信息化背景下供電公司檔案管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策

薛飛 國(guó)網(wǎng)河南省電力公司新野縣供電公司

近些年，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步讓電子技術(shù)隨之快速發(fā)展起來(lái)，電子技術(shù)的應(yīng)用涵蓋了眾多領(lǐng)域，與人民生活工作息息相關(guān)，檔案信息電子化提高了檔案管理的工作效率。供電公司的發(fā)展離不開(kāi)檔案管理工作，檔案管理在供電公司發(fā)展中的地位越來(lái)越重要。在信息化背景下，供電公司優(yōu)化了檔案管理模式，優(yōu)化過(guò)程中一些檔案管理問(wèn)題也逐漸的顯露出來(lái)。

一、信息化背景下供電公司檔案管理面臨的問(wèn)題

供電公司的直接經(jīng)濟(jì)效益來(lái)源不是檔案管理，因此，部分供電公司管理高層會(huì)忽視檔案管理的重要性。高層領(lǐng)導(dǎo)著重關(guān)注電力生產(chǎn)和電力輸出來(lái)提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，注重監(jiān)管工作，使得檔案管理邊緣化，從而導(dǎo)致檔案管理員工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)、檔案管理意識(shí)模糊、檔案管理專(zhuān)業(yè)水平低、不能保證紙質(zhì)檔案的保存?zhèn)浞莺唾Y料整理工作，信息泄露丟失現(xiàn)象普遍。信息化時(shí)代，實(shí)現(xiàn)了資源共享，同時(shí)，也帶來(lái)各式各樣的電子病毒和黑客入侵，電子病毒和黑客的入侵，使檔案信息泄漏，或造成不可逆的損壞，嚴(yán)重阻礙了供電公司的正常運(yùn)作。信息檔案種類(lèi)繁多涉及領(lǐng)域廣泛，對(duì)于某些內(nèi)部信息需紙質(zhì)記錄存儲(chǔ)的資料，由于時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，檔案管理者忘記記錄時(shí)間，為檔案管理工作加大難度。檔案管理制度不完善，不重視信息檔案安全性，檔案管理人員綜合素質(zhì)低下、責(zé)任意識(shí)模糊，檔案信息分類(lèi)不明確，存取檔案效率低下。執(zhí)行力度和檔案管理力度不足，違規(guī)操作無(wú)人監(jiān)管，無(wú)法保證檔案管理信息安全[1]。

二、信息化背景下供電公司檔案管理的有效對(duì)策

為了解決供電公司檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題，保證信息化背景下供電公司檔案管理可以高效運(yùn)作，下文將闡述六點(diǎn)有效對(duì)策，具體如下：

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，注重宣傳工作

供電公司應(yīng)重視檔案管理工作，在信息化時(shí)代沖擊下，檔案管理工作尤為重要。供電公司的企業(yè)檔案是公司成立發(fā)展的重要資料集合，詳細(xì)地記錄供電公司的企業(yè)發(fā)展歷程，是供電公司發(fā)展的基礎(chǔ)工作之一。根據(jù)公司檔案記錄的資料，制定供電公司未來(lái)的發(fā)展方向和發(fā)展方針。對(duì)公司的全面精準(zhǔn)地記錄，有利于日后檢查，規(guī)避運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)、可衡量供電公司管理的水平和提升行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。供電公司高層領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，帶頭認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，加強(qiáng)宣傳檔案管理的工作作用，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。嚴(yán)格要求自己與員工配合檔案管理者的檔案管理工作，推進(jìn)供電公司企業(yè)檔案管理工作進(jìn)度[2]。

（二）開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高專(zhuān)業(yè)水平

供電公司重視檔案管理工作要完善檔案管理制度，建立完善的檔案管理體系；升級(jí)檔案管理設(shè)備，制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化處理或者進(jìn)行數(shù)字化檔案?jìng)浞荩粚?shí)行檔案動(dòng)態(tài)化管理，確保及時(shí)調(diào)取檔案，第一時(shí)間提取有效信息；提高檔案管理者的檔案管理水平，相關(guān)人員在記錄和備份檔案信息的過(guò)程中，要仔細(xì)核對(duì)檔案內(nèi)容，檢查圖紙和報(bào)表是否有錯(cuò)誤和遺漏之處，并及時(shí)和對(duì)接人員做好對(duì)接工作，保證錄入和備份的信息的安全性、完整性。

（三）優(yōu)化防護(hù)網(wǎng)，提高安全性

正視信息化建設(shè)帶來(lái)的安全隱患問(wèn)題，保護(hù)供電公司內(nèi)部檔案和客戶(hù)隱私是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)。及時(shí)更換升級(jí)安全防護(hù)設(shè)備和安全密碼；優(yōu)化虛擬防護(hù)網(wǎng)，做好安全系統(tǒng)的維護(hù)工作，預(yù)防電子病毒和黑客的不法侵入，防止盜取或損壞檔案信息；設(shè)置實(shí)名身份驗(yàn)證，重要信息讀取需要多位高層領(lǐng)導(dǎo)的審批驗(yàn)證方可讀取，維護(hù)監(jiān)控系統(tǒng)，檔案安全出現(xiàn)問(wèn)題可向相關(guān)負(fù)責(zé)人了解情況，解決安全漏洞問(wèn)題，提高檔案信息的安全性。

（四）整合資源，創(chuàng)新服務(wù)

供電公司應(yīng)調(diào)整檔案管理工作模式，組織相關(guān)工作人員進(jìn)行相關(guān)的法律培訓(xùn)，設(shè)置檔案權(quán)限，保證內(nèi)部工作人員不泄漏檔案信息。及時(shí)更新檔案信息，以便后續(xù)工作的推進(jìn)。提升檔案管理的開(kāi)發(fā)利用水平，整合檔案資源信息。征得企業(yè)或個(gè)人同意后，通過(guò)合法途徑，將公共資源有償性地提供第三方，拓寬檔案管理的服務(wù)范圍。增加資金渠道，完善檔案管理系統(tǒng)，提升供電公司自身的檔案管理水平，同時(shí)，滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

（五）進(jìn)行檔案分類(lèi)管理

由于供電公司企業(yè)內(nèi)部資料和客戶(hù)信息數(shù)量較大，服務(wù)對(duì)象類(lèi)別繁雜，檔案管理在分類(lèi)歸檔的過(guò)程中要明確檔案信息。例如，針對(duì)地區(qū)可設(shè)立地域?qū)ｎ}檔案；根據(jù)客戶(hù)或企業(yè)項(xiàng)目需要的不同資料進(jìn)行編號(hào)分類(lèi)歸檔，放置在客戶(hù)或企業(yè)的個(gè)體檔案；也可將一方的相關(guān)材料設(shè)置一個(gè)檔案，與之合作的另一方提供的材料設(shè)置成另一個(gè)檔案，最后在歸放兩個(gè)檔案時(shí)，可根據(jù)雙方合作關(guān)系歸類(lèi)到一個(gè)專(zhuān)題檔案中，盡可能的發(fā)揮分類(lèi)專(zhuān)題檔案的作用，提高檔案管理的工作效率。

（六）組建專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)

供電公司檔案管理要規(guī)范化管理工作，注重提高管理工作人員專(zhuān)業(yè)性和綜合素質(zhì)，進(jìn)行老員工專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，吸納專(zhuān)業(yè)人才，擴(kuò)大并打造一支檔案管理的專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)。設(shè)置相關(guān)監(jiān)管部門(mén)，提升檔案管理執(zhí)行力度和管理力度。如違規(guī)操作，監(jiān)管部門(mén)可酌情對(duì)其進(jìn)行處罰，保證檔案管理信息安全。各司其職，才能保證檔案管理的高效運(yùn)作。

三、結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作一直是供電公司的核心工作，在信息化建設(shè)中起著不可取締的重要作用。盡管供電公司的檔案管理在信息化的沖擊下，面臨困難頗多。為了供電公司在行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中提高競(jìng)爭(zhēng)力，檔案管理在實(shí)踐中應(yīng)需不斷地調(diào)整工作模式，升級(jí)檔案管理設(shè)備，加強(qiáng)相關(guān)人員的安全意識(shí)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，為供電公司將來(lái)的發(fā)展，打下良好的基礎(chǔ)。