息化管理質量，我國需要創建檔案管理信息化工作體系。為此，我國需要梳理現有檔案管理體系，刪除不符合信息化背景下檔案管理工作的內容，增添信息化背景下檔案管理工作內容，以彌補信息化背景下檔案管理工作的空白，構建完善的檔案管理信息化工作體系，有序推動檔案管理工作上一個新臺階。

第二，完善法律法規，規范檔案管理工作行為。為提升信息化背景下檔案管理工作質量，我國還需要不斷完善法律法規，出臺信息化背景下檔案管理工作法律法規，通過法律法規規范各項檔案管理工作行為，以此提升檔案管理工作的實效性，確保檔案管理工作的規范化和制度化。

（二）加強信息資源整合

第一，統一檔案信息化建設標準，加快信息資源整合力度。為提升檔案管理工作質量，我國需加快整合信息資源，統一檔案信息化建設標準。為此，我國中央政府可從國家高度出臺檔案信息化建設標準，以規范全國檔案信息化建設內容，確保檔案信息化建設標準的統一性。與此同時，我國政府還需及時修繕信息化標準內容，確保信息化標準內容與時俱進，以提升檔案信息化管理質量。

第二，加快推進檔案信息資源共享。為提升我國檔案信息資源建設質量，我國需積極推進檔案信息資源共享，破除信息孤島現象，確保各項信息資源高速共享。為此，我國可以創建統一的檔案信息資源管理系統，各單位在自身權限內查閱可共享的信息資源，以提升檔案信息化建設質量。

（三）加大資金投入

為提升信息化背景下檔案管理建設質量，我國還需要加大資金投入。本文建議，我國可以由政府設置專項財政資金，財政資金必須專款專用，確保檔案信息化建設擁有足夠資金，以有序推動檔案管理信息化建設上一個新臺階。與此同時，我國還可發揮社會各界力量。例如，我國可開展檔案管理信息化募捐活動，以提升檔案信息化建設質量。

四、結語

綜上所述，為了推動信息化背景下檔案管理建設工作上一個新臺階，我國需要建設完善的檔案管理體制機制，同時需要加強檔案管理信息化資源整合，加大資金投入，以提升信息化背景下檔案管理工作的質量。