淺談供應商交付管理對策

賴坤師 長春長客-龐巴迪軌道車輛有限公司

在世界經濟高速發展和信息技術高度發達的今天，企業面臨的市場競爭愈加激烈，低成本高效率準時完成銷售訂單的生產是企業有效的競爭力之一。銷售訂單準時完成生產的一個重要因素就是供應商的準時交付管理。作為企業的采購人員，很多人都會以甲方自居，一副高高在上的姿態。自以為簽訂采購合同或者下達采購訂單以后就萬事大吉，高枕無憂了。結果貨期到了之后，供應商卻因為各種原因無法完成交付，導致本企業的生產和裝配受到嚴重影響，個人的績效也隨之被考核。這種情況在很多企業和采購人員身上都出現過，而且是經常都會面臨的問題。

如果想要成為一名優秀的采購人員，我們需要把供應商的交付管理作為日常工作的重點來跟蹤。我們給供應商簽署采購合同或者下達采購訂單后，不能夠坐等著供應商完成交付，我們應該關注采購料件的設計到生產到質量檢查到交付的整個過程。通過全過程的管控，我們才能保證采購訂單的準時交付。全過程的管控包括如下幾個方面。

第一，采購人員應該從企業市場部接到客戶訂單以后開始介入。

了解客戶訂單的產品內容，客戶訂單的交付時間等信息。這樣我們能夠核算是否有足夠的采購周期，也為我們提前了解企業技術工程師的產品設計打下基礎。傳統的采購收到需求之后才去開啟采購流程，而現代企業采購需要采購人員從客戶需求轉換成銷售產品的整個過程都進行跟蹤。通過全過程的跟蹤，能夠把握需求轉換成產品的周期，從而為實現供應商準時交付打下基礎。

第二，根據客戶需求我們可以提前介入技術工程師的設計過程。

一方面，我們可以和技術工程師溝通，在保證料件品質的前提下，盡量使用常見的原材料，同時盡可能使用模塊化的設計方案。模塊化設計是指將一個大部件分為幾個不同的模塊進行設計組合，而不同的模塊我們可以選用設計庫里的常用模塊和標準模塊，這樣能夠起到簡化設計方案，降低采購成本，縮短采購周期，提高質量管理水平，統一生產工藝路線等作用。因為使用模塊化設計方案，最終產品所需要的絕大部分裝配料件或者原材料都是常用產品或者常采購產品。采購數量的增加能夠帶來采購成本的降低，也大大縮短或者免去了供應商不常用原材料的采購周期，新料件需要新開模具，新制工裝的生產周期，以及新料件需要做相關的型式試驗的周期等。設計方案選用常用原材料能夠帶給供應商集中采購和批量采購原材料，不僅會帶來成本的降低，同時也會省去模具工裝型式試驗的費用等，這些都會直接降低我們的采購成本，而且也將縮短采購周期保證供應商及時交付。因此采購人員提前介入設計過程，能夠在降低成本和縮短采購周期方面一舉兩得。

第三，在供應商的尋源和評估批準上，盡可能選擇與本公司行業一致或者主營業務占本行業比重較大，同時目標利益一致的供應商，這是雙方長遠合作的基礎。

所謂行業一致，就是雙方的經營范圍最好是在同一個行業，這樣合作雙方對于整個行業的情況和要求都有共同的認識，執行的質量管理體系可能也相同，例如汽車行業執行的TS16949，軌道行業執行的ISO/TS22163體系標準，這樣雙方合作起來會更順暢。所謂目標利益一致，指的是合作項目的業務規模，品質水平，成本計算，彼此的期望，未來的目標，長期的利益等都有共同性，共通性。采購員切忌別老覺得自己是甲方，而高高在上，并不切實際的告訴供應商自己的采購量有多大，時間一長，供應商發現你的業務量其實很小，最終利益受損的還是自己。

第四，清楚了解和掌握供應商針對采購料件所設置的生產工藝路線。做到這一點需要采購人員不斷提高自己的技術水平。采購人員對于自己所采購的料件是否需要開模具，是否需要新制工裝等進行分析，生產工藝路線涉及哪些步驟，例如下料，折彎，焊接，探傷，噴漆，組裝，調試等，這些路線所需要的周期。自己分析工藝路線的同時也要求供應商提供一份生產工藝路線圖和時間節點圖，將雙方分析的結果進行比較，找出時間差異，并和供應商進行溝通和澄清，并就工藝路線圖和關鍵時間節點達成一致意見。這樣采購人員可以去跟蹤每個關鍵時間節點所需完成的工作，以確保采購料件按照計劃在有條無紊的推進。

第五，供應商開始生產之前，需要將本企業對采購料件的質量管理要求提供給供應商。尤其是涉及首件鑒定的料件，需要就首件鑒定的所有文件要求，實物要求，檢驗檢具要求，試驗要求等組織供應商和負責企業質量管理的工程師提前進行溝通和澄清。這樣，供應商在生產過程中，就會根據首檢的相關要求進行文件的編制和準備，并做好生產過程控制的相關記錄，并最終形成一套完整的首檢文件。這樣，首件完成之后，企業的質量工程師能夠在第一時間進行首件鑒定。由于供應商在前期已經了解了首檢的要求并做了充分的準備，這樣首檢的通過率就會很高，即使有需要整改的地方，供應商也能夠在第一時間完成整改并通過首檢。提前讓質量介入供應商的前期生產和質量過程控制，這能極大提高供應商的料件合格率，這也是確保采購料件準時交付管理的有效手段。

第六，供應商批量投入生產時的交付管控。首檢鑒定通過后，供應商轉入到批量生產階段，我們需要和供應商落實每批次投入的產量，每一批次的生產關鍵路線和產出周期，這樣采購人員才能把握住供應商的投入產量是否滿足企業的需求數量，產出周期是否滿足交貨周期。如果投入產量和產出周期和企業的需求有出入，還需要提前和供應商落實是否能夠通過加班或者調整其他生產線來滿足我公司的采購交付需求。

第七，包裝運輸的管控。如果是模塊化設計的產品，很多料件的包裝都相同或者類似，這樣也縮短了包裝材料的生產或外購周期。關于物流運輸，如果供應商所在城市或地區有多個企業的供應商，那采購人員簽署合同時可以考慮選擇自行提貨。這樣一方面企業自己的運輸公司或者物流合作商能夠更好的控制運輸時間，因為形成專車運輸而比起配貨更節約時間。另一方面由于多個供應商的料件形成的規模運輸，也會比單個供應商自行運輸帶來運輸成本的降低。如果沒有多個供應商無法形成規模運輸，那需要和供應商商討選擇快遞或者信譽好規模大的運輸公司。控制好包裝和運輸過程，降低了運輸成本又節省了運輸時間，為供應商的及時交付也能提供強有力的保障。

第八，很多采購人員認為料件交貨到公司整個采購工作就結束了，其實不然。交貨結束之后，我們在每個季度或半年，但最長不應超過一年的周期，我們必須對供應商進行一次供應商績效考核與改進。對供應商的交付準時率，產品的合格率，服務及時性，技術能力，質量管控等方面進行綜合評估與考核。對所有供應商的考核結果進行匯總，并進行分級，主要分為優秀供應商，合格供應商，不合格供應商等。最后把考核內容，考核標準，考核結果和供應商的分級情況等信息發給供應商。優秀供應商將會獲得更多的訂單，在付款等方面也享有更多的優惠措施。而不合格供應商給予一定的整改周期，如果整改仍然不合格，直接取消供貨資格。這樣的績效評價體系，能讓供應商有配合支持之舉也有敬畏之心。這不僅對供應商的管理形成一個完整的閉環，讓企業對供應商的管理水平呈螺旋上升的態勢，也在很大程度上有利于提高料件交付的及時率。

采購人員根據以上這些方面來開展工作，對于供應商的交付管理水平將會有很大的提高。而要做到以上這些管控手段，采購人員還需要從如下方面提升自己的業務能力。

第一，采購人員需要培養自己的專業能力。

采購員需要對物料的原材料構成，供需狀況，市場行情，生產工藝路線，合格品率，標準工時，生產效率等有詳細的了解和掌握。采購人員通過對原材料的構成，供需狀況，市場行情等的了解，能夠掌握原材料的采購周期，采購量的多少帶來的采購難易程度以及原材料的采購價格信息，這不僅讓采購人員掌握了采購周期，也了解了供應商的原材料采購成本。另外通過對生產工藝路線，標準工時，生產效率的了解，采購人員能夠大致計算出供應商在什么時間節點應該完成哪道工序的生產和能夠完成產品生產的數量。而不至于在向供應商了解信息時，供應商說啥是啥，采購人員沒法準確判斷供應商狀態反饋的真實性和準確性。

第二，采購員應具備良好的學習能力。

要想成為一個優秀的采購人員，我們不僅需要懂一些技術和設計知識，也需要了解和掌握一些質量控制過程和方法，同時更要熟練掌握商務談判技巧和溝通技巧，并熟練掌握自己與供應商簽署合同的商務條款，在與供應商溝通過程中，能夠隨時運用條款來進行談判。技術設計和質量控制過程方法可以向本公司的同事請教和學習，也可以去不同類型的供應商生產現場，與供應商的技術人員，質量人員通過溝通和交流來達到學習的效果。通過理論知識學習和供應商實地考察，與供應商的交流等方式，不斷學習并提高自己的專業能力。只有自己各方面的能力得到提高，對供應商的交付管理才能有各種各樣的策略，以保證料件的準時交付。

第三，溝通技巧。

溝通包括和供應商的外部溝通，也包括和企業內部本部門領導和其他相關部門領導及同事的內部溝通。和供應商的溝通，要軟硬兼施，一方面要有力度，要了解供應商，了解訂單急的程度，了解與供應商的各種聯系方式，隨時知道自己催貨的訂單內容。對自己所負責的產品也要有了解，先軟后硬，及時上報，千萬不要做老好人，自己承擔。要學會用商務條款去給供應商施加壓力。另一方面說話時講究技巧，當你與他們還不熟悉時，可以先聊聊天，套個近乎。舉手之勞也不違反原則的情況下，適當給予供應商以方便，而營造一種良好的合作關系。當遇到有搶生產線資源，加急件或者有技術更改的時候，供應商也能很好的給予配合和支持，以便完成料件的及時交付。和供應商的項目人員或者銷售人員多次溝通和商談都不能滿足交貨計劃時，采購人員還應主動去聯系供應商的主管領導就交付計劃請求支持。如果這些工作都做了，仍然催不來貨時，我們就需要進行內部溝通。首先要匯報給自己的上級領導，而不是生產部門經理。你解決不了的交付問題，并不代表你的上級領導也解決不了，也許你的領導有更好的方式方法能夠讓你的問題迎刃而解。另外給領導匯報問題的時間點很重要，如果生產部門明天就要料件，你今天才告訴領導無法到貨的原因，你覺得領導能在一夜之間將料件催來嗎？因此采購人員前期對進度的掌控非常重要，哪個節點出現了問題，如果自己能力范圍不能解決的，就應該第一時間匯報領導以協調解決。

第四，跟單技巧。

1）按訂單催交，就是根據訂單預定的進料日期提前一定時間催交。可以按訂單的日期順序排列好，提前一定時間催交。也可以將訂單統計成報表，提前一定時間催交。或者也可以制作一個31格的催交表，將訂單按照料件所需日期順序放入催交表，每天催交相應的訂單。2）定期催交。于每周固定時間，將要催交的訂單整理好，打印成報表定期統一催交。3）利用企業的ERP系統和與供應商的協同化系統自動催交。4）如果這些催交手段還不能滿足交付要求，那還可以駐廠催交。

第五，付款支持和調控。

針對不同類型和績效考核等級不同的供應商，我們在付款條件上應該有不同的策略。如果是賣方市場的供應商或者壟斷供應商，那我們可以縮短付款周期，甚至可以通過預付款或者信用證付款的方式來換取供應商的及時交付保障。如果是績效考核等級為優秀的供應商，我們可以通過縮短賬期來激勵供應商，而對等級較低的供應商我們需要通過延遲付款和減少訂單等對供應商起到威懾作用，以促進優秀供應商繼續保持好的績效和促進評價等級低的供應商不斷改進和提高績效水平。

在當今的市場環境中，供貨商和采購商已經不再是傳統意義上的甲方和乙方的關系，而需要建立一種共贏的新型合作關系，也就是戰略合作伙伴關系。供應商交付管理水平的提高，不僅需要供應商的積極支持與配合，同時也需要采購人員的智慧和專業能力。